Классификация архивной документации. Научно-справочный архивный аппарат Научно справочный аппарат архивной документ
Научно-техническая обработка документальных материалов представляет собой приведение их в такое состояние, которое обеспечило бы оптимальные условия для хранения и организации всестороннего их использования. Обработке подвергаются лишьтекущие поступления. Она включает в себя фондирование документальных материалов, формирование или уточнение состава дел, их систематизацию и описание в пределах фонда. В большинстве случаев материалы, поступающие на государственное хранение, уже объединены в фонды, которые иногда имеют неточности и устраняются при научно-технической обработке. В каждом госархиве имеется структурное подразделе ние, в котором сосредоточено научно-справочное пособие. Это подразделение осуществляет работы по усовершенствованию системы таких пособий и организацию их использования. Описание архивных материалов. Одной из важнейших функ-
ций архивов является описание документальных материалов, основным объектом которых служит единица хранения. Важнейшим аспектом при описании единиц хранения является правильное представление о составе и содержании дел. При описании дел основными элементами являются: 1) заголовок; 2) крайние даты дела; 3) количество листов; 4) архивный шифр. Эти данные указываются на обложке единицы хранения и в описи. Кзаконченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов (при наличии последних).
Создание научно-справочного аппарата. Виды архивных справочников и пособий. Важной составной частью научно-информационной деятельности архива является создание его научно-справочного аппарата (НСА), под которым понимается описание документов, представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации. НСА - это комплекс взаимосвязанных архивных справочников и учетных документов, основанных на единых методах классификации, описании и учета. Эта совокупность учетных документов, архивных справочников, методических пособий и справочной литературы обеспечивает учет документов архива, их научную организацию, раскрытие их состава и содержания для облегчения использования архивных материалов. Система НСА предусматривает возможность отыскания документов и документной информации в пределах фонда, архива и Архивного фонда России в целом. Чтобы документную информацию было легко отыскать в архиве, она подвергается переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую обобщенную форму. В каждом архиве существуют пособия, помогающие в поиске архивных материалов. К такого рода информационным справочникам относятся описи, каталоги, путеводители. В архивах также разрабатываются методические пособия (пере-ченьдокументов, исторические справки, рабочие инструкции), которые дополняют их научно-справочный аппарат. Существование развернутой системы архивных справочников является необходимым условием реализации принципа публичности и доступности архивов.
1. Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда. Опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единицучета, закрепления их систематизации внутри фонда. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета. Особенностью описи, отличающая ее от других справочников, состоит в том, что она является одновременно и архивным справочником (документ, содержащий архивные материалы), к учетным документом. Опись обеспечивает сохранность документальных материалов, закрепляет научную организацию документов по фондам и внутри фонда, указывая место каждой единицы хранения в фонде. Выявление материалов по описям требует, чтобы исследователь был ориентирован в теме, так как это поможет ему значительно облегчить работу с описями и в полной мере выявить необходимые архивные данные.
2. Каталог- межфондовый и межархивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), играет большую роль в структуре НСА архивов. Каталоги представляют собой систематизированное описание содержания документов. Они дают возможность быстро получить детальные сведения о наличии, составе и содержании документов, хранящихся в разных фондах одного или нескольких архивов. Основным путем самостоятельно проводимой каталогизации является специальное выявление материала, подлежащего отражению в каталоге, и составления на него карточек. Каталоги бывают систематические, предметно-тематические и хронологические и др. Как правило, каталоги представляют собой картотеки (иногда издаются и в виде книги). Тематический каталог наиболее удобен при выявлении материалов по сравнительно узкой теме, связанной с деятельностью нескольких фондообразова-телей (например, если исследователя интересуют материалы по истории конкретного предприятия, о революционном движении в определенной губернии или о деятельности какой-то комиссии). Систематический каталог представляет собой вид архивного каталога, в котором информация сгруппирована по отраслям знаний или по отраслям практической деятельности общества. Предметно-тематический каталог - это вид архивного каталога, в котором информация по одной или нескольким темам, сгруппирована внутри тем по предметному признаку. Сведения располагаются по алфавиту предметных понятий. В связи с интенсивным развитием систематического каталога предметно-тематический каталог в госархивах, как правило, не составляется. В хронологическом каталоге разделами и подразделами классификационной схемы может служить эпоха, столетие, какой-либо другой отрезок времени.
Сведения в таком каталоге располагаются в хронологической
последовательности и по значимости исторического события.
Классификационная схема именного каталога представляет собой перечень наименований личных имен, расположенных валфавитном порядке. Система ссылок дает возможность получать информацию об одном и том же лице, встречающемся в документах под разными фамилиями, псевдонимами, про-звишами.
3. Обзор - это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.
4. Путеводитель представляет собой систематизированный перечень архивных фондов с их характеристиками. Путеводители содержат характеристики или краткие сведения об архивных фондах в систематизированном порядке, они предназначены для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архивов. К ним обращаются для выяснения вопроса о наличии в архиве тех или иных фондов. Путеводители информируют учреждения, организации, предприятия, исследователей о документах, хранящихся в конкретном архиве. Единой схемы построения путеводителя для всех архивов быть не может, так как она зависит от состава и содержания фондов соответствующего архива. Для архивов, в которых хранятся документы, отражающие различные стороны деятельности государства и жизни общества, целесообразно строить путеводитель по производственно-отраслевой схеме. При наличии в архиве фондов личного происхождения их следует выделять в самостоятельные разделы в конце путеводителя. Существуют также тематические путеводители, которые отражают определенную тему со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами. Подготовка путеводителей - работа кропотливая, кроме того, при систематическом пополнении архива новыми материалами путеводители не обеспечивают полноты информации, поэтому большее распространение получили краткие справочники по фондам архива. 5. Указатель - это перечень ключевых слов, встречающихся в разного рода справочниках. Он составляется для более быстрого ориентирования в содержании сведений о лицах, географических наименований, предметах, вошедших в справочник. Каждый тип справочника имеет присущий только ему способ передачи информации. Например, в описи представлены четкие и сжатые заголовки на единицы хранения, с прибавлением в необходимых случаях аннотаций к отдельным наиболее важным документам. В каталогах объектом описания выступает не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или группе документов. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок группы документов. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечисляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Перечисляются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем таким же образом освещается следующий вопрос. К обзору составляется вспомогательный справочный аппарат.
