Административный регламент по исполнению государственной функции по согласованию приобретения акций (долей) в уставном капитале коммерческих организаций, получения в собственность или пользование основных производственных средств или нематериальных актив..

Если стандартная планировка квартиры не соответствует вашим представлениям об идеальном жилье, то единственной возможностью исправить ситуацию является перепланировка.

С одной стороны – это не самая простая процедура, но с другой – она помогает более рационально использовать внутреннее пространство квартиры, сделать жилье более комфортным, изменив надоевший фон, и особенным, не похожим ни на какое другое.

Однако некоторые владельцы заветных метров, ничего не зная о существовании административного регламента согласования перепланировки, до сих пор убеждены, что этот процесс не имеет никакого установленного порядка, а, значит, капитальный ремонт в квартире можно делать, как заблагорассудится.

И сильно ошибаются, поскольку любое игнорирование регламента согласования переустройства и перепланировки жилого помещения чревато серьезными проблемами .

Как показывает практика, при самовольном изменении технических параметров квартиры без учета регламента согласования переустройства и перепланировки жилого помещения от собственника потребуется, как минимум, узаконить выполненные без разрешения работы.

А, как максимум, придется за свой личный счет переделывать весь ремонт заново, если в процессе перепланировки были нарушены санитарные и строительные нормы. Причем из-за незнания собственниками всех пунктов действующего жилищного законодательства РФ, коих великое множество, этот вариант развития событий является наиболее распространенным.

О том, как Мосжилинспекция может узнать о незаконной перепланировке в квартире и призвать собственника к ответственности читайте .

Как мы уже упоминали выше, существует установленный регламент о согласовании переустройства и перепланировки жилья, которому нужно следовать неукоснительно, чтобы перепланировка была одобрена государственными органами и была признана законной.

В настоящий момент согласование перепланировок в столице России регламентируется :

Жилищным кодексом РФ (глава 4);
Законом г. Москвы «Основы жилищной политики города Москвы» (статья 15);
Постановлением Правительства Москвы № 508-ПП в редакции №840-ПП.

В этих нормативно-правовых актах прописано, какие виды работ можно проводить в процессе перепланировки, а какие нельзя. А также указаны порядок оформления документов и регламентные сроки согласования перепланировки.

Но прежде чем приступить к рассмотрению административного регламента согласования перепланировки, давайте перечислим мероприятия, которые изменяют технические параметры квартиры и поэтому требуют получения предварительного разрешения.

Итак, перепланировкой являются :

снос и возведение межкомнатных перегородок;
изменение конструкции полов;
устройство новых оконных и дверных проемов или расширение уже имеющихся;
увеличение площади комнат за счет нежилых помещений;
объединение или разъединение туалета и ванной комнаты;
замена или перенос инженерного оборудования;
устройство новых мокрых зон – санузлов и кухонь.

Регламент согласования перепланировки квартиры

В Москве согласованием перепланировок в многоквартирных домах занимается жилищная инспекция, имеющая свои отделения во всех административных округах города. В Подмосковье эти задачи решают структурные подразделения городских администраций.

Только эти инстанции имеют законное право выносить решение о разрешении либо отказе в проведении перепланировки.

Перед тем, как приступить к оформлению перепланировки, нужно убедиться, что правоустанавливающие документы на жилое помещение (свидетельство о государственной регистрации права собственности или договор социального найма) есть в наличии, поскольку они входят в обязательный перечень бумаг, предъявляемых госорганам для получения разрешения на перепланировку.

Если перепланировка жилья задумана в новостройке, а владельцы еще не получили свидетельства о праве собственности, то можно обойтись договором долевого участия и актом приема-передачи квартиры .

Затем потребуется обратиться в территориальный отдел БТИ для получения документа, без которого не обходится ни одна перепланировка, – технического паспорта квартиры. Он потребуется проектировщикам, которые будут готовить проект перепланировки, а Мосжилинспекция по нему проведет оценку запланированных мероприятий по изменению конфигурации помещений.

Образец технического паспорта квартиры, выдаваемого в БТИ:

Приступать к разработке проектной документации можно сразу после того, как документы БТИ будут получены. Такие услуги оказывают лицензированные проектные организации. Они могут быть как государственные, так и частные.

Как это не покажется странным, но услуги частных проектных бюро обходятся значительно дешевле, чем государственных проектных институтов, таких как ОАО МНИИТЭП , ГУП МосжилНИИпроект , Моспроект и т.д.

