Маршрут движения внутренних документов. Схемы документооборота

Организация движения документов - важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут - прямым, время прохождения - минимальным.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведение одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно–информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования, если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Организация работы с документами требует автоматизации документооборота (документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения и исполнения или отправления в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 2): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Рис. 2. Эволюция форм документооборота

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Рис. 3. Смешанный документооборот

Смешанный документооборот (рис. 3) предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Виды документопотоков

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

· структурой;

· режимом или цикличностью;

· направлением;

· объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии. Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов.

Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов в организации;
уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Каждый документ имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 4). Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис.4. Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль над изменением документа.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток любой организации складывается из следующих компонентов:

Документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

Обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений.

Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

согласно параграфу 3.1.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, является основной характеристикой документооборота. Маршрут движения документов включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения документа) до подшивки в дело и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Согласно параграфу 3.1 ГСДОУ маршруты (схемы) прохождения документов разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. Создаются маршрутно-технологические карты, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. При функционировании автоматизированной обработки информации в маршруты (схемы) должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Регистрация документов включает:

– проставление даты;

– проставление регистрационного номера;

– запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), создаваемые и используемые внутри организации и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих и других организаций и частных лиц.

Регистрация документов производится в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы директора по основной деятельности, приказы директора по кадрам, приказы и распоряжения вышестоящей организации, бухгалтерские сводки, отчеты и др.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются, помимо валового номера, дополнительные буквенные индексы.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Поступившим ответным документам новый номер не присваивают.

Регистрационный номер ставят на самом документе и в регистрационной форме учета документов.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел.

На практике используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.

Журнальнаяформа регистрации документов используется в организациях, где документооборот менее 600 документов в год.

Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Бумажным квадратом склеивают середины концов нитки, сверху ставят печать. На этой же странице или на бумажном квадрате делают надпись, заверяющую правильность оформления:

В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 90 (девяносто) листов.

Надпись заверяет личной подписью лицо, ответственное за делопроизводство,

указывая должность и расшифровывая подпись.

После окончания записей в журнале делают надпись, которую также заверяют подписью:

В данном журнале зарегистрировано 437 документов с № 1 по № 437. Случайно пропущены номера 99 и 236.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: наименование организации, название журнала, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу – начато 00.00.0000 и окончено 00.00.0000. Даты начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Примерные формы журналов регистрации поступающих, отправляемых документов и приказов приведены в «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (приложение 1). При необходимости возможно введение дополнительных граф в журналы регистрации (количество листов, наличие приложений, расписка в получении документа и др.).

Журнальная форма регистрации документов имеет определенные недостатки:

– формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

– сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

– отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Регистрация документов может осуществляться с применением единых регистрационно-контрольных карточек.

Карточки изготавливают типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 ´ 210 мм) или А6 (105 ´ 148 мм). Для быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов (например: входящие документы – зеленый бланк, исходящие – синий, внутренние – желтый).

Регистрационные графы на карточке, в журнале и при компьютерной системе регистрации документов существенных различий не имеют.

Помимо указанных реквизитов регистрационно-контрольной карточки, образовательное учреждение в Инструкции по делопроизводству может устанавливать и дополнительные реквизиты, необходимые для регистрации.

Достоинствами картотечной формы регистрации документов являются:

– однократность регистрации;

– возможность механизации процессов работы с картами.

Календарная шкала карты служит для контроля за сроком исполнения документа.

Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и схемой движения.

После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, являющиеся основой справочного аппарата к служебным документам.

Справочная картотека состоит из двух частей:

– карточки на неисполненные документы, то есть направленные на исполнение;

– карточки на исполненные документы.

Первая часть может содержать группы карточек, сформированных: по корреспондентам, по исполнителям, по срокам исполнения.

Схемой систематизации карточек второй группы может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации образовательного учреждения. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел, а главный поисковый признак документа – его содержание.

Карточки неисполненных документов по мере исполнения с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику картотеки исполненных документов.

На некоторые группы документов можно заводить отдельные картотеки (например, картотека приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.).