Необходимо заметить, что значительная часть архивов учреждений, организаций, предприятий располагает ограниченным составом научно-справочного аппарата. В таких архивах следует вести карточные каталоги. В архиве учреждений может сложиться несколько карточных каталогов: каталог распорядительной документации, систематизированной по предметно-вопросному признаку; каталог предложений, заявлений и жалоб трудящихся, систематизированный по алфавиту фамилий или предметно-вопросному признаку; каталог общей документации, который систематизируется также по предметно-вопросному признаку. В ведомственных архивах хранящих несколько фондов, целесообразно составлять каталог или картотеку по истории учреждении системы, содержащую сведения о датах их создания, переименованиях, реорганизациях, об изменении подчиненности, ликвидации.
Автоматизированный НСА. Как правило, поиск необходимой информации осуществляется визуально и вручную. Однако в настоящее время существует также и автоматизированный научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и ин -формации. Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др.). Основными поля-ми электронной регистрационно-контрольной карточки (РКК) являются автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр. Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей. Дополнением к системе научно-справочного аппарат служат печатные справочные издания, содержащие материалы по истории фондообразователя и фонда или отражающие состав и содержание документов, а также методические пособия по различным видам архивных работ и делопроизводству. Применение технологии гипертекста в сочетании с широким распространением компьютерных информационных сетей сделали возможным существование традиционного архивного справочника в совершенно новой ипостаси - гипертекстового справочника, размещенного в Интернете. К его достоинствам относятся, во-первых, ничем не ограниченный доступ к содержащейся в нем информации всех заинтересованных лиц влюбое время и излюбой точки мира; во-вторых, относительная дешевизна издания, возможность создания автоматизированных указателей.
Курсовая работа
Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации
Введение
Данная исследовательская работа посвящена изучению научно-справочного аппарата в современных государственных архивах.
Актуальность данной работы заключается в значении научно-справочного аппарата для архивных учреждений и правильности его составления, ведь без справочно-поисковых средств (СПС) архив, из упорядоченного хранилища документной информации, превратится в «информационную свалку», в которой найти необходимые данные будет практически невозможно.
Объект исследования - архивное дело
Предмет исследования - научно-справочный аппарат
Цель данной работы: изучить систему научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации
Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:
.Определить понятие «научно-справочный аппарат»
.Изучить принципы построения научно-справочного аппарата
.Изучить структуру научно-справочного аппарата
.Проанализировать научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации
1. Научно-справочный аппарат: понятие, принципы построения, структура
1.1 Понятие и принципы построения научно справочного аппарата
Система справочно-поисковых средств (система научно-справочного аппарата) к документам архива
- это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования
Архивные справочники бывают традиционными, т.е. на бумажных носителях, и автоматизированными, т.е. реализуемые с помощью вычислительной техники. Основная цель архивных справочников - оперативный поиск необходимой документной информации. Создание научно-справочного аппарата к архивным документам - деятельность по обеспечению документной информацией граждан, юридических лиц и других потребителей информации. При работе с информацией необходимо различать первоисточники и вторичную документную информацию. Первичная документная информация - архивные документы, содержащие сведения об объективных явлениях и мыслительной деятельности человека. Вторичная документная информация - это «информация об информации», то есть сведения, содержащие описательную информацию о первоисточнике. Архивные справочники и первичная документная информация, то есть документы, в общей сложности составляют архивную информационную среду. Архивные справочники делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные архивные справочники есть в каждом государственном и муниципальном архиве. К ним относятся описи дел, каталоги и путеводители. Дополнительные архивные создаются по мере необходимости, которая определяется спецификой того или иного архивного учреждения, либо складываются исторически. К ним относятся Обзоры документов, указатели, тематические перечни и базы данных. Система научно-справочного аппарата каждого федерального архива была подробно представлена в издании «Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат». Уникальность этого справочники заключается в том, что впервые в истории отечественного архивоведения воедино сведены данные об основных элементах справочного аппарата каждого федерального архива.
.2 Принципы построения системы научно-справочного аппарата
Основные принципы построения системы научно-справочного аппарата: .Взаимосвязь и взаимодополняемость архивных справочников, описывающих первичную документную информацию
.Избежание дублирования информации в различных архивных справочниках
.Преемственность системы научно-справочного аппарата (НСА) организаций с НСА архивных учреждений
Преемственность научно-справочного аппарата организаций и архивных учреждений достигается единством требований и принципов построения. Это условие предполагает обязательность составления в делопроизводстве организаций описей дел и научно-справочного аппарата к ним. Утвержденные экспертно-проверочной комиссией архивных учреждений формы описей хранятся в архиве как контрольные экземпляры до передачи организацией документов на постоянное хранение. После поступления документов на постоянное хранение описи становятся частью научно-справочного аппарата архива. Различные средства научно-справочного аппарата архива организации принимаются в архив как самостоятельные единицы, либо интегрируются в соответствующие разделы каталогов. Соблюдение первых двух принципов необходимо для эффективности поиска и сокращения трудозатрат архивистов на дублирование информации. Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска. В каталоге исследователь сможет найти названия единиц хранения, заголовки дел, и более детальную информацию. Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации. Сводные описи (годовые разделы) описей документов дел постоянного хранения согласовываются и утверждаются государственными и муниципальными архивами. Также важно осуществлять контроль и за другими средствами научно-справочного аппарата. Каждый архивный справочник организации должен быть составлен в соответствии с правилами работы государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.
