Что обеспечивает сохранность архивных документов в архиве. Обеспечение сохранности документов при выполнении архивных работ
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Государственный комитет Республики Марий Эл по профессиональному образованию
Государственное образовательное учреждение
Среднего профессионального образования
Республики Марий Эл
«Торгово-технологический колледж»
Курсовая работа
По дисциплине «А рхивоведение»
Тема: О беспечение сохранности архивных док у ментов
Выполнила -Васенева Полина Николаевна
Специальность - 032002
Документационное обеспечение управления
Группа - Д-31
Проверил - преподаватель Суслова О.И.
Йошкар-Ола
Введение
1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
1.1 Создание оптимальных условий хранения документов
1.2 Размещение документов в хранилище. Топографирование
2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов
2.1 Порядок выдачи дел из хранилищ
2.2 Проверка наличия и состояния дел
2.3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования
3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов
3.1 Проверка физического состояния документов
3.2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов
Заключение
Список использованной литературы
Приложение
В ведение
Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время - первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив - это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества. хранение документ топографирование фонд
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.
Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.
2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.
1 . Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).
Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.
Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2 .
Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.
Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.
Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.
Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.
Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2 .
Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.
Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.
В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:
1) бумажных носителях - температура +17 - +19 С, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;
2) черно-белых пленочных носителях - температура +15 С, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;
3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5 С, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;
4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.
В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.
Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.
Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа.
Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.
Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.).
Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами - 120 см; средствами хранения - 75 см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения - 75 см; стеной и торцом средства хранения - 45 см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.
1.2 Размещение документов в хранилище. Топографирование
Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.
Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:
- описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;
- предметные, предметно-тематические картотеки;
- картотеки по личному составу;
- указатели;
- исторические справки;
- обзоры документов.
Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.
Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.
В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).
Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.
В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1).
Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.
Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов.
2 . Применение специальных средств хранения и перемещения документов
2.1 Порядок выдачи дел из хранилищ
Дела выдаются из хранилищ:
- для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение);
- для проведения архивных работ с документами.
Дела, содержащие ветхие документы, особо ценные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов.
Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.
Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.
Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.
На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.
Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.
Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.
В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов.
Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве.
2.2 Проверка наличия и состояния дел
Цель проверки наличия и состояния дел в архивах - установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:
- уникальных документов - ежегодно;
- особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);
- аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
- кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).
В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.
Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.
До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.
Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.
При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.
По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.
На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение).
Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.
В ходе розыска необходимо:
Изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;
Проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;
Проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;
Изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;
Организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;
Проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;
Изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.
На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда.
2.3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования
Страховой фонд - это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда» Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2. .
Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним.
Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.
При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.
Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).
Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.
3 . Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов
3.1 Проверка физического состояния документов
Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке.
В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход.
Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел.
Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:
1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты;
2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;
3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.
Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания).
Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.
Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.
3.2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов
Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:
- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
- реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом и др.;
- переплет архивных документов;
- обеспыливание архивных документов;
- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, замораживания, реставрации.
Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:
а) архивные документы на магнитной ленте:
- очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
- замене пересохших и покоробленных склеек;
- оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;
- перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;
б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;
в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:
- обеспыливанию;
- удалению восковых, жировых и иных загрязнений;
- укреплению склеек и просечек;
- ремонту перфорации;
- переделке грубых, коробленных заплат и склеек;
- ремонту поврежденных полей кадров.
Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.
Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива.
К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими веществами.
Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.
Заключение
Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.
В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
- комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
- комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.
Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:
- создание оптимальных условий хранения документов;
- размещение документов в хранилищах, топографирование;
- соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
- проверка наличия и состояния дел;
- создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;
- обеспечение физико-химической сохранности документов.
Список использованной литерат у ры
1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. - 2001. - № 2
3. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов //Отечественные архивы. - 2001. - № 1.
4. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000. - № 1.
5. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.
Приложение А
Форма акта проверки наличия и состояния дел
УТВЕРЖДАЮ
Официальное наименованиеНаименование должности
вышестоящего органаруководителя организации
___________ Расшифровка
Официальное наименование(личная подпись) подписи
ОрганизацииДата
АКТ N___
Место составления
Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____
Настоящий акт составлен комиссией в составе _____________________
(ФИО председателя и членов комиссии) в связи с _________________
__________________________________________________________
(основание)
Проверкой установлено, что:
1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных __________________________
_____________________________________________________________
(Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________
__________________________________________________________ дел
(Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и проп и сью)
3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________ дел.
4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.
5. Имеется неописанные ________________ дела.
6. Всего по архивному фонду имеется в наличии _______________ дел, из них:
1) требующих дезинфекции __________________ дел;
2) требующих дезинсекции __________________ дел;
3) требующих реставрации __________________ дел;
4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;
5) требующих восстановления затухающих текстов ____________ дел;
6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;
7) выданных во временное пользование __________________ дел.
7. __________________________________________________________
(Общая характеристика состояния и условий хранения документов.)
_____________________________________________________________.
(Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения док у ментов)
Проверку проводили:
Председатель комиссии _________________ Расшифровка
(личная подпись) подп и си
Члены комиссии _______________________ Расшифровки
(личные подписи) по д писей
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Понятие обеспечения сохранности архивных документов. Сроки проведения проверок наличия и состояния документов. Необходимость проверки физического и технического состояния. Оформление результатов: фиксирование обнаруженных недостатков, составление актов.
контрольная работа , добавлен 29.03.2012
Архивный фонд Российской Федерации как часть историко-культурного наследия, информационный потенциал государства и общества. Проблема безопасности и сохранности документов. Система защиты архивных документов, технические средства и оборудование хранилищ.
презентация , добавлен 12.01.2015
Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.
презентация , добавлен 16.04.2012
Архивные дела: понятие, сущность, функции. Основные правила работы архивов организаций. Анализ процесса проверки наличия и состояния архивных дел. Условия хранения электронной цифровой подписи, особенности ее использования. Сроки хранения документов.
контрольная работа , добавлен 19.01.2016
Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.
контрольная работа , добавлен 29.03.2012
Направления и цели использования архивных документов. Информирование руководства и структурных подразделений организации о наличии в архивах документов и их содержании. Организация встреч с общественностью. Выдача подлинных дел во временное пользование.
