Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. О новых Правилах делопроизводства «из первых уст Федеральный закон о делопроизводстве в рф

15 июня 2009 года постановлением Правительства Российской Федерации № 477 были утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». С чем было связано появление этого документа? Что нового он внес в нормативную базу делопроизводства? Какова его структура? Ответы вы найдете в статье из № 9 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» … 24.09.2009

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Сам факт принятия постановления Правительства РФ, утверждающего правила делопроизводства, имеет важнейшее значение, поскольку в истории нашей страны, включая советский период, не принималось нормативных актов по делопроизводству столь высокого уровня. Имевшие в свое время большое значение «Единая государственная система делопроизводства» (М., 1973) и «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., 1988) не были нормативными документами, то есть носили рекомендательный характер.

А сейчас мы предлагаем вашему вниманию отрывок из статьи М.В. Ларина, д-ра ист. наук, проф., директора ВНИИДАД и В.Ф. Янковой, канд. ист. наук, доц., зам. директора ВНИИДАД «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», опубликованной в № 9 "Справочника секретаря и офис-менеджера"

«Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (далее – постановление Правительства РФ) не только утверждаются Правила, но и вносится ряд изменений в типовые регламенты, определяющие деятельность федеральных органов исполнительной власти. В частности, в новой редакции излагается п. 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30, а именно:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (в настоящее время это Федеральное архивное агентство (Росархив) – прим. авторов) издают инструкции по делопроизводству».

Напомним, что в первоначальной редакции этого документа делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти велось в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, которая также подлежала согласованию с Федеральным архивным агентством.

Внесены изменения и в п. 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти , утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452. Новая редакция этих пунктов:

«2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти»…

Всю статью читайте в № 9 2009 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера».

15 июня 2009 г. В.В. Путиным подписано постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г. Срок разработки Правил был установлен – март 2009 г., а ответственными исполнителями указаны Министерство культуры России, Минкомсвязь России, Минэкономразвития России.
Разработчиком Правил выступил ВНИИДАД.

В постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на первый абзац, который указывает на то, что постановление является развитием ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149. Обратимся к этой важнейшей статье, в которой в п. 2 указано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

До выхода Правил требования единства постановки делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления реализовывались на основании утвержденного постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 «Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти». В первом регламенте организации делопроизводства был посвящен целиком раздел 11 «Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти». Его первый же пункт указывал, что «делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти (далее − типовая инструкция), утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством». Пункт 11.2, оставшийся без изменений, предписывает: «При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации».

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти также устанавливал, что работа с документами определяется Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате федерального органа исполнительной власти.
В соответствии с п. 11.1 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» типовая инструкция по делопроизводству была разработана и утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536 и зарегистрирована Минюстом 27.01.2006 № 7418. На основе типовой инструкции федеральные органы исполнительной власти разработали свои инструкции.

Правила, в отличие от типовой инструкции, утверждены Постановлением Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный для исполнения. С внесением постановлением Правительства от 15.06.2009 изменений в типовые регламенты, они приведены в полное соответствие с п. 11.1 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Самое главное положение «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» дано в п. 1. В нем указано, что «Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В соответствии с п. 3 Правил «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».

С выходом Правил федеральным органам исполнительной власти предстоит работа по корректировке своих инструкций по делопроизводству. Рассмотрим, что нового внесли Правила.

В отличие от типовой инструкции Правила начинаются с определения понятий (раздел 1). Все они, за исключением понятия «служба делопроизводства», есть в разработанном тем же ВНИИДАД ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но каждое понятие в правилах имеет хотя бы незначительное, часто не принципиальное, но отличие и подчеркивает применение в делопроизводстве именно федеральных органов исполнительной власти. Например, термины:

– «делопроизводство» − деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
– «номенклатура дел» − систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
– «дело» − совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.
Понятие «документ», данное в Правилах, определяется как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти»; то есть через общее понятие «документ», что нельзя признать удачным. Новым термином является «служба делопроизводства» − структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Как видно, многие понятия даются специализированно, для федеральных органов исполнительной власти.
Раздел 3 называется – Создание документов в федеральном органе исполнительной власти. В нем, как и в типовой инструкции, устанавливается, что документ оформляется на бланках и листах бумаги формата А4 и А5, с теми же, узаконенными ранее минимальными размерами полей (20 мм − левое, 10 мм − правое, 20 мм − верхнее, 20 мм − нижнее), с угловым и продольным расположением реквизитов.