2 Структура научно-справочного аппарата
2.1 Описи дел
Опись дел, документов
- архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения / единиц учета, закрепления из внутрифондовой систематизации и учета; состоит из описательных статей единиц хранения / единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи
Опись выполняет три основные функции: ·Информационная (раскрывает состав и содержание документов)
·Учетная (осуществляет учет документов)
·Классификационная (классифицирует документы)
Информационная функция реализуется следующим образом: при составлении описи дел и занесения в нее заголовков документов, которые дают информацию о виде и содержании документа. Правильно оформленная опись дел позволяет получить информацию о составе документов фонда. Учетная функция реализуется при нумерации документов и указании количества документов в описи. Это обеспечивает сохранность документов, позволяет отслеживать изменение объема фонда и способствует оперативному поиску нужного документа. Классификационная функция состоит в наиболее рациональном расположением дел внутри фонда. Под классификацией в данном случае понимается группировка документов в соответствии со структурой фондообразователя или основными вопросами его деятельности. Описи бывают трех видов: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда. Внутренняя опись предназначена для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для дел, состоящих из таких разновидностей документов, заголовки которых не содержат информации об их содержании. Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи составляются по одной методике. Они составляются для описания следующих видов дел: ·временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);
·по личному составу.
Рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения. Опись состоит из двух частей: собственно описи и научно-справочного аппарата к ней. Опись, как правило, составляется в организации. Но в случае неудовлетворительного качества описи она заново составляется в архивном учреждении, куда ее передали. Составление описи включает следующие виды работ: ·описание дел;
·организация документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);
·составление собственно описи документов;
·составление справочного аппарата и оформления описи.
·Опись дел состоит из описательных данных о каждой единицы хранения, которые представляют собой совокупность следующих элементов:
·порядковый номер;
·делопроизводственный индекс
·заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;
·крайние даты документов в деле;
·количество листов в деле;
·примечания.
Каждому элементу описательной статьи соответствует графа в листе описи: Графа 1 - «Порядковый номер» - выполняет учетную функцию, закрепляет последовательность единиц хранения в листе описи. Номер последней единицы хранения указывает на количество дел в описи. Изменение количества дел должно отражаться в конце описи (в «Итоговой записи»). Графа 2 - «Делопроизводственный номер» - это номер документа, присвоенный ему в организации-фондообразователе, когда документ был еще действующий. Может использоваться в качестве дополнительного поискового сведения. Графа 3 - «Заголовок дела» отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела. В данной графе не допускается использование произвольных сокращений, только принятые закрепленные в соответствующих документах. При первом упоминании организации, предприятия, учреждения, государственного органа и так далее заголовок пишется полностью, а в скобках сокращенно. При дальнейшем упоминании заголовок пишется сокращенно. Например: ОАО «Российские железные дороги» (ОАО «РЖД»)». Графа 4 - «Крайние даты» - даты начала и окончание дела. Месяц, как правило, пишется словами. Дата обозначается в формате число, месяц, год. Графа 5 - «Количество листов» - объем единицы хранения. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются следующие сведения: количество единиц хранения, номера первой и последней единицы хранения, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия. Заверительная надпись подшивается в конец дел. В ней указываются количество подшитых и пронумерованных листов в описи, литерные номера, а также информация о пропущенных номерах и об особенностях физического состояния листов описи. Методика составления справочного аппарата к описи
После составления собственно описи, к ней составляется справочный аппарат, выполняющий две функции: ускорение поиска по описи и предоставление дополнительной информации о фонде. Состав справочного аппарата к описи включает в себя: ·титульный лист;
Титульный лист - содержит полное название государственного архива, полное название фонда с перечислением всех его переименований (в скобках), если они были, также указывается номер фонда, номер описи и название описи. Например: см. приложение 2. Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи. Список сокращений - отсортированные в алфавитном порядке встречающиеся в описи, сокращенно написанные слова и аббревиатуры с полным наименованием слов. Сокращения используются в тексте в целях экономии места для часто встречающихся слов. Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как «р. - родился», «ум. - умер», «п. - протокол», «м. - материалы» и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений. Указатель к описи содержит список понятий, встречающихся в описи, и необходимых пояснений к ним. Указатели могут быть именными, предметными, географическими и так далее. Также указатель может быть отдельным дополнительным справочно-поисковым средством. Для примера рассмотрим одну из описей дел Российского государственного исторического архива. Ф. 13 Оп. 3. 1798-1811 гг., 53 eд.xр. Журналы входящих и исходящих бумаг. Фонд 13: Департамент министра коммерции (см. приложение 3) Данная опись начинается с титульного листа и переводной таблицы. Далее идет перечень дел, включающий порядковый номер, делопроизводственный номер, заголовок дела, крайние даты, количество листов и примечание. Заверительная надпись (лист-заверитель) составляется на отдельном листе-заверителе и подшивается в конце описи. Данная опись составлена верно, однако с 1984, года ее составления, изменилась форма листа-заверителя (приведена в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).