курсовая работа , добавлен 09.11.2012
Этапы подготовки документов к передаче в архив. Порядок выдачи из хранилища справок. Составления описи документов постоянного, долговременного хранения. Пример составления личного резюме. Заявление о приеме на работу. Оформление записи в трудовой книжке.
контрольная работа , добавлен 19.09.2014
Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.
контрольная работа , добавлен 14.03.2009
Нормативно-правовая база использования архивных документов; организация документов и дел в пределах фонда. Проблемы архивного дела на современном этапе, федеральное законодательство РФ. Основные ситуации усложненного и ограниченного доступа к архивам.
курсовая работа , добавлен 22.05.2014
Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Введение
1. Организация хранения документов
2. Номенклатура дел
3. Сроки хранения дел
4. Формирование дел
5. Оформление дел
6. Составление и оформление архивных описей дел
7. Экспертиза ценности документов. ЦЭК (центральная экспертная комиссия)
Заключение
Список использованных источников
Введение
Хранение документов - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
Цель данной работы - охарактеризовать организацию хранения документов до передачи их в архив.
Исходя из цели были поставлены следующие задачи:
Описать назначение номенклатуры дел;
Определить сроки хранения дел;
Рассмотреть процесс формирования дел;
Описать процедуру оформления дел;
Охарактеризовать процесс составления и оформления архивных описей дел;
Описать принцип проведения экспертизы ценности документов и рассмотреть основные задачи ЦЭК (центральной экспертной комиссии).
1. Организация хранения документов
В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.
Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:
· хранение документов в процессе их исполнения;
· хранение исполненных документов.
Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.
Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.
Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.
Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
2. Номенклатура дел
документ хранилище опись архив
Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.
Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения:
· предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
· содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
· закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
· имеет справочное значение при изучении структуры организации;
· является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
· используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
· может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.
Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:
· типовая номенклатура дел;
· примерная номенклатура дел;
· индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:
· в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
· в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел, а также график документооборота организации представлены в приложениях А, Б.
3. Сроки хранения дел
Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов.
Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, - увеличивать.
При определении сроков хранения документов в зависимости от их научной и практической ценности следует руководствоваться типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения. В настоящее время в Республике Беларусь действует два таких перечня:
1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.;
2. Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (о типовых перечнях и порядке их применения см. «Отдел кадров» № 2 за 2002 г.).
При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией.
В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.
Таким образом, в процессе проведения экспертизы ценности документов все дела, образовавшиеся в организации в течение делопроизводственного года, разделяются на две основные группы:
ь постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения;
ь временного (до 10 лет включительно) хранения.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.
4. Формирование дел
Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.
При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой документационного обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
· группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
· дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).
При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
5. Оформление дел
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:
· подшивку или переплет дела;
· нумерацию листов дела;
· составление листа-заверителя;
· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
· не проводить систематизацию документов в деле,
· не нумеровать листы дела,
· не составлять заверительные надписи.
При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Для учета количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 11
Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме, приведенной в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций.
При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6. Составление и оформление архивных описей дел
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно:
· на дела постоянного хранения;
· дела временного (свыше 10 лет) хранения;
· дела по личному составу;
· дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
· заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
· каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
· порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;
· порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;
· графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
· при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
· графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
7. Экспертиза ценности документов. ЦЭК (центральная экспертная комиссия)
Экспертиза ценности документов -
ЭЦД проводится в несколько этапов:
1. Составление номенклатуры дел.
2. Проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы при сдаче документов в архив учреждения.
3. Передача документов в государственный архив.
Основными критериями, определяющими ценность документов являются:
Степень значительности содержания документов;
Значение учреждения (лица), в деятельности которого они образовались;
Автографичность;
Время и место их возникновения;
Юридическая сила документов;
Подлинность;
Копийность; дублетность их;
Поглощенность информации, содержания в документе;
Внешние особенности документов.
Экспертные комиссии создаются для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение. Центральная экспертная комиссия действует постоянно и создаётся с той же целью, что и ЭК, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных служб структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций и предприятий.
По окончании делопроизводственного года все сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи в архив организации или уничтожения. Отбор дел для передачи в архив или уничтожения осуществляется в процессе проведения экспертизы ценности документов.
Под экспертизой ценности документов понимаетсяопределение их научного, практического, социально-культурного и другого значения в целях установления сроков хранения. Необходимость проведения экспертизы обуславливается тем, что в организации, в том числе и в отделе кадров, в течение делопроизводственного года образуется большое количество самых разнообразных дел. Какие из них следует хранить постоянно, какие долговременно, а какие можно уничтожать по прошествии нескольких лет? Сколько, например, следует хранить приказы директора по личному составу, личные дела, документы, явившиеся основанием для издания приказов по личному составу, трудовые договоры, переписку по кадровым вопросам? Именно экспертиза ценности документов призвана решить эти практические вопросы. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов и подготовке их к передаче на архивное хранение в организациях создаются экспертные комиссии (ЭК).
Основная функция ЭК - рассмотрение и принятие решений по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Она выносит решения о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения, описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей дел по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли. ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учреждения, нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и подготовке их для последующего хранения.
ЭК создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе не менее трех человек. Членами комиссии обязательно являются заведующий архивом организации, руководитель делопроизводственной службы и главный бухгалтер. В состав ЭК может включаться и работник кадровой службы, особенно в организациях, в которых образуется большое количество документов по личному составу. В организациях, передающих свои документы на хранение в государственный архив, в ЭК в обязательном порядке включается работник этого архива. Председателем ЭК является один из руководящих работников организации, как правило, заместитель руководителя. Заседания комиссии оформляются протоколом.
Экспертиза ценности документов в организации осуществляется в делопроизводстве и в архиве.
Экспертиза ценности документов в делопроизводствеохватывает документы, которые еще не поступили на хранение в архив организации. В ходе экспертизы рассматривается и уточняется номенклатура дел, определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел, даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.
Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится в два этапа.
Первый этап - оценка документов с целью определения возможных сроков хранения различных категорий дел, а работа проводится еще до заведения дел. Результаты экспертизы находят отражение в номенклатуре дел, которая составляется в организации на будущий год.
Второй этап экспертизы ценности документов проводится после завершения делопроизводственного года. На этом этапе осуществляется отбор документов и дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу, и их подготовка для передачи в ведомственный архив (архив организации). Документы временного хранения, сроки хранения которых истекли, отбираются к уничтожению.
