Что входит в документы по личному составу. Порядок передачи документов по личному составу при ликвидации организации

Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат . Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:

Документация, связанная с комплектованием персонала организации;

Документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;

Документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;

Документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

трудовой договор (контракт);
(форма № Т-1);
личная карточка (форма № Т-2);
учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
личные заявления работников предприятия.

Являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:

личная карточка формы Т-2;
карточка формы Т-4;
личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

заявления;
структура и штатная численность;
трудовые договоры (контракты) и др.

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

— анкета или личный листок по учету кадров;

— или резюме;

— копии документов об образовании;

— копии документов об утверждении в должности;

— копии характеристик;

— трудовой договор;

— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.

Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:

— паспортные данные (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и т.д.);

— образование (дата окончания высшего учебного заведения, полученные специальности, ученые степени и ученые звания и т.д.);

— стаж и опыт работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемая работа); место и условия работы; причины увольнения, и т.д.);

— навыки и знания (уровень владения иностранным языком; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств и т.д.).

Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:

— цели анкетирования;

— правила заполнения граф;

— на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие нет;

— последствия отказа отвечать на вопросы;

— как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д.

В графе «Образование» применяют следующие формулировки: «среднее (полное, общее)», «неполное начальное профессиональное», «среднее профессиональное», «незаконченное высшее профессиональное» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

Графа «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» заполняется на основании трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («не замужем»), затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь). Указывается фамилия, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров. Если в конце документа приведена фраза «Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют представленным документам» (обычно используется при оформлении личного листка по учету кадров), необходимо предусмотреть место для подписи, фамилии работника кадровой службы, а также для печати.

Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.

Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).

Рекомендуется включать в текст анкеты защитные оговорки: «Работник согласен», «Работник не возражает». Также целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше». Такие оговорки помогут в случае предоставления работником подложных документов при заключении трудового договора и увольнении работника на этом основании (ст. 81 ТК РФ).

Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.

Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.

В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:

— данные о работе после заполнения личного листа;

— данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках и т.д.).

Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.

Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.

По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездке за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственных органов о предоставлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо предоставить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и обязательно заверяются печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание: «Характеристика выдана для представления в___».

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:

— название вида документа (характеристика);

— указание должности лица, которому выдается характеристика;

— наименование организации, выдающей характеристику;

— имя, отчество и фамилия сотрудника;

— подписи, печать.

– документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.

Работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.

Любые правоотношения между работодателем и работником оформляются документально. И бумаг составляется немало. Это документы по личному составу. К ним предъявляются особые требования – к составлению, хранению, архивированию. А в вашей организации как обстоят дела с такими документами?

Из статьи вы узнаете:

Какие документы относятся к документам по личному составу

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» дает такое определение: документы по личному составу – это архивные документы , отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Из определения видно, что к документам по личному составу относятся достаточно разнообразные виды бумаг – касающиеся возникновения трудовых отношений, их развития и окончания.

Название этой группы могут быть различными – документация по кадрам, по персоналу, по кадровому делопроизводству, по личному составу. Все эти понятия идентичны, т.к. отражают одинаковую сущность данной группы бумаг.

Документы по личному составу: классификация

К ним относятся:

1. оформление приема на работу:

заявления о приеме на работу;
приказы о приеме;
личная карточка;
трудовые договоры;

2. трудовые отношения:

приказы об изменении должностных окладов;
приказы о перемещениях, отпусках, поощрениях, взысканиях, об изменении личных (персональных) данных, командировках;

3. прекращение трудовых отношений:

заявления об увольнении;
соглашения о расторжении трудового договора;
приказы об увольнении;
связанные с увольнением по сокращению и по иным основаниям по инициативе работодателя.

Вся эта масса - документы по личному составу, классификация их может быть и иной, в законодательстве четкого разделения на группы не отражено. Они могут быть классифицированы по другим основаниям – по учету кадров и в которых учет не является основной функцией, по видам работников, по наличию для документов обязательных требований для оформления (унифицированной формы), по срокам хранения и др.

