Введение

Тема «работа с конфиденциальными документами» актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

Цель работы - рассмотреть работу с конфиденциальными документами

• 1. Изучить работу с конфиденциальными документами
• 2. Составить должностную инструкцию
• 3. Оформить приказ о приеме на должность преподавателя высшей категории в ГОУ СПО «Канский политехнический колледж».

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам

конфиденциальный документ должностной инструкция

Организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

• - разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;
• - обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;
• - исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;
• - целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;
• - исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;
• - фиксированной передачи конфиденциальных документов;
• - персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и нарушение правил обращения с ними.
• - В организации должна быть разрешительная система.

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам представляет собой совокупность установленных руководством предприятия нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальных документов. Системой должно быть определено, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление, а также порядок оформления таких разрешений в зависимости от вида учета или категорий документов. При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать с конфиденциальными документами может быть предоставлено только лицам, имеющим допуск к конфиденциальной информации в целом, оформленный приказом руководителя предприятия или контрактом, а в отдельных случаях, по усмотрению руководителя предприятия, и через органы Федеральной службы безопасности. При установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам необходимо учитывать следующие требования:

• - соответствующий руководитель может давать разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами, входящими в сферу его деятельности, только подчиненным лицам и только по служебной необходимости;
• - разрешение на ознакомление оформляется письменно;
• - при необходимости ознакомления пользователя только с частью конфиденциального документа в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя;
• - исполнители конфиденциальных документов, лица, визирующие, согласовывающие, подписывающие, утверждающие документ, а также лица, указанные в тексте распорядительных документов, могут допускаться к ознакомлению с соответствующими документами без оформления дополнительных разрешений.

Разрешительная система доступа к конфиденциальным документам является составной частью системы доступа к конфиденциальной информации в целом, включающей в себя порядок доступа и к другим носителям конфиденциальной информации, и должна находить свое отражение в общем Положении о разрешительной системе доступа к конфиденциальной информации. Положение разрабатывается комиссией, в состав которой включаются руководители и ведущие специалисты подразделений, работающих с конфиденциальной информацией, служб безопасности и конфиденциального делопроизводства.

Положение может включать в себя следующие разделы:

• 1. Общие положения.
• 2. Круг лиц, имеющих право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации.
• 3. Порядок оформления разрешений на доступ к конфиденциальной информации.

В первом разделе указываются: цель разработки положения; основные задачи и принципы системы доступа; нормативные документы, на которых она базируется; на кого возлагается ответственность за невыполнение требований положения; кем осуществляется контроль за соблюдением норм положения. Контроль за выполнением норм положения должен возлагаться на руководителей служб безопасности, конфиденциального делопроизводства и управленческопроизводственных подразделений в пределах их компетенции.

Во втором разделе должны быть перечислены все должностные лица, которые могут давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, с указанием, какой категории пользователей, к какому составу информации и ее носителей. Основополагающими подходами при этом должны быть следующие:

• - руководитель предприятия имеет право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем категориям пользователей;- заместители руководителя по отдельным направлениям имеют право давать разрешение на доступ к соответствующей конфиденциальной информации всем пользователям, но в пределах своей сферы деятельности;
• - руководителям подразделений дается право разрешать доступ к конфиденциальной информации всем работникам своих подразделений по тематике работы подразделений; для осуществления доступа к конфиденциальной информации данного подразделения работников других подразделений необходимо разрешение соответствующего заместителя руководителя предприятия;
• - первые заместители руководителей, а также должностные лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ к конфиденциальной информации в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемого ими лица.

В третьем разделе определяется порядок оформления разрешений на доступ к различным носителям конфиденциальной информации и выдачи их пользователям. Разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами должно оформляться: по поступившим и изданным документам в форме резолюции на документе, по документам, зарегистрированным по учету документов выделенного хранения, в форме резолюции на документе или подписанного соответствующими руководителем списка пользователей на обложке документа либо в карточке учета выдачи документа.

Положение подписывается членами комиссии, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации, и вводится в действие приказом руководителя предприятия. В приказе определяются и мероприятия по введению положения в действие (порядок изучения положения пользователями, технология осуществления контроля за его выполнением и др.).

После утверждения с положением должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники предприятия, работающие с конфиденциальной информацией.

Информационная безопасность. Курс лекций Артемов А. В.

