Уведомление о судебном заседании по телефону. Арбитражный суд республики бурятия

С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:

приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания,
информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий,
просьбы направить представителей на выездные работы,
короткие отчеты,
запросы информации, не требующие приложений, и т.п.

Главная цель телефонограммы - документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».

Свернуть Показать

Екатерина Каменева , главный специалист Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом»

Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. 3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа - письмо).

Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.

Требования к оформлению

В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.

В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. - М., 2003

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.

За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред. от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340 «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору»

3.5.3. ТЕЛЕФОНОГРАММА

3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

3.5.3.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.

3.5.3.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

3.5.3.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.

3.5.3.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (Приложение № 47) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.

3.5.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.

3.5.3.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.

3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Приложение № 47
к п. 3.5.3.6

ФОРМА ТИПОВОГО ФОРМУЛЯРА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Например:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Приложение № 11 к приказу Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871 «О типовых требованиях к оснащению и оборудованию санитарно-карантинных пунктов и учреждений, обеспечивающих деятельность санитарно-карантинного контроля в пунктах пропуска через Государственную границу Российской Федерации»

(Левая сторона разворота Журнала)

(Правая сторона разворота Журнала)

Принимаем телефонограмму

Итак, что делать, если вы сняли трубку и услышали в ней «примите телефонограмму»?

В первую очередь следует записать сообщение, которое диктует вам собеседник на другом конце провода. Не важно, напишете вы его от руки на черновике или сразу наберете на компьютере, требуется лишь дословно зафиксировать информацию. Главные вопросы, на которые должен для себя ответить секретарь, это кому, от кого и что именно передано.

Затем нужно выяснить у звонящего:

исходящий номер телефонограммы,
сведения о лице, от чьего имени передается телефонограмма (должность и Ф.И.О.),
кто отправил сообщение (должность и Ф.И.О.).

Наконец, сообщить :

о себе (принявшем телефонограмму лице) те же самые данные (должность и Ф.И.О.), а также
входящий номер телефонограммы (если в вашей организации учитывается / регистрируется этот вид документов).

После этого обязательно перечитайте записанное сообщение передающей стороне. Это поможет избежать неточностей и досадных ошибок. Теперь нужно превратить полученную информацию в документ.

Если в вашей организации работа с телефонограммами не регламентирована, то вам придется самому решить, как ее оформить . Что в этой ситуации важно знать?

Во-первых, юридическая сила поступившей телефонограмм ы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Все это мы и должны перенести с черновика на наш документ. Еще рекомендуем указать дату и время приема информации.

Во-вторых, обратите внимание на состав подписей . Телефонограмма - это такой оригинальный документ, который составляется и его автором, и получателем сообщения (т.е. оригинал документа автор в бумажном виде адресату не направляет и обратно документ с подписью о его получении не возвращается). Поэтому на телефонограмме, которую составляет отправитель, возможно проставить только личные росчерки:

лица, от имени которого передается сообщение (автора), и
лица, технически его передавшего (например, секретаря).

А на телефонограмме, которую составляет получатель, будет личный росчерк только специалиста, принявшего сообщение по телефону. Остальные подписи тоже нужно оформить, но они останутся без личных росчерков. Для наглядности приведем примеры оформления одной и той же телефонограммы в организации-авторе и организации-получателе (см. Примеры 1 и 2, а также приложение № 47 к приказу Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340).

В-третьих, автор документа перед тем, как направить телефонограмму (а не просто позвонить и попросить что-то кому-то передать), должен ее оформить и зарегистрировать. Ведение рукописного журнала регистрации телефонограмм может стать дополнительным аргументом в суде, подтверждающим факт передачи информации (потому что считается, что в рукописный журнал сложнее внести правки задним числом).

А вот поступающие телефонограммы можно сразу записывать в журнал без оформления их в качестве самостоятельных документов . Просто важно отразить в журнале все обязательные реквизиты телефонограммы. См. Пример 3 и приложение № 11 к приказу Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871.

