Оформляется номенклатура. Номенклатура дел как один из элементов архивного хранения документов
Порядок оформления , согласования и утверждения номенклатуры дел , а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).
Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.
§ название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);
§ название адресата или корреспондента;
§ название местности, с которым связано содержание документов;
§ даты (период), к которым относится содержание дела;
§ указание на копийность документов.
Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.
Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.
Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.
Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.
Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указываетсяколичество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.
В четвертой графе указываетсясрок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.
Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.
В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).
Как мы видим, номенклатура дел организации:
· визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
· подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая),
· обязательно утверждается руководителем организации,
· если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.
Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:
· основной части и
Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.
Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.
Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения :
· временного хранения (до 10 лет включительно);
· долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
· постоянного срока хранения.
Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Эта статья была опубликована в нашем журнале "Секретарь-референт" в 2005 годуНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Все организации создают и получают огромное количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.
Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации воз-можны лишь при четкой классификации документов.
Специальным классификационным справочником, определяющим правильное рас-пределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименова-ний дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организо-вать работу с документами, не имея номенклатуры дел.
Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, класси-фикатор документов и справочник по документам.
Назначение номенклатуры дел:
Распределение исполненных документов в дела;
Систематизация дел;
Закрепление индексов дел;
Установление сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
Служит основой для составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
Используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел вре-менного (до 10 лет включительно) хранения;
Является основой для составления актов на уничтожение дел;
Может быть использована как схема для построения справочной картотеки на испол-ненные документы.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная но-менклатуры дел конкретной организации. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным до-кументом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индек-сов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел исполь-зуются для составления индивидуальной номенклатуры дел.
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизиро-ванный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроиз-водстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает прово-диться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.
Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и другие – это номенклатуры дел структурных подразделений, которые от-ражают документы этих подразделений.
Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурного подразделения
Составляется работниками этого подразделения,
Согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации,
Подписывается руководителем этого структурного подразделения,
Направляется в службу ДОУ.
Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объе-диняет эти номенклатуры дел в сводную служба ДОУ.
Сводная номенклатура дел
Подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за докумен-тационное обеспечение управления,
Визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив,
Согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации,
Направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответ-ствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государ-ственные архивы),
Утверждается руководителем организации.
Для разработки сводной индивидуальной номенклатуры дел конкретной организа-ции необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или поло-жением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным распи-санием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и вре-менного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типо-выми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.
Кроме текущего делопроизводства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные журналы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вычис-лительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных изданий и технических документов.
В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий орга-низации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии ор-ганизации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации.
Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 - дирекция, 02 - учебная работа, 03 - учебно-воспитательная работа, 04 - производственная практика, 05 - физическое воспитание и т.д.
Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и специали-стов.
Например: 01 - генеральный директор, 02 - заместитель директора, 03 - коммерче-ский директор и т.д.
Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке органи-зации.
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Наименование должности
Руководителя организации
N ________ Подпись Расшифровка подписи
(место составления) Дата
На _____________ год
Индекс дела Заголовок дела Количество дел, томов, частей Срок хранения и номера статей по перечню Примечание
Название раздела
Наименование должности руководителя службы ДОУ организации
Подпись
Расшифровка подписи
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
От __________ N _______ Протокол ЭПК архивного учреждения
От __________ N _______
Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует ут-вержденной структуре организации. При указании раздела обязательно проставляется ин-декс.
Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение управ-ления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее важная организа-ционно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 – служба ДОУ, 02 - финансовый отдел, 03 – плановый отдел, 04 – служба персонала и т.д.
В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью важно-сти документов и их взаимосвязью.
Первыми располагают заголовки дел с организационно-учредительной документацией: устав, учредительный договор, положение об отделах (структурных подразделениях) и органах управления организации, положения об отдельных видах деятельности (поло-жение о коммерческой тайне, положение о маркетинговой деятельности и т.д.), штат-ное расписание и другие;
Затем – с планово-отчетной;
Затем – с распорядительной документацией;
Затем – заголовки дел с документами, относящимися к выполнению вопросов основной деятельности (докладные записки, справки, переписка);
Следом – заголовки дел с документами, относящимися к проверкам выполнения основ-ной деятельности и т.д.
Внутри каждого выделенного комплекса документов:
Вначале систематизируют документы вышестоящих организаций;
Затем дела с организационно-распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.;
В последнюю очередь - справочно-информационные документы (переписка, докладные записки и т.д.).