Работа персонала с конфиденциальным документом – комплекс требований по соблюдению руководителями всех рангов и сотрудниками фирмы специальных ограничительных и технологических норм, предупреждающих утрату документа, носителя, дела или утрату конфиденциальности информации и в определенной степени гарантирующих информационную безопасность фирмы. Требования предусматривают: наличие у сотрудника оборудованного необходимым образом рабочего места, строгое соблюдение им разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам, носителям и делам, учет во внутренней описи всех конфиденциальных материалов, находящихся у руководителя или исполнителя, правильное хранение документов на рабочем месте, своевременную, ежедневную сдачу документов в службу конфиденциальной документации, строгое исполнение запретительных пунктов соответствующей инструкции, немедленное информирование руководства фирмы об утрате документа или разглашении информации. На рабочем столе любого сотрудника фирмы всегда должен быть только тот документ и материалы к нему, с которыми он работает. Другие документы должны находиться в запертом сейфе (металлическом шкафу).

Работа с персоналом, обладающим конфиденциальной информацией – комплекс мер предупредительного, профилактического, текущего характера, предназначенных для приобретения персоналом устойчивых знаний и навыков выполнения действующих правил защиты информации, а также для контроля за соблюдение персоналом требований обеспечения информационной безопасности фирмы. Включает в себя: обучение и систематическое инструктирование сотрудников, проведение регулярной индивидуальной воспитательной работы с персоналом, работающим с конфиденциальными сведениями и документами, постоянный контроль за работой этих сотрудников, аналитическую работу по изучению и учету степени осведомленности персонала в области конфиденциальных работ фирмы, проведение служебных расследований по фактам утраты конфиденциальных документов, нарушения персоналом требований по защите информации, совершенствование методики текущей работы с персоналом.

Работа службы конфиденциальной документации с исполнителями – ежедневная выдача и прием от исполнителя конфиденциального документа (комплекта документов или опечатанного кейса с документами), контроль за работой исполнителя с конфиденциальными документами. При выдаче документа проверяется в присутствии исполнителя: наличие разрешения на доступ данного сотрудника к конкретному документу (в резолюции, схеме доступа и др.), комплектность документа и физическая сохранность всех его частей. После проверки исполнитель расписывается в учетной карточке или карточке учета выдачи документа и вносит сведения о документе во внутреннюю опись документов, находящихся у исполнителя. Работник, службы конфиденциальной документации вносит отметку в контрольный журнал о местонахождении документа (см. Учет местонахождения документа). При приеме документа от исполнителя проверяется: соответствие реквизитов документа данным, указанным в его учетной форме, комплектность документа, количество листов (перелистыванием), отсутствие подмены или порчи листов и других частей документа. Роспись сотрудника службы конфиденциальной документации в приеме документа ставится только после проведения указанной проверки.

Проставляется роспись в учетной форме или карточке учета выдачи документа. Сотрудник делает также отметку о возврате документа во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Одновременно в контрольный журнал вносится запись о новом местонахождении документа. Электронные документы передаются исполнителю в копии после получения от него росписи в бумажном экземпляре электронной учетной карточки документа или электронной подписи непосредственно в самой электронной учетной карточке, находящейся в компьютере службы конфиденциальной документации. При выдаче и приеме документа должна быть исключена возможность ознакомления с документом или его учетной формой посторонних лиц. Контроль правильности работы исполнителя с конфиденциальными документами на рабочем месте проверяется службой конфиденциальной документации не реже одного раза в квартал.

Разведка в бизнесе – аналитическая работа с использованием методов легального получения конфиденциальной информации, изучения устремлений и направленности интересов конкурентов и партнеров фирмы в рамках добросовестной конкуренции.

Разглашение конфиденциальной информации – несанкционированный выход конфиденциальных сведений и документов за пределы круга лиц, которым они были доверены или стали известны по службе. Разглашение (огласка, оглашение) информации происходит по вине персонала – случайно, ошибочно или умышленно, добровольно (инициативно) или под воздействием угроз, шантажа, применения наркотических средств, психотропных препаратов. Информацию разглашает всегда человек – устно, письменно, с помощью жестов, мимики, условных сигналов, лично или через посредников, с использованием средств связи и многими другими способами.