Пример 2

Телефонограмма, которую оформляет получатель сообщения

Свернуть Показать

Пример 3

Журнал входящих телефонограмм

Свернуть Показать

Обычно дата телефонограммы соответствует дате ее получения, но бывает так, что ее оформляют, а дозвониться до адресата сразу не получается.

Даем ход поступившей телефонограмме

Нормативные документы не содержат требований к регистрации телефонограмм. Значит, нужно обратиться к правилам, утвержденным в вашей организации. Если и там ничего нет на этот счет, то для вас это повод задуматься и регламентировать данный момент (или инициировать принятие и оформление такого решения).

А мы расскажем, как это может быть.

Например, Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах предписывает входящую телефонограмму оформить в 2 экземплярах, один из которых будет передан адресату, а второй - подшит в дело входящих телефонограмм. Первый же экземпляр, получив резолюцию, отправится к исполнителю и пройдет полный круг обычного входящего письма, вернувшись затем в канцелярию. Он будет подшит в дело по вопросному принципу .

Второй вариант работы с принятыми телефонограммами предполагает регистрацию их в числе прочих служебных писем. Телефонограмме присваивается очередной входящий номер, но с буквенным индексом, акцентирующим внимание на том, что это именно телефонограмма, после чего ее единственный экземпляр отправляется к адресату. Исполненная телефонограмма также возвращается в отдел ДОУ и подшивается в дело.

Оба способа работы с принятыми телефонограммами имеют право на существование, и вы можете выбрать для себя любой из них.

«Фантазия» на тему телефонограммы, придуманная российскими делопроизводителями, выглядит так: исполнитель, получивший задание отправить телефонограмму, создает ее по всем правилам (см. Пример 1), подписывает у руководителя и, не совсем понимая ее особенность, рассылает по электронной почте или по факсу! Считать ли такое произведение телефонограммой, факсограммой? Или это обычное письмо? Сказать сложно. На первый вопрос ответить утвердительно мешает то, что сообщение не было проговорено по телефону и получатель его самостоятельно не записал и потом не оформил. На второй вопрос утвердительно мешает ответить вид документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА», указанный на нем.

Мы рекомендуем работать с таким «произведением» как с входящей телефонограммой, просто «по иронии судьбы» полученной по факсу или электронной почте. Возможно, отправитель просто хотел избавить вас от необходимости «набивать» этот документ на компьютере, а себя - от ваших возможных ошибок, искажений. Свою подпись о получении, дату и время получения, входящий номер вы можете проставить прямо на этой присланной телефонограмме.

Хотя нормативные документы не говорят напрямую о том, что входящие телефонограммы требуют немедленного исполнения, логично отнести этот вид документов к тем, что требуют скорейшего рассмотрения. Ведь, во-первых, отправитель не зря прибегнул к оперативному каналу передачи информации, а во-вторых, большинство телефонограмм содержит конкретный срок: дату заседания, предоставления сведений и т.п. Поэтому только что полученную телефонограмму следует как можно быстрее показать адресату. Рекомендуем вам отразить этот вопрос в своем локальном нормативном акте, регламентирующем делопроизводство.

Получатель телефонограммы определяет срок исполнения задачи по ней сам, и только ему решать, следовать ли указанной в документе дате.

Хранение телефонограмм

Основные перечни, регламентирующие хранение документов (Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее ПТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182) не содержат такой позиции, как «телефонограмма». Из этого следует, что исполненные телефонограммы целесообразно подшивать в дела, ориентируясь на тему сообщения, а не на вид документа. Впрочем, организация всегда может внести в свою номенклатуру дел отдельное дело «Телефонограммы», а срок их хранения определить на заседании экспертной комиссии.

Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет (ст. 258).

Где регламентировать?