Выбранная вами проектная организация с учетом актуальных строительных норм и правил подготовит техническое заключение о возможности перепланировки и проект с планами, отражающими все планируемые изменения в конфигурации помещений квартиры.

При устройстве дверного проема в несущей стене техническое заключение оформляет только автор проекта дома . Если несущие конструкции остаются в проектном состоянии, то ТЗ на перепланировку может разработать любая проектная организация с членством СРО и свидетельством о допуске к таким работам.

Образец технического заключения от ГУП МосжилНИИпроект:

После того, как проект перепланировки будет готов, его следует согласовать. Для этого перечисленные документы вместе с проектом и заявлением на перепланировку передаются через «единое окно» районного центра «Мои документы» в Мосжилинспекцию.

Состав комплекта документов может меняться в зависимости от сложности и характера проводимых ремонтно-строительных работ и формы собственности на жилое помещение.

Все подробности о документах для согласования по этой ссылке

После изучения всех бумаг от собственника, переданных на рассмотрение, Мосжилинспекция принимает одно из двух решений :

Выдать разрешение на перепланировку .
Отказать в проведении перепланировки .

Это решение, зафиксированное на официальном бланке жилищной инспекции г. Москвы, через центр госуслуг «Мои документы» передается собственнику или его представителю.

Разрешение на перепланировку квартиры в Москве и отказ от Мосжилинспекции:

Только после получения разрешения на проведение перепланировки можно приступать к ремонту квартиры. На этом этапе обязательным условием является выполнение только тех работ, которые предусмотрены утвержденным в жилищной инспекции проектом перепланировки. В ином случае при приемке ремонтных работ инспектором Мосжилинспекции могут возникнуть проблемы.

Согласно административному регламенту согласования перепланировки после того, как ремонтные работы выполнены, нужно получить акт приемочной комиссии о завершении перепланировки. Для этого в квартиру приглашается инспектор Мосжилинспекции, который сверит заявленную и фактическую перепланировки. То есть сравнит реальные изменения в планировке квартиры с теми, что были предусмотрены проектной документацией, которую ранее согласовали.

Если никаких отклонений не обнаружено, оформляется акт о завершенной перепланировке , на основании которого впоследствии будут внесены соответствующие изменения в планы БТИ.

После оформления в БТИ нового технического паспорта квартиры перепланировка считается завершенной.

Также отметим, что регламент согласования перепланировки нежилого помещения во многом схож с тем, что мы описали в данной статье, но также имеет и свои особенности.

Если перепланировка проводится в нежилых помещениях жилого многоквартирного дома, то согласовывать ее нужно с Мосжилинспекцией. Перепланировка нежилых площадей в отдельно стоящем здании согласуется с БТИ.

При затрагивании фасадных стен здания понадобится заключение главного архитектурно-планировочного управления (ГлавАПУ). Кроме того, проект перепланировки возможно придется согласовывать с Роспотребнадзором, Москомнаследием, МЧС, Москомархитектурой и т.д.

Наша компания предлагает услуги по разработке проектной документации для проведения перепланировки и помогает с ее согласованием во всех заинтересованных государственных инстанциях согласно регламенту .

Если вы решили делать перепланировку, мы можем вам помочь. Наша работа состоит из нескольких этапов :

1. Бесплатная консультация от наших сотрудников . Для ее получения нужно обратиться к нам наиболее удобным для вас способом:

Онлайн-консультация .
Звонок по телефону.
Письмо на электронную почту.

Установив контакт с нашим сотрудником, вы сообщаете ему исходную информацию о планируемых изменениях в квартире – мы оцениваем возможность проведения ремонта с точки зрения принятого регламента согласования перепланировки и действующего жилищного законодательства, вносим свои предложения, даем советы, рекомендации и т.п.

2. Заключение официального договора . После того, как определен окончательный вариант перепланировки, оформляется соглашение об оказании услуг нашей компанией. По желанию заказчика мы разрабатываем проектную документацию для самостоятельного согласования или оказывает весь спектр услуг (проектная документация + согласование «под ключ»).

3. Обследование квартиры (нежилого помещения) . На этом этапе наш сотрудник выезжает непосредственно на объект, где составляет план обмеров и собирает исходную информацию для разработки технического заключения на перепланировку.

4. Разработка проекта перепланировки и сбор документов для согласования .