2.2 Система каталогов в архиве
Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. Зачастую поисковые запросы формируются по таким критериям как предмет, вопрос, тема либо какое-то событие. Для удовлетворения поисковых запросов такого типа составляются архивные каталоги, в которых информация сгруппирована по предметам (темам, отраслям). Данное средство научно-справочного аппарата архива позволяет исследователям осуществлять многоаспектный поиск документной информации. Архивный каталог
- архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации
Цит. По Е.М. Буровой:
«Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако «массовая» каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их «непубличным» характером, т.е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации».
В отличие от описи каталог: )Охватывает большинство фондов архива, так как структура каталога не зависит от структуры хранения документов в архиве, и отражает классификацию документов по различным признакам, опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;
)Предоставляет более подробную информацию, чем опись, так как может включать в себя отрывок документа, и содержать информацию не только одного дела.
)Не выполняет учетную функцию и не подсчитывает количество дел, его основная функция - обеспечение информационного поиска.
)Если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.
В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки. В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации. процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов: Каталогизация архивных документов
- процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов
Каталогизация включает в себя следующие виды работ: ·определение вида каталога;
·разработка схемы классификации документной информации в каталоге;
·выявление и отбор документной информации для каталогизации;
·описание документной информации на каталожных карточках;
·индексирование каталожных карточек;
·систематизация карточек и ведение каталога
Определение вида каталога. Вид каталога зависит от содержания документов и наличия в архиве других каталогов. Определяя состав каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива. По структуре каталоги разделяют на логические и алфавитные. Логическая структура предполагает метод дедукции, то есть поиск информации от общего к частному. Каталоги логической структуры подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический. В государственных и муниципальных архивах широкое распространение получили систематические каталоги. Структура архивных каталогов представлена в приложении 4. Разработка схемы классификации документной информации
в каталогах. Цит. по Е.М. Буровой «Архивоведение: теория и методика»: «Научная разработка проблемы классификации архивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда начали разрабатываться классификационные схемы в родственных с архивоведением областях - документоведении и источниковедении.
В результате теоретических исследований были определены основные виды классификации документной информации, отраженной в справочно-информационных средствах: структурная, предметно-тематическая, типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура), предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части) типический признак. Первые два вида классификации определяют специфику НСА архивов как традиционного, так и действующего в автоматизированном режиме.
Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее - Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ) 2007 г.
При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983)» Описание документной информации на каталожных карточках - создание архивной карточки, содержащей вторичную информацию о документе. Каталожная карточка
- карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога
Каталожная карточка имеет установленную форму и включает в себя следующие элементы: ·классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);
·информационные (содержание документов);
·поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);
·внешние (язык документа и способ воспроизведения);
·контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).
Индексирование вторичной документной информации имеет особое значение при создании каталожной карточки. Индексирование
- выбор и / или составление индекса (индексов) на основе системы индексов и его / их проставление на документах, делах, каталожных карточках
Индекс
- условный знак (буква, цифра) или совокупность таких знаков, используемые в ИПЯ, АИПС, а в традиционных ИПС присеваемые соответствующим классификационным делениям схемы классификации документов (документной информации) и проставляемые на каталожных карточках (классификационный индекс)
В целом индекс представляет собой условное обозначение в системе классификации. Систематизация карточек и ведение каталога. Проиндексированные карточки необходимо систематизировать перед введением в каталог. Индексы систематизируются в порядке расположения цифр. Например: см. приложение 5. Карточки с одинаковыми индексами систематизируются по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу - от высшего к низшему, от общего к частному. По сложившейся в отечественной теории и методике архивоведения практике, архивные каталоги традиционно относят к категории обязательных для ведения в архиве. (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.) (с. 95).) До сих пор в данной работе рассматривались только традиционные средства научно-справочного аппарата. Научно-технический прогресс, развитие IT затронули архивное дело, в частности, научно-справочный аппарат. Справочно-поисковые средства в архивах постепенно начинают дублироваться в электронном виде. Это позволяет быстро и, что важно, удаленно, находить необходимые архивные документы. Попробуем найти с помощью данной системы. архивные фонды о, например, конструкторских бюро машиностроения. Введя на главной странице в строку поиска необходимый запрос, нажмем на кнопку «поиск». На странице результатов поиска отображается информация о найденных фондах и о принадлежности каждого фонда к определенному архиву. Процесс работы с данной системой отображен в приложении 7 Открыв первый по списку результат поиска, получаем следующие данные: номер фонда, название фонда, крайние даты, аннотация и историческая справка (приложение 8) На данный момент система показывает себя как эффективная, постоянно комплектуется и совершенствуется. В рамках данной работы также рассмотрим электронную систему каталогов в Российском государственном историческом архиве. Ее особенность заключается в разделении каталога на именной, георграфичекий и предметный. В именном каталоге (приложение 9) информация классифицируется по фамилиям лиц, которые являются авторами документов. Особенность электронного именного каталога в Российскос государственном историческом архиве заключается в том, что документ, на который ссылается указатель, не содержит биографические материалы, а лицо, которое служило основой поиска, лишь упоминается в тексте документа. В георграфическом каталоге информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (приложение 10). В предметном каталоге информация классифицируется по теме документа, по его заголовку (приложение 11). Запущенный в тестовом режиме электронный каталог Российского государственного исторического архива представляется удобным поисковым средством. Однако нужно понимать, что в данном каталоге представлена информация лишь о 2,5% архивных материалов, хранящихся в РГИА. Представленная система - первые шаги к созданию полноценного электронного каталога.
2.3 Путеводители
Путеводители относятся к обязательным архивным справочникам Путеводитель по (архивным) фондам архива
- архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием
Путеводитель
- печатное издание, цель которого - дать пользователям представление о составе фондов конкретного архива.