Раздробление тайны – классифицированное (иерархическое) дробление предметной совокупности конфиденциальной информации на тематические группы, отдельные элементы, части, известные разным сотрудникам фирмы. Разглашение остальной части сведений в этом случае не имеет большого практического смысла.

Разрешительная (разграничительная) система доступа к информации - совокупность обязательных норм, устанавливаемых первым руководителем или коллективным органом руководства фирмой с целью закрепления за руководителями и сотрудниками права использования для выполнения служебных обязанностей выделенных помещений, рабочих мест, определенного состава документов и конфиденциальных сведений. Составная часть системы защиты информации. Система решает следующие задачи: ограничения и регламентации состава сотрудников, функциональные обязанности которых требуют знания тайны фирмы и работы с конфиденциальными документами, строгого избирательного и обоснованного распределения документов и информации между сотрудниками; обеспечения сотрудника всем необходимым для реализации своих служебных функций (документами, делами, базами данных); беспрепятственного прохода сотрудника в здание фирмы, в конкретное рабочее помещение (рабочую зону), к выделенному ему офисному рабочему оборудованию и компьютеру; исключения возможности несанкционированного ознакомления посторонних лиц с конфиденциальной информацией; рационального размещения рабочих мест сотрудников, исключающего бесконтрольное использование ими защищаемой информации. Система включает в себя две составные части: а) допуск сотрудника к конфиденциальной информации и б) непосредственный доступ этого сотрудника к конкретным сведениям.

Расследование служебное – установление причин и лиц, виновных в разглашении или утечке информации, утрате документа, носителя или конфиденциальности информации, утраты продукции, содержащей ценные новшества, и других грубых нарушениях правил защиты информации. Проводится сотрудниками службы безопасности фирмы и предназначено для выяснения всех обстоятельств и их последствий, связанных с конкретным фактом. В ходе расследования устанавливаются причины случившегося и виновные лица. По результатам расследования делаются выводы о мере ответственности виновных лиц, даются рекомендации по устранению причин случившегося и исключению подобных фактов в будущем. При необходимости к расследованию привлекаются частные детективные агентства.

Режим – совокупность ограничительных правил, мероприятий, норм, обеспечивающих контролируемый доступ и пребывание на определенной территории, в здании, помещениях, регулирующих порядок ознакомления с защищаемой информацией и документами, предпринимаемых в целях информационной безопасности фирмы. Базируется на разрешительной системе доступа.

Режим конфиденциальности – комплекс мер, входящих в состав действующей в фирме системы защиты информации и обеспечивающих особый правовой статус организации работы сотрудников фирмы. Осуществляется и контролируется службой безопасности фирмы. Включает в себя: разрешительную систему доступа, пропускной режим, особые правила приема на работу сотрудников и текущей работы с персоналом, учет осведомленности каждого сотрудника в тайне фирмы, контроль соблюдения сотрудниками инструкций по защите информации, выполнение охранных мероприятий, в том числе в рабочее время, функционирование специальных технологических систем обработки и хранения конфиденциальных документов и электронной информации, ведение аналитической работы.

Режим пропускной – ограничение на право входа на территорию, в здание или помещения фирмы и регламентация порядка выхода из них. Распространяется на въезд и выезд транспортных средств. Предусматривает также ограничение на право вносить (выносить) или ввозить (вывозить) определяемые руководством фирмы предметы, оборудование и т. п. без специального разрешения полномочных должностных лиц. Ограничивается право сотрудников вносить на территорию фирмы личные вещи, которые могут стать каналом утраты конфиденциальной информации (фотоаппараты, видео– и аудиотехнику, средства связи, дискеты, объемные сумки, кейсы и др.). Пропускной режим реализуется системой пропусков – постоянных, временных, разовых, материальных, транспортных, которые предъявляются на контрольно-пропускном пункте. Наличие пропуска дает право находиться в здании и определенных помещениях фирмы, получать необходимые для работы документы, дела, дискеты, выносить (вывозить) с территории фирмы указанные в пропуске предметы. Пропуска в зависимости от их категории могут быть различной формы, цвета, иметь полосы, снабжаться фотокарточкой владельца и иными идентифицирующими признаками, содержать указание на ограничения в перемещении по зданию. Для контроля за выполнением порядка доступа в помещения фирмы наиболее удобны пропуска-идентификаторы, носимые сотрудниками и посетителями на одежде.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа (вид документа, его автор, дата, подпись и др.).