Читайте также:

Документы по личному составу: виды и особенности

Для всех кадровых бумаг существует одна очень важная особенность. Так как они содержат личную информацию работников – физических лиц – при работе с ними важно соблюдать требования федерального законодательства в сфере защиты персональных данных. Кроме того, данные из кадровой документации часто вносятся в специализированные программные средства по учету кадров. Тогда необходимо учитывать и защиту такой информации согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Данные особенности необходимо учитывать при работе со всеми видами кадровой документации.

Кроме того, архивные документы по личному составу (некоторые из них) должны оформляться по унифицированным формам. Хотя формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и не является обязательными (с января 2013 г), некоторые требования, основанные на иных законах и подзаконных актах, продолжают действовать, например, правила оформления трудовых книжек.

Еще одной особенностью кадрового документооборота является то, что юридическое лицо-работодатель вправе регламентировать данные вопросы локальными нормативными актами. В них можно предусмотреть перечень документов по личному составу с указанием сроков хранения, формы для документов (если на законодательном уровне нет требований к соблюдению обязательных форм), порядок составления, за кем из сотрудников закрепляется обязанность по хранению, каких образом осуществляется хранение . При составлении таких локальных актов следует учитывать, что они не должны противоречить требованиям, установленным законодательно.

Сроки хранения документов по личному составу

Документы по личному составу относятся к группе архивных, с достаточно длительным сроком хранения.

С 2016 года сроки хранения документов по личному составу изменились - с вступлением в силу 13 марта 2016 года Федерального закона от 02.03.2016 № 43-ФЗ. Теперь данный закон (ст. 22.1) устанавливает такие сроки для документов, которые созданы до 2003 года:

в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы - 75 лет со дня создания;

в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;

в иных организациях - 75 лет со дня создания (не менее).

Для созданных после 2003 года предусматривается срок хранения в 50 лет. При этом по некоторым видам бумаг проводится экспертиза ценности в соответствии с Методическими рекомендациями «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу». Документы по личному составу в отношении государственных служащих (за исключением государственной гражданской службы) хранится 75 лет, т.е. для этой категории установлена отдельная норма права – п. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 43-ФЗ.

Ранее сроки хранения документов по личному составу в организации составляли 75 лет. Теперь они разные в зависимости от того, созданы до 2003 года или после.

При определении сроков хранения следует также руководствоваться следующим действующим нормативным актом - Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Согласно данному акту, например, сроки хранения документации, не входящей в состав личных дел (а это характеристики, переписка, резюме, рекомендации и т.д.) установлены в 5 лет.

На сегодняшний день сроки хранения документов по личному составу 2017 определяются в соответствии с вышеуказанными нормами.

Хранение документов по личному составу<

Поскольку для такого рода документации установлены длительные сроки хранения, разумеется, такое хранение необходимо обеспечить. Порядок хранения отличается в зависимости от формы собственности юридического лица. Для государственных и муниципальных организаций такой порядок более регламентирован, например, в отношении бумаг министерств, ведомств и других учреждений предусматривается отдельный порядок и сроки хранения. Документы по личному составу хранятся в нотариальных конторах также в соответствии со специальными актами.

В любом случае для начала бумаги сортируют и группируют по категориям. Руководствуются при этом зачастую номенклатурой дел, если составление ее предусматривается в юридическом лице. Порядок хранения отличается в зависимости от того, является ли оно текущим или архивным. Т.е. бумаги в отношении работников, у которых действует трудовой договор в настоящее время, хранятся непосредственно в организации. Старая документация полежит хранению в архиве (где устанавливаются свои порядки на основании отдельных нормативных актов).

Так как работодатель обязан обеспечить хранение документов по личному составу, то следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц к такого рода бумагам (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.).

Для чего их хранить? Так как именно кадровой документацией подтверждается стаж работы сотрудника у конкретного работодателя, а стаж влияет на пенсионное и иное социальное обеспечение (право на которое возникает спустя достаточно продолжительное время работы), то может возникнуть вероятность необходимости подтверждения данного стажа или иных вопросов, связанных с работой гражданина.