Бывает так, что две организации, тесно общаясь между собой по телефону (например, на уровне диспетчерских служб), сталкиваются с необходимостью документировать факт передачи информации. В подобных случаях порядок такой работы следует отразить в совместно подписанном документе, например, в договоре или дополнительном соглашении, положении о взаимодействии.

За опытом можно обратиться к государственным службам, например, Федеральной миграционной службе РФ и Федеральной службе безопасности РФ, издавшим приказ ФМС России № 40, ФСБ России № 75 от 12.02.2013 «Об утверждении формы журнала телефонограмм и формы акта приема-передачи». Вопреки всеобщему мнению о том, что телефонограмма как вид документа отжила свое, этот приказ довольно «свежий».

Внутри организации правила приема и отправки телефонограмм отражаются в Инструкции по делопроизводству. На наш взгляд, даже если за всю свою историю компания не получила ни одной телефонограммы, информацию о том, как ее принять и как с ней работать, все же следует внести в локальный нормативный акт. Особое внимание при этом рекомендуем обращать на сроки передачи телефонограмм на рассмотрение и исполнение.

Телефонограмма хоть и нечасто встречающийся, но и не совсем забытый способ передачи оперативной информации. Пользоваться им или обходиться устным общением, а в особо важных случаях оперативно пересылать письмо по факсу либо электронной почте - ваша организация должна решить сама. Но вот принять телефонограмму и направить ее в работу вы должны уметь. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в этом нехитром деле.

Сноски

Свернуть Показать

Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Пример оформления входящей телефонограммы

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих . Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций : текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Павел70 26 Июл 2013 10:59

Друзья, возник вопрос, в ходе судебного процесса судьёй по телефону приглашалась на очередное заседание сторона по делу. Вероятно, при рассмотрении апелляции истца на решение, суд первой инстанции приложит в подтверждение уведомления о явке стороны по делу, оформленные в виде телефонограммы. В действительности, ему повестка не высылалась, в материалах дела сведения об этом отсутствуют (нет расписки в получении), а судья ему позвонила уже в ходе процесса и спросила приедет ли он? В опровержение возможного предъявления сведений о телефонограмме положена выдержка из следующей статьи, у кого, какие соображения по этому поводу?:

Адвокат Мячин А.Н.

Отдельный вопрос связан с оформлением судами уведомления сторон о месте и времени судебного заседания телефонограммой.
Вот типичное оформление судом уведомления в виде телефонограммы. Оно в корне неверно, и надлежащим уведомлением не является, поскольку не обеспечивает те требования, которые предъявляет к надлежащему уведомлению ст. 113 ГПК РФ.
Дело в том, что на самом деле, телефонограммой является услуга, предоставляемая оператором связи, и имеющая код 032310 по общероссийскому классификатору услуг населению (ОКУН). Иначе она называется «Разговор за абонента». Можно ознакомиться также с содержанием этой услуги на сайте РЭК Томской области.
Пункт 28 поименовывает такую услугу и далее оговаривает условия ее предоставления. Вообще же первоисточником, как уже говорилось является ОКУН. Между прочим, обратите внимание: эта услуга, насколько мне известно, вообще не предоставляется операторами связи с передачей телефонограммы на мобильный телефон.

Так вот, суд в данном случае должен обратиться в организацию связи с заявкой о предоставлении такой услуги, оплатить ее, передать оператору связи текст телефонограммы, который оператор связи в свою очередь, обязан передать абоненту, после чего оператор связи обязан исполнить данную услугу, передав суду квитированное подтверждение передачи телефонограммы.
Все прочее – от лукавого, и те писульки, которые составляются секретарями суда и гордо именуются телефонограммами – на самом деле таковыми не являются. Так что, если сторона уведомлена о месте и времени рассмотрения дела такой вот «телефонограммой» и более никак – она вполне может обжаловать решение суда, если оно было вынесено в ее отсутствие, а надлежащее уведомление подтверждено только таким образом.

Иринка42 26 Июл 2013 11:14

Паш, я знакома с озвученной тобой точкой зрения, но всё не так просто.