В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2 –3 свободных (резервных) но-мера для заведения ранее не предусмотренных дел.
В первой графе (индекс дела) проставляется индекс (номер) каждого дела, включен-ного в номенклатуру, который закрепляется навсегда. Индексы дел обозначаются араб-скими цифрами.
Индекс (номер) конкретного дела состоит из:
Условного обозначения (индекса) структурного подразделения,
Порядкового номера дела в пределах отдела или организации.
Например: 04-07.
07 - порядковый номер дела в номенклатуре.
Индекс дела 04-07 означает, что указанное дело включено седьмым по порядку в номенклатуру дел структурного подразделения, имеющее номер 04.
Этот же индекс проставляется на обложке, и на корешке дела.
Во второй графе (заголовок дела, тома, части) указываются заголовки дел.
По заголовку дела идет поиск необходимого документа. Заголовки дел должны пол-ностью раскрывать состав и содержание документов, включенных в дело, то есть указы-вать, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу.
Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
Название вида документов (приказы, акты, протоколы и т.д.);
Корреспондент (название организации, от которой получены документы);
Вопрос или краткое содержание документов дела;
Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
Даты (период), к которым относятся документы дела;
Указание на копийность документов.
Это максимальный набор элементов, который нужен не всегда.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в дело. Например, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Название документа в заголовке может быть в единственном числе ("Журнал учета выдачи дипломов"), может быть и во множественном числе ("Приказы директора по ос-новной деятельности").
При наличии в деле документов нескольких видов они перечисляются в заголовке. Например: "Распорядительные документы и инструктивные письма вышестоящих орга-низаций по вопросам работы с кадрами".
Если в деле объединены различные виды документов (более 2 - 3) по одному вопро-су, не связанные последовательностью делопроизводства, то в заголовке употребляется термин «ДОКУМЕНТЫ». Далее указывается содержание вопроса, которому посвящены документы, в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.
Например: "Документы о представлении к награждению и присвоению званий (справки, представления, докладные записки, и др.)"
Термин «ДОКУМЕНТЫ» может использоваться в заголовках дел, содержащих при-ложения к другим документам.
Например: “Документы к приказам по личному составу (заявления, докладные за-писки, справки и др.)”.
Термин «ДЕЛО» употребляется в заголовках судебных, следственных, арбитражных и личных дел, содержащих документы, связанных последовательностью делопроизводст-ва по одному конкретному вопросу.
Например: “Личное дело Иванова Петра Сидоровича”.
В заголовке, который начинается со слова «ПЕРЕПИСКА», уточняется, с кем она ведется и по каким вопросам.
Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название.
Например: «Переписка с фирмой «Консул» о поставке строительных материалов».
Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, их названия в заголовке дела даются обобщенно как видовое название корреспондента.
Например: «Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и исполь-зовании тары».
Если переписка ведется с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то в заголовок дела корреспонденты не выносятся, а указывается лишь вопрос.
Например: «Переписка об организации повышения квалификации работников».
В заголовке дел, содержащих ПЛАНОВУЮ или ОТЧЕТНУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ, указывается период (год, месяц, квартал).
Например: «Годовой отчет о выполнении планов по труду и зарплате».
В заголовках дел с РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ, а также с ПРО-ТОКОЛАМИ, после указания вида документа (во множественном числе) указывают авто-ра. Например: «Протоколы заседаний Квалификационной комиссии» за 2001 г.».
Если дело в нескольких томах, то в законченных делопроизводством делах вместо года указывают крайние даты, то есть дату первого и дату последнего документа. Напри-мер: «Приказы по личному составу. Том 1. 13 января – 30 июня 2002 г.».
В заголовках дел при необходимости дается указание на копийность документов. Например: «Положение о персонале. Копия».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются пере-ходящими, они вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же ин-дексом.
К заголовкам дел для группировки электронных документов применяются общие требования. Только в графе «примечания» в номенклатуре дел следует указать вид носи-теля и место его хранения.
Третья графа (количество дел, томов, частей) заполняется в конце года, так как может оказаться, что под одним заголовком будет заведено не одно, а несколько дел - то-мов, (объем дела не должен превышать 250 листов).
В четвертой графе (срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню) проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи согласно типовому или ведомственному перечню документов. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечания» нужно указать их названия.
Основным перечнем является «Перечень типовых управленческих документов, об-разующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000).
