Как подписать копия верна образец. Как заверять документы "копия верна": образец
Копии документов могут потребоваться вам для предоставления в налоговые органы и во внебюджетные фонды, при оформлении гражданско-правовых сделок, а также для предъявления в суды и т.п. Так, в частности, п.8 ст.75 Административно-Правового кодекса РФ устанавливается норма, в соответствии с которой в судебные инстанции должны предъявляться подлинники документов или их копии, заверенные надлежащим образом. В противном случае, если копии не заверены правильно, судебное решение может быть оспорено и даже отменено.
Как заверить копию документа у нотариуса
вы можете заверить копию абсолютно любого документа, но поскольку за это придется платить, заверять все-таки следует только те документы, для которых нормативами оговорено именно нотариальное заверение. Так, только нотариально заверенные копии принимаются в случае постановки предприятия на налоговый учет и регистрации его в государственном реестре или в случае оформления документов для получения членства в СРО и допуска к осуществлению того или иного вида деятельности. Гражданам нотариальное заверение потребуется в случае оформления наследства, совершения сделок с недвижимостью и пр.При отсутствии нотариуса к его подписи может быть приравнена заверяющая подпись главы администрации муниципального образования или специально уполномоченного должностного лица.
Как заверить копию документа самостоятельно
Если в нормативном документе прямо не указывается необходимость предоставления нотариально заверенных копий, их подлинность вы можете заверить самостоятельно. Согласно действующего на сегодняшний день Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», копия может быть заверена руководителем предприятия или любым должностным лицом, имеющим на это полномочии. Эти полномочия предоставляются соответствующим приказом по организации.Если копия на нескольких листах, заверить можно каждый из них по отдельности или прошить и пронумеровать листы и в заверяющей надписи указать: «Копия на 3 листах верна».
Поэтому и документы самой организации, и ее сотрудников имеет право заверять руководитель или то должностное лицо, которое имеет полномочия на это. Юридическую силу такой копии, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, придадут необходимые реквизиты: отметка о том, где находится оригинал документа, дата выдачи и надпись «Копия верна», подтвержденная фамилией, инициалами, подписью должностного лица-заверителя. Подлинность подписи заверителя подтверждается оттиском печати организации.
Как применять печати «Верно» и «Копия верна», чтобы заверить копии документов по запросу работника, на какие моменты необходимо обратить особое внимание.
В статье
Скачать документы по теме:
Как правильно заверить документы по запросу работника, используя печать «Копия верна»
Работники могут запросить у работодателя , которые непосредственным образом связаны с их трудовой деятельностью. Стоит учитывать, что выданные копии должны полностью воспроизводить информацию подлинников и внешние признаки. Их рационально сделать с применением технического средства – ксерокса. Копия будет иметь юридическую силу, если ее
(с учетом статьи 62 ТК).
На документе, изготовленном с помощью ксерокса достаточно проставить печать «Верно» и «Копия верна», кроме того, должностные лица, ответственные за выдачу ксерокопии должны поставить:
- свою подпись;
- расшифровку подписи, указав фамилию и инициалы;
- дату непосредственного заверения;
- гербовую печать организации.
Именно такой порядок установлен в соответствующем пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, документ утвержден постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст. Необходимо помнить и о том, если ксерокопия запрошенного документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество. Читайте в электронном журнале статью работнику на время»
Как заверить документ верно: «Копия верна»
На какие моменты следует обратить особое внимание при заверении «Копия верна» на документах
Кроме ксерокопии соответствующих документов работники могут из них (на основании статьи 62 ТК, пункта седьмого Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от шестнадцатого апреля 2003 года под номером 225).
Важно! Работодатели чаще оформляют выписку: из трудовой книжки или из определенного приказа. На законодательном уровне не предусмотрено конкретных требований к правилам оформления выписок из документов, но при этом необходимо учитывать, как правильно заверить документы «Копия верна», ориентируясь на представленный образец.
Выписки рационально оформлять на фирменном бланке предприятия. В качестве наименования указывают: «Выписка из…», далее приводят наименование оригинала, ставят актуальную дату и соответствующий , на основании которого оформляют документ.
Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные . Такой порядок следует из ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного . Все листы копии скрепите.
Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в .
Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать…
Нет необходимости издавать новый приказ. Далее идет текст запрошенной выписки, который будет полностью или частично воспроизводить информацию оригинала. Под текстом следует указать должность уполномоченного лица, который подписал оригинал, внести инициалы и фамилию. Личную подпись в выписке сотрудник никогда не ставит. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить.