В процессуальных кодексах отсутствуют какие-либо специальные требования к телефонограмме. Часть 1 ст. 25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным средствам связи и доставки, обеспечивающим фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма, равно как телеграмма, электронная почта, факс либо иное средство связи, используется для вызова или извещения участников арбитражного процесса в случаях, не терпящих отлагательства.

Правила оформления телефонограмм встречаются в отдельных ведомственных нормативных актах и документах рекомендательного характера. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 вообще не упоминает телефонограмм. Однако в Методических рекомендациях по его внедрению, утв. Росархивом (без даты, не опубликованных), имеется соответствующая рубрика, интересная тем, что по логике Росархива получателем данного вида извещения может быть только организация (должностное лицо). Например, указано, что текст телефонограммы записывается (печатается) получателем, а юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:
— исходящим регистрационным номером;
— должностью, Ф.И.О. и подписью отправившего лица;
— должностью, Ф.И.О. и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
—

Почти дословно воспроизводят эти положения, правда, с некоторыми техническими уточнениями, внутриведомственные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России ограничивает размер текста телефонограммы, разрешая использовать не более 50 слов. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах требует подшивать переданные телефонограммы в хронологическом порядке в отдельное дело. Ряд особых уточнений содержится в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета РФ. Например, круг получателей телефонограммы ограничен должностными лицами Комитета, количество слов сокращено до 30, предусмотрено проставление отметки «срочно» и т.д. На служебный характер телефонограмм прямо указано в Инструкции ФССП России.

Одна из самых лаконичных — Инструкция органов прокуратуры. Требования к реквизитам предельно просты: дата и время передачи, фамилия лица, принявшего и передавшего ее.

Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ предусматривает ведение в секретариате председателя суда журнала приема-передачи телефонограмм, поступивших на имя председателя и его заместителей, а также некоторые правила обработки входящих телефонограмм. Иные нормы, касающиеся данного вида извещений, в том числе в отношении участников судопроизводства, в Инструкции отсутствуют. Инструкция Верховного Суда РФ умалчивает о телефонограммах. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде предусматривает вызов телефонограммой участников уголовного судопроизводства. Требования к оформлению, а также иные варианты использования оповещений данного вида не установлены.

Передача телефонограмм судом в адрес физических лиц широко распространена. Данное обстоятельство наряду с другими часто используется при подаче жалоб на судебные постановления: граждане утверждают, что извещений не получали, ссылаются на их неправильное оформление или же ставят под сомнение законность оповещений данного вида.

Вышестоящие суды, разумеется, всегда признают правомерность телефонограммы как способа извещения, при этом обращая внимание на оформление такого извещения и поведение извещенных.

Иркутский областной суд в Определении от 16.12.2010 по делу N 33-9090-10 указал, что «каждый из участников процесса был извещен о судебном заседании посредством телефонной связи. Требование процессуального закона о фиксации получения извещения участниками процесса в данном случае исполнено. Ссылки в жалобах на недостатки по оформлению телефонограмм не могут повлечь отмену судебного постановления, поскольку указанные нарушения к неправильному разрешению дела не привели. Никто из ответчиков в жалобах сам по себе факт извещения о времени и месте судебного заседания не отрицал».

Тамбовский областной суд в Постановлении от 24.03.2005 обратил внимание на то, что, поскольку отправленная Б. повестка вернулась, ему была отправлена телефонограмма. Принадлежность ему указанного в извещении номера телефона Б. не отрицал. Суд сделал вывод: «Рассмотрение настоящего дела в отсутствие лица, в отношении которого осуществляется производство по делу об административном правонарушении, при установленных обстоятельствах незаконным признать нельзя».