Таким образом, организация документов по личному составу – вопрос работодателя. Но соблюдение им обязательных требований по составлению, хранению, работе с ними и передаче в архивы обязательно.

Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
технологической и конструкторской документации — 20 лет;
патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
научной документации — 15 лет;
кино- и фотодокументов — 5 лет;
видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

проверка правильности группировки документов в дела;
брошюровка (подшивка);
нумерация листов;
составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

не проводить систематизацию документов в деле;
не нумеровать листы дела;
не составлять заверительные надписи;
не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
наименование структурного подразделения;
делопроизводственный индекс дела;
заголовок дела;
срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

номер тома, если дело имеет несколько томов;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

порядковый номер дела (тома) по описи;
индекс дела (тома);
заголовок дела (тома);
даты дела (тома);
число листов в деле (томе);
срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

П еред тем как разбираться с вопросом «в чьи руки могут быть переданы документы организации на дальнейшее хранение», необходимо уяснить 2 принципа:

Как «живой» коммерческой организации стать источником комплектования архива?

Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций - источников комплектования архива. Эта работа проводится по следующему алгоритму:

Проводится выявление новых организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, по реестрам органов государственной регистрации юридических лиц, статистическому регистру хозяйствующих субъектов и др.
Кроме того, дополнительно архивным учреждением проводится анализ организаций:
- действовавших ранее, но не включенных в Списки источников комплектования архивного учреждения по каким-либо причинам, а также
- проявивших инициативу по их включению в Списки (на основании письма организации-заявителя).
Далее у претендентов изучаются учредительные документы; это позволяет установить подведомственность, юридическую самостоятельность организации, форму собственности, профиль деятельности, масштаб деятельности, юридический адрес.
Уточняется наличие негосударственных организаций, созданных на базе государственных, являвшихся ранее источниками комплектования государственных архивов. Такие негосударственные организации включаются в Списки источников комплектования соответствующего архива (без заключения договора) и находятся в нем до момента передачи архиву документов государственной организации-предшественника.
На стадии выявления проводится классификация организаций: по принадлежности к определенному ведомству или отрасли деятельности, по организационно-правовой форме, по форме собственности (государственная, муниципальная, частная). В результате определяется: количество однородных (аналогичных) организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, как в составе определенных ведомств, так и в целом с учетом негосударственных организаций; разделение организаций на производственные и непроизводственные, осуществляющие определенные виды деятельности; разделение общественных объединений на общественно-политические партии, общественные движения, общественные фонды, общественные учреждения, организации общественного самоуправления, затем - по разным целям создания и разного уровня (общероссийские, межрегиональные, региональные, местные общественные объединения).
Среди критериев отбора выделяется:
- особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги - награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческая преемственность ее документов);
- место среди других организаций в зоне комплектования государственного, городского или муниципального архива (является ли организация градообразующей или наиболее типичной для данной территории).
Из каждой классификационной группы выбираются организации для дальнейшего анализа. Такие организации включаются в рабочий Перечень организаций для определения источников комплектования соответствующего архива .
В завершение составляется Экспертное заключение и справка об организации как источнике комплектования государственного / городского / муниципального архива .

На основе проведенного анализа в негосударственную организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в Список организаций-источников комплектования конкретного архивного учреждения .

В случае положительного письменного ответа на предложение архивного учреждения готовится проект договора о включении в Список организаций - источников комплектования архива . Если же такого согласия архив не получил, но он заинтересован в документах конкретной негосударственной организации или общественного объединения, то возможно заключение договора о сотрудничестве - это позволит наблюдать за сохранностью документов организации / объединения и будет способствовать принятию ими впоследствии решения о передаче своих документов в архив.