5. Получение документов от Мосжилинспекции, разрешающих проводить перепланировку.

6. Окончание ремонта и оформление акта о завершенной перепланировке.

7. Внесение изменений в документы БТИ и передача заказчику нового технического паспорта на помещение.

12 ноября 2010 г. 17:16

Иритикова В.С. , заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования - повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование - не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования - совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов - прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования - время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения - безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений - не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа .

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Но подразделения - участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором .

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это - подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям .

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования , т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней - не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

А иные подразделения , участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

● потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;

● не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);

● продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;

● не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);

● не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;

● направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов - параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике - самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем - параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора .

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней , соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

● обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;

● обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;

● договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;

● пояснения к «схемам» договоров и сделок;

● материалы проведенных тендеров / конкурсов;

● выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий , рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

● оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и

● проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;

● после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации . Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента - личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

● сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);

● информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота - за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);

● анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования - повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Пример 1

Свернуть Показать

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Свернуть Показать

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Роли подразделений

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям .

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Условия успешной реализации процедуры согласования

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Пример 4

Свернуть Показать

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Алгоритм и способы согласования

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Сроки согласования

Схемы и маршруты согласования

Пример 5

Свернуть Показать

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
пояснения к «схемам» договоров и сделок;
материалы проведенных тендеров / конкурсов;
выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

Оформление результатов согласования

оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации . Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Утвержден Приказом
ООО «___________________»
№ _____ от "___"_______ 20__ г.

РЕГЛАМЕНТ
подготовки, заключения, учета, хранения
и контроля за исполнением договоров

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент разработан для установления единого порядка подготовки, заключения, учета, в ООО «_____________________» (далее именуется "Организация") и обязателен для исполнения всеми сотрудниками Организации.
1.2. Ответственность за соблюдение установленных Регламентом правил в подразделениях Организации возлагается на руководителей структурных подразделений ООО «_____________________________».
1.3. Непосредственное исполнение предписаний Регламента в структурных подразделениях осуществляется сотрудниками этих подразделений.