При проведенииэкспертизы ценности в архиве организацииотбираются дела для передачи на постоянное хранение в государственный архив (если организация является источником комплектования госархива), а также отбираются к уничтожению дела длительного (свыше 10 лет) хранения, сроки хранения которых истекли (в том числе и дела по личному составу). Экспертиза ценности документов в архиве проводится по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел.
Заключение
Таким образом, в результате изучения материала по данной теме можно сделать следующие выводы:
§ Хранение документов - это обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
§ Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
§ Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов. Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
§ Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
§ Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
§ Экспертиза ценности документов - это определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документа с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения.
Список использованных источников
1. Арустамов Э.А., Леваков В.А. Автоматизация операций с наличными деньгами. - М.: изд-во МУПК, 1996.
2. Арустамов Э.А., Леваков В.А. Организация, устройство и оборудование офиса. - М.: изд-во МУПК, 1996.
3. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебное и практическое руководство. - Мн.: ТетраСистемс, 1998.
4. Паневчик В.В., Некраха С.В. Делопроизводство. - Мн.: БГЭУ, 2004.
5. Паневчик В.В. Делопроизводство. - Мн.: Выш. шк., 2000.
6. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция: Учебное пособие. - Мн.: БГЭУ, 2002.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Топографирование. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Проверка наличия, состояния дел. Обеспечение физико-химической сохранности.
курсовая работа , добавлен 01.09.2008
Виды, основные задачи и функции, права и ответственность архива. Организация, порядок и оформление результатов экспертизы ценности документов. Порядок формирования, оформление и обработки дел. Составление архивных описей. Сдача дел в архив учреждения.
курсовая работа , добавлен 14.05.2015
Теоретические принципы учёта документов. Единица учёта архивных документов. Проведение учёта документов в государственном архиве. Порядок выдачи дел из архивов. Обеспечение физико-химической сохранности документов. Книга поступлений документов.
курсовая работа , добавлен 22.04.2016
Документы как информационная основа деятельности организации. Сохранность документа архива: история законодательства и основы обеспечения. Учет движения документов. Режимы хранения документов: световой, охранный, температурно-влажностный, противопожарный.
курсовая работа , добавлен 10.06.2011
Особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Современные подходы к обеспечению сохранности документов. Основные правила хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях.
реферат , добавлен 23.09.2010
Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.
курсовая работа , добавлен 20.09.2016
Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов. Состав, структура, комплектование архивной коллекции. Экспертиза ценности документов архивных коллекций. Систематизация документов и формирование единиц хранения. Примеры формирования архивных коллекций.
курсовая работа , добавлен 05.09.2008
Основные направления деятельности электронных архивов. Характеристика главных особенностей экспертизы ценности электронных документов. Нормативное и методическое обеспечение архивного хранения документов, проблемы обеспечения сохранности и подлинности.
курсовая работа , добавлен 08.12.2011
Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.
курсовая работа , добавлен 19.07.2008
История законодательства и основы сохранности документов архива. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений. Порядок проверки наличия и состояния особо ценных и уникальных документов. Топографирование и учет движения материалов в электронной форме.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ И ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
4.1. Обеспечение сохранности архивных документов
Обеспечение сохранности архивов и архивных документов – важная государственная задача. Решение этой сложной задачи обеспечивается за счет комплексного подхода, включающего правовые, организационные, научно-методические и технические аспекты сохранения документов. Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:
Создание оптимальных условий хранения документов;
Соблюдение порядка размещения документов в хранилищах, топографирование;
Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
Проверка наличия и состояния дел;
Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;
Обеспечение физико-химической сохранности документов.
Создание оптимальных условий хранения документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; применением технических средств создания оптимального температурно-влажностного режима хранения; проведением санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).
Здания для архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух, от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, должны соответствовать строительным нормам и правилам.
Система архивного пожаротушения должна отвечать следующим требованиям:
Применяемое вещество должно обладать высокой тушащей активностью при минимальном его количестве и стоимости и минимальном воздействии на материалы;
Оно не должно нанести существенный, неустранимый ущерб для документов, людей и помещений архива;
Система должна легко и быстро приводиться в рабочее состояние, быть надежной в эксплуатации.
На сегодняшний день всем этим требованиям отвечают системы пожаротушения тонкораспыленной водой. Тонкораспыленная вода эффективно тушит пожар за 20-30 секунд, практически не оказывает разрушающего влияния на бумагу (воздействие на документы незначительно по объему и через 6 часов уже не обнаруживается), безопасна для людей. Разработаны автоматические модульные системы пожаротушения тонкораспыленной водой и огнетушители, работающие по такому же принципу. Этими средствами уже оснащены некоторые архивы, библиотеки, музеи. Архивы в обязательном порядке должны быть оборудованы средствами пожаротушения и охранно-пожарной сигнализацией.
Архивохранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Это обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор, жалюзи и т.п. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ в хранилище проводятся при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.
Для обеспечения длительной сохранности документов в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим:
Для бумажных документов – температура 17-19 0 С, относительная влажность 50-55%;
Для черно-белой кино- и фотопленки – температура 10-15 0 С, влажность 40-50%;
Для цветной пленки – температура 2-5 0 С, влажность 40-50%;
Для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 8-18 0 С, влажность 45-65%.
Помещения архивохранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления пыли, плесени, насекомых, грызунов. В архивохранилищах проводятся систематическая влажная уборка, периодическое обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения, ежегодная обработка полов, плинтусов, подоконников, цокольных этажей водными растворами антисептиков. В хранилищах запрещено находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить и использовать в них пищевые продукты, курить.
В архивах устанавливается особый охранный режим, который обеспечивается техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилища, опечатыванием помещений.
Размещение документов в хранилище. Топографирование
Архивохранилища оборудуются передвижными или стационарными металлическими стеллажами с соблюдением определенного порядка их размещения, устанавливаемого правилами работы архивов. Порядок размещения фондов определяется планом (схемой) их размещения. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. Дела размещаются на стеллажах или шкафах горизонтально или вертикально, в коробках или папках.
В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели на карточках (см. прил. 6). Карточки пофондового указателя составляются на каждый фонд. На карточке указываются: название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, номер описи, дела с № по №, номер стеллажа, шкафа, полки, примечания. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Изменения в расположении документов своевременно отражаются во всех карточках, а также в схеме размещения фонда.