Заместитель председателя Кировского областного суда в одном из Постановлений (дело N 7а-281/2012) отметил следующее: «Телефонограмма направлена секретарем судебного заседания по номеру телефона, соответствующему указанному заявителем в надзорной жалобе. Данная телефонограмма имеет необходимые реквизиты: указание на того, кто передал и принял, номера телефонов, время и место, дату, текст сообщения, наименование должности и подпись должностного лица. Ввиду чего возражения заявителя о ненадлежащем оформлении телефонограммы отклоняются».

Верховный суд Кабардино-Балкарской Республики в Определении от 22.02.2012 по делу N 33-226/2012 обратил внимание на то, что только повестка может вручаться не лично адресату для последующей передачи. В деле имелся текст телефонограммы, отправленной дочери лица, участвующего в деле: «Никаких доказательств, подтверждающих как факт передачи данной телефонограммы, так и факт ее получения, в материалах дела не имеется. Однако ст. 113 ГПК РФ предполагает использование средств связи и доставки при извещении лиц, участвующих в деле, которые обеспечивают фиксирование судебного извещения или вызова и его вручение адресату. Таким образом, требований ст. 113 ГПК РФ судом выполнено не было, а сам ответчик в жалобе оспаривает получение ею данного извещения».

Московский городской суд в Постановлении от 30.08.2012 по делу N 4а-1609/12 обратил внимание на отсутствие в материалах дела телефонограммы, якобы направленной судьей. При этом не признал доказательством надлежащего извещения запись в справочном листе об извещении П. по телефону, так как не было указано кем, когда и с какого телефона передана телефонограмма, а также кем принята. Ситуация, аналогичная этой, и соответствующие выводы встречаются также в других исследованных нами материалах судебной практики.

В одном из дел Европейский суд по правам человека в Постановлении от 13.12.2011 по делу «Кокурхаев против России» не увидел нарушения п. 1 ст. 6 Конвенции о защите прав человека и основных свобод в связи с жалобой заявителя на ненадлежащее извещение о времени и месте рассмотрения его кассационной жалобы.

Суд учел 2 момента. Во-первых, заявитель не оспаривал факта отправки телефонограммы и прямо не отрицал ее получения. Позиция гражданина состояла в том, чтобы оспорить сам способ извещения как таковой. Во-вторых, национальный суд должен располагать доказательствами доставки извещения, иначе судебное заседание должно быть отложено. При данных обстоятельствах был сделан вывод о том, что «получение телефонограммы заявителем действительно и, исходя из положений Конвенции, данный способ извещения не вызывает вопросов о его приемлемости».

Вопрос о допустимости телефонограммы в каждом конкретном деле всегда решается по усмотрению суда со ссылкой на применяемый процессуальный кодекс и никогда — на инструкцию по делопроизводству. Касается это и технических ошибок, не влияющих на исход дела. В одном известном нам случае к таковым отнесли неправильно написанную фамилию получателя. В другом деле, в котором имел место факт передачи телефонограммы супругу оповещаемого лица в связи с его отсутствием в городе, извещение было признано законным, но с учетом того, что вызываемое лицо впоследствии перезвонило, о чем секретарь составила докладную. Но, пожалуй, главной проблемой остается подтверждение получения извещения адресатом, особенно физическим лицом, которое не ведет журнал регистрации, письменно не фиксирует и не подшивает полученные сообщения.

Решая эту проблему, судьи стараются учесть любые косвенные свидетельства факта получения телефонограммы, например: неотрицание или неопровержение лицом получения извещения; согласие с правильностью телефонного номера, указанного в телефонограмме; распечатку детализации разговоров по мобильному телефону; явку на заседание иных участников, извещенных таким же способом, и т.п.

Добросовестность суда, формально выполнившего требования к составлению и отправке телефонограммы, но не располагающего объективными свидетельствами ее получения, может вызвать сомнения, особенно в ситуации, когда принимающая сторона в процессе заявляет о неполучении телефонограммы.

Т.е. не делай акцент на нарушение порядка оформления телефонограммы, отрицай сам факт извещения по телефону. Иначе — кранты.