Работа с картотеками включает:

– своевременную регистрацию документов;

– регулярное выполнение операций по ведению картотеки;

– внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о перемещении документа, об исполнении);

– внесение изменений в записи;

– перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.

Картотеки, как и журналы регистрации, включают в номенклатуру дел организации.

Компьютерная форма учета документов строится по аналогии с картотечной. При этом сортировка документов на неисполненные и исполненные, а также систематизация по разделам и рубрикам происходит автоматически. Кроме того, компьютерная форма учета документов значительно упрощает их поиск и экономит время.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

входящий
внутренний
исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

оригинал документа
копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

использовать современное ПО
перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

составьте первичное положение и документов в организации
пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Движение распорядительных документов, издаваемых коллегиально

Коллегиальные решения – это решения, принимаемые на заседании коллегиального органа группой лиц, входящих в этот орган (собрание, совет, правление, коллегия, совещание и др.). Решения, принятые коллегиально, фиксируются в протоколах заседаний, на основании которых могут издаваться распорядительные документы (постановления, решения). Практика издания постановлений (решений) характерна для федеральных органов власти и управления, органов власти и управления субъектов Федерации и муниципальных образований. В организациях иного типа, например в акционерных обществах (закрытых, открытых), решения, принятые коллегиальными органами (собранием, советом директоров, правлением), оформляются протоколами, распорядительные документы в виде постановлений или решений на их основе не издаются. Исполнение принятых решений осуществляется исполнительным органом акционерного общества путем издания приказов или распоряжений. Решения информационного характера рассылаются заинтересованным лицам в виде копий протоколов или выписок из протоколов. Движение документов при коллегиальном принятии решений при условии оформления принятых решений в виде постановлений или решений включает следующие стадии:

Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Работа коллегиального органа ведется по заранее утвержденному плану. В соответствии с планом лица, ответственные за подготовку вопроса для обсуждения, готовят необходимые материалы, как правило, это аналитическая справка (записка) по вопросу и проект решения . Работа по подготовке этих документов ведется в структурном подразделении или группой специалистов нескольких подразделений. Подготовка материалов для заседания коллегиального органа – это начальный этап в движении документов, отражающих деятельность по коллегиальному принятию решений.
Передача подготовленных материалов на рассмотрение коллегиального органа. Аналитическая справка (записка) по вопросу и проект решения передаются секретарю коллегиального органа, который собирает все подготовленные для рассмотрения на заседании документы, проверяет их полноту и правильность оформления.

Как правило, материалы готовятся и передаются секретарю за 10–12 дней до заседания. Срок представления документов может быть сокращен, но не должен составлять менее 3–5 дней. Это время необходимо для рассылки документов членам коллегиального органа и их ознакомления с подготовленными документами.

Подготовка повестки дня заседания. Повестка дня готовится секретарем коллегиального органа на основании плана, но может корректироваться с учетом конкретной ситуации. Повестка дня согласовывается с председателем коллегиального органа. Одновременно с этим секретарь готовит приглашения на заседание для рассылки членам коллегиального органа.
Рассылка приглашений на заседание коллегиального органа его членам и приглашенным лицам. Вместе с приглашением, в котором содержится повестка дня заседания, рассылаются копии аналитических справок (записок) и проекты решений по вопросам повестки дня, подготовленные исполнителями. Этот комплект документов может рассылаться членам коллегиального органа по электронной почте.
Обсуждение материалов на заседании коллегиального органа и принятие решения. Во время заседания ведется его протокол , в котором фиксируется весь ход заседания: выступления основных докладчиков, обсуждение вопросов повестки дня, принятые решения.
Оформление протокола заседания. Окончательное оформление протокола проводится, как правило, в течение 3–5 дней после заседания. При оформлении протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером предыдущего протокола. Датой протокола является дата заседания, а не дата оформления. Регистрационно-учетные журналы по протоколам не ведутся. Учетную функцию выполняет само дело, в которое подшиваются подписанные протоколы.
Подписание протокола. Как правило, протоколы подписываются председателем заседания и секретарем, но есть и исключения из этого общего правила: например, протоколы государственных аттестационных комиссий, счетных комиссий (в акционерных обществах) подписываются всеми членами коллегиального органа.
Издание распорядительного документа (постановления или решения). На этом этапе на основании протокола заседания оформляется распорядительный документ, подписываемый председателем коллегиального органа. На основании одного протокола может быть подготовлено несколько распорядительных документов, так как каждое отдельное решение оформляется как одно постановление (решение) .