Специальный порядок заверения не предусмотрен, соответственно выписку (основанием служит пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст). Рассматривая вопрос о том, как , необходимо опираться на действующий закон.
Нужно ли ставить печать «Копия верна» на копии документов для личного дела
По действующему законодательству копии документов, которые хранятся в личном деле работника. К примеру, в тех документах, которые регулируют основной сотрудников, а именно государственных служащих, для которых это обязательный пункт, используется такая формулировка, как «копии», а не «заверенные копии» (в соответствии с Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года под номером 609).
С учетом вышесказанного, можно сделать такой вывод, что заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника, необязательно. Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп «Копия верна» с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу. И только после заверения подшивать в личное дело сотрудника.
Заверенная соответствующим образом бумага укажет на непосредственную дату оформления и сориентирует кадровиков в актуальности всех сведений, так как в оригинал могут быть внесены корректировки. Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать соответствующие , которые установлены ГОСТом Р 6.30-2003, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст.
На сегодняшний день действуют несколько документов, отражающих порядок заверения копий грифом «Копия верна», это:
- ГОСТ Р 6.30-2003(на основании пункта 3.26);
- Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 года под номером 9779-x.
Важно! С 1 июля 2018 года вступит в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он заменит действующий еще в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.
Образец печати «Копия верна» и заверение копий по новому ГОСТу
Отметку о заверении копий документов на печати «Копия верна» проставляют под соответствующим реквизитом «Подпись» или в нижнем крае листа, если документ представлен без подписей. вводится несколько вариантов отметок о заверении копии. Все зависит от того, для каких целей она потребуется. На той копии, которая предназначена для внутреннего использования следует прописать «Верно», отметить должность уполномоченного лица, поставить его , а также расшифровку: ФИО, дату заверения (основанием служит пункт 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Важно! При заверении копий справок или документов в компании с первого июля 2018 года рекомендуется дополнительно указывать место хранения оригинала, с которого была изготовлена копия: «Подлинник находится в деле №... за... год». Только после этого необходимо поставить печать, если предприятие ее использует.
Если в организации не включены в номенклатуру дел трудовые, в отметке о месте хранения документов можно указывать, что подлинник определенного документа находится в отделе кадров иного предприятия.
Чтобы удобно было оформлять большое , некоторые компании изготавливают соответствующий штамп с постоянной информацией. Именно такой порядок рекомендуется применять с первого июля 2018 года для всех копий кадровых документов, в том числе и трудовых книжек.
Чтобы упростить работу, изготовьте дополнительную печать или штампы. Это избавит от необходимости обращаться каждый раз к руководителю или в бухгалтерию. Собственную печать кадровику удобно иметь, чтобы заверять трудовые договоры, записи о трудовом стаже, уведомления и отчеты в ведомства, фонды. Штамп пригодится, даже если компания отказалась от печати. В работе с кадровыми документами можете использовать печать организации или дополнительные печати, а также различные штампы. Печати имеют одинаковый правовой статус. Так, печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя компании (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013)...
В отметках по новому ГОСТу ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП» (основанием является пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название самой должности.
Печать копия верна (образец)
Какие реквизиты добавятся при заверении на документах «Копия верна»
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменит действующий до первого июля 2018 года ГОСТ Р 6.30-2003. В них содержится 30 реквизитов, то есть равное количество. Но новый ГОСТ включает еще 4 пункта. Поэтому регламент по кадровому делопроизводству придется обновить.
Ставят на тех бумагах, к которым доступ является ограниченным. Его необходимо проставить в верхнем правом углу на первом листе проекта по границе верхнего поля. Соответствующие виды грифов по ограничению следует закрепить в локальных нормативных актах компании. В необходимо предусмотреть пометку: «ПД» или «Содержит персональные данные». Документы ограниченного доступа рекомендуется пометить грифом: «Для служебного пользования» или «Коммерческая тайна».
Как заверить образцы документов «Копия верна»
- Название структурного подразделения следует разместить под наименованием компании в бланках писем или документов подразделений: отделений, филиалов, представительств, коллегиального органа (основанием служит пункт 5.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016). рекомендуется указывать реквизиты прописными буквами. К примеру, «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ».
- размещают непосредственно под указанием организации (территории или края, области) в бланках должностных лиц, руководителей органов власти, муниципального образования (основанием служит пункт 5.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016). К примеру, «ДИРЕКТОР».
Позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах.
При заверении электронных документов штамп «Копия верна» (образец) содержит такие реквизиты, как:
- фразу о том, что документ подписан электронной подписью;
- номер сертификата ключа подписи;
- ФИО владельца такого сертификата;
- срок действия соответствующего сертификата.
Реквизит так же может включать и эмблему компании или соответствующего органа власти, товарный знак или знак обслуживания. Важно обратить внимание на то, чтобы все элементы были видимыми и читаемыми. Специалисты по кадрам должны своевременно изучить . Это позволит избежать серьезных ошибок и дальнейших недоразумений. Необходимо всегда помнить, что неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания , а также причиной возникновения судебных разбирательств.
Готовый штамп с надписью: КОПИЯ ВЕРНА
Размер надписи: 35х5 мм.
Прочная оснастка с автоматическим окрашиванием.
Сменная подушка синего цвета.
Оснастка совместима с подушкой Trodat.
Используется для маркировки копий различных документов.
Печать «Копия верна» можно заказать в нашем офисе в Москве рядом с метро Новослободская и в интернет-магазине на нашем сайте по выгодной цене, при необходимости оформить доставку штампа. Печать штамп «Копия верна» создана для использования в документообороте любой организации. Она позволяет сократить большое количество времени, необходимое для оформления документов, значительно ускоряет работу бухгалтеров, юристов, кадрового отдела. Печать «Копия верна» придает юридическую силу копиям различных документов.
Как правильно заверять документ штампом «Копия верна»?
Копия документа имеет силу только в том случае, когда заверение выполнено надлежащим образом. Ксерокопия не должна ничем отличаться от оригинала, на ней не должно быть внесено никаких корректив от руки и нечетких записей. Уполномоченные сотрудники, которые отвечают за простановку печати «Копия верна», помимо самого штампа, должны поставить:
- личную подпись;
- расшифровку подписи (фамилию и инициалы);
- указание своей должности;
- печать (гербовую печать компании или печать отдела кадров);
- отметку о том, что подлинник документа находится в компании;
- дату заверения (выдачи).
Если ксерокопия документа состоит из нескольких листов, то заверить по этому алгоритму нужно все страницы. Если текст находится на оборотной стороне листа, заверены должны быть обе стороны. После чего листы нужно прошить, пронумеровать, а на место прошивки приклеить лист, на котором сделать заверительную надпись с указанием общего количества страниц в документе.
Штампы собственного производства
Наша компания предлагает изготовление штампов в Москве только из резины и на сертифицированном оборудовании методом лазерной гравировки, что позволяет использовать штамп «Копия верна» до 8 лет.
Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство? Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году.
Из статьи вы узнаете:
Заверение копий документов 2017
Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.
Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию.
Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику. Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.
Когда может понадобиться заверение копий документов?
Правильно заверенная копия обладает юридической силой и, в некоторых случаях, может заменить оригинал. Как правило, такая документация используется для защиты интересов и исполнения прав юридических и физических лиц. Подобная процедура необходима физлицам во многих случаях. Без нее не обходится трудоустройство, оформление наследства, заключение имущественных сделок, получение выплат и пенсий и т.п.
Что касается юридических лиц, заверение копий документов, как правило, используется в следующих случаях:
- при предоставлении бумаг в государственные учреждения;
- при выдаче сотрудникам;
- при представлении контрагентам;
- для направления в тендерную комиссию;
Отметим, что в некоторых ситуациях организация обязана предоставлять и заверять копии документов по запросу:
сотрудников предприятия в “интересах граждан”;
третьего лица о предоставлении копии, если ее нельзя получить в первоначально выдавшей документ организации;
Трудовой кодекс позволяет сотрудникам обращаться за получением копий даже в те компании, трудовые отношения с которыми уже расторгнуты. В таком случае он может получить документацию, отражающую период его работы в данной фирме. Работнику достаточно оформить соответствующее заявление, а работодателю – изготовить и заверить копии в трехдневный срок.
Читайте также:
Нотариальное заверение копий документов
В некоторых ситуациях требования законодательства обязывают граждан и организации заверить копии нотариально. Такой порядок устанавливается Основами законодательства РФ о нотариате. В противном случае бумага будет считаться недействительной. Если нотариусу предоставлен подлинник, состав и оформление которого соответствует действующему законодательству, он должен нотариально заверить копию. Физическому лицу для этого потребуется лишь удостоверение личности. Срок действия заверенных нотариально копий законодательство не ограничивает.