Ключевым звеном в защите конфиденциальной информации, в том числе информации, циркулирующей в АИС, или, иначе, системах конфиденциального электронного документооборота, является организация санкционированного (разрешенного) доступа к ней.

Разрешительная система допуска и доступа к конфиденциальной информации основана на выполнении установленных руководством организации нормативных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальной информации. При этом под допуском к конфиденциальной информации понимается процедура оформления права граждан на доступ к такой информации, а для организаций, предприятий, учреждений - права на проведение работ с использованием такой информации. Доступ к информации - это возможность ее получения и использования. Под доступом к конфиденциальной информации понимается санкционированное полномочным должностным лицом ознакомление с данной информацией, ее получение и использование конкретным физическим или юридическим лицом.

При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать может быть предоставлено только лицам, имеющим доступ к конфиденциальной информации.

При установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации должны быть обеспечены такие требования, как:

• · надежность -- исключение возможности несанкционированного доступа (НСД) посторонних лиц к КДИ и конфиденциальной информации, циркулирующей в АИС. в обычных и экстремальных условиях (под экстремальными условиями понимаются чрезвычайные ситуации. пожары, наводнения и др.):
• · полнота охвата всех категорий исполнителей и всех категорий конфиденциальной информации;
• · конкретность и однозначность решения о доступе (да/нет);
• · производственная и служебная необходимость - единственный критерий доступа к конфиденциальной информации;
• · определенность состава должностных лиц. дающих санкцию на доступ к конфиденциальной информации, исключение возможности бесконтрольной и несанкционированной выдачи таких санкций;
• · регламентация и организация работы всех категорий персонала с конфиденциальной информацией;
• · соответствие функциональных обязанностей работника передаваемой ему конфиденциальной документированной информации;
• · наличие нормативно-методических документов и положений по защите и охране конфиденциальной информации, режиму конфиденциальности информации и доступа к ней, в том числе утвержденного Перечня конфиденциальной документированной информации, Реестра конфиденциальной информации и АИС;
• · наличие необходимых условий в зданиях, помещениях, кабинетах для работы с конфиденциальной документированной информацией:
• · оформление разрешения на ознакомление с конфиденциальной информацией;
• · ознакомление пользователя, при необходимости, только с частью конфиденциального документа, при этом в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя, если конфиденциальная документированная информация находится на бумажном носителе.

Разрешительная система должна предусматривать порядок доступа к конфиденциальной информации граждан, других должностных лиц и организаций, например при выполнении совместных работ и услуг.

Следует иметь в виду, что сотрудники уполномоченных органов государственной власти и органов местного самоуправления (далее - уполномоченные органы), например налоговая служба, служба судебных приставов, органы МВД и др., имеют право на доступ к различным видам конфиденциальной информации в пределах компетенции, определенной для таких органов законодательством Российской Федерации. Поэтому организации, обладающие конфиденциальной информацией, обязаны нс только знакомить должностных лиц уполномоченных органов с конфиденциальной документированной информацией, но и предоставлять им в распоряжение конфиденциальные документы в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

Уполномоченные органы обязаны обеспечить защиту полученной информации от разглашения и неправомерного использования должностными лицами и иными служащими этих органов, которые ознакомились с конфиденциальной информацией в связи с выполнением служебных обязанностей. Это положение относится к служебной, налоговой и коммерческой, банковской тайнам. За разглашение или неправомерное использование содержащейся в документах конфиденциальной информации данные органы несут перед обладателем этой информации правовую ответственность.

АННОТАЦИЯ

В статье рассматривается организационно-правовое регулирование вопросов допуска и доступа сотрудников организации к документированной информации ограниченного распространения. Организация санкционированного доступа к конфиденциальным документам является ключевой составляющей в вопросах защиты конфиденциальности информации.

ABSTRACT

This article examines the organizational and legal regulation of admittance and access for an organization"s employees to documented information of limited distribution. The organization, which authorized access to confidential documents, is a key component in protecting the confidentiality of information.

Актуальность применения разрешительной системы доступа к информации конфиденциального характера определяется исключительным значением информационной составляющей любого производственного процесса, разглашение которой может нанести ущерб организации.