Особого внимания заслуживает п. 9, перечисляющий реквизиты документа.
В типовой инструкции по делопроизводству указывалось, что все реквизиты оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и каждый из них описывался в соответствии с требованиями этого стандарта. В Правилах называются 24 реквизита, которые могут встретиться при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. При этом, придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, Правила, как и в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9), разбивают реквизит «подпись» на два реквизита: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Два реквизита получили новое название: «заголовок» − «наименование документа» и «резолюция» − «указание по исполнению документа». Вернулся исчезнувший в последней редакции ГОСТ 2003 г. реквизит «гриф ограничения доступа к документу», названный в правилах «отметка о конфиденциальности». Отсутствуют в Правилах две отметки: «отметка о поступлении документа в организацию», которая стала лишней при передаче документа по электронным каналам связи и «идентификатор электронной копии документа», исключение которого, на наш взгляд, при остающемся большом бумажном документообороте, пока еще несвоевременно.

Сами требования к оформлению реквизитов в Правилах не прописываются. Их надо будет брать из той же типовой инструкции по делопроизводству. Указано лишь, что согласование документов в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой, а с другими организациями − грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Раздел 4 Правил посвящен требованиям к организации документооборота. В нем прописаны лишь общие положения:

Указаны документопотоки: входящий, исходящий, внутренний.
Способы доставки и отправки: почтовая, фельдъегерская и электросвязь.
Первичная обработка документов: проверка правильности доставки документов и наличия приложений к ним, распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрация. Обратим внимание, что если в типовой инструкции указано, что документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения, то Правила, устанавливая порядок регистрации, допускают регистрацию на следующий день «Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых − в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день».
Передача документов службой делопроизводства.
Ответственность службы делопроизводства за правильность оформления документов и их комплектность.
Обязательность ведения подсчета документооборота.

Методика обработки документов в Правилах не описывается, она указана в типовой инструкции по делопроизводству.
Общий порядок текущего хранения документов, обработка и сдача их в архив даются в разделе 5 – «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти». Этот раздел интересен тем, что возлагает на федеральный орган исполнительной власти, формирующий свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов «разработку и утверждение по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечня документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения». Это очень важный пункт, так как на сегодняшний день далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют свои перечни, что затрудняет в организациях установление сроков хранения документов при разработке номенклатур дел и проведение экспертизы ценности документов.

Требования к номенклатуре дел в Правилах даны общие, без детализации, также изложено хранение дел в структурных подразделениях и подготовке дел к сдаче в архив в федеральном органе исполнительной власти. На наш взгляд, важен и четко изложен п. 34 «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке».

Принципиально новым является раздел 6 – «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Если в типовой инструкции по делопроизводству требования к работе с электронными документами были разбросаны по различным разделам, например, регистрация, организация поисковой системы и т. д., в Правилах они не только собраны в одном месте, но и значительно расширены. Рассмотрено подписание, согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Как приложение в Правилах дан перечень сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Набор этих сведений отличаются от перечисленного выше набора реквизитов и отсылает нас к п. 25 Правил, где указано, что «в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах».

Таким образом, на основании Правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти и вслед за ними подведомственным им учреждениям предстоит работа по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и, прежде всего, с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводст

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Список изменяющих документов

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 N 751 ,

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

(в ред. Постановления

4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

абзац утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 N 356;

"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.

(абзац введен Постановлением

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.

(п. 8 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

(п. 9 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФЕДЕРАЛЬНОМ

ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

(п. 16 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

17. Утратил силу. - Постановление Правительства РФ от 26.04.2016 N 356.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

(п. 18 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

(п. 20 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно . В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА

ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.

(пп. "в" введен Постановлением Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.