Конференция ЮрКлуба

Телефонограмма как судебное извещение

Massive 03 Фев 2003

Коллеги,
просьба внести ясность по телефонограмме как способу судебного извещения по новому ГПК.

Знаю, что эта тема так или иначе поднималась здесь http://forum.yurclub. l=телефонограмм и здесь http://forum.yurclub. l=телефонограмм, но понимания у меня нет.

Новый ГПК гласит:

Статья 113. Судебные извещения и вызовы
1. Лица, участвующие в деле, а также свидетели, эксперты, специалисты и переводчики извещаются или вызываются в суд заказным письмом с уведомлением о вручении, судебной повесткой с уведомлением о вручении, телефонограммой или телеграммой, по факсимильной связи либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или вызова и его вручение адресату.

Но вот кто бы мне сказал, каким образом телефонограмма обеспечивает фиксирование судебного извещения адресатом!

Насколько мне известно, секретари обычно ведут журнал телефонограмм, где фиксируют данные о поступивших звонках. При необходимости такой журнал предоставляется в суд.

Но это для добросовестных лиц.

А как бороться с такими проявлениями, как:
Приходишь в суд, а судья говорит, что заседание откладывается из-за неявки ответчика Васи, адвокат которого Люся звонила и сказала, что неважно себя сегодня чувствует.

Получается, что ГПК даёт недобросовестным лицам возможность затягивать процесс?

Rudolf 04 Фев 2003

Massive 04 Фев 2003

Rudolf ,

Massive 04 Фев 2003

Rudolf ,
хотелось бы услышать мнение о том, как телефонограмма по определению может обеспечить донесение информации до адресата.

Как подтверждается, что человек, представившийся Васей-ответчиком, действительно Вася-ответчик?

-DATa- 04 Фев 2003

Massive 04 Фев 2003

-DATa- 04 Фев 2003

Massive , теоретически (опять же), наверное нет, поскольку все указанные сведения недобросовестный работник суда мог получить из материалов дела, НО — для нашей реальности — да.
Сам представь, даже если сторона собственноручно подписала повестку (расписку), а потом захочет отменить решение на основании того, что ее (сторону) ненадлежаще уведомили. Что будет делать кассационный суд? Проводить экспертизу подписи? Но идентифицировать только роспись почти невозможно, кроме того, в расписке можно просто чиркнуть ручкой, никто же не сверяет с подписью в паспорте.

Но вообще, все это — лишь измышления, потому как нормы, устанавливающей правила оформления телефонограмм, похоже, нет (во всяком случае мне неизвестна).

KPB 04 Фев 2003

Filaret 13 Апр 2009

В продолжении темы:
МОСКОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СУД

Судья Черепков М.А.

Судебная коллегия по гражданским делам Московского областного суда в составе председательствующего судьи Гаценко О.Н.
Судей Орловой Т.М. Киреевой И.В.
рассмотрев в заседании 12 февраля 2008 года частную жалобу ОАО «Мобильные ТелеСистемы» на определение Луховицкого городского суда от 12 октября 2007 года по делу по заявлению ОАО «Мобильные Телесистемы» об отмене определения суда об оставлении заявления без рассмотрения.
заслушав доклад судьи Киреевой И.В.
представителя ОАО «Мобильные Телесистемы» Андропова И.Н.