Но данный перечень не охватывает полный состав документов, образующихся во всех отраслях (ведомствах) страны. Поэтому в ряде отраслей созданы ведомственные пе-речни, которые содержат заголовки дел, отражающих все участки деятельности системы органов, входящих в данное ведомство.
При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения ус-танавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.
Кроме срока хранения, в данной графе должна проставляться ссылка на порядковый номер статьи. Например: «Постоянно, ст. 6-а.».
Пятая графа (примечания) заполняется в течение года, если нужно сделать отметки:
О заведении дел,
О переходящих делах на следующий год,
О передаче дел в другое структурное подразделение или в другую организацию,
О выделении дел к уничтожению,
О лицах, ответственных за формирование дел в структурных подразделениях и т.п.
При помещении в дело первого документа в номенклатуре дел в графе «Примеча-ния», делается отметка о заведении дела («дело заведено»). Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел.
В том случае, если организация имеет сезонный характер деятельности (театры, учебные заведения и другие), специфика ведения делопроизводства такова. Ряд отделов (канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия) формируют дела в течение календарного года, то есть с 1 января. А в других отделах делопроизводственный год начинается и оканчивает-ся в соответствии с сезонностью деятельности. Например, в школе дела учебной части формируются с 1 сентября. Это отражается в номенклатуре дел в 5 графе. В таких органи-зациях номенклатура дел на следующий год составляется в конце предыдущего сезона.
Ниже приведен пример индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но это только пример, он неполный по ряду причин. Во-первых, номенклатура дел – это достаточно объемный документ. Даже приведенный пример занимает несколько страниц, а ведь в АО «Эврика», чью номенклатуру дел мы показываем, не три, а восемь структур-ных подразделений. Во-вторых, номенклатуры дел во всех организациях разные. Конеч-но, в крупной компании с большим документооборотом и большим количеством сотруд-ников будет заведено намного больше дел, чем в организации, где работают 10 человек. Кроме того, никакими правилами не регламентируется, где именно должны храниться не-которые организационно-учредительные документы, такие как штатное расписание или должностные инструкции специалистов, - в службе ДОУ или в отделе кадров.
Составляя свою номенклатуру дел, сделайте ее такой, с какой Вам удобно будет работать!
АО «Эврика»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
А.А. Беляев
20.12.2003 № 01 25.12.2003
На 2004 год
Ин-декс дела Заголовок
(тома, части) Количество
Дел (томов,
Частей) Срок хранения
Дела, тома, части
И номера статей
По перечню Примечания
01- Служба документационного обеспечения управления
(Служба ДОУ)
01-01 Устав Акционерного общества, учреди-тельный договор 1 Постоянно,
Ст.13, 14 Типовой
Перечень
Дело заведено
01-02 Положения о структурных подразделе-ниях 1 Постоянно,
Ст.16 дело заведено
01-03 Постановления Совета Директоров по основной деятельности 1 Постоянно,
Ст.5-а дело заведено
01-04 Протоколы совещаний руководства по основной деятельности 2 Постоянно,
Ст.5-а дело заведено
01-05 Протоколы общих собраний акционеров 1 Постоянно,
Ст.5-ж дело заведено
01-06 Протоколы общих собраний сотрудников Акционерного общества 1 Постоянно,
Ст.5-д дело заведено
01-07 Распоряжения по административно-хозяйственным вопросам 1 5 лет,
Ст. 6-в дело заведено
01-08 Докладные записки сотрудников руко-водству о пропускном режиме 5 лет,
01-09 Сводная номенклатура дел Акционерно-го общества 1 Постоянно,
Ст. 67 дело заведено
01-10 Резервный номер
01-11 Резервный номер
02 – Финансовый отдел
02-01 Годовой финансовый план 1 Постоянно,
Ст. 135-а дело заведено
02-02 Квартальные финансовые планы 1 5 лет,
Ст. 135-в дело заведено
02-03 Месячные финансовые планы 3 1 год,
Ст. 135-г дело заведено
02-04 Документы о финансировании всех ви-дов деятельности структурных подраз-делений (справки, бюджетные поруче-ния, заявки и др.) 5 5 лет, ЭПК,
Ст. 113 дело заведено
02-05 Годовые сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 Постоянно,
Ст. 112-а дело заведено
02-06 Квартальные сметы административно-хозяйственных и управленческих расхо-дов, расчеты к ним 1 5 лет,
Ст. 112-б дело заведено
02-07 Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления 5 лет,
02-08 Годовой отчет АО об основной деятель-ности 1 Постоянно,
Ст. 114-б дело заведено
02-09 Квартальные отчеты об основной дея-тельности 1 5 лет,
Ст. 114-в дело заведено