(п. 34 в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

В ФЕДЕРАЛЬНОМ ОРГАНЕ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Приложение

к Правилам делопроизводства

в федеральных органах

исполнительной власти

ПЕРЕЧЕНЬ

ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ

В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Список изменяющих документов

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Наименование вида документа

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

16. Отметка о контроле

17. Гриф ограничения доступа

18. Сведения об электронной подписи

19. Проверка электронной подписи

20. Подразделение - ответственный исполнитель документа

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)

"Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"

Редакция от 26.04.2016 — Действует с 06.05.2016

 Показать изменения

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 июня 2009 г. N 477

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

от 07.09.2011 N 751 , от 26.04.2016 N 356)

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:

"11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.".

3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст. 3233), в следующей редакции:

"2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Председатель Правительства
Российской Федерации
В.ПУТИН

УТВЕРЖДЕНЫ
Постановлением Правительства
Российской Федерации
от 15 июня 2009 г. N 477

ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 07.09.2011 N 751 , от 26.04.2016 N 356)

I. Общие положения

II. Термины и определения от 26.04.2016 N 356)

4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения: (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

Абзац 14 - Утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы. (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации. (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 N 751)

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются: (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

а) Государственный герб Российской Федерации; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

б) наименование федерального органа исполнительной власти; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

г) наименование должности; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

е) наименование вида документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ж) дата документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

з) регистрационный номер документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

и) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

к) место составления (издания) документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

л) гриф ограничения доступа к документу; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

м) адресат; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

н) гриф утверждения документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

о) указания по исполнению документа (резолюция); (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

п) заголовок к тексту; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

р) текст документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

с) отметка о контроле; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

т) отметка о приложении; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

у) подпись; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ф) отметка об электронной подписи; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

х) гриф согласования документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ц) виза; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ч) печать; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ш) отметка о заверении копии; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

щ) отметка об исполнителе; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ю) отметка о поступлении документа; (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

17. Пункт утратил силу. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти. (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Наименование вида документа

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

Анна ЕРМОЛАЕВА

НОВЫЕ ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ: ПРОБЛЕМЫ ПРИМЕНЕНИЯ

В статье дается критический анализ новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, прогнозируется их влияние на организацию работы с официальными документами.

The critical analysis of new Records management rules in federal executive authorities is given in the article; its influence on the work with official documents is predicted.

Ключевые слова:

органы исполнительной власти, делопроизводство, документ на бумажном носителе, электронный документ; executive authorities, records management, document in hard-copy form, electronic document.

В соответствии с федеральным законодательством делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти должно вестись в соответствии с правилами, утвержденными правительством РФ1. Эти правила появились спустя три года с момента введения в действие данной нормы2. Весь этот период организация делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти осуществлялось на основании Типовой инструкции по делопроизводству3, ссылка на которую содержалась в двух нормативных актах. Можно дискутировать в отношении правового статуса данной инструкции, но поскольку в нашей стране до сих пор нет четко выстроенной системы нормативно-правовых актов, закрепленной в соответствующем федеральном законе, это будет неблагодарным занятием. Тем не менее следует отметить тот факт, что в отсутствие законодательного регулирования сферы документационного обеспечения управления данная инструкция косвенно выполняла важную функцию по обеспечению единообразия в процессах документирования и организации работы с официальными документами на всей территории Российской Федерации.

Принятие в июне 2009 г. постановления Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» позволяет констатировать легитимность нормативного характера новых правил делопроизводства. На основе указанных правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством должны издать индивидуальные инструкции по делопроизводству. Кроме того, правовые нормы, содержащиеся в правилах, распространяются и на иные органы государственной власти, а также на органы местного самоуправления.

Возникает вопрос: чем вызвана замена традиционного вида документа - инструкции, регламентирующей сферу документационного

1 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //СЗ РФ, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448.

2 Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //СЗ РФ, 2009, № 25, ст. 3060.

3 Приказ Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарег. Минюстом РФ 27 января 2006 г. № 7418) // Российская газета, 2006, 7 февр.