Правила заверения копий документов
В настоящее время в действующем законодательстве отсутствует единый акт о правилах документооборота . Тем не менее, существуют отдельные акты, которые поясняют, как правильно заверять копии документов, и приводят образцы заверенных копий. Порядок нотариального заверения урегулирован более полно. Однако правила заверения копий в организациях также оговорены на законодательном уровне.
Соблюдать эти правила необходимо для того чтобы, например, при рассмотрении спора в суде или ответе на запрос налоговой инспекции не получить отказ в признании доказательственного значения копии. Если она удостоверена надлежащим образом, она не сможет подтвердить факт, на который ссылается организация.
Порядок заверения копий документов: нормативная база
В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий. К ним относятся:
ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.
Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» от 04.08.1983 г.
Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении:
|
ГОСТ |
Указ № 9779-х |
|
Заверительная надпись «Верно» (Допустимо и более распространено «Копия верна») |
|
|
Должность сотрудника, заверившего копию |
|
|
Личная подпись должностного лица |
|
|
Расшифровка подписи |
|
|
Дата заверения |
|
|
Отметка о месте нахождения оригинала |
|
|
Печать организации (если компания использует печать) |
|
Несмотря на то, что Указ считается обязательным к применению, оформленную по его правилам копию могут не принять многие ведомства. В ней отсутствует расшифровка подписи должностного лица. Следование рекомендациям ГОСТа может привести к аналогичному результату. Отказ может быть вызван отсутствием отметки о месте нахождения подлинника. Многие организации, чтобы свести риск отказов к минимуму, используют в отметке все вышеперечисленные реквизиты.
Как правильно заверить копию документа: образец для организации
Согласно законодательству, любая организация может заверить копии принадлежащих ей служебных бумаг (писем, договоров, приказов) и документацию, подлинники которой находятся на хранении в компании (трудовые книжки сотрудников).
Чтобы заверить копию, необходимо проставить на ней соответствующую отметку, содержащую все реквизиты, определенные законодательством и правилами делопроизводства.
- Надпись «Верно», удостоверяющая, что копия имеет все надлежащие реквизиты. Существуют разногласия по вопросу о том, как заверить документы правильно: надписью «копия верна» или «верно», использовать ли штамп или проставлять отметку от руки. Как показывает практика, широко используются оба варианта, но ГОСТ все же рекомендует проставлять отметку «Верно».
- Должность ответственного лица (директора, главного бухгалтера, любого сотрудника, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом;
- Подпись и расшифровка;
- Печать организации;
- Дата;
- Место хранения оригинала.
Образец отметки о заверении копии
Право заверения копий документов
Одним из важнейших реквизитов отметки о заверении является наименование должности ответственного лица и его подпись с расшифровкой. Указ 9779-х наделяет правом заверения руководителя компании или иное уполномоченное лицо. Это должен быть сотрудник организации, наделенный определенными полномочиями, которые устанавливаются:
Локальными актами компании, приказом о праве заверения документов (приказ по основной деятельности), инструкцией по делопроизводству;
Доверенностью (для представления интересов компании в отношениях с третьими лицами);
Трудовым соглашением (в этом случае заверение копий служебных бумаг должно быть одним из положений должностной инструкции);
Что касается руководителя, его право заверения регламентируется Гражданским кодексом РФ и законами об определенных видах юридических лиц, а также уставом организации.
Как заверить прошитые копии документов
В некоторых ситуациях может возникнуть необходимость заверить копию многостраничного документа. Единых правил для этой процедуры на данный момент не существует, однако, в современном делопроизводстве принято следовать следующему алгоритму:
Изготовить копию;
Скрепить листы металлической скобой или нитью в месте, где отсутствует текст. Порядок листов должен соответствовать нумерации подлинника. Расположение цифровых обозначения в данном случае не имеет значения;
На место скрепления приклеивается бумажная наклейка с указанием числа листов и подписью ответственного лица с расшифровкой («Прошито и пронумеровано 82 листа»);
Поверх наклейки ставится печать организации. Оттиск должен захватывать часть наклейки, заходя второй половиной на копию;
В действующих нормативных актах нет прямого указания о необходимости скреплять листы документации. В этом случае отметка о заверении должна быть проставлена на каждом листе.