02-10 Документы о соблюдении финансовой дисциплины (акты, докладные записки, обоснования и др.) 1 5 лет,
Ст. 118 дело заведено
02-11 Документы об открытии, оплате теку-щих и расчетных счетов (положения, карточки, переписка) 1 5 лет,
Ст. 121 дело заведено
02-12 Резервный номер
02-13 Резервный номер
03 – Служба персонала
03-01 Распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций по вопро-сам работы с кадрами 2 До минования надобности,
Ст. 1 «б»
Дело заведено
03-02 Должностные инструкции работников 1 Постоянно,
Ст. 35 «а» переходящее
03-03 Приказы по личному составу 1 75 лет ЭПК,
Ст. 6 «б» дело заведено
03-04 Журнал учета приказов по личному со-ставу (прием, перевод, увольнение, по-ощрение) 1 75 лет,
Ст.358-а дело заведено
03-05 Утвержденное штатное расписание и из-менения к нему 1 Постоянно,
Ст. 32 "а" дело заведено
03-06 Табель учета рабочего времени 1 1 год,
Ст. 281 дело заведено
03-07 Графики предоставления отпусков 1 1 год,
Ст. 356 дело заведено
03-08 Приказы о предоставлении отпусков, ко-мандировании и взысканиях 1 5 лет,
Ст. 6-в дело заведено
03-09 Журнал учета приказов об отпусках, ко-мандировках и взысканиях 1 3 года,
Ст. 358-г дело заведено
03-10 Основания к приказам по личному соста-ву 3 5 лет,
Ст. 343 дело заведено
03-11 Личные дела работников 10 75 лег ЭК,
Ст. 337 «6» переходящее дело
03-12 Журнал учета личных дел 1 75 лет,
Ст. 358-д переходящее
03-13 Личные карточки работников (форма № Т-2) 1 75 лет ЭК,
Ст. 339 переходящее
03-14 Журнал учета личных карточек 1 75 лет,
Ст. 358-д переходящее
03-15 Трудовые книжки работников До востребова-ния, ст. 342
03-16 Книга учета и движения выдачи трудо-вых книжек и вкладышей к ним 1 50 лет,
Ст. 358 «е» переходящее
03-17 Журнал регистрации трудовых догово-ров 1 75 лет,
Ст. 358 «д» дело заведено
03-18 Правила внутреннего трудового распо-рядка 1 1 год,
Ст. 407 После замены новыми
Переходящее
03-19 Статистический отчет по труду (форма 1-Т). Годовой. Копия 1 Постоянно,
Ст, 199 «6» Подлинник в бухгалтерии
Дело заведено
03-20 Резервный номер
03-21 Резервный номер
Руководитель Службы ДОУ М.П. Седова
Зав. архивом
И.И. Орлова
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
От 21.12.2003 № 15
В приведенном примере порядковый номер дела указан в пределах структурного подразделения, то есть нумерация дел финансового отдела начинается с номера 01. При составлении сводной номенклатуры дел возможно продолжение нумерации дел. В этом случае первое дело финансового отдела будет иметь номер 02-13, так как номенклатура дел службы ДОУ заканчивается делом номер 01-11. Номера дел с 02-12 до 02-24 – это де-ла финансового отдела, а дела службы персонала (03) начинаются с номера 03-25.
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хра-нения.
Итоговая запись составляется по следующей форме:
По срокам хранения Всего В том числе:
Переходящих с отметкой "ЭПК"
Постоянно
Временно (свыше 10 лет)
Временно (до 10 лет включительно)
Наименование должности
Руководителя службы ДОУ
Подпись
Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив.
Наименование должности
Передавшего сведения
Подпись
Расшифровка подписи
Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:
Определение круга документов для включения в номенклатуру;
Составление заголовков (наименований) дел;
Разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка
расположения дел;
Определение сроков хранения дел;
Определение системы индексации и установление индексов дел;
Оформление и удостоверение номенклатуры дел.
Определение круга документов для включения в номенклатуру.
Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации – При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.
В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.
В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела).
Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.
По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).
Составление заголовков дел
Это самая сложная часть работы при составление номенклатуры дел.
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.
Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи.
1. размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов,
2 .затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения),
3 .распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов.
Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности.
Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы ,
затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный.
В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.
Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.
Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом “наименование должности руководителя службы ДОУ”.
Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.
В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.
Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.
Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.
Общие требования к составлению номенклатуры дел
Общие требования к номенклатуре дел:
охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Обязательные реквизиты документа «Номенклатура дел»:
визы согласования;
печать утверждающего органа.
наименование организации (учреждения) (06);
наименование вида документа;
гриф утверждения;
текст документа;
Подпись документа «Номенклатура дел»:
ответственным лицом по делопроизводству.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке формата А4.
Для оформления номенклатуры дел целесообразно иметь трафаретные заголовки, в которых постоянная информация отпечатана типографским способом.
При составлении номенклатуры дел используют:
Устав, Положение об учреждении, фирме, организации; планы;
отчеты о работе;
штатное расписание;
действующие перечни документов;
классификаторы;
номенклатуры дел за прошлые годы;
список структурных подразделений;
список корреспондентов;
список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);
справочник картотеки.
Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф
В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.
Пример : 02-01, 02-02, 02-03 и так далее, где
02 – обозначение структурного подразделения,
01,02,03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело “Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии” в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.
В графе 2 «Заголовок дела» указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.
Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.
Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 300 листов). Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.
В графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню» указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о не заведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.
Номенклатура дел организации - образец ее заполнения вы найдете в этой статье - оформляется в обязательном порядке, если документация такого предприятия используется для комплектации госархивов. Остальные предприятия могут ежегодно утверждать номенклатуру дел для их систематизации, улучшения контроля за соблюдением сроков хранения документов и правильностью ведения документооборота.
Когда составляется номенклатура дел на 2018 год
Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.
Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).
Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел. Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.
Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.
Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.
О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?» .
Кто занимается составлением номенклатуры дел
Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам. Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.
Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.
Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация.
Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.
Порядок утверждения номенклатуры
Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:
- завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
- подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
- согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.
Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:
- проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
- изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.
НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.
О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?» .
Как оформлять заголовки дел
Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим.
Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные. Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией.
В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела. Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».
Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы». К примеру, «Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды».
Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.
Где взять образец номенклатуры дел
Каждое предприятие может сформировать индивидуальную НДО, разработав ее совершенно самостоятельно или взяв за основу примерную. В последнем случае структура исходного документа может меняться путем исключения/дополнения разделов, создания подразделов и иных манипуляций.
Для того чтобы быстро сформировать индивидуальную НДО, кроме методических рекомендаций (примерная номенклатура) может понадобиться еще и заполненный образец этого регистра. На нашем сайте вы сможете скачать образец НДО.
Итоги
Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать. Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.
Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство.
Номенклатура дел -- это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, перечня документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой -- обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй -- используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий -- находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый -- в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (см. пункт 5 работы) и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела. Присвоение номеров (индексов) делам осуществляется на основе направленности документов, объединенных в конкретное дело. В начале нумерации (индексации) следует, как правило, наиболее важные дела, затем - второстепенные. В номенклатуре дел включаются все дела организации, а так же журналы регистрации документов (книг учета).
Делопроизводственный индекс дела должен включать:
- - индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
- - порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что:
- - заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
- - заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
- - заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы», не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка образует следующие элементы:
- - название вида (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы решения и т.д.);
- - название предприятия или его структурного подразделения;
Адресат или корреспондент документа;
- - краткое содержание документов дела;
- - название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
- - даты (период), к которым относятся документы дела;
- - указание на копийность документов.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце заголовка. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 2002 год».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес - Банком по вопросам бухгалтерского учета и финансовой деятельности».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указываются их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.
В наименованиях дел, содержащих организационно - распорядительные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, несвязанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
Дела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о не заведении дел, о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом разделе резервные номера дел, которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года на предприятии.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного хранения.
Номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается заместителем руководителя организации по управлению.
Номенклатура дел составляется, как правило, в трех экземплярах, первый из которых храниться в деле, второй - в месте хранения дел, третий - в архиве организации.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен на рис. 1
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Должность руководителя
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ _________________
Подпись Инициалы, фамилия
____________ _____________ _____________________________
Дата Регист. номер Дата
На _______________ год
01-01 (Указывается заголовок (Указывается срок
дела) хранения)
_____________________________________________________________
Наименование структурного подразделения организации
- 02-01
- 02-02 и т.д.
_____________________________________________________________
Должность руководителя,
отвечающего за составление
номенклатуры дел Подпись Инициалы, фамилия
Рисунок 1. Образец оформления номенклатуры дел