2. ПОДГОТОВКА, ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРОВ

2.1. Инициирование заключения договоров, проведение переговоров о заключении договоров, определение условий договоров, оформление договоров, контроль за исполнением договоров осуществляют структурные подразделения в соответствии с распределением сфер ответственности, предусмотренным настоящим Регламентом.
2.2. Распределение сфер ответственности между структурными подразделениями по выполнению предписаний, предусмотренных пунктом 2.1. Регламента:
2.2.1. Отдел ____________: договоры__________________________________ , в которых ООО «_______________________» выступает в качестве продавца (покупателя) продукции;
2.2.2. Отдел _______________: договоры _________________________________
____________________________________________________________________
2.2.3. Бухгалтерия: договоры, обеспечивающие текущую финансовую и хозяйственную деятельность Организации (договоры банковского счета, кредитные соглашения, договоры займа, договоры купли - продажи канцелярских принадлежностей, оргтехники, мебели, ГСМ, аренды автомобилей для обеспечения деятельности сотрудников организации и т.д.).
2.3. Договоры необходимые для установления правоотношений с контрагентами Организации заключаются в соответствии с типовыми формами договоров, утвержденными приказами по организации.
2.4. В случае отсутствия типовой формы договора, для оформления правоотношений в индивидуальном (нетипичном) случае, разрабатывается индивидуальный договор подразделением, к сфере ответственности которого относится указанный договор, совместно с юристом Организации (при его отсутствии – с заместителем директора). Подписание указанного индивидуального договора осуществляется после его визирования юристом Организации.
2.5. В случае проведения переговоров о заключении договора по форме, предложенной контрагентом ООО «______________________», указанный договор проходит правовую экспертизу на предмет соблюдения интересов ООО «___________________________________». Подписание указанного договора осуществляется после его визирования юристом Организации.
2.6. Вновь заключаемые договора между Организацией и контрагентами имеют следующий порядок прохождения согласований:
- проект договора поступает к коммерческому директору (зам. директора), который проверяет указанные в договоре условия поставки, сроки расчетов за продукцию, количество дней отсрочки платежей, цены и номенклатуру поставляемой продукции и другие условия работы с контрагентом (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает к главному бухгалтеру, который проверяет достоверность и полноту указанных в договоре реквизитов, порядок расчетов с контрагентом, наличие расчетов и просроченной задолженности по предыдущей работе с данным контрагентом (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает к юристу Организации, который проверяет соответствие заключаемого договора нормам гражданского права (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает к руководителю структурного подразделения, которые проверяют полноту и достоверность указанных в договоре условий работы с контрагентом и вносят свои предложения в текст договора (срок – в течение 1 дня),
- проект договора поступает (повторно) к юристу Организации для внесения дополнений и изменений, в текст договора или оформление этих дополнений и изменений в виде Дополнительного соглашения к договору, Приложение № 1 (срок – 2 дня).
- проект договора поступает на подпись к директору Организации. При необходимости директор имеет право вернуть договор для доработки конкретному сотруднику Организации.
2.7. Договор считается согласованным после его визирования указанными в п. 2.6. сотрудниками Организации с указанием должности, ф.и.о. сотрудника, его подписи и даты согласования и замечаний в Листе согласования, хранящегося впоследствии вместе с подписанным договором в Организации, Приложение № 2.
2.8. Контроль за подписанием договоров, дополнительных соглашений к ним уполномоченными лицами контрагентов ООО «__________________________» и получением от них оригиналов договоров, контроль за изменением статусного состояния договоров осуществляет ответственный сотрудник Организации.
2.9. Договора в рамках настоящего Регламента могут иметь следующее статусное состояние:
- договор передан на подписание контрагенту;
- договор подписан контрагентом и передан в оригинале на хранение юристу ООО «_____________________________________________»
- договор расторгнут и находится на хранении у юриста;
- договор расторгнут и уничтожен.
2.10. До заключения договора с новым контрагентом, проводится проверка его надежности и платежеспособности:
- факта государственной регистрации его в качестве юридического лица, индивидуального предпринимателя;
- учредительных документов;
- полномочия единоличного исполнительного органа;
- финансового состояния и результатов финансово-хозяйственной деятельности;
- деловая репутация организации, индивидуального предпринимателя;
- деловая репутация руководителей организации;
- отсутствие (наличие) процедуры банкротства, ликвидации в добровольном порядке;
- наличие судебных споров, задолженности по платежам в бюджет, которые могут повлиять на исполнение обязательств перед ООО «________________________»;
2.11. Проверка по фактам и обстоятельствам, указанным в пункте 2.10. Регламента проводится специалистом по безопасности по заявкам ответственных сотрудников структурных подразделений, инициирующих заключение договора. По результатом проверки специалист по безопасности делает заключение о возможности или невозможности заключения договора с данным контрагентом.
2.12. Сотрудник Организации, привлекающий контрагента для сотрудничества на условиях отсрочки платежа, обязан:
предупредить представителя контрагента о необходимости проведения проверки для выяснения обстоятельств, указанных в пункте 2.10. Регламента;
затребовать у потенциального контрагента документы в соответствии с Перечнем к Регламенту, Приложение № 3;
передать полученную информацию и документы специалисту по безопасности для дальнейшей проверки.
2.13. Мониторинг контрагентов, с которыми заключены и действуют договоры, для проверки фактов и обстоятельств, указанных в пункте 2.10. Регламента возлагается на руководство постоянно и специалиста по безопасности с периодичностью один раз в месяц.
В случае получения негативной информации о контрагенте по результатам мониторинга, руководитель структурного подразделения обязан сообщить об этом заместителю директора (коммерческому директору) Организации для рассмотрения вопроса о возможности сохранения или прекращения правоотношений по действующему договору.
2.14. По договорам поставки, в которых ООО «__________________________» выступает в качестве поставщика с обязательством по доставке товара к месту нахождения покупателя, заказы (заявки) в рамках указанных договоров принимаются только в письменном виде (допускается передача по факсимильной связи или по электронной почте).

3. УЧЕТ, НУМЕРАЦИЯ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОГОВОРОВ, ДОПОЛНЕНИЙ И ПРИЛОЖЕНИЙ К НИМ

3.1. Подписанный директором Организации договор подлежит регистрации, которая ведется в программе 1С:Бухгалтерия.
3.2. Нумерация договоров осуществляется в следующем порядке:
3.2.1. Номер договора состоит из _____________________.
3.2.2. Буквы номера договора означает местонахождение структурного подразделения Организации, в сферу ответственности которого входит заключение договора в соответствии с настоящим Регламентом.
3.2.3. Цифры номера договора означают порядковый номер договора при его регистрации. Через дробь указывается количество дней отсрочки платежа.
3.3. Ответственность за регистрацию договоров и присвоение им порядковых номеров возлагается на бухгалтерию Организации.
3.5. Учет, нумерацию, регистрацию заявок (заказов), оформляемых в рамках заключенных ранее договоров, осуществляют соответствующие структурные подразделения.

4. ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

4.1. После подписания договора контрагентом в соответствии с предписаниями настоящего Регламента, сотрудник Организации, осуществляющий контроль за подписанием договора контрагентом, передает оригинал договора вместе с копиями документов, указанных в Приложении № 1 для учета изменения статусного состояния и дальнейшего его хранение юристу Организации.
4.2. Юрист Организации ведет учет переданных ему на хранение оригиналов договоров в книге учета договоров.
4.3. Книга учета переданных на хранение договоров сшивается и скрепляется подписью директора (заместителя директора) и печатью Организации и должна содержать информацию:
-номер договора;
-название договора;
-наименование контрагента Организации;
-Ф.И.О. лица, сдавшего договор на хранение, его подпись;
-Ф.И.О. лица принявшего договор на хранение, его подпись;
-раздел – примечания.

5. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРОВ

5.1. Ответственность за организацию договорной работы в ООО «______________________________» возлагается на _________________(должность) .
5.2. Ответственность за организацию контроля исполнения обязательств по заключенным договорам возлагается на руководителей других структурных подразделений ООО «_____________________________» в соответствии с распределением сфер ответственности, предусмотренных Регламентом.
5.3. Руководители структурных подразделений несут персональную дисциплинарную, а в случае причинения материального ущерба Организации, и материальную ответственность за выдачу разрешения на отгрузке продукции контрагентам, превысившим установленный кредитный лимит, нарушившим сроки оплаты за отгруженную продукцию.
5.3. Непосредственный контроль за исполнением обязательств по договорам, в том числе, возникающих на основании заказов (заявок), осуществляют руководители структурных подразделений.
Кроме того, руководители структурных подразделений обязаны в течение всего срока отсрочки платежа проверять поступление денежных средств от контрагентов за поставленную продукцию.
5.4. Персональная ответственность за соблюдением сроков отгрузки, номенклатуры отгружаемой продукции, своевременным поступлением денежных средств от контрагентов при отгрузках на условиях отсрочки платежа возлагается на руководителей структурных подразделений.
Кроме того, руководители структурных подразделений материальную ответственность за причинение материального ущерба Организации в случае несвоевременного поступления денежных средств от контрагентов.
5.5. При возникновении просроченной задолженности по контрагентам, руководители структурных подразделений обязаны срочно принять меры по ее ликвидации в __ дневный срок.
5.6. В случае невозможности ликвидировать просроченную задолженность по контрагентам собственными силами, руководители структурных подразделений сообщают об этом юристу, который обязан оказать практическую помощь руководителям структурных подразделений, в том числе с выездом к должникам, по ликвидации просроченной задолженности в ___ дневный срок.
5.7. При невозможности ликвидировать просроченную задолженность своими силами, руководители структурных подразделений сообщают о наличии просроченной задолженности юристу Организации, который принимает достаточные меры по ликвидации такой задолженности.
5.8. Если просроченная задолженность контрагентов переходит в разряд проблемной и ликвидировать ее собственными силами не удается, материалы по задолженности (копии договоров, акты сверки, копии накладных на отгруженную продукцию и другие бухгалтерские документы) передаются руководителями структурных подразделений юристу Организации для подготовки исковых заявлений и обращения в Арбитражный суд о взыскании с контрагентов просроченной задолженности и процентов за пользование чужими денежными средствами.

Приложение № 1

хранения и контроля за исполнением договоров

Протокол разногласий

к договору поставки
№ ______ от «___»________ 20__г.

г. _______________ «___» _________ 20__г.

ООО «_____________________________» рассмотрело предоставленный ООО «________________» проект договора на поставку продукции, и предлагает изложить отдельные пункты договора в следующей редакции:

Продавец:
ООО «______________________»

Директор________________ Ф.И.О.

Покупатель:
ООО «______________________»
Директор _______________Ф.И.О.

Приложение № 2
к Регламенту подготовки, заключения, учета,

хранения и контроля за исполнением договоров

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ

Договор (вид услуг) _________________________________________________

Наименование контрагента ___________________________________________

Инициатор договора от ООО «_____________________________», его контактный телефон __________________________________________________

___________________________________________________________________

Сведения о согласовании (порядок согласования):

Приложение № 3
к Регламенту подготовки, заключения, учета,

хранения и контроля за исполнением договоров

Перечень документов,
запрашиваемых у потенциальных контрагентам по договорам

Для решения вопроса о предоставлении отсрочки платежа сторонним предприятиям необходимо запрашивать у этих предприятий ниже перечисленные документы, предусмотренные нормативными документами России (Указ Президента РФ № 305 от 8.04.1997г., Федеральный Закон РФ № 97-ФЗ от 6.05.1999г., Федеральный Закон РФ № 115-ФЗ от 7.08.2001г., статьи 447-449 Гражданского кодекса РФ) и предоставить их специалисту по безопасности для проверки предприятий на предмет возможности отгрузки продукции с отсрочкой платежа:

1. Реквизиты предприятия (карточка контрагента):
- наименование предприятия,
- юридический адрес,
- фактический адрес,
- контактные (в т.ч. сотовые) телефоны, факс,
- ОГРН, ИНН, КПП и ОКПО предприятия,
- банковские реквизиты предприятия (наименование банка, номер расчетного счета, корсчета, БИК банка),
- ф.и.о. (полностью) директора, главного бухгалтера, сотрудника предприятия (уполномоченного вести переговоры по отгрузке продукции с отсрочкой платежа),

2. Устав предприятия.
3. Учредительный договор или решение учредителя.
4. Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН).
5. Свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц, если общество зарегистрировано после 1 июля 2002 года.
6. Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года.
7. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц.
8. Письмо из органов государственной статистики.
9. Бухгалтерский баланс за последний отчетный период с отметкой Инспекции ФНС о приеме баланса.
10. Приказ (решение, протокол) о назначении (избрании) Единоличного исполнительного органа (генеральный директор, директор).
11. Копия паспорта индивидуального предпринимателя.
12. Доверенность на лицо, которому предоставлено право подписи договоров, документов на отгружаемую предприятию продукцию и копия его паспорта.
13. Копии свидетельство о праве собственности индивидуального предпринимателя на автотранспорт, недвижимость (жилое и нежилое помещения).

Копии документов, указанных в п.п. 2 - 10 должны быть заверены печатью и подписью ответственного лица данного предприятия.
Документы не должны содержать подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные неоговоренные исправления.

Примечание:
- Пункты, выделенные жирным шрифтом, обязательны для исполнения.
- При 100 % предоплате со стороны контрагента - запрашивается только карточка контрагента.
- При отсрочке платежа - запрашивается полный пакет документов, согласно приложения № 3.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2011, N 4

ПРАВО ПОДПИСИ ДОКУМЕНТОВ

В процедуре подготовки документа подписание имеет особое значение. На практике при подписании документов нередко возникают ситуации, касающиеся права подписи, делегирования этого права другим должностным лицам и др.

В большинстве случаев подпись на документе придает ему юридическую силу (исключение составляют документы, получающие юридическую силу после их утверждения, - правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание, некоторые акты и др.). Порядок оформления подписи на документах установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" . Стандарт содержит положения, затрагивающие вопросы внешнего оформления подписи.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

На чем издан документ

При оформлении подписи на документе имеет значение, на бланке издается документ или нет.

Если документ оформлен на бланке, в состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ (наименование организации представлено на бланке), его подпись (роспись), инициалы и фамилия (расшифровка подписи), например:

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Руководитель

Федерального

медико-биологического

агентства Личная подпись В. В. Уйба

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

При этом необходимо иметь в виду, что на должностном бланке право подписывать документ имеет только должностное лицо, указанное в реквизитах бланка, или лицо, исполняющее обязанности временно отсутствующего должностного лица (отпуск, болезнь, командировка).

При подписании документа на должностном бланке лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляют следующим образом:

И. о. руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Аналогичным образом оформляется подпись и в случае, если лицо, исполняющее обязанности руководителя, подписывает документ на бланке организации.