Порядок выдачи дел из хранилищ
Дела выдаются из хранилищ для проведения архивных работ с документами (реставрация, микрофильмирование, экспонирование и др.) и для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, организациям-фондообразователям во временное пользование). Дела, содержащие ветхие документы или особо ценные и уникальные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии. Выдача дел из хранилищ и прием их обратно производится хранителем фондов или заведующим архивохранилищем. Дела выдаются из хранилища на срок:
Пользователям в читальный зал и сотрудникам архива – на один месяц;
Фондообразователям во временное пользование – на три месяца;
Судебным, следственным, правоохранительным органам – на шесть месяцев.
Выдача архивных документов для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.
Выдача дел из хранилищ оформляется определенными Росархивом документами и регистрируется в особых книгах (см. прил. 7).
Проверка наличия и состояния дел
Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел учетным документам и выявить поврежденные дела, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, перевода на другой носитель и т.п. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архивов и проводится в соответствии со значимостью документов и правилами работы архивов. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные проверки наличия и состояния всех фондов архива или отдельных комплексов документов.
Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников архива в количестве не менее двух человек. До начала работы устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду, учетные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях описей фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путем сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, которые указаны в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние проверяется путем визуального осмотра дела.
Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, физические повреждения дел) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно.
При проведении проверки наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места неправильно подложенные дела других фондов; сообщать заведующему архивохранилищем о делах, зараженных биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. По окончании проверки в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.
На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки – количество дел, числящихся по описям; количество дел, не оказавшихся в наличии; количество литерных номеров, не отмеченных в описи; количество пропущенных номеров; количество дел, оказавшихся в наличии. В акте также указывается количество дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов (см. прил. 11). Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел могут составляться необходимые справки о технических ошибках в подсчете, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправимом повреждении дел и другие акты.
Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих дезинфекции, реставрации, переплета и т.п., передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.
Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушении сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.
Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверенного фонда.
Страховой фонд и фонд пользования
Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа фотопленке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда». Страховой фонд создается в целях сохранения ценной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документа. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособлено от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовск Тюменской области).
Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается для государственного архива комплект копий уникальных и особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования может создаваться также по наиболее используемым документальным комплексам путем создания копий документов на электронных носителях (оцифровка), обеспечивающего идентичность копии и подлинника. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов документов и организации работы по их использованию.
Запись и хранение информации в цифровом виде находит все большее применение. Она позволяет решать задачи, ранее недоступные аналоговым технологиям:
Возможность многократной передачи информации без потери качества;
Возможность записывать на электронный носитель разные по физической природе сигналы – цветные и черно-белые изображения, аудиовизуальные документы и др. (мультимедиа);
Возможность записи информации любого качества (в том числе слабоконтрастной, дефектной).
Сейчас разрабатываются технологии, которые позволяют быстро получать электронные копии с микрофильмов, что очень важно для архивов.
Обеспечение физико-химической сохранности документов
Обеспечение физико-химической сохранности документов – это комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающим сохранность документов. Эти работы проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений.
Сохранность документов не может быть обеспечена без реставрационных работ. Конечно, средствами реставрации можно спасти только малую часть документов. Поэтому архивисты дифференцированно подходят к этому процессу, с учетом ценности и физического состояния архивных документов.
В настоящее время сложился широкий рынок реставрационного оборудования, инструментария и материалов. Эффективные технические средства и технологии внедряются в практику (установки для удаления избытка влаги методом сублимации, реставрационные паровые карандаши, машины для вакуумирования архивных документов, листодоливочные машины и др.).
В архивах могут оказаться документы, имеющие биопоражения и подлежащие специальной обработке – дезинфекции и дезинсекции. Биоповреждениям подвержены любые носители: бумага, ткани, пленка и др. Наряду с известными истребительными мероприятиями при обнаружении биозаражений (газовая дезинфекция, фунгицидная обработка), в настоящее время разработан и апробирован эффективный физический способ борьбы с плесневением материалов – дезинфекция потоком ускоренных электронов. В его разработке принимали участие специалисты РГАНТД и Главархива Москвы.
4.2. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
В общей системе мер по обеспечению сохранности документов Архивного фонда РФ особое место занимает их государственный учет. Согласно ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» все документы Архивного фонда РФ подлежат государственному учету независимо от места их хранения. Порядок государственного учета определяется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ, разработанным Росархивом и зарегистрированным в Министерстве юстиции РФ в 1997 г.
Регламент устанавливает порядок взаимодействия Росархива и учреждений его системы, государственных библиотек и музеев, научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, организаций-источников комплектования, а также юридических и физических лиц – собственников документов Архивного фонда РФ, то есть всех держателей архивных документов. Важнейшим элементом такого взаимодействия является обязательное представление в архивные органы всеми держателями Архивного фонда РФ сведений об архивных документах с целью обеспечения государственного контроля их сохранности.
Порядок государственного учета архивных документов, закрепленный Регламентом, основывается на принципах:
Централизации (организующая и регламентирующая роль Федерального архивного агентства);
Унификации (установлены единые требования к учетным данным, методика учета, формы учетных документов);
Динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учетные документы или составляются новые учетные документы);
Полноты и достоверности.
Государственный учет архивных документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.
Единица учета архивных документов – это единица измерения документов в архиве. Независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, в российских архивах основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения.
Единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение.
В зависимости от вида документации под единицей хранения подразумевается:
Для документов на бумажной основе – дело (совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку);
Для кино- и видеодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;
Для фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, слайд, позитив), а также фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;
Для фонодокументов – физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;
Для электронных документов – физически обособленный носитель с записью одного или нескольких электронных документов (или части электронного документа).
Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования. Неописанные, то есть необработанные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.
Посредством учета, то есть закрепления за документом или комплексом документов только им присущих учетных номеров, обеспечивается организация документов, контроль их наличия и состояния, адресный поиск документов. Для учета архивных документов в государственных, муниципальных, ведомственных архивах ведется система учетных документов. Каждый справочник этой системы имеет свое функциональное назначение, а все вместе, не дублируя, но дополняя друг друга, дают возможность следить за изменениями в объеме и составе фондов и единиц хранения. Благодаря системе учетных документов мы в любое время можем ответить на широкий круг вопросов: сколько хранится фондов и единиц хранения в Архивном фонде РФ, в регионе, в конкретном архиве на определенный момент времени, сколько поступило в течение года, сколько дел в конкретном архивном фонде и т.д.