Особенности договора о включении негосударственной организации / общественного объединения в Список государственного / городского / муниципального архива (далее для краткости будем именовать их «организация» и «архив»):

При заключении договора организация получает преимущество в виде бесплатной консультационной поддержки со стороны архива при ведении делопроизводства, подготовке документов к длительному хранению . Ведь не у всех в штате есть настоящие специалисты по делопроизводству и архивному делу, а соответствующие обязанности распределены между секретарем, бухгалтером и кадровиком, которые формируют документы организации в дела, систематизируют и обрабатывают их не оптимально. Более того, архивы оказывают не только консультационные услуги, но и весь спектр услуг относительно обработки документов, их упорядочивания, постановки на архивный учет, хотя это уже, как правило, за отдельную плату . Следующее преимущество: если ликвидируется организация - источник комплектования архива, то процедура передачи архиву документов, сроки хранения которых не истекли, пройдет гораздо легче.

Если ваша ныне действующая организация процветает и еще не включена в список источников комплектования архива, то стоит проявить инициативу и попробовать заключить договор хотя бы о сотрудничестве, если удастся сделать это на выгодных для себя условиях. Чем более архив будет заинтересован в ваших документах, тем большего вам удастся добиться. Перед подписанием необходимо внимательнейшим образом оценить и те обязательства, которые архив захочет на вас возложить. Вашу организацию могут обязать:

упорядочить, т.е. обработать, все свои документы в соответствии с архивными требованиями;
составить описи на дела постоянного хранения, по личному составу, временного хранения и, конечно, представить акты на уничтожение дел с истекшими сроками хранения и не представляющими научно-практической и исторической ценности и передать их на согласование архиву;
в дальнейшем ежегодно представлять описи на согласование архива;
ежегодно (или 1 раз в 2 года) заполнять паспорт архива (так называемую «инвентаризацию» вашего документального фонда);
ежегодно составлять либо вносить изменения в номенклатуру дел;
по истечении определенного срока, установленного графиком, организация должна будет передавать документы на хранение в архив (более подробно эта процедура описана в пунктах 9.1-9.7 Правил);
разработать положения об архиве и экспертной комиссии (ЭК);
проводить методическую работу по ведению делопроизводства и архивного дела в подразделениях своей организации;
участвовать в конференциях и семинарах, организуемых архивом для повышения квалификации и обмена опытом;
обеспечить сохранность всех документов вашей организации, поставленных на учет в архив.

Рассмотрим ситуацию с ликвидацией организации

Обратите внимание на п. 9.7 Правил, в котором указано, что при ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. Здесь есть неточность , и вот по какой причине: ликвидация юридического лица не предполагает институт правопреемства . Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам. Ликвидация организации может быть добровольной, по решению суда и в порядке банкротства.

Фактически если у ликвидируемого предприятия есть вышестоящая организация , то его архив как часть имущества вполне может ей достаться. Чаще всего архивные учреждения перегружены и пытаются «откреститься» от новой дозы документов, пытаясь возложить эту ношу на другие плечи, и делают это даже с документами по личному составу. Если вышестоящая организация и ликвидируемая находятся в одном городе / регионе, то это куда ни шло. А если ликвидируемая, например, в Саранске, а головная - в Москве, то головной организации везти документы к себе либо оплачивать их депозитарное хранение в Саранске одинаково «неприятно». Если же документы «уедут» из Саранска, то как людям потом разыскивать их и получать архивные справки, когда они понадобятся для Пенсионного фонда и иных целей?

Итак, при ликвидации организации (без правопреемника) первой в очереди получателей ее документов постоянного срока хранения и по личному составу окажется вышестоящая организация . В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению ликвидационной комиссии, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в архивное учреждение (документы по личному составу еще могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив / центр данного региона).

Отдельно поясним роли действующих лиц этой «пьесы»:

Вышестоящая организация - она может быть таковой для филиала или представительства и не только. Вышестоящая и подчиненная организация могут иметь совершенно разные наименования и их взаимосвязь может быть видна лишь из учредительных документов. Если ликвидируемая организация создана по распоряжению органа власти, то он тоже может получить «в наследство» ее документы.
Ликвидационная комиссия - это орган управления предприятием, находящимся в стадии ликвидации или банкротства (конкурсного производства).
Орган управления архивным делом - это орган исполнительной власти, уполномоченный на управление архивным делом на территории субъекта Российской Федерации и реализующий государственные функции в сфере архивного дела.
Специализированный архив (центр) документов по личному составу - государственное учреждение, которое создается в субъекте на основании постановления Правительства субъекта и входит в систему архивных учреждений субъекта РФ с подчинением органу управления архивным делом субъекта РФ.