ЕРМОЛАЕВА

Всеволодовна - к.и.н., профессор кафедры

документационного обеспечения управления ПАГС им. П.А. Столыпина [email protected]

обеспечения управления, на правила? Об отнесении инструкции к категории нормативных актов четко сказано в соответствующем постановлении правительства РФ1. Не вызывает сомнений, что регламентация «отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами», предполагает, прежде всего, установление единой технологии, направленной на реализацию всех стадий оперативной жизни документа

С момента создания до исполнения им соответствующей функции. В этих целях инструкция как вид документа являлась наиболее предпочтительной, поскольку ее содержание, в отличие от иных видов нормативных актов, позволяет получать ответы не только на вопрос: что делать, но и как делать. Ссылка на то обстоятельство, что прерогатива нормативного акта - установление общих норм без механизма их реализации, в частности в отношении информационно-документационных процессов, не является обоснованной, да и само содержание новых Правил свидетельствует об обратном.

В наименовании рассматриваемого документа имеется некоторое отступление от формулировки, содержащейся в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», согласно которой правила должны быть установлены на ведение «делопроизводства и документооборота». На эту неточность в использовании терминологии сразу же обратили внимание докумен-товеды и архивисты. Термин «документооборот» является вторичным по отношению к термину «делопроизводство», поскольку организация документооборота является одним из компонентов делопроизводства как самостоятельной отрасли деятельности.

Существует разная трактовка причин использования и фактического установления равенства между этими двумя терминами. Одна из версий - термину «делопроизводство» отводится сфера организации работы с документами на бумажных носителях, а термин «документооборот»,

1 Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. на 24.03.2009) // СЗ РФ, 1997, № 33, ст. 3895; Российская газета, 2009, 27 марта.

который широко используется представителями компьютерных технологий, обозначает технологические процедуры по организации работы с электронными документами. Однако технология организации работы с документами на бумажных и электронных носителях идентична и включает в себя типовые процедуры (сбор, обработка, передача, хранение и т.п.), для реализации которых используются различные инструменты (технические средства). Это подтверждают и новые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые отражают основные принципы организации работы с документами на бумажных и электронных носителях.

В целях определения практического значения положений, содержащихся в Правилах, был проведен письменный опрос государственных гражданских служащих территориальных органов исполнительной власти (всего 52 чел.) - слушателей программы повышения квалификации «Документационное обеспечение управления и новые правила делопроизводства». В рамках данной статьи остановимся лишь на некоторых положениях, которые вызвали наибольшие дискуссии, и дадим необходимые комментарии.

Первый аспект - внешняя форма документов. Согласно Правилам, «служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа», а «неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю» (п. 21). Однако при этом не указывается, нормам каких общегосударственных или локальных нормативных документов они должны соответствовать, кроме декларации о том, что «состав реквизитов документа определяется его видом и назначением» (п. 10). Как известно, определение вида документа непосредственно связано с его назначением. В свою очередь, назначение документа обусловлено спецификой деятельности как системы органов исполнительной власти в целом, так и функциями конкретного органа исполнительной власти в частности. Однако в рассматриваемых Правилах делопроизводства отсутствуют основные критерии, обусловливающие системный подход к установлению видового состава документов именно в федеральных органах исполнительной власти.

Кроме того, положения Правил в части

создания документов вступают в противоречие с положениями стандарта на Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД)1 как по количеству используемых реквизитов, так и их наименованиям. Следует отметить, что данный стандарт разрабатывался в целях обеспечения единообразия внешней формы основных управленческих документов, а его уникальность состоит в том, что он используется в любой организации независимо от формы собственности. Поэтому отказ от уже имеющейся унификации может негативно сказаться на практической деятельности органов исполнительной власти по всей вертикали в их взаимодействии как с юридическими, так и с физическими лицами. Игнорирование положений стандарта в части регламентации оформления самих реквизитов не только не обеспечит унификацию внешней формы создаваемых документов, но и позволит манипулировать предоставляемыми сведениями. Данное замечание, в частности, относится к распространившейся в последнее время практике оформления такого реквизита, как «отметка о наличии приложений», в котором указывается только количество листов (например: Приложения: всего на 51 л.). Как в таком случае идентифицировать состав приложений, если не будут указаны наименования видов прилагаемых документов, количество листов в каждом из них и наличие необходимых экземпляров?