Все учетные справочники делятся на основные и вспомогательные. Состав и форма основных учетных документов строго определены Регламентом государственного учета и правилами работы архивов. Виды и формы вспомогательных справочников не регламентируются, каждый архив определяет их самостоятельно, исходя из практических потребностей. К числу основных учетных документов относятся книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, лист фонда, архивная описи дел и документов.
Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов, количества и состава поступивших и выбывших документов за определенный хронологический период времени, а также состояния их описания. Каждая запись поступления или выбытия документов в книге получает самостоятельный порядковый номер. Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел (документов), о чем делается соответствующая запись в книге. Книга служит основой для составления листов фонда, паспорта архива (прил. 12).
Список фондов служит для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава фондов и коллекций как находящихся на хранении, так и выбывших. В список вносится фонд или коллекция при первом поступлении документов в архив. Каждому фонду по списку присваивается очередной порядковый номер, который и закрепляется за фондом как элемент архивного шифра каждой единицы хранения (архивный шифр – это обозначение, наносимое на каждую единицу хранения в целях ее учета и идентификации; состоит из названия архива и номеров фонда, описи, дела). Название фонда переносится в список с титульного листа описи.
В случае выбытия фонда из архива в соответствующей графе обязательно указывается место, куда передан фонд, название, номер и дата акта, которым была оформлена передача документов. После передачи фонда в другой архив или включения его в состав объединенного архивного фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается. На 1 января каждого года к списку фондов составляется итоговая запись, в которой указывается общее количество фондов, а также количество фондов поступивших и выбывших в течение года (см. прил. 13).
Лист фонда – многофункциональный учетный документ. Он обеспечивает в рамках каждого архивного фонда учет количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов в фонде, регистрацию изменений как по каждой описи, так и по фонду в целом, а также фиксацию изменений в названии фонда и в состоянии описания документов. Лист фонда составляется на каждый фонд при его первом поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия документов фонда, в том числе и необработанных. Дата первого поступления фонда указывается аналогично соответствующей графе списка фондов. В целях фиксации изменений в названии фонда в соответствующих графах листа фонда указываются в хронологической последовательности все переименования организации и ее подведомственность с момента возникновения, а также начальная и конечная дата функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
В случае выбытия документов в одноименной графе листа фонда обязательно указывается основание снятия документов с государственного учета, название, номер и дата акта. Листы фондов хранятся в папках с клапанами в порядке номеров фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель (см. прил. 14).
Опись дел и документов – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и других необходимых сведений о составе и содержании дел фонда. Опись обеспечивает поединичный и суммарный учет единиц хранения, закрепляет порядок систематизации единиц хранения, учет текущих изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись.
Опись является основой для ведения других учетных документов, поэтому качество учета в архиве во многом зависит от качества описей. На основании описи определяется архивный шифр дела, на который даются ссылки при использовании документов.
Описи нумеруются в пределах каждого фонда по мере их возникновения, номер присваивается по листу фонда в валовом порядке. Количество единиц в одной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру – 9 999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой присваивается новый учетный номер по листу фонда.
Важнейшим элементом описи как учетного документа является итоговая запись. Из-за ее неправильного составления возникает наибольшее количество ошибок в учете документов. Итоговая запись закрепляет количество дел, числящихся по описи; регистрирует особенности нумерации дел (пропущенные, литерные номера); отражает все изменения в объеме описи после проведения различных работ. Обязательным элементом итоговой записи являются сведения об актах, на основании которых произошло выбытие документов. Например:
«В опись внесено 64 (шестьдесят четыре) дела с № 1 по № 68, в том числе:
Литерные номера: № 5а. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;
Пропущенные номера: № 20, 61. Акт проверки наличия…№ …от 00.00.0000;
Выбыли: № 3, 8, 54. Акт о неисправимых повреждениях документов…№…от 00.00.0000.»
Таким образом, в описи должна быть сводная расшифрованная итоговая запись, объясняющая причины возможного расхождения между последним номером дела по описи и их фактическим наличием на архивной полке, а также отражающая особенности нумерации дел. Итоговые записи к описи должны быть оформлены ко всем ее экземплярам (прил. 2, 4).
Кроме названых, в архиве ведутся такие учетные документы:
Реестр описей – для регистрации описей, учета их количества и состава;
Описи особо ценных документов;
Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
Опись страхового фонда – для поединичного учета страховых копий особо ценных дел и документов;
Лист учета аудиовизуальных документов – для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации и учета и нумерации описей аудиовизуальных документов;
Лист учета и описания уникального документа;
Лист-заверитель – для учета количества листов в деле;
Паспорт архивохранилища – для суммарного учета архивных фондов и единиц хранения данного архивохранилища.
В государственном и муниципальном архиве ведется дело фонда. Оно состоит из комплекса документов по истории фондообразователя и фонда. В деле концентрируются в хронологической последовательности их составления историческая справка к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, а также все акты, которые являются основанием для внесения изменений в учетные документы.
Основанием для внесения изменений в учетные документы служат только акты установленной формы: акт приема-передачи документов; акт возврата документов собственнику; акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны; акт описания документов личного происхождения, архивной коллекции; акт о создании объединенного архивного фонда; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, неучтенных и т.д.).
В соответствии с Регламентом государственного учета все архивы, в которых имеются документы Архивного фонда РФ, ежегодно составляют паспорт архива , который является формой централизованного государственного учета. Он отражает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу на 1 декабря отчетного года. Паспорт архива составляется в двух экземплярах. Вторые экземпляры архивы организаций направляют в государственный или муниципальный архив, чьими источниками комплектования они являются; государственные или муниципальные архивы направляют паспорта архива в орган архивного управления.
Для того, чтобы учет отвечал предъявляемым требованиям, необходимо выполнять несколько обязательных правил. Во-первых, учетные документы должны строго соответствовать установленным формам.
Во-вторых, необходимо обязательное документирование всех, даже самых незначительных, изменений в составе и объеме фондов.
В-третьих, должно быть своевременное, оперативное внесение изменений в составе и объеме фондов в учетные документы. Например, при поступлении документов в архив организации необходимо в тот же день сделать запись в книге поступлений, оформить акт приема-передачи документов, составить новую итоговую запись в описи, внести изменения в лист фонда, а также другие вспомогательные учетные документы.