определением суда от 10 августа 2007 года исковое заявление ОАО «Мобильные Телесистемы» к Б. оставлено без рассмотрения, в связи неявкой представителя истца в судебное заседание дважды без уважительных причин.
ОАО «Мобильные Телесистемы» обратился в суд с ходатайством об отмене определения суда от 10 августа 2007 года.
Определением суда от 12 октября 2007 года ОАО «Мобильные Телесистемы» отказано в отмене определения суда от 10 августа 2007 года.
Не соглашаясь с определением, ОАО «Мобильные Телесистемы» принесло частную жалобу, просит о его отмене.
Проверив материалы дела обсудив доводы жалобы, судебная коллегия полагает, что определение суда подлежит отмене по следующим основаниям: отказывая в удовлетворении ходатайства суд исходил из того, что истец был надлежащим образом извещен о днях слушания дела по иску к Б. на 30.07.2007 и на 10.08.2007 телефонограммой, в соответствии с п. 1 ст. 113 ГПК РФ, однако истец в судебные заседания не явился, о причинах своей неявки суд в известность не поставил.
Общее и обязательное требование для всех способов извещения (вызовов) — использование средств связи или доставка должно обеспечивать фиксирование извещения (вызова) и его получение адресатом.
В ГПК РФ не раскрывается, каким образом осуществляется такое фиксирование извещения (вызова) телефонограммой, телеграммой, с использованием факсимильной и иных средств связи. В данном случае следует руководствоваться требованиями, содержащимися в АПК по аналогии закона. В соответствии с ч. 3 ст. 122 АПК РФ, в случае если копия судебного акта направляется адресату телефонограммой, по факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи, на копии переданного текста остающегося в суде, указывается фамилия лица, передавшего этот текст, дата и время его передачи, а также фамилия лица его принявшего.
На имеющихся в материалах дела телефонограммах об извещении ОАО «Мобильные Телесистемы» о слушании дела 30 июля и 10 августа 2007 года такие данные отсутствуют (л.д. 228, 231). Данные о направлении ОАО «Мобильные Телесистемы» судебных повесток на эти дни в материалах дела также отсутствуют.
При таких обстоятельствах с выводом суда о том, что истец был дважды надлежащим образом извещен, о днях слушания дела нельзя согласиться.
Поэтому определения суда от 12 октября 2007 года и от 10 августа 2007 года не могут быть признаны законными и обоснованными.
На основании изложенного, руководствуясь ст. 374 ГПК РФ судебная коллегия

определения Луховицкого городского суда от 12 октября 2007 года и от 10 августа 2007 года отменить.
Дело направить в тот же суд для рассмотрения по существу.

Сегодня позвонил в Мещанский суд и узнал, что извещен телефонограммой о судебном заседании (по апелляционной жалобе) на 21 апреля. На самом деле мне никто не звонил.
Вот думаю теперь — если пойду, то есть шанс донести до судьи суть своей жалобы, т.к. очень сомневаюсь, что она будет читать апелляционную жалобу сама. Если не пойду, то появляется хорошее надзорное основание для отмены, хотя по базе постановлений президиума МГС подобных отмен (из-за извещения телефонограммой) не нашел.
Думаю теперь

Роман Сергеич 14 Апр 2009

Действительно, я считаю, что раз нет правил и инструкций по извещению телефонограммой, то и телефонограмму фактически невозможно использовать для уведомления.

Однако, есть письмо ВАС.
Арбитражный суд может известить не присутствовавших в судебном заседании лиц о перерыве, а также о времени и месте продолжения судебного заседания одним из способов, перечисленных в части 3 статьи 121 АПК РФ, — телефонограммой, телеграммой, по факсимильной связи или электронной почте либо с использованием иных средств связи. Необходимые для уведомления контактные телефоны и адреса могут содержаться в исковом заявлении (заявлении), отзыве на исковое заявление, иных материалах, исходящих от лиц, участвующих в деле.
Неизвещение судом не присутствовавших в судебном заседании лиц о перерыве, а также о времени и месте продолжения судебного заседания не является безусловным основанием для отмены судебного акта на основании статьи 8, части 5 статьи 163, пункта 2 части 4 статьи 288 АПК РФ, если о перерыве и о продолжении судебного заседания было объявлено публично, а официально не извещенное лицо имело фактическую возможность узнать о времени и месте продолжения судебного заседания.

телефонограмма

телефонограммой была вызвана на районную административную комиссию
пришла в указанное время, никого
секретарь отвечает, что не в курсе, и, как ей кажется,
комиссия заседала два дня назад

какие мои действия?
на заседании предполагала оспаривать предъявