Смена паспортных данных в егрюл. Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника

Гражданский паспорт, как в России, так и в других странах, является главным документом человека, удостоверяющим его личность. И если гражданин Российской Федерации – генеральный директор организации, то изменение паспортных данных влечет за собой замену многих бумаг и извещение сопутствующих инстанций о смене документации. Итак, разберемся, какие изменения ждут компанию, если произошла смена паспорта генерального директора ООО.

Необходимость смены паспортных данных

Согласно российскому законодательству, смена документа, удостоверяющего личность, необходима, если:

• Заканчивается период действия паспорта при достижении возраста 25 и 45 лет.
• Человек вносит изменения в поле «отчество», «имя» или «фамилия».
• Физическое лицо меняет гражданство или пол.
• Произошло повреждение документа.
• Гражданином по каким-либо причинам был утерян паспорт.

Не заменяют документ при внесении поправок в сведения о браке, детях и месте жительства.

Смена паспорта генерального директора ООО раньше предполагала, что ему придется обратиться в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды и банки, которые обслуживают организацию. Но в 2017 году этого делать уже не нужно.

В июне 2011 года необходимость сообщать госреестру об изменениях данных в паспорте отменили (закон № 169-ФЗ). Федеральная миграционная служба (ФМС) сама подает информацию об изменениях в налоговую, где вносятся поправки в ЕРГЮЛ.

Самостоятельно оповещать налоговую инспекцию о смене паспорта не нужно – это сделает ФМС.

Однако директор оставляет за собой право лично обратиться с заявлением об изменении персональных данных в налоговую инспекцию. Это касается тех случаев, когда органы ФМС не торопятся выполнить свою работу в срок, а руководитель безотлагательно нуждается в выписке из ЕРГЮЛ. Также обратиться в налоговую инстанцию директор должен лично в случае, если в выписке нашли какое-либо несоответствие информации.

Что касается зарубежных граждан, которые ведут предпринимательскую деятельность в России, то они проводят смену документов согласно требованиям своей страны. При этом не стоит забывать оповещать налоговиков из РФ о ходе событий.

Что делать после смены паспортных данных?

Смена паспорта генерального директора ООО – процедура, ничем не отличающаяся от замены руководителя общества. Организация проходит все стадии государственной регистрации изменений. Вам необходимо:

1. Утвердить решение касательно изменений в ЕРГЮЛ и составить протокол от всех участников общества с указанием в нужной строке «изменение паспортных данных директора ООО».

Если на протяжении 3 дней после утверждения решения не будут внесены изменения в ЕРГЮЛ, директор будет обязан заплатить штраф в размере 5000 рублей.

2. Заполнить заявление по форме Р14001 .

3. Заверить свою подпись на заявлении у нотариуса, имея при себе вышеназванные бумаги.

4. По истечении 6 рабочих дней получить сертификат и справку из ЕГРЮЛ.

5. Сообщить измененные данные паспорта в банк, где организация имеет . Их занесут в базу и юридическое дело учреждения. Если руководитель изменил свою фамилию, понадобится оформить новую банковскую карту.

При получении новых документов лучше уточнить у ИФНС, нужно ли самостоятельно сообщать новые данные заинтересованным инстанциям.

После регистрации

После внесения поправок в паспортные данные директора ООО остается совершить некоторые манипуляции с документами в банке, куда нужно предоставить:

• ИНН и справку из ОГРН.
• Свидетельство ЕГРЮЛ.
• Ксерокопию нового ООО.
• Копию документа о регистрации данных действующего паспорта руководителя.

Изменение данных в паспорте перестает быть личным делом, когда это касается генерального директора ООО. Тогда об этой процедуре приходится уведомлять всех заинтересованных физических и юридических лиц. Потребуется запастись терпением, чтобы выдержать процесс переоформления.

Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо таки образец простоты и понятности, тем не менее, кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки.

В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.

Ситуация первая: смена фамилии

Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.

В принципе, для начала процедуры внесения изменений в кадровый учет, достаточно просто получить от сотрудника документы, подтверждающие изменение фамилии — новый паспорт, свидетельство о заключении брака. С этих документов нужно снять копии, и заверить их штампом (печатью) организации и подписью бухгалтера. Однако мы рекомендуем все же попросить сотрудника подписать вот такое заявление:

Мурашову Е.Д.

Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с произошедшей после заключения брака сменой фамилии (прежняя фамилия Рыкова, новая фамилия Демина) и получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои персональные данные.

Приложения:

2. Копия свидетельства о заключении брака.

Демина Р.К.

Получение такого заявления позволит качественнее организовать документооборот, поскольку документы о смене фамилии окажутся «привязанными» к данному заявлению. А значит, и через несколько лет любому открывшему личное дело (в том числе и проверяющему) будет понятно, почему в деле находятся именно эти документы, и что важно — в какой момент организации стало известно о смене фамилии сотрудницы. Кроме того, при необходимости на этом заявлении можно ставить визы и прочие отметки, если система документооборота, принятая в организации, это предполагает.

Не забудьте также сразу дать сотруднику на подпись заявление по форме АДВ-2 (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.06 № 192п). Это заявление нужно для того, чтобы начать процедуру замены страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Сделать это все равно придется, поэтому лучше оформить все заявления сразу и больше не отвлекать сотрудника.

После получения заявления, можно готовить приказ о внесении изменений в кадровую и прочую учетную документацию. Так, помимо уже названных трудового договора, трудовой книжки и личной карточки, потребуется внести изменения в лицевой счет, График отпусков, карточку по страховым взносам, карточку по . Если на сотрудника была оформлена доверенность, то ее тоже придется переделать. Кроме того, если заработная плата перечисляется на банковскую карту, оформленную работодателем, то придется инициировать процедуру замены карточки, а если фирма предоставляет работнику страховку ДМС, то и процедуру замены полиса. Соответственно, все эти моменты нужно отразить в приказе, который будет выглядеть примерно так:

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее персональных данных (фамилии и паспортных данных).

1.2. Внести в трудовую книжку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии.

1.3. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене фамилии и паспортных данных.

1.4. Внести изменения, связанные со сменой Деминой Р.К. фамилии, в Табель учета рабочего времени, График отпусков и лицевой счет.

1.5. Обеспечить учет новых персональных данных Деминой Р.К. при составлении налоговой отчетности и отчетности во внебюджетные фонды.

1.6. Оформить на Демину Р.К. новую доверенность, одновременно отозвав прежнюю (от 1 января 2019 года №14-дVIP).

1.7. Уведомить сотрудников компании, контрагентов и прочих заинтересованных лиц о том, что на Демину Р.К. оформлена новая доверенность.

1.8. Оформить документы, необходимые для замены банковской карты, выданной Деминой Р.К. в рамках зарплатного проекта.

1.9. Оформить документы, необходимые для замены полиса добровольного медицинского страхования, выданного Деминой Р.К. в рамках корпоративной программы добровольного медицинского страхования.

1.10. Уведомить Демину Р.К. о необходимости подачи заявления о замене свидетельства обязательного пенсионного страхования.

1.11. Уведомить Демину о необходимости провести замену полиса обязательного медицинского страхования.

2. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Первый» Береговскую Н.И.

Генеральный директор Е.Д. Мурашов

И уже на основании этого приказа вносятся изменения в кадровые документы. Напомним, что изменения в личную карточку, трудовую книжку и прочие кадровые документы на бумажных носителях вносятся следующим образом: одной чертой зачеркивается устаревшая информация, и сверху либо рядом (в зависимости от формы) пишется новая фамилия сотрудника и причина изменения.

А к трудовому договору подписывается следующее дополнительное соглашение:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

Город Краснодар

Общество с ограниченной ответственностью «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны,

заключили настоящее Дополнительное соглашение к действующему между Сторонами трудовому договору (от 12 июля 2018 года № 24-тд, далее — Договор):

1. В связи с изменением персональных данных Работника, по тексту Договора фамилию «Рыкова» заменить на «Демина» в соответствующих падежах.

2. В связи с изменением персональных данных Работника, преамбулу Договора изложить в следующей редакции:

«ООО «Первый», в лице Генерального директора Е.Д. Мурашова, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны, и Демина Раиса Константиновна, паспорт серии 4504 номер 765432, выдан 12 декабря 2011 года паспортным столом № 3 ФМС по г. Краснодару, проживающая по адресу: г. Краснодар, ул. Дзержинского, д. 10, корп. 2, кв. 15, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, совместно именуемые в дальнейшем Стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:».

3. Подписи Сторон:

Работник Демина

Работодатель Мурашов

Ситуация вторая: замена паспорта

Следующей ситуацией, которую мы рассмотрим в рамках сегодняшней темы, является получение сотрудником нового паспорта. Такое возможно как в экстренном порядке — при утере, повреждении и т п., так и в плановом — паспорта положено обменивать в 20 и 45 лет (п. 7 Положения о паспорте, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828). В принципе, алгоритм действий в этом случае схож с тем, что мы описали выше, в случае со сменой фамилии. Однако документов, в которые надо будет вносить изменения, здесь меньше. Это трудовой договор, лицевой счет, личная карточка, доверенность и банковские документы. Да и сопутствующие бумаги оформляются все же несколько иначе.

Первым делом, получаем у сотрудника заявление примерно такого содержания:

Генеральному директору ООО «Первый»

Мурашову Е.Д.

от специалиста отдела по работе с VIP-клиентами
Деминой Р.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с получением нового паспорта, прошу внести необходимые изменения в кадровую и иную документацию, содержащую мои паспортные данные.

Приложения:

1. Копия паспорта (все страницы).

Демина Р.К.

На основании этого заявления руководитель издает приказ. В нем перечисляются те действия, которые необходимо совершить для отражения изменений в кадровой и прочей документации.

ООО «Первый»

ПРИКАЗ

В связи с поступившим от Деминой Р.К. заявлением, в котором она уведомляет администрацию ООО «Первый» об изменении персональных данных,

Приказываю :

1.1. Подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Деминой Р.К., учитывающее изменение ее паспортных данных.

1.2. Внести в личную карточку Деминой Р.К. информацию о смене паспортных данных.

Подборка наиболее важных документов по запросу Смена паспорта генерального директора (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты

В случае изменения паспортных данных и сведений о месте жительства учредителей (участников) юридического лица - физических лиц, лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, и индивидуального предпринимателя регистрирующий орган обеспечивает внесение указанных сведений в соответствующий государственный реестр на основании имеющихся у такого органа сведений о паспортных данных и местах жительства физических лиц, полученных от органов, осуществляющих выдачу или замену документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, либо регистрацию физических лиц по месту жительства в установленном законодательством Российской Федерации о налогах и сборах порядке, не позднее пяти рабочих дней со дня их получения.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы : Смена паспорта генерального директора

Как усматривается из материалов дела, 24.08.1999 года была осуществлена государственная регистрация ООО "НОВАЯ ПРАВОВАЯ КУЛЬТУРА" в Государственном учреждении Московская регистрационная палата с присвоением регистрационного номера юридического лица 556.681, ОГРН 1027739385915, что подтверждается выпиской ЕГРЮЛ N 28325В/2011 от 07.02.2011. При этом при внесении сведений об Обществе в ЕГРЮЛ было допущена ошибка. В графе "Номинальная стоимость доли (в рублях)" раздела "Сведения об учредителях (участниках) - физических лицах" указано "0" рублей, при этом в Уставе Общества доля учредителя определена в размере 8 400 рублей (пп. 3.1 и 3.2 п. 3 "Уставный капитал Общества"), что составляет 100% уставного капитала Общества. Для исправления ошибки 12.10.2010 Общество обратилось в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением о внесении изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой паспортных данных Генерального директора Общества Карповича В.Д., и приведении Устава Общества в соответствие с требованиями Федерального закона от 30.12.2008 N 312-ФЗ "О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". 19.10.2010 Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве было принято решение об отказе в государственной регистрации, содержание которого сводится к несоответствию размера Уставного капитала Общества данным, содержащимся в ЕГРЮЛ. 21.01.2011 заявитель повторно обратился в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением об исправлении ошибки. Решением Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве от 26.01.2011 в государственной регистрации отказано в связи с тем, что представленное в регистрирующий орган заявление удостоверено подписью Карповича В.Д., с указанием паспортных данных, отличных от паспортных данных лица, сведения о котором содержатся в ЕГРЮЛ, в соответствии с чем указанное лицо не может быть идентифицировано как уполномоченное лицо.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Как усматривается из материалов дела, 24.08.1999 года была осуществлена государственная регистрация ООО "НОВАЯ ПРАВОВАЯ КУЛЬТУРА" в Государственном учреждении Московская регистрационная палата с присвоением регистрационного номера юридического лица 556.681, ОГРН 1027739385915, что подтверждается выпиской ЕГРЮЛ N 28325В/2011 от 07.02.2011. При этом при внесении сведений об Обществе в ЕГРЮЛ была допущена ошибка. В графе "Номинальная стоимость доли (в рублях)" раздела "Сведения об учредителях (участниках) - физических лицах" указано "0" рублей, при этом в Уставе Общества доля учредителя определена в размере 8 400 рублей (пп. 3.1 и 3.2 п. 3 "Уставный капитал Общества"), что составляет 100% уставного капитала Общества. Для исправления ошибки 12.10.2010 Общество обратилось в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением о внесении изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой паспортных данных Генерального директора Общества Карповича В.Д., и приведении Устава Общества в соответствие с требованиями Федерального закона от 30.12.2008 N 312-ФЗ "О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". 19.10.2010 Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве было принято решение об отказе в государственной регистрации, содержание которого сводится к несоответствию размера Уставного капитала Общества данным, содержащимся в ЕГРЮЛ. 21.01.2011 заявитель повторно обратился в Межрайонную ИФНС России N 46 по г. Москве с заявлением об исправлении ошибки. Решением Межрайонной ИФНС России N 46 по г. Москве от 26.01.2011 в государственной регистрации отказано в связи с тем, что представленное в регистрирующий орган заявление удостоверено подписью Карповича В.Д., с указанием паспортных данных, отличных от паспортных данных лица, сведения о котором содержатся в ЕГРЮЛ, в соответствии с чем указанное лицо не может быть идентифицировано как уполномоченное лицо.

16.10.2018

Иногда директор даже самого крупного юрлица в силу различных причин вынужден менять свои паспортные данные или даже сам паспорт. Наша новая статья расскажет читателям о том, что следует делать руководителю в данной ситуации и надо ли ему подавать заявление в регистрирующий орган.

Отсутствие обязанности лично вносить сведения в ЕГРЮЛ

До 2011 года директор, сменив паспортные данные, должен был подать заявление о внесении сведений в ЕГРЮЛ. Однако закон № 169-ФЗ отменил эту обязанность. Вот уже более 7 лет действует иной, незаявительный порядок внесения подобных изменений. Человек просто идет в подразделение по вопросам миграции территориального органа МВД РФ (или в МФЦ), сдает старый паспорт и пишет заявление на получение нового. Затем он получает новый документ. Именно с даты его выдачи и начинается отсчет времени для внесения сведений в ЕГРЮЛ. Он происходит в порядке межведомственного взаимодействия. Структурное подразделение ГУВМ МВД по электронным каналам связи направляет в регистрирующий орган информацию о новых паспортных данных физлица. ИФНС получает их, запускает поиск по электронной базе и, если человек фигурирует где-либо в качестве руководителя, либо директора - вносит изменения в ЕГРЮЛ. По истечении 5 дней эти сведения появляются в реестре. Вот и всё. Не надо оформлять заявлений, оплачивать нотариальные услуги и сдавать бумаги в уполномоченное ИФНС. Процедура происходит без участия граждан.

Впрочем, так было не всегда. Ещё в 2013 году суды, по иску налоговых чиновников, иногда привлекали к ответственности руководителей, которые сменили фамилию и паспорт, но не известили об этом регистрирующий орган. (Решение Кирово-Чепецкого районного суда Кировской области по делу № 2-1965/2013 от 12.12.2013 года) . Однако уже в 2014 году подобная тенденция сошла, как говорится, на нет.

Поэтому сегодня смена паспортных данных директора в ЕГРЮЛ проходит вообще без его участия. Правда иногда это даже приводит к возникновению комичных ситуаций.

Например, крупная компания решила «оптимизировать» свою деятельность и, по-видимому, получить возмещение НДС. Для этого она заключила договор с фирмой-«пустышкой», не ведущей реальной хозяйственной деятельности. Но все вскрылось во время первой же налоговой проверки. Оказалось, что владельцы «контрагента» оформили на женщину-руководителя целых 45 фирм. При регистрации ее в качестве директора они платили ей 2000 рублей за каждое ООО. После внесения записи и оплаты «услуг», интерес мошенников к номинальному «директору» пропал, а зря. Она впоследствии вышла замуж, сменила фамилию, а также паспорт, и даже ушла в отпуск по беременности и родам. УФМС (тогда за выдачу паспортов отвечало независимое миграционное ведомство), в свою очередь, аккуратно отправило сведения в регистрирующий орган, который скрупулезно внес новые данные в ЕГРЮЛ. Однако истинные собственники фирм об этом ничего не знали. Они продолжали «штамповать» договоры, доверенности и документы за её прежней фамилией и со старыми паспортными данными . Это уже изначально делало все бумаги незаконными. А в реестр юрлиц собственники фирм, естественно, не заглядывали. То есть, фактически, аферисты сами себя и раскрыли.

Проверяющие установили этот факт и быстро доначислили налогоплательщику НДС, а также взыскали штрафы и пени. Компания обжаловала данное решение в суде. Представители фирмы заявили на процессе, что они не могли знать о смене фамилии директора, а она, в свою очередь, не выполнила свою обязанность и не предоставила им копию заявления о внесении информации в ЕГРЮЛ, в связи со сменой фамилии. Однако арбитраж оставил в силе решение ИФНС. Судья напомнил, что с 2011 года руководитель при смене паспорта не подает заявление в ЕГРЮЛ, а контрагент всегда может проверить данные о директоре партнёра в реестре юрлиц. (Постановление Арбитражного суда Уральского округа по делу № А76-1254/2016 от 28.11.2016 года) .

Поэтому ссылки на то, что контрагент должен передать второй стороне копию заявления о внесении изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой паспорта руководителя, или даже Лист записи в ЕГРЮЛ, могут сегодня вызвать только улыбку. Законы надо знать.

Отмена старых и выдача новых доверенностей

Смена паспорта директора при утере или достижении определенного возраста не вызывает изменений в локальных нормативных актах юрлица. Правовой статус субъекта, в принципе, остаётся прежним. Чаще всего, в данном случае меняются доверенности, выданные самой компанией. Ведь в них, как правило, указываются не только сведения об организации, но и паспортные данные директора. В этом случае старая доверенность отменяется и вместо неё выдается новая. Кроме того, если человек, сменивший паспорт, является директором филиала или представительства, то и его доверенность от фирмы также подлежит замене.

Оформление решений, протоколов или приказов

Другое дело, когда руководитель меняет паспорт в связи со сменой фамилии (вступление в брак), или имени. В этом случае, кроме простых замены доверенностей придется ещё вынести решение, либо составить протокол (или просто издать приказ) для того, чтобы удостоверить данный факт локальным нормативным актом юрлица. Дело в том, что для участия в тендерах, оформление новой карточки образцов подписей и оттисков печати в банках, а также для партнеров по бизнесу обычной выписки из ЕГРЮЛ недостаточно. Она малоинформативна. Кредитные организации, контрагенты, и особенно организаторы госзакупок требуют предоставить еще и протокол (решение или приказ) «о подтверждении полномочий» руководителя. (Решение Волжского городского суда Волгоградской области по делу № 12-823/2011 от 16.11.2011 года) . Хотя, в свою очередь, закон и арбитраж считают, что выписка является единственным документом, подтверждающим данный факт.

Впрочем, и сами суды, в процессе рассмотрения дел, зачастую требуют представить дополнительные бумаги, подтверждающие факт смены фамилии. Например, свидетельство о браке. (Определение Арбитражного суда Рязанской области по делу № А54-2742/2015 от 21.05.2015 года) . И чтобы руководителю не пришлось каждый раз направлять копию паспорта и свидетельство о браке третьим лицам, лучше всего подготовить решение или протокол. Этого будет вполне достаточно.

Выводы

Итак, сегодня обязанность по внесению изменений в ЕГРЮЛ, в случае смены руководителем компании паспорта, лежит исключительно на МВД и ФНС РФ. Именно они отвечают за появление новых сведений в ЕГРЮЛ. Юрлицо, в свою очередь, должно просто подтвердить полномочия директора (если в этом есть необходимость), или заменить доверенности (если они есть).

Впрочем, существует один вариант, когда заявление по форме Р14001 всё-таки придётся подавать при смене паспортных данных. Он возникает, если фирма зарегистрирована по адресу проживания руководителя, а последний (по каким-то обстоятельствам), решил сменить свое место регистрации. В этом случае адрес организации также изменится. Она может быть зарегистрирована по новому месту проживания директора, либо вообще по другому адресу. Поэтому в любом случае придется подавать заявление по форме Р14001. Но подобная ситуация встречается крайне редко.