В-четвертых, изменения должны вноситься во все необходимые учетные документы одновременно. Если в описи сделана новая итоговая запись, а в лист фонда изменения не внесены, не будет соответствия и достоверности объемных и других учетных показателей.
И наконец, все учетные документы должны находиться в хорошем физическом состоянии, вестись аккуратно, без помарок и исправлений. Порядок доступа к учетным документам определяется приказом руководителя организации. Все учетные документы архива хранятся в сейфах или запирающихся шкафах.
Особенности учета уникальных документов.
Для учета уникальных документов составлен Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальному документу присваивается номер в Государственном реестре, на него составляется лист уникального документа по особой форме. Первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров и хранятся постоянно в службе Государственного реестра уникальных документов.
Автоматизированный государственный учет архивных документов
Начиная со второй половины 1990-х гг., Росархив в рамках программы информатизации архивного дела ведет плановую работу по внедрению информационных технологий в сферу государственного учета архивных документов и созданию системы автоматизированного государственного учета. Ее основной элемент – разработка типовых программных продуктов, их тиражирование и безвозмездная передача в архивные учреждения. Такими программными продуктами являются программные комплексы «Архивный фонд» (для архивов) и «Фондовый каталог» (для органов архивного управления). При их разработке обеспечена преемственность форм и методов традиционной и автоматизированной систем учета, базирующаяся на единстве показателей учета и описания архивных фондов и архивных документов в традиционном и электронном формате. При этом сохранен определенный Регламентом государственного учета порядок представления учетных информационных массивов.
Государственные и муниципальные архивы заполняют базу данных (БД) «Архивный фонд» описаниями архивных фондов. Копию БД они направляют в органы архивного управления субъектов РФ, где описания сливаются в один массив в БД «Фондовый каталог». Затем эти данные представляются в Росархив, где в БД «Центральный фондовый каталог» аккумулируются сводные сведения по всей России. Федеральные архивы направляют свои данные непосредственно в Росархив. Центральный фондовый каталог (ЦФК) является не только главным элементом системы централизованного государственного учета архивных документов, но и универсальным справочником о составе и содержании архивных фондов, своеобразной информационной моделью Архивного фонда РФ.
Автоматизированная система государственного учета ежегодно расширяется, охватывая все большее число архивов. В настоящее время БД «Архивный фонд» ведут все федеральные архивы (кроме тех, в которых применяется нефондовая организация документов) и все государственные архивы субъектов РФ, а также большая часть муниципальных архивов. ЦФК доступен в Интернете для всех пользователей.
Вопросы для повторения
Обеспечение сохранности архивных документов: основные виды работ.
Проверка наличия и состояния дел: цели, значение, порядок проведения.
Государственный учет документов Архивного фонда РФ: понятие, принципы, единицы учета.
Основные учетные документы архива.
Автоматизированный государственный учет документов Архивного фонда РФ.
Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 1996.
Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. – М., 2000.
Алексеева Е.В. Учет архивных документов – основа обеспечения их сохранности / Е.В.Алексеева, Л.П.Афанасьева, Е.М.Бурова, Г.А.Осичкина // Делопроизводство. – 2003. - №4. – С. 89-93.
Банасюкевич В.Д. Разработки ВНИИДАД в области обеспечения сохранности документов. // Вестник архивиста. – 2003. - №1(73). – С. 32-37.
Елпатьевский А.В., Химина Н.И. К вопросу о состоянии работы с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. // Отечественные архивы. – 2004. - № 3. – С. 16-24.
Елпатьевский А.В., Химина Н.И. Уникальные документы Архивного фонда РФ: к современному пониманию проблемы // Отечественные архивы. -2011. - № 1. – С.16-22.
Козлов В.П. Документ и проблемы его сохранности // Делопроизводство.- 2010.- №2.- С.22-28.
Кузнецов С.Л. Автоматизированная система учета документов «Архивный фонд» // Секретарское дело. – 2011. - №1. – С.52-55.
Леонтьева О.Г. Дело фонда как источник информации о фондообразователе и фонде // Отечественные архивы. – 2004. - №2. – С.66-69.
Попова Е.Н. О некоторых проблемах защиты от хищений архивных документов // Секретарское дело. – 2006. - № 8. – С.28-37.
Попова Е.Н. Современные технологии и техническое обеспечение сохранности архивных документов // Делопроизводство. – 2005. - №2. – С.100-103; №3. – С.108-112.
Привалов В.Ф., Попова Е.Н. К вопросу о сохраняемости современных принтерных и рукописных текстов документов // Делопроизводство. - 2003. - №3. – С. 93-99.
ГОСТ Р 51141.
Глоссарий лекции
План лекции
ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ).
1. Обеспечение сохранности документов как одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. Понятие «комплекс мер по организации хранения документов и дел». Оперативное и архивное хранение документов.
2. Комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов в процессе их оперативного хранения.
3. Основные требования к хранилищам и хранению документов.
4. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).
5. Особенности организации хранения документов в структурных подразделениях.
6. Текущее и архивное хранение ЭД, БД.Х.
99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет
100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов
101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением
107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов
108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев
109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами
110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке
112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение
113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению
114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну
117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение
124) проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции
Обеспечение сохранности документов - одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
В соответствии с ГОСТ Р 51141 «обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.
Сохранность документов обеспечивается в результате комплекса мероприятий по их учёту и хранению.
В свою очередь хранение архивных документов понимается как обеспечение рационального размещения и сохранности документов.
Организация хранения документов включает рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.
Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания , с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.
Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.
Для обеспечения сохранности документов в организации должны осуществляться:
1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание
· материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ,
· средства хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи. Нормы установки– Раздел 4.4. Основных правил),
· средства охраны и безопасности хранения,
· средства климатического контроля,
· средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническией, охранный режимы хранения), а также организацию размещения документов в хранилищах и на средствах хранения, топографирование и организацию порядка выдачи документов.
При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива.
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния:
· в процессе делопроизводства
· при поступлении документов в архив,
· при их хранении и передаче документов на Постоянное хранение.
При физическом уничтожении документов, утратившими практическаую и научную ценность, следует руководствоваться следующими принципами:
- - уничтожение должно всегда быть санкционированным;
- - документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными
- разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
- - уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить
- конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
- - все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные,
- страховые и резервные копии, следует уничтожить.
Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным .
Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов.
Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя структурного подразделения или устанавливается единообразной в целом по офису в инструкции по делопроизводству.
Непосредственное хранение подавляющего большинства документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, в течение определённого времениосуществляется в структурных подразделениях. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретарь отдела), формирование и хранение дел возлагаетсяна одного из сотрудников или непосредственно на исполнителя.
В небольшой фирме за хранение дел отвечает секретарь руководителя или один из сотрудников секретариата.
Введение. 3
1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. 5
1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов. 5
1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование. 10
2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. 12
2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ.. 12
2. 2 Проверка наличия и состояния дел. 15
2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 18
3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов. 21
3. 1 Проверка физического состояния документов. 21
3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных. 23
документов. 23
Заключение. 26
Библиографический список литературы.. 27
Актуальность темы курсовой работы. Архивист в настоящее время – первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан её отобрать и сохранить. Но архив – это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.
Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ.
Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.
Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность
Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.
Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
Строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
Созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
Применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
Основной целью курсовой работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть меры по обеспечению нормативных условий хранения документов.
2. Раскрыть порядок применения специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
3. Исследовать методику обеспечения физико-химической сохранности документов.
1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
1. 1 Создание оптимальных условий хранения документов
Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации; применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и тому подобное).
Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.), от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.), а также в соответствии с требованиями строительных норм и правил.
Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.
Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.
Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива.
Архив обеспечивается архивохранилищами, читальным залом, рабочими комнатами, помещениями для автоматизированной библиотеки съемных электронных носителей, серверного и коммуникационного оборудования.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Архивохранилища нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке и располагаются изолированно в отдалении от лабораторных, производственных, складских помещений, связанных с применением (хранением) химических веществ, продуктов питания, а электронного архива - от источников электромагнитных излучений и силовых полей.
Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Допускается рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения.
Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплётах, применением на окнах светонепроницаемых и светорассеивающих штор и т. п. Документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия.
Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
Архивохранилища обеспечиваются современными средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией. Общие и поэтажные рубильники располагаются вне архивохранилищ. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением, углекислотным огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией.
Не допускается размещение архивохранилищ в подвальных, полуподвальных и цокольных помещениях. Через архивохранилища не должны проходить газовые, водопроводные и канализационные трубопроводы.
Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста(ов) охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутри объектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.
Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.
Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.
Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.
Хранение документов осуществляется в условиях, обеспечивающих нормативные параметры светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов.
В архивохранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, поддерживается следующий оптимальный температурно-влажностный режим для хранения документов на:
1) бумажных носителях - температура +17 - +19оС, относительная влажность воздуха 50-55 процентов;
2) черно-белых пленочных носителях - температура +15оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;
3) цветных пленочных носителях - температура +2 - +5оС, относительная влажность воздуха 40-55 процентов;
4) электронных носителях - температура +15 - +25оС, относительная влажность воздуха 40-60 процентов.
В архивохранилищах с нерегулируемым климатом осуществляются рациональное отопление, проветривание здания и увлажнение (осушение) воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+-5.С) и относительной влажности воздуха (+-10%) не допускаются.
Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях - не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах с нерегулируемым климатом - 2 раза в неделю; при нарушениях режима - 1 раз в сутки.
Контрольно-измерительные приборы температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в отдалении от отопительных и вентиляционных систем. Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.
Помещения хранилищ должны поддерживаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.
Основными средствами хранения документов являются стационарные или передвижные металлические стеллажи, деревянные стеллажи, обработанные огнезащитными средствами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.
Кинодокументы, рулонные микрофильмы хранятся в горизонтальном положении в металлических или пластиковых коробках на стеллажах типа "елочка" либо на стационарных стеллажах. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
Не допускается хранение архивных документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).
Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.
Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.
Средства хранения устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.
Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами: расстояние между их рядами – 120см; средствами хранения – 75см; наружной стеной здания и параллельными ей средствами хранения – 75см; стеной и торцом средства хранения – 45см; полом и нижней полкой средства хранения - 15 см.
1. 2 Размещение документов в хранилище. Топографирование
Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.
Для оперативного поиска документов в архиве создается научно-справочный аппарат к документам архива:
Описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;
Предметные, предметно-тематические картотеки;
Картотеки по личному составу;
Указатели;
Исторические справки;
Обзоры документов.
Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов долговременного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу.
Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища.
В одном архивохранилище могут размещаться архивные документы разного вида, но требующие одинаковых режимов хранения (например, архивные документы на магнитных лентах и дисковых носителях с магнитным слоем; архивные документы на кинопленке и микроформы и др.).
Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. Средства хранения нумеруются самостоятельно слева направо от входа в архивохранилище, их полки - сверху вниз слева направо.
В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.. На ней указывается название фонда, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, комната, опись №, дел с № по №, стеллаж №, шкаф №, полка №, примечания (см. Приложение 1).
Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище.
Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов.
2. Применение специальных средств хранения и перемещения документов
2. 1 Порядок выдачи дел из хранилищ
Дела выдаются из хранилищ:
Для использования (пользователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное хранение);
Для проведения архивных работ с документами.
Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель); до трех месяцев - фондообразователям; до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки.
Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала.
Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат: уникальные документы и особо ценные документы; архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы; несброшюрованные архивные документы; дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей; дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии.
На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.
Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.
Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: выемку архивных документов; сверку архивного шифра и заголовков (аннотаций) с описью (книгой учета и описания) дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.
Сверка архивного шифра архивных документов с описью (книгой учета и описания) дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.
При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.
В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива.
При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань. Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.
Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки.
Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта.
2. 2 Проверка наличия и состояния дел
Цель проверки наличия и состояния дел в архивах – установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям и итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится :
Уникальных документов - ежегодно;
Особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет);
Аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет;
Кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).
В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.
Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек.
До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел. Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела.
Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.
При проверке наличия и состояния дел необходимо: сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места, обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные дела других фондов; изымать дела, не внесенные в опись; сообщать заведующим архивохранилищем о делах, заражённых биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается.
По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись.
На основании итоговых записей в листах (листе) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не отмеченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов (см. Приложение).
Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения неучтённых дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.
Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.
Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.