Если ваша организация является вышестоящей для ликвидируемой, но вы хотели бы передать в местный архив хотя бы ее документы по личному составу, а архив отказывает вам, то можете попробовать обратиться с официальным письмом в вышестоящую организацию этого архива, орган управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Ваш главный аргумент - документы имеют социальную направленность, защищают права жителей данного региона и их нельзя увозить оттуда.

Если дело дошло до передачи документов ликвидируемой организации в архив, то , чтобы документы передавались в упорядоченном состоянии, т.е. оформленными по всем архивным требованиям. Обеспечить это должен конкурсный управляющий (ликвидационная комиссия), порой ему приходится . Передача документов в архивное учреждение осуществляется на договорной основе.

Если организация имеет договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий архив. Если же договорных отношений с архивным учреждением не имеется, то в этом случае архив обязан принять на хранение только документы по личному составу. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Итак, перечислим, что необходимо предпринять в случае ликвидации предприятия для обеспечения сохранности архивных документов, имеющих социальную, юридическую, практическую значимость:

Согласно п. 2 ст. 62 Гражданского кодекса РФ учредители юридического лица или орган, принявший решение о ликвидации юридического лица, назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации.
Разработать и утвердить Положение о ликвидационной комиссии, в которое необходимо включить раздел о документах (уничтожении документов с истекшими сроками хранения, упорядочивании оставшихся и их передаче вышестоящей организации и / или в архивное учреждение, о лицах, ответственных за реализацию этих положений).
От имени ликвидационной комиссии инициировать процесс по включению документов предприятия в состав Архивного фонда РФ (Пример 1), а также заключению договора с государственным или муниципальным архивом.
Необходимо поставить в известность о начале процедуры ликвидации предприятия орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (это может быть Архивное агентство субъекта РФ, Управление архивами и пр.) путем направления информационного письма с просьбой оказать содействие в дальнейшей судьбе документов ликвидируемой организации. В случае судебного разбирательства это письмо будет использовано как подтверждение намерений предприятия, направленных на обеспечение сохранности документов (Пример 1).
Определить перечень дел, подлежащих передаче на дальнейшее архивное хранение.
Определить перечень дел, подлежащих научно-технической обработке.
Определить перечень дел временного хранения с истекшими сроками хранения и составить акт на уничтожение.
Определить перечень дел временного хранения, срок действия которых еще не истек на момент ликвидации организации, и составить на эти документы опись или акт - в зависимости от указаний архива.
После определения всей документационной массы необходимо организовать заседание экспертной комиссии и результаты ее работы зафиксировать в протоколе.
Все документы должны быть поставлены на архивный учет, а именно: сформированы в дела в соответствии с п. 3.5-3.6 Правил; включены в описи дел в соответствии с пунктом 7.2 тех же Правил. Вместе с тем должны быть оформлены учетные документы: дело фонда, реестр описей, научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия к описям), сами описи и др.
Направить письмо с просьбой о принятии документов на хранение в архив по месту нахождения ликвидируемого предприятия (Пример 2). Как «вычислить» это архивное учреждение, мы поясним чуть ниже.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Если коротко, то на постоянный учет в архивы ставят, как правило, крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества.

Малые предприятия смогут передать свои документы на хранение в архив только после ликвидации и отсутствия правопреемника и вышестоящей организации. Скорее всего, их документы будут принимать в муниципальный архив.

Как ликвидируемой организации выяснить, в какой архив ей сдавать свои документы?

Во-первых, необходимо обратиться с этим вопросом в орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (отталкиваться надо от юридического адреса, указанного в учредительных документах). Это шаг 4 описанного выше алгоритма. См. также Пример 1 - обратите внимание: здесь в письме уже фигурирует архив, в который организация предполагает сдать свои документы. Но письмо может быть составлено и иначе - с вопросом о том, в какой архив сдавать документы.