Особый статус конфиденциальных документов предъявляет особые требования к работе с ними. Допуск к документам ограниченного распространения имеют лица, получившие на это соответствующее разрешение. Под доступом к конфиденциальной информации понимается ознакомление с ней, ее получение и использование конкретным физическим или юридическим лицом, санкционированные уполномоченным представителем.

Разрешительная система допуска и доступа предусматривает соблюдение ряда требований, установленных руководством организации, так как вопросы ограничения доступа к информации, а также определения порядка и условий доступа к ней находятся в сфере полномочий обладателя информации .

Федеральные законы устанавливают условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую, служебную тайну или иные виды тайн, обязательность соблюдения конфиденциальности информации, а также ответственность в случае ее разглашения .

Комплекс мероприятий разрешительной системы доступа направлен на сохранение функционирования информации в пределах защищаемой зоны или разрешенного круга лиц. В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» конфиденциальность информации – обязательное требование для лица, получившего доступ к конфиденциальной информации, не передавать ее третьим лицам без согласия ее обладателя .

Проблемными вопросами при установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам являются следующие:

Кто из руководителей организации наделяет сотрудников правом доступа к информации ограниченного распространения;

На каком основании производится допуск;

Разрабатывая систему доступа к конфиденциальным документам, необходимо учитывать основные требования.

1. Для доступа к информации ограниченного характера в обязательном порядке с сотрудниками организации заключается обязательство о неразглашении (по соответствующему виду тайны).
2. Сотрудники должны испытывать служебную необходимость ознакомления с какой-либо конфиденциальной информацией, то есть доступ к документам должен быть обоснованным.
3. В силу исполнения служебных обязанностей работник должен получить доступ к необходимым документам, которые требуются для выполнения конкретной задачи.
4. Получение доступа к документированной информации ограниченного распространения должно быть санкционированным. Уполномоченное лицо дает разрешение на ознакомление с документами, находящимися в сфере курируемых им вопросов и только установленному кругу лиц.
5. По каждому конкретному документу готовится письменное разрешение. В случае необходимости работы пользователя с частью конфиденциального документа в разрешении на ознакомление отмечаются указанные разделы, пункты или статьи, с которыми следует ознакомить исполнителя.

Правом на разрешение доступа к конфиденциальным документам наделены следующие категории лиц руководящего состава.

Неограниченными полномочиями обладает руководитель организации, который дает разрешение на доступ к любым видам конфиденциальных документов всем категориям работников.

Его заместители предоставляют доступ к конфиденциальным документам сотрудникам своих подразделений в пределах сферы своей деятельности.

Руководители структурных подразделений уполномочены давать разрешение на доступ к документам ограниченного распространения работникам своих подразделений. Сотрудники иных отделов имеют право работать с конфиденциальными документами на основании разрешения руководителя организации или его заместителя.

Первые заместители руководителей и должностные лица, временно исполняющие обязанности, вправе давать разрешение на доступ к таким документам в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемых ими лиц.

Должностные лица органов государственной, муниципальной власти получают право доступа к конфиденциальным документам (служебной, коммерческой, налоговой, банковской тайнам) на основании мотивированного требования, содержащего цель, правовое основание, срок предоставления информации. Указанные органы обязаны соблюдать меры по охране конфиденциальности информации.

Регулирование вопросов доступа к информации, представляющей коммерческую (служебную) тайну, осуществляется на основе внутреннего организационно-распорядительного документа – Положения о разрешительной системе доступа, в котором должны быть предусмотрены все ключевые моменты, касающиеся установления, изменения, прекращения режима конфиденциальности информации.

В целях допуска персонала к конфиденциальной информации работодатель может ознакомить сотрудника с перечнем информации конфиденциального характера или на этапе приема на работу, в ходе оформления с ним трудовых отношений, или непосредственно в процессе исполнения им трудовых обязанностей.

Работодатель обязан в письменной форме ознакомить сотрудника с режимом конфиденциальности и мерами ответственности за его несоблюдение.

Таким образом, разрешительная система направлена на то, чтобы ограничить и регламентировать состав сотрудников, должностные обязанности которых предполагают работу с конфиденциальной информацией, а также исключить возможность несанкционированного ознакомления с ней посторонних лиц.

Список литературы:

1. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 12.03.2014)
«О коммерческой тайне» // КонсультантПлюс / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_48699/ (дата обращения: 27.05.2017).
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ
(ред. от 19.12.2016) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017) // КонсультантПлюс / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения: 27.05.2017).