"И. о." - это с точки зрения русского языка графическое сокращение, т. е. сокращение, применяемое только в письменной речи, словосочетание при чтении произносится полностью. При оформлении подписи необязательно использовать графическое сокращение "И. о.", допустимо указывать должность полностью :

Исполняющий обязанности

руководителя Личная подпись В. В. Уйба

Основание для права подписи

Назначение должностного лица исполняющим обязанности оформляется приказом руководителя (приложение N 1). В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя.

Право подписывать документы, как правило, имеют руководитель организации и иные уполномоченные им лица. Право руководителя издавать организационно-распорядительные документы закрепляются в учредительных документах (уставе, положении). Это право, а также право вести переписку могут быть делегированы руководителем другим должностным лицам. Оформляется это приказом о распределении обязанностей (о делегировании полномочий) (приложение N 2) или доверенностью на выполнение определенных действий от имени организации.

Если право подписывать документы предоставлено заместителям руководителя или руководителям структурных подразделений, они подписывают документ с указанием своей должности, например:

Заместитель руководителя Личная подпись Е. Ю. Хавкина

Начальник

Право совершать сделки и, соответственно, подписывать договоры может быть предоставлено должностному лицу на основании доверенности, выданной руководителем организации. Порядок оформления доверенностей установлен ГК РФ (ст. ст. 182 - 189).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати данной организации.

Если руководителям структурных подразделений предоставляется право подписывать документы, для издания документов могут использоваться как бланки структурных подразделений, так и бланки документов организации. Решение о видах бланков, используемых в организации, принимает руководитель организации.

Документ может подписываться несколькими должностными лицами, например руководителем организации и главным бухгалтером. В такой ситуации подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Руководитель Личная подпись В. В. Уйба

Главный бухгалтер Личная подпись В. Ю. Зюлькова

Таким же образом, но с указанием наименования организации подписываются документы, издаваемые совместно руководителями двух организаций (совместное постановление, совместный приказ), а также договоры (гражданско-правовые и трудовые), дополнения к гражданско-правовым договорам, соглашения об изменении (дополнении) трудового договора, протоколы в системе договорной документации (протокол разногласий, протокол согласования разногласий и др.). При оформлении совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

При оформлении договоров следует иметь в виду, что подписывает договор всегда то лицо, которое указано в преамбуле договора. Там же указывается и основание, на котором лицу принадлежит право подписи, - устав организации, доверенность.

Подписи группы лиц

Протоколы заседаний, как правило, подписываются двумя лицами - председателем заседания или председательствующим на заседании и секретарем, если нормативными правовыми актами не предусмотрен иной порядок подписания протокола. "Иной порядок" может предусматривать подписание протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа или одним лицом - председателем (председательствующим). Например, в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 28.12.2010) протоколы заседаний советов директоров (наблюдательного совета) подписываются одним лицом - председательствующим на заседании (п. 4 ст. 68), который несет ответственность за правильность составления протокола, а протоколы заседаний счетной комиссии общества - всеми членами комиссии. Всеми членами комиссии подписываются и протоколы заседаний аттестационных, конкурсных и других комиссий. В случае подписания протокола всеми членами коллегиального (совещательного) органа подписи оформляются следующим образом :

Председатель Личная подпись А. Д. Головин

Секретарь Личная подпись О. В. Килина

Члены Личная подпись А. В. Замуриев

Личная подпись П. Н. Рейзман

Акт подписывается аналогичным образом, если он отражает деятельность комиссии. Если акт составляется не комиссией, а группой лиц, проставляются подписи и фамилии лиц, составивших акт; например, в акте приема-передачи документов и дел:

Документы передал: Документы принял:

И. О. Фамилия ___________ И. О. Фамилия

(подпись) (подпись)

Подпись составителя документа

Многие документы в организациях (докладные, служебные, объяснительные записки, заявления и др.) подписывают их непосредственные составители. Если в заголовочной части документа указывается, от кого исходит документ (должность, подразделение, фамилия сотрудника), подпись включает только роспись сотрудника. Например, в заявлениях:

в заголовочной части:

Руководителю ФМБА России

В. В. Уйба

от консультанта отдела кадров

В. П. Воронова

В подписи - только личная подпись сотрудника.