Во-вторых, чтобы определиться, в какое архивное учреждение можно сдать свои документы, организация может сначала просто позвонить в ближайший архив, который либо готов будет принять документы, либо отправит вас дальше «по нужному адресу». Первое обращение может быть и по телефону, и письменным с личным визитом (тогда на своем экземпляре письма попросите оформить отметку о его получении архивом). Второй вариант хорош тем, что ответить вам тоже должны будут официальным письмом, и отказ потом можно будет опротестовать, особенно если процесс с поиском архива начнет напоминать «игру в мячик», когда архивные учреждения будут вам отказывать одно за другим. Все эти отказы нужно коллекционировать и потом обращаться:

сначала к исполнительной власти (подчеркивая социальную и иную значимость ваших документов):
- в орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (это может быть Архивное агентство субъекта РФ, Управление архивами и пр.),
- непосредственно к мэру или губернатору;
и только потом - идти в суд (если потребуется).

Итак, если архивные учреждения отказали вам по каким-то основаниям в принятии документов на хранение, стоит обратиться сначала в их вышестоящую организацию и только потом идти в суд, приложив к заявлению и материалам дела все документы, подтверждающие досудебный порядок урегулирования спора.

При составлении искового заявления необходимо учесть, что:

ответчиком должно быть надлежащее лицо - соответствующий архив, который действительно должен принять эти документы (и вот тут важно «не промахнуться»);
изучите законодательство субъекта РФ об архивном деле, где находится ликвидируемое предприятие, в т.ч. нормативные акты муниципального образования об архивном деле;
укажите конкретный перечень документов и количество единиц хранения. Документы, которые вы хотите передать на хранение в архивное учреждение, должны быть индивидуально определены;
представьте доказательства того, что передаваемые на хранение документы имеют надлежащий вид (обработаны).

Анализ судебной практики выявляет следующий лейтмотив. Если возникает спор с архивом о приеме документов ликвидированной организации им на хранение, то задача суда - установить, к какой форме собственности относятся документы этой организации. От ответа на данный вопрос зависит, какой архив - государственный или муниципальный - обязан принять документы. При этом суды учитывают и социальную направленность хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате граждан (личных дел, лицевых счетов и т.п.) - ведь они необходимы для соблюдения социальных прав людей (чаще всего такие документы востребованы при назначении пенсий, но не только).

См. статью «Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив ». Вы сможете разобраться в технологии подготовки дел к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет) на примере приказов по основной деятельности. А также узнаете специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения. Тонкости обработки документов по личному составу и «времянки» - в продолжении статьи в № 5’2012 и № 6’ 2012

Большинство судебных споров о приеме архивных документов на хранение связано с ликвидацией крупных государственных предприятий или тех, что были выведены из государственной собственности в частную путем приватизации. Ситуацию часто усугубляют:

большие объемы накопившихся документов, включая советский период, особенно это касается дел по личному составу;
неупорядоченность документов, претендующих на их сдачу в архив.

Есть еще один важный вопрос: что делать с документами временного хранения, срок хранения которых не истек к моменту ликвидации организации?

Если есть правопреемник, то данные документы передаются ему на дальнейшее хранение. Если нет правопреемника, но есть вышестоящая организация, то данные документы передаются ей.

Если нет правопреемника и вышестоящей организации, этот вопрос следует решать с архивом, в который будут передаваться документы постоянного хранения и по личному составу. Архив подскажет, как и с кем оформить эту процедуру в соответствии с пунктом 9.7.3 Правил.

Рассмотрим вариант передачи документов небольшого ООО. Организация такого типа при ликвидации должна уточнить в архиве, в который будет передавать документы, попала ли она в так называемую «выборку организаций» или нет.

Если попала, то необходимо подготовить и передать в архив документы:

постоянного хранения и
по личному составу.

В качестве примера приведем основные виды документов постоянного срока хранения:

приказы по основной (профильной) деятельности;
штатное расписание;
лицензии, их дубликаты, заверенные копии;
номенклатуры дел организации;
бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.);
расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонды, отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию;
книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих специальную систему налогообложения.