В ходе розыска необходимо:
Изучить учетные документы по выдаче дел из хранилища;
Проверить правильность итоговой записи в описи, по которой числятся необнаруженные дела, так как могли быть допущены технические ошибки в порядковой нумерации дел, а при составлении итоговых записей пропущенные и литерные номера не были учтены;
Проанализировать заголовки необнаруженных дел в описях дел, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данной организации, но под другим номером;
Изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, сверить их с описью, по которой проводилась проверка;
Организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих организациях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи;
Проверить акты приема-передачи дел в архив из организаций;
Изучить акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование.
На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место обнаружения дел, числящихся необнаруженными (были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.д.). Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки. Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования надобности.
На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой на документы, подтверждающие причины их отсутствия (переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т.д.).
На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску. Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда.
2. 3 Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования
Страховой фонд – это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный из соответствующего типа фотоплёнке непосредственным фотографированием документа и впоследствии называемый «микрофильмом страхового фонда».
Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области).
Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.
Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.
При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.
Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.
Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.
Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее - фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).
Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:
Для архивных документов на бумажной основе - одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;
Для фотодокументов - один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;
Для кинодокументов - одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;
для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте;
для видеодокументов - одну копию в формате VHS.
Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.
В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.
3. Обеспечение физико-химической сохранности архивных документов
3. 1 Проверка физического состояния документов
Проверка физического состояния документов проводится для выяснения общей картины состояния фондов архива и выявления документов с конкретными повреждениями, нуждающимися в срочной или плановой специальной обработке. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов.
В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход. Приоритетными могут являться следующие фонды: содержащие уникальные и особо ценные документы, подвергшиеся экстремальному воздействию (высоких температур при пожаре, воды, пены при тушении пожара и т. д.), I и II категорий, имеющие наибольший спрос у исследователей и сотрудников архива, содержащие документы экстремальных периодов отечественного делопроизводства (Первая мировая война, Великая Отечественная война и т.д.)
Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел. Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников (экспертов) и преемственность в их работе.
Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами:
1) сплошная проверка всех объектов изучаемого массива (например, всех документов фонда). Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты;
2) выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть (случайная малая выборка) и по ней судят о состоянии всего массива (фонда). Достаточно 2% выборки от всего массива для вывода о состоянии массива в целом. Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку;
3) попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей (если их обязанности связаны с полистными просмотром дел). В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов. Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы.
Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов. Наличие и вид дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При этом необходимо обращать внимание на «возраст» документа (год его создания), что помогает судить о природе бумаги и текста. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения.
Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков (степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т. п.), а не количественных показателей (вес, длина, число и т. п.) Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях. Эксперт не должен пропускать дефекты, даже если они однотипны.
Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе; листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента.
Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.
3. 2 Физико-химическая и техническая обработка архивных документов
Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью: устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов; восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности; воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются :
Дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
Реставрация (реставрационно-консервационная обработка), как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
Воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;
Переплет архивных документов;
Обеспыливание архивных документов;
Обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:
а) архивные документы на магнитной ленте:
Очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
Замене пересохших и покоробленных склеек;
Оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2-2,5 м;
Перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;
б) архивные документы на дисковых носителях: обеспыливанию; протирке антистатиком;
в) кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:
Обеспыливанию;
Удалению восковых, жировых и иных загрязнений;
Укреплению склеек и просечек;
Ремонту перфорации;
Переделке грубых, коробленных заплат и склеек;
Ремонту поврежденных полей кадров.
Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке.
Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.
Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.
К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами.
Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.
Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.
Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач.
В результате проведённого исследования по теме "Организация архивного фонда РФ" можно сделать ряд выводов:
Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:
Комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);
Комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив до передачи их на постоянное хранение.
Для обеспечения сохранности архивных документов в архивах должен проводится следующий комплекс взаимосвязанных работ:
Создание оптимальных условий хранения документов;
Размещение документов в хранилищах, топографирование;
Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища;
Проверка наличия и состояния дел;
Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;
Обеспечение физико-химической сохранности документов.
Библиографический список литературы
Источники
1. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
3. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28.03.2005 № 5 «Об обеспечении сохранности и упорядочении архивных документов федеральных органов исполнительной власти, упраздненных Указом Президента РФ от 09.03.2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти»».
4. ГОСТ 7.48-2002 СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения.
5. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. - М.: ВНИИДАД, 2002.
Литература
6. Банасюкевич В.Д. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов //Отечественные архивы. -2001. - № 2
7. Правительство обсуждает вопросы сохранности и использования архивов //Отечественные архивы. - 2001.- № 1.
8. Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ в современном законодательстве Российской Федерации и ее субъектов //Вестник архивиста. - 2000.- № 1.
9. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях //Отечественные архивы. - 1999. - № 2.
Приложение
Форма акта проверки наличия и состояния дел
Утверждаю
Официальное наименование Наименование должности
вышестоящего органа руководителя организации
Расшифровка
Официальное наименование (личная подпись) подписи
Организации Дата
АКТ N___
Место составления
Проверки наличия и состояния дел архивного фонда N____
Настоящий акт составлен комиссией в составе _____________________
(ФИО председателя и членов комиссии) в связи с
_______________________________________________.
(основание)
Проверкой установлено, что:
1. Всего числится по описям дел _______________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных ________________________________
2. Всего не оказалось в наличии __________________ дел, в том числе по разделам сводных описей дел, утвержденных _____________________________________________ __________________дел
(Официальное наименование уполномоченного органа) (цифрами и прописью)
3. Неправильно размещенных дел, относящихся к другим архивным фондам, _________________дел.
4. Оказалось в наличии по данному архивному фонду ____________ дел.
5. Имеется неописанные ________________ дела.
6. Всего по архивному фонду имеется в наличии ________________дел,
1) требующих дезинфекции __________________ дел;
2) требующих дезинсекции __________________ дел;
3) требующих реставрации __________________ дел;
4) требующих переплета и подшивки __________________ дел;
5) требующих восстановления затухающих текстов ____________дел;
6) неисправимо поврежденных ___________________ дел;
7) выданных во временное пользование __________________ дел.
7. __________________________________________________________
(Общая характеристика состояния и условий хранения документов. _________________________________________________________________.
Основные отрицательные явления в состоянии и условиях хранения документов)
Проверку проводили:
Председатель комиссии _________________Расшифровка
(личная подпись) подписи
Члены комиссии _________________Расшифровки
(личные подписи) подписей