Если в заголовочной части документа указывается только адресат, в подписи указывается должность с указанием подразделения; например, в докладных (служебных) записках:

Начальник

мобилизационного отдела Личная подпись А. Д. Головин

Удостоверение подлинности подписи

Подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи, заверяют оттиском печати. Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Личная подпись И. В. Соловьян

Подпись заместителя, исполняющего обязанности

Определенные проблемы возникают при оформлении подписи на документе в случае, если документ подписывает не руководитель, должность и фамилия которого указаны в документе, а иное лицо, имеющее право подписывать документ. ГОСТ Р 6.30-2003 не содержит положений, устанавливающих порядок подписания документов в подобных случаях. Нормативным документом, регулирующим данные ситуации в настоящее время, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И. о. заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

Исполняющий обязанности

заместителя министра Подпись И. О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Организации, не являющиеся федеральными органами исполнительной власти, также могут использовать данный порядок оформления подписи. Многие организации для подобных случаев применяют штампы с указанием инициалов и фамилии должностного лица, чтобы не писать фамилию от руки.

Факсимиле

Наряду с проставлением личной подписи в определенных случаях в документах может использоваться факсимиле подписи. При этом следует иметь в виду, что ГК РФ установлено следующее: "Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон".

В определенных сферах деятельности применение факсимильного воспроизведения подписи не допускается, например при оформлении первичных учетных документов. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 28.09.2010) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Таким образом, в первичных учетных документах использование факсимильного воспроизведения подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, не допускается.

В остальных случаях, если не имеется каких-либо ограничений в законодательстве или иных нормативных актах, организации самостоятельно определяют порядок использования факсимиле при подписании документов.

Электронная цифровая подпись

Законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, в частности Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (ред. от 08.11.2007), определен порядок применения электронной цифровой подписи для удостоверения электронных документов. Закон создает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

К таким условиям можно отнести:

Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

Подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Владельцем электронной цифровой подписи может быть физическое лицо, которому удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и который владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью аппаратных и (или) программных средств создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах, т. е. подписывать электронные документы.

Сертификат ключа электронной цифровой подписи выдается по заявлению физического лица удостоверяющим центром - организацией, имеющей соответствующую лицензию.

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (ред. от 27.07.2010) предусмотрено: "Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе" (п. 3 ст. 11).

Следовательно, данный Федеральный закон предусматривает возможность использования "иных аналогов собственноручной подписи" (кроме электронной цифровой подписи). В данном случае речь идет о кодах должностных лиц, которые могут применяться в корпоративных информационных системах .

Электронная цифровая подпись оформляется на документе как нижний колонтитул, от границы левого поля. Как правило, электронная цифровая подпись включает фамилию лица, подписавшего документ, номер сертификата ключа электронной цифровой подписи, дату подписания документа. В электронной цифровой подписи могут указываться и другие сведения, состав которых определяется программно-техническими средствами.

Примерный образец

Минздравсоцразвития России

(ФМБА России)

О назначении исполняющего обязанности руководителя

В связи с моим убытием в командировку

Приказываю:

1. Назначить заместителя руководителя М. Ф. Киселева исполняющим обязанности руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения.

2. Установить заместителю руководителя М. Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере 3000 руб. в месяц.

Руководитель В. В. Уйба

Примерный образец

Минздравсоцразвития России

Федеральное медико-биологическое агентство

(ФМБА России)

О распределении обязанностей между руководителями

В связи с кадровыми изменениями, произошедшими в руководстве агентства,

Приказываю:

1. Установить следующее распределение обязанностей между руководителями агентства.

За собой оставляю: общее руководство; совершенствование управления и координацию работы подразделений агентства; взаимодействие с органами власти и управления, органами судебной власти; организацию работы агентства; координацию деятельности подразделений агентства; распределение финансовых средств; вопросы управления персоналом.

Заместитель руководителя по основной деятельности - руководство отделами планирования и организации труда, финансового обеспечения, бухгалтерии.

Заместитель руководителя по административно-хозяйственной деятельности - руководство отделом материально-технического и хозяйственного обеспечения, организация работы транспорта, эксплуатация здания.

2. Заместители руководителя наделяются правом вести переписку на бланке агентства по вопросам их компетенции.

3. На период временного отсутствия заместителей руководителя вопросы исполнения их обязанностей в каждом конкретном случае решаются руководителем.

Руководитель В. В. Уйба

Библиографический список

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М.: ИПК "Издательство стандартов", 2003.

2. Янковая В. Ф. Подпись на документе // Секретарь-референт. 2007. N 5.

А. Головин

Полковник запаса,

начальник

мобилизационного отдела

Федерального медико-

биологического агентства

Подписано в печать