В практике управления такие решения называются протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется путем передачи копий протоколов или выписок из них.

Регистрация распорядительного документа и рассылка исполнителям. Регистрация постановлений (решений) ведется отдельно от протоколов и других распорядительных документов (приказов, распоряжений), если они также издаются в организации. В регистрационном номере постановления (распоряжения) целесообразно соблюдать связь с протоколом, например:

Если протокол имеет номер 45 (№ 45), то и постановления или распоряжения должны иметь тот же номер, но дополняемый через косую черту или дефис номером вопроса, отражающим очередность рассмотрения вопросов на заседании (номером вопроса в повестке дня), например: № 45-1, № 45-2 и т. д.

Контроль исполнения документов. Контроль исполнения решений, принятых коллегиально, осуществляется секретарем коллегиального органа. На контроль ставятся только те поручения (задания), которые имеют конкретный срок исполнения.
Копирование распорядительных документов (постановлений, решений), протоколов или изготовление выписок из протоколов. Распорядительные документы (постановления, решения), выписки из протоколов копируются в количестве, соответствующем количеству исполнителей и заинтересованных лиц.
Помещение подлинника протокола и подлинников распорядительных документов (постановлений, решений) в дела. Подшивка документов в дела осуществляется секретарем коллегиального органа в соответствии с номенклатурой дел. Протоколы заседаний и изданные на их основе распорядительные документы подшиваются в разные дела.

Вместе с протоколами могут подшиваться только материалы, составляющие неотъемлемую часть протокола: например списки присутствовавших на заседании, тезисы и тексты докладов, выступлений, особые мнения участников заседания, не согласных с мнением большинства и др.

Рассылка копий распорядительных документов (постановлений, решений) или копий протоколов (выписок из протоколов). Рассылка осуществляется службой ДОУ. Рассылаются исполнителям только заверенные копии документов.

Рассмотренные этапы прохождения документов составляют документооборот коллегиального органа.

Движение распорядительных документов, издаваемых единолично

При единоличном принятии решений распорядительные документы издаются руководителем организации (президентом, генеральным директором, директором, председателем и др.), осуществляющим исполнительно-распорядительные функции. Специфической особенностью этого способа принятия решения является согласование проекта решения с заинтересованными лицами (как правило, это руководители структурных подразделений организации). При единоличном принятии решений издаются распорядительные документы в виде приказов, распоряжений, указаний. Движение распорядительных документов при единоличном принятии решения включает следующие этапы:

Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа). В качестве документов, инициирующих решение, могут быть документы, изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее изданные документы самой организации. Инициировать решение могут и внутренние документы организации (докладные записки, служебные записки, справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др.), если они содержат информацию, обосновывающую необходимость принятия решения. На основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель принимает решение о необходимости издания распорядительного документа. С позиций документооборота инициирование решений представляет собой получение руководителем организации документов, на основании которых начинается работа по подготовке проекта решения. Решение руководителя о подготовке распорядительного документа выражается в виде резолюции на документе, инициирующем решение.
Передача документа, инициирующего решение, в подразделение на исполнение. В соответствии с резолюцией руководителя служба ДОУ передает документ, инициирующий решение, в структурное подразделение-исполнитель.
Подготовка проекта распорядительного документа. Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации создается временная рабочая группа из представителей различных подразделений. Подготовленный проект документа оформляется исполнителем на соответствующем бланке (бланке приказа, бланке распоряжения).
Передача проекта документа на согласование. При подготовке распорядительных документов, как правило, проводится внутреннее согласование. Внутреннее согласование оформляется визой, проставляемой в нижней части последнего листа проекта документа, на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования. Внешнее согласование проводится только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования и оформляется грифом согласования , который проставляется на последнем листе проекта документа, под текстом, или на отдельном листе согласования.