Виды путеводителей: ·фондовый путеводитель;
·краткий справочник по фондам архива (архивов);
·тематический путеводитель по фондам архива (архивов).
Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные. Фондовый путеводитель
- печатное издание, содержащее краткую информацию о фондах архива в систематизированном порядке и служит для ознакомления с содержанием архива.
Краткий справочник по фондам архива
- путеводитель, содержащий список фондов архива. В свою очередь краткие справочники по фондам архивов подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Аннотированные содержат информацию о фондах в систематизированном порядке с указанием всех переименований фондообразователей, также предоставляется краткая информация о содержании документов. Неаннотированные краткие справочники по фондам архива содержат только список фондов и справочную информацию по ним.
Тематический путеводитель по фондам архива
- путеводитель, в котором содержится информация о фондах, соответствующих определенной тематике.
Все вышеперечисленные виды путеводителей могут создаваться как для отдельного архива, так и для группы архивов. Путеводитель состоит из собственно путеводителя и справочного аппарата к нему. Собственно путеводитель или, как его еще называют, характеристика фондов содержит следующие обязательные сведения: название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Также может содержаться библиографический список фонда. Название фонда - обязательный элемент путеводителя, который может дать информацию о: ·принадлежности фонда к определенной исторической эпохе;
·название фондообразователя и его месте в системе органов государственной власти, организации и т.д.;
·масштабах деятельности фондообразователя;
·его местонахождении.
Справочные данные о фонде составляет номер фонда. Историческая справка дает представление о деятельности фондообразователя, его месте в системе органов государственной власти, организации, предприятия и т.д., периоде и масштабе его деятельности. Историческая справка для фондов личного происхождения содержит биографические данные о фондообразователе: его фамилия, имя, отчество, период жизни, место рождения, смерти, личная жизнь, деятельность и т.д. Аннотация состава и содержания документов - краткое описание состава и содержания документов. Научно-справочный аппарат к путеводителю включает в себя следующие элементы: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели. Титульный лист является частью оформления путеводителя (не забываем, что речь идет о печатном издании) и дает информацию о названии архива, его подведомственности и месте в системе архивных органов Российской Федерации. Также указывает информация о месте и времени издания. В предисловии приводится краткая история архива, к документам которого составлен путеводитель. Список сокращений, приложения и указатели несут те же функции, что и в описи дел. Методика их составления аналогична методике составления этих элементов для научно-справочного аппарата описи. В приложения могут быть включены данные о ликвидированных, переданных в другие архивы и объединенных фондах, а также о составе научно-справочного аппарата архива. С развитием информационных технологий неразрывная связь между архивным путеводителем и печатным изданием начинает стираться. Появляются архивные путеводители в электронном виде. Например, на сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ) представлен электронный путеводитель по фондам, доступный по следующей ссылке: #"justify">2.4 Дополнительные справочно-поисковые средства
В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы СПС - обзоры, указатели, тематические картотеки и тематические перечни документов и дел, аннотированные реестры описей. Обзоры документов
Обзор как тип архивного справочника относится к группе дополнительных справочно-поисковых средств архива, но как и путеводитель предназначен для публикации с целью информирования пользователей о составе и содержании документов фонда или разных фондов, но по одной теме: Обзор архивных документов
- тип архивного справочника, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов
Целесообразность составления обзоров определяется актуальностью и значимостью проблемы, которой он посвящен, степенью ее изученности, а также новизной включаемых в обзор документов. Составление и издание (тиражирование) обзоров рекомендуется проводить в следующих случаях: когда объем фонда велик и в нем имеется много дел, однотипных по своему содержанию, или, наоборот, много дел со сложным, многопредметным содержанием, например: протоколы, переписка по нескольким не связанным между собой вопросам. При таком положении целесообразно выпускать обзоры архивных фондов, где содержание многопредметных дел может быть логически расчленено и классифицировано по однородным группам. Также обзоры можно составлять на документы, внесенные в описи без строгой системы или логической связи, или когда документы распылены по разным описям. Отмеченные недостатки проще устранить с помощью составления обзоров, а не пересоставления описей. Опыт подготовки обзоров показывает, что они могут публиковаться как в виде самостоятельных изданий, так и отдельными статьями в периодических и продолжающихся изданиях, что актуально для подготовки обзоров по архивным документам в организациях. Например, в Российском государственном военно-историческом архиве (РГВИА) обзоры документов разделены на фондовые и тематические: Обзоры документов тематические:
·по истории общественно-политического движения;
·по истории зарубежных стран и городов России;
·по истории архитектуры и градостроительства;
·о развитии авиации;
·о культурных и экономических связях России с другими странами;
·о развитии русской военно-теоретической мысли;
·о жизни и деятельности выдающихся людей России;
·о месторождениях полезных ископаемых и др.
Обзоры документов фондовые:
·Военно-походной канцелярия е.и.в. (Ф. 26);
·Ивангородская крепость (Ф. 13133);
·Секретное повытье Военной коллегии (Ф. 20);
·Кабинет военного министра (Ф. 366);
·Управление военного комиссара Временного правительства при Ставке (Ф. 2015);
·Воронов П.Н., генерал-лейтенанта, военного историка, редактора журнала «Русская старина», (Ф. 252) и др.
Указатели
Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в архиве или элементом справочного аппарата других архивных справочников: Указатель (архивный)
- архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных
Методика составления указателя как элемента справочного аппарата была рассмотрена на примере описи документов и дел. Указатели чаще всего входят в состав путеводителей. Однако с развитием информационных технологий указатели становятся популярным средством поиска на сайтах российских архивов. Например, на сайте rusarchives.ru представлен указатель фондообразователей по архивам России (приложение 12) При переходе по ссылке к искомому фондообразователю осуществляется переход на окно результата поиска, в котором предоставлена информация о фондообразователе, его справочных данных, разделе и справочнике, в котором содержится информация об искомом фондообразователе (приложение 13) Таким образом, в данном случае архивный указатель неразрывно связан с архивным справочником (путеводителем). В качестве дополнительного архивного справочника могут составляться тематические перечни документов и дел: Тематический перечень документов
- вид информационного документа архива, содержащий список заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных
Перечни документов составляются по наиболее актуальным, востребованным, а также малоизученным темам для информирования широкого круга исследователей, публикаторов документов, архивистов, журналистов и других специалистов. С развитием информационных технологий тематические перечни часто принимают электронный вид, и размещаются на сайтах соответствующих архивов. Например, тематические перечни Российского государственного исторического архива (РГАИ) (приложение 14) Базы
данных
Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа. В рамках данной работы базы данных, размещаемые на сайтах государственных архивов Российской Федерации были не раз рассмотрены в виде архивных каталогов, указателей и тематических перечней. Тем не менее, базы данных можно выделить как отдельный вид справочно-поискового средства, позволяющий осуществлять многоаспектный поиск по архивным фондам. Ярким примером базы данных и системой поиска к нему является сервис, размещенный на официальном сайте Российского государственного архива литературы и искусства (РГАЛИ).
Заключение
Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации имеет большое значение для широкого круга потребителей документной информации. В рамках данной исследовательской работы мы посмотрели, каким образом создается и функционирует научно-справочный аппарат архивов. Цель курсовой работы, а именно изучение системы научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации, достигнута. В процессе достижения цели, мы решили следующие задачи: Определили понятие «научно-справочный аппарат», которое приведено в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007). Изучили принципы построения научно-справочного аппарата и их влияние на структуру и функционирование архивных справочников. Изучили все обязательные и дополнительные справочно-поисковые средства, а также методику их составления. Проанализировали научно-справочный аппарат в архивах, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. Решая данную задачу, мы пошли по пути исследования электронного научно-справочного аппарата, размещенного на сайтах государственных архивов, а также на сайте Федерального архивного агентства. В архивных учреждениях России научно-справочный аппарат по большей части представлен в традиционном виде. То есть, для получения документной информации необходимо приехать в архив, и уже с помощью справочно-поисковых средств, представленных на бумажных носителях, найти нужную информацию. Архивная отрасль России в настоящее время идет по пути информатизации, перевода, дублирования документной информации на традиционных носителях в электронный вид, будь то оцифровка кино-фотодокументов, либо сканирование бумажных документов. Тем не менее, современный уровень информатизации архивных учреждений оставляет желать лучшего. Эта проблема решается на самом высшем государственном уровне. В 2011 году постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313 была утверждена государственная программа Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)», одна из целей которой - переход на безбумажное хранением документов. Однако для полного перевода архивных документов и архивных справочников в электронный вид необходимо выделить необходимые ресурсы, в том числе технику, которая в современных условиях устаревает очень быстро, а также решить проблему хранения архивных документов в электронном виде, но это уже отдельная тема для исследования.
Источники и литература
справочный поисковый архив каталог 1.Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». ФЗ №125 от 22.10.2004
2.Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (- М., 2007).
.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4.Основные правила работы архивов организаций. М.: ВНИИДАД, 2002
.Составление архивных описей: Методические рекомендации. - М., 2003.
.Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. - М., 2007.
.Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. бурова; под ред. В.П. Козлова. - М. 2007.
Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
В систему научно - справочного аппарата архива входят:
1. Архивная опись - это архивный справочник, в котором содержится систематизированный перечень дел архивного фонда, коллекции. Архивная опись предназначена для учёта единиц хранения и раскрытия их содержания.
Опись является основным, базовым архивным справочником, к ним в первую очередь обращаются исследователи, придя в архив.
Архивная опись служит основой для создания остальных справочников архива - указателей, каталогов, обзоров, путеводителей. В связи с этим при создании описи определяющим фактором является её качественное составление.
В процессе работы учреждения образуется различная документация, на каждый её вид составляются отдельные описи:
· Дел постоянного срока хранения;
· Дел временного срока хранения
· Дел по личному составу;
· Дел, состоящих из документов, характерных только для конкретной организации (следственные, судебные дела, научные отчёты по темам и т.д.).
Состав архивной описи:
· Описательные статьи (включают порядковый номер дела, делопроизводственный индекс, заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в деле);
· Итоговая запись (учётный элемент, в котором указывается количество находящихся на хранении дел, не всегда совпадает с количеством включённых в опись дел);
· Лист-заверитель (учётный элемент для учета количества листов в описи);
· Справочный аппарат к описи.
Справочный аппарат к описи включает:
· Титульный лист;
· Предисловие;
· Список сокращённых слов;
· Переводная таблица (в случае переработки);
· Указатели.
Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений) и поисковых данных (переводные таблицы шифров).
Описи дел составляются строго по установленным формам. Все реквизиты архивной описи располагаются на определённых для них местах.
Значение описи определяется тем, что опись, будучи учётным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку.
От качества подготовки описи зависит эффективность поиска архивной документной информации.
2. Каталоги. Они бывают:
· Систематические. К немунужно обращаться в том случае, если необходимо выяснить, по каким отраслям знания имеются книги в библиотеке; необходимо подобрать литературу по определенной теме, вопросу, предмету; нужно установить автора и точное название книги, если известно ее содержание.