Если деятельность ликвидируемой организации представляет научно-практическое и историческое значение, то архив поможет определить, какие еще документы необходимо передать на постоянное хранение.

Но если деятельность ликвидируемой организации не представляет значимого интереса, то, . А вот документы по личному составу ликвидируемой организации (не имеющей вышестоящей структуры, правопреемника) архив в любом случае . Именно эти документы придадут уверенности гражданам (бывшим работникам организации) в завтрашнем дне.

Основные документы по личному составу (75 лет хранения):

приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников);
штатные расстановки (штатно-списочный состав работников с указанием Ф.И.О., должности и оклада);
лицевые счета работников;
рассчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты;
ведомости на выдачу дивидендов (если выплачивались);
личные дела работников;
трудовые договоры, трудовые соглашения, договоры подряда;
личные карточки работников (Перечень 2010 г., ст. 658).

Если лицевые счета и расчетно-платежные ведомости утрачены, то вместо этих документов необходимо включить в опись по личному составу другие документы с аналогичной информацией: налоговые карточки, декларации, сведения о доходах физических лиц.

Пример 3

Свернуть Показать

Допустим, были утрачены расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты за май 2012 года. Поэтому нужно внести в опись заменяющие документы, например, сведения о доходах физических лиц за 2012 год, чтобы восполнить утерянную информацию. Благодаря такой замене граждане, оформляющие пенсию, не пострадают.

Если какие-то документы были утрачены, то необходимо указать этот факт в колонке «Примечания» табличной части описи и в предисловии к ней.

Если же ликвидируемая организация достаточно крупная, то, возможно, архив потребует передать на хранение еще какие-то документы.

После обработки документов / оформления дел необходимо составить описи на передаваемые дела. Соединять дела постоянного хранения и по личному составу в единую опись категорически запрещено!

Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.

Часть этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. имеет долговременный (свыше 10 лет) срок хранения. Перечень является основным нормативным документом для определения сроков хранения управленческой документации, в состав которой входят документы по личному составу, и отбора их на дальнейшее хранение и уничтожение. Действие статей Перечня для данной категории документов распространяется на организации всех форм собственности.

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

распорядительные документы (приказы, распоряжения, записки, заменяющие приказы по личному составу, постановления и др.);
списки личного состава, в том числе списки работников, занятых на производстве с вредными условиями труда;
карточки по учету личного состава, в том числе временных работников (форма Т-2);
личные дела;
лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
акты о несчастных случаях, связанных с производством;
тарификационные ведомости;
табели и наряды работников вредных профессий;
трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
списки работников, уходящих на льготную пенсию;
штатные расстановки;
книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем - 75 лет. Исключения составляют:

акты о несчастных случаях, связанных с производством - 45 лет;
тарификационные ведомости - 25 лет;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет - 15 лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий - 15 лет;
списки работников, уходящих на льготную пенсию, - 50 лет;

В течение установленных сроков организация обязана обеспечивать их сохранность и предоставлять гражданам и организациям в установленном законодательством порядке информацию и сведения, содержащиеся в этих документах.

Организация работы с документами в учреждениях регламентируется нормативными правовыми документами: инструкциями, правилами, положениями и др., в которых изложен порядок составления номенклатур дел, формирования дел, оформления дел и составления научно-справочного аппарата к ним, подготовки дел к архивному хранению.

Основными нормативными документами, в которых установлены общие требования по этим вопросам, являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива № 68 от 27 ноября 2000 г. и Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень).

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел;
включать в дело по одному экземпляру документа;
группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные дела);
помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу - приказы.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, то есть приказы, связанные с их трудовым стажем, и отдельно приказы о премировании, поощрении и т.д., то есть приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

проведение экспертизы ценности документов;
оформление дел;
составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения происходит путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние копии экземпляров документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; учитывается правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, пересистематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д.

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела вкладывается чистый лист бумаги, в конце - лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

После чистого листа в начало дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела, итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области