Визирование проекта распорядительного документа проводится: с руководителями подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются социально-бытовые вопросы, вопросы организации труда и кадров. Если проект распорядительного документа касается финансовых вопросов, то обязательно согласование документа с главным бухгалтером, заместителем руководителя по финансовым вопросам (финансовым директором). Все распорядительные документы, издаваемые руководителем организации, должны визироваться юристом (юридической службой) для проверки на соответствие принимаемых решений действующему законодательству. Это касается приказов, распоряжений по основной деятельности и по личному составу. Проекты распорядительных документов визируются также заместителями руководителя организации – всеми или только теми, чьи интересы затрагивает проект документа.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. В этом случае виза дополняется надписью “Особое мнение прилагается” или “Замечания прилагаются”. Замечания, оформленные на отдельном листе, прилагаются к проекту и возвращаются разработчику для доработки документа. Если при доработке проекта документа исполнителем будут учтены не все замечания, то, при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись, все особые мнения и замечания, не принятые составителем документа, должны будут поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителя. Во многих организациях, особенно крупных, имеющих сложную структуру, на процедуру согласования нередко уходит до месяца. Длительный срок визирования проекта документа может снизить эффективность принимаемого решения, поэтому целесообразно в инструкции по делопроизводству или ином нормативном документе по делопроизводству установить определенные временные ограничения на процедуру визирования.

Учитывая, что распорядительные документы издаются в целях регулирования деятельности организаций, в т. ч. – оперативного регулирования, целесообразно проводить визирование в течение двух-трех рабочих дней.

Процедура согласования завершается возвращением проекта документа исполнителю. В данном случае в документообороте имеет место возвратное движение (передача документа в инстанцию, в которой документ уже находился), но это движение обусловлено деловой необходимостью.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.* Следующий этап – передача проекта распорядительного документа исполнителю на доработку по замечаниям. После доработки проект документа окончательно оформляется на бланке и передается на повторное визирование.Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, то документ оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом. При этом проект документа визируется руководителем организации.
Повторное визирование проекта документа. Повторное визирование необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись. Отсутствие виз на распорядительном документе будет означать нарушение процедуры его подготовки. Завизированный всеми заинтересованными лицами документ передается руководителю организации на подпись.

На этапе визирования документа с точки зрения документо¬оборота важное значение имеет последовательность перемещения документа из одной инстанции в другую. Первым визирует документ руководитель подразделения-исполнителя, затем – юридическая служба (юрист), после – руководители заинтересованных подразделений (как правило, это те, кому даются поручения и кто будет выполнять распорядительный документ после его принятия), последними визируют заместители руководителя организации (все или только те, в компетенцию которых входят вопросы, по которым принимается решение).

Принятие решения (подписание документа). Принятие управленческого решения выражается в подписании распорядительного документа руководителем. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.
Регистрация распорядительного документа. Подписанный распорядительный документ регистрируется в службе ДОУ (распорядительные документы по личному составу регистрируются в службе персонала).
Постановка распорядительного документа на контроль. Контроль за исполнением распорядительных документов ведет служба ДОУ. Особенность контроля исполнения распорядительных документов состоит в том, что контролируются отдельные пункты распорядительной части документа, если они содержат поручения, задания с конкретным сроком исполнения.
Копирование распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний).
Помещение подлинника распорядительного документа в дело.
Рассылка копий распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний) исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в наиболее возможные сжатые сроки – это необходимо сделать в течение 1–2 дней после подписания документа.

Последние три этапа в документообороте распорядительных документов, издаваемых единолично, совпадают с движением документов, издаваемых коллегиально. В рассмотренных моделях документооборота распорядительных документов, издаваемых коллегиально и единолично руководителем организации, выделены основные, узловые этапы движения этих документов. Описать эту процедуру более детально можно лишь ориентируясь на конкретную организацию (учреждение, предприятие). Эта задача должна решаться службой ДОУ организации.