Название каталога говорит о том, что карточки с описанием произведений печати сгруппированы по определенной системе, в соответствии с содержанием по отдельным отраслям знаний. Книги разных авторов по одной и той же теме, таки образом, собраны вместе.
Последовательность расположения основных отделов каталога и подотделов внутри каждого отдела зафиксирована в особом документе - схеме классификации. За многовековую историю существования библиотек создано немало различных вариантов схем классификации. Наиболее прогрессивные из них всегда опирались на классификацию наук, которая стремилась установить правильные связи и взаимодействия различных наук между собой.
· Методических пособий.
3. Картотека - справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).
Она бывает:
· Именная;
· Именная бойцов-минёров;
· По предоставлению гражданам жилплощади; метрических книг.
4. Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводитель по фондам архива (ов), краткий справочник по фондам архива, тематический путеводитель по фондам архива.
Путеводитель по архивам - вид путеводителя по фондам архивов, содержащий систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов. Он может включать информацию обо всех архивных учреждениях, музеях, библиотеках и других архивохранилищах, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, отдельных субъектов Российской Федерации или ее регионов. Объектом описания в путеводителе по архивам выступает архив или любое из перечисленных выше хранилищ документов АФ РФ.
Характеристика архива в путеводителе по архивам состоит: из названия архива (полного или сокращенного), адреса архива (полные адресные данные), количества фондов на бумажной основе, объема фондов на бумажной основе, крайних дат документов на бумажной основе, исторической справки, аннотации. Она может содержать список изданных справочников. При наличии в архиве кинофотофонодокументов и научно-технической документации (НТД) указывается их объем и крайние даты
5. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
Указатели в архиве организации могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме - электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими, хронологическими.
Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения).
Основными видами указателей являются:
· предметный (его разновидности - тематический, именной, географический),
· хронологический.
По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные, систематические и хронологические указатели.
6. Обзор документов - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.
Видами обзора в архиве организации являются обзор фонда и тематический обзор.
Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда и / или темы, принципа группировки информации в основной части обзора, применении различной методики представления информации о документах (индивидуальные или групповые аннотации), различной методики описания отдельных видов документов, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного аппарата к обзору
7. Перечни - это архивные справочники, которые создаются на основе описания архивных документов, т.е. на основе создания вторичной информации о составе, содержании и поисковых данных документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. «Перечни вопросов» имеют вид рукописных, позднее - машинописных переплетённых книг, составлявшихся в делопроизводстве организаций и учреждений и сдававшихся вместе с делами и описями в архив. На обложках проставлены шифры - номера фондов, описей, дел, содержание которых они раскрывают. «Перечни вопросов» раскрывают содержание дел, имеющих «глухие» заголовки, повышают информативность описей
В настоящее время идёт работа с программным комплексом «Архивный фонд» (уровень «Дело») и с созданными в архиве базами данных: «Научно-справочная библиотека», «Периодика», «Указатель фондов», «Справочно-информационный фонд». Тематических БД по документам архива не создано.
Для облегчения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователям справочно-поисковые средства. Совокупность взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, создаваемых на единой научно-методической основе, называется системой научно-справочного аппарата (НСА). Среди архивных справочников выделяются основные (путеводители, описи дел, документов, каталоги) и вспомогательные (указатели).
Путеводители
Путеводителями называются архивные справочники, содержащие сведения о фондах архива в систематизированном виде и предназначенные для ознакомления пользователя с их составом и содержанием. Состоят из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.
Справочники-путеводители, содержащие информацию о документах государственного архива Воронежской области, делятся на несколько видов.
Межархивные справочники-путеводители «Государственные архивы РСФСР» (М., 1980) и «Государственные архивы СССР» (М., 1989) содержат общие сведения, включающие в себя справочные данные, справку об истории архива, краткую информацию о составе и содержании хранящихся документов.
Межархивный тематический справочник «Справочник о документах по истории сельского хозяйства, хранящихся в государственных архивах Центрально-Черноземного района РСФСР» (Воронеж, 1990) содержит информацию о составе хранящихся в фондах архива документов по сельскохозяйственной тематике.
Путеводитель по фондам ОГУ «Государственный архив Воронежской области», составленный в 2007 году, дает представление обо всем массиве документов, находящихся на хранении в архиве за период с 1611 г. по 2006 г.
Путеводитель состоит из шести основных частей:
- Фонды учреждений, организаций и предприятий досоветского периода.
- Фонды учреждений, организаций и предприятий советского и постсоветского периодов.
- Фонды личного происхождения.
- Фонды учреждений, организаций и предприятий, действовавших в период временной оккупации.
- Аудиовизуальные документы.
- Научно-справочная библиотека.
В приложениях даны: справка об истории административно-территориального деления Воронежской области; указатель учреждений, организаций, предприятий, должностей, упомянутых в путеводителе; географический указатель; список использованных источников и литературы.
Описи дел, документов (архивные)
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков единиц хранения/единиц учета и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда, а также учета дел. Для облегчения поиска информации внутри описей дел, они снабжаются специальным справочным аппаратом. В справочный аппарат описи дел входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие (в котором содержатся краткие сведения об истории фондообразователя и фонда, а также приводится краткая аннотация состава документов фонда), список употребленных в описи сокращенных слов и выражений (при необходимости), переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.
На наиболее ценные, значимые дела возможно составление в описи подробных аннотаций к заголовкам с перечислением названий каждого документа, входящего в дело. Такие аннотации были составлены к делам фондов: Воронежская казенная палата, приказных изб Воронежского края, содержащие интересные документы середины XVII — начала XVIII вв. и др.