Необходимо отметить, что Правила устанавливают реквизиты только для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти. В результате поток входящих документов оказался вне регламентации с точки зрения оформления на них необходимых реквизитов. Следовательно, «указание по исполнению документа» может не являться обязательным элементом для входящего документа, требующего принятия решения (исполнения), или может быть оформлено на отдельном листе.

Следующий аспект - организация работы с электронными документами

1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65. - М., ИПК Издательства стандартов, 2003.

в федеральном органе исполнительной власти. Наличие в Правилах специального раздела, посвященного данной категории документов, отмечено всеми участниками опроса и, по мнению респондентов, будет способствовать совершенствованию организации делопроизводства. С введением новых Правил отмечается установление общих принципов в организации работы с документами на бумажных и электронных носителях:

Необходимость разработки единой номенклатуры дел;

Регламентация обязательных сведений о документах, используемых в целях их учета и поиска в документных системах;

Установление для электронных документов сроков хранения, аналогичных для документов на бумажном носителе и т.п.

Это обусловливает необходимость разработки единых методов классификации и кодирования документированной информации, построения централизованной информационно-поисковой системы по документам федерального органа исполнительной власти.

И последний аспект. В качестве одного из основных положений, содержащихся в разд. 5 «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти», отмечена необходимость разработки перечня документов, образующихся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций с указанием сроков хранения. Однако решение этой задачи невозможно без совершенствования самого процесса управления, требующего уточнения задач, стоящих перед органом исполнительной власти, и четкого распределения этих задач и функций по их выполнению между всеми организациями и структурными подразделениями. Одной из основных проблем является непрора-ботанность процессов документообра-зования как на государственном, так и ведомственном уровнях.

Доскональное изучение направлений управленческой деятельности, разбивка направления на функции, подфункции, задачи, процедуры, определение и закрепление состава документов, которыми оформляется каждая процедура, т.е. проектирование системы документации, отражающей это направление деятельности, в настоящее время проводятся в рамках разработки административных

регламентов исполнения государственных функций (услуг). Таким образом, указанный перечень должен аккумулировать все виды и разновидности документов, сопровождающих реализацию всех функций и услуг конкретного органа исполнительной власти по всей вертикали. В соответствии с Правилами, разработанный перечень документов должен быть согласован с Федеральным архивным агентством. Однако представляется, что данная процедура будет формальной и имеющей лишь констатирующий характер, поскольку согласование предполагается проводить на заключительной стадии формирования ведомственной системы документации.

Таким образом, даже неполный анализ Правил свидетельствует о необходимости доработки и конкретизации целого ряда уже имеющихся положений и включения новых, что потребует внесения соответствующих дополнений и изменений. Сформулируем некоторые основные направления, которые, на наш взгляд, позволят, с одной стороны, обеспечить унификацию документационных процессов, с другой - отразить специфику документирования деятельности конкретного органа исполнительной власти:

1) изменения и дополнения должны обеспечить гармонизацию терминологической системы в сфере информационнодокументационного обеспечения управления;

так называемого «делопроизводственного подхода» к организации работы с официальными документами к разработке системы управления документацией (информационному менеджменту);

3) одним из ключевых положений Правил должно быть указание на необходимость разработки органом исполнительной власти (министерством, федеральной службой, агентством) функциональных унифицированных систем документации и их последующее включение в состав Общероссийского классификатора управленческой документации1. Разработка данных систем должна координироваться исполнительным органом, ответственным за документационное обеспечение управления, и базироваться на единой методологической основе. Только при соблюдении этих условий станет возможным внедрение корпоративного межведомственного документооборота.

В конечном итоге Правила делопроизводства должны стать неотъемлемым компонентом системы нормативных актов, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, и основным организационно-нормативным документом в сфере управления документацией.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 15 июня 2009 г. N 477

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

I. Общие положения

II. Термины и определения от 26.04.2016 N 356)

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти (в ред. Постановления Правительства РФ от 26.04.2016 N 356)

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 15 июня 2009 г. N 477

ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