Каталоги
Каталоги — межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, дел, архивных документов архива сгруппированы по отдельным предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации («Схема Единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (советский период), М., 1978, «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (ХVIII — нач. ХХ в.), М., 1983, «Схема классификации фотодокументов госархива Воронежской области», Воронеж, 1979, «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», М., 2007).
В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» имеются систематический и именной каталоги.
Систематический каталог содержит сведения управленческой документации и личного происхождения (досоветского и советского периодов), НТД, фотодокументов. Разновидностью систематического каталога являются каталоги по истории госучреждений и истории административно-территориального деления.
В настоящее время полной тематической разработке подвергнуто 365 фондов (см. список фондов, прошедших каталогизацию).
В основном это наиболее используемые фонды: государственной власти и управления; промышленных предприятий; учреждений, организаций, предприятий сельского хозяйства, статистики, финансирования, народного образования, культуры и др. С 2001 года ведется работа по каталогизации документов XVII века.
Фотокаталог дает представление о фотодокументах, хранящихся в госархиве Воронежской области.
Каталоги представлены традиционным карточным вариантом и базами данных: «Электронный каталог», «Фотокаталог».
Всего составлено и включено в каталоги по состоянию на 01.01.2008 года каталожных карточки по документам управленческого характера и личного происхождения; 2709 каталожных карточек по научно-технической документации.
Указатели
Указатели — архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
В ОГУ «Государственный архив Воронежской области» ведется работа по созданию указателей, разнообразных по своему видовому содержанию:
- Внутрифондовые к документам (именные). Составлены к документам фондов: Воронежского отряда народного ополчения, Воронежского истребительного батальона, Комиссий по делам бывших красногвардейцев и красных партизан. С 2006 года ведется БД «Награды за материнство» по фонду Воронежского облисполкома.
- Внутрифондовые к описям (хронологические, структурные, воинских подразделений, именные, репертуара театра и др.). Составлены к описям таких фондов как ЦЧОблисполком, Воронежский драмтеатр им. Кольцова, Военная прокуратура 10 стрелкового корпуса, приказных изб.
- Межфондовые к описям. В связи с увеличением количества запросов социально-правового характера о репрессировании граждан, для первоначальной ориентации в документах по этому вопросу был составлен «Межфондовый географический указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». При составлении этого указателя использовались фонды исполнительной власти.
- Межфондовые к документам (именные). «Межфондовый именной указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». Указатель представлен карточками и БД «Репрессированные».
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
Классификация архивной документации.
Проблема классификации архивной документной информации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.
Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной информацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.
В практике информационной работы архивные документы, являющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, получили название носителей первичной документной информации.
Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.
Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду.
Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.
Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступившие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.
Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются: 1)
взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную документную информацию на разных уровнях; 2)
неповторяемость и недублированность информации различных видов справочников; 3)
преемственность НСА ведомственных, государственных и муниципальных архивов.
Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архивиста на дублирование информации.
Если описание и каталогизация фонда проведены в соответствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости информации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выписав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска.
В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на которых эту информацию можно найти.
Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомственных, государственных и муниципальных архивах применяются единые требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного архива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК государственного архива и хранятся в государственном архиве как контрольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Такой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспомогательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.
Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:
на справочники по учету;
справочники по раскрытию содержания документов (инфор- мационно-поисковые системы).
Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:
АФ РФ в целом; сети архивов; архиву; фонду;
делу или отдельному документу.
В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам. 1.
Центральный фондовый каталог Росархива и разрабатываемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ;
справочник «Государственные архивы СССР». - Ч. 1-2. - М., 1989;
справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». - М., 1991;
указатель «Личные архивные фонды в государственных хранилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М., 1980. 2.
Группа архивов отдельного региона:
фондовый каталог субъекта Российской Федерации или муниципального образования;
путеводитель «Центральные архивы Москвы». - Вып. 1 - 3. - М., 1999; Вып. 4. - М., 2000. 3.
путеводитель или краткий справочник;
книга поступлений;
список фондов;
листы фондов;
каталоги;
тематические обзоры;
указатели;
паспорт архива. 4.
Фонд: лист фонда; опись;
обзор фонда;
каталоги;
указатели; 5.
Отдельное дело или отдельный документ: тематические путеводители;
каталоги;
указатели;
обзоры фондовые и тематические; внутренняя опись дела; аннотация;
заверительная надпись.
В практической работе все справочники в результате их классификации по уровням документов получили названия:
межархивные (на уровне АФ РФ и его части);
внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);
внутрифондовые (на уровне фонда или его части).
Подробный перечень справочного аппарата каждого федерального архива России по указанным группам (внутриархивные, межфондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат», опубликованном в 1994 г.
Пе рспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальнейшего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем. 1.
Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ). 2.
Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив - фонд - дело - документ - это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива. 3.
Всестороннее обеспечение преемственности НСА государственных архивов и архивов учреждений. 4.
Дальнейшее совершенствование методики создания отдельных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодополняемости в системе НСА архива.
Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методи- ческом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней: 1)
удовлетворять все потребности общества в ретроспективной информации по мере возникновения и поступления запросов в архивы; 2)
ориентироваться в основном на тематический поиск информации; 3)
быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность документов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независимо от способа закрепления информации; 4)
иметь единую методику составления всех типов и видов справочников; 5)
отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников; 6)
развиваться с учетом дальнейших перспектив применения Новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.
Исходя из этих требований, основу системы НСА должно составлять «двойное единство»:
единство организации документов, которое достигается единством научно-методических основ классификации документов (единая система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);
единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.
В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каждом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты по-разному подходят к созданию и усовершенствованию справочников к фондам различной информативности.
В зависимости от информативности архивные фонды подразделяют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам I
Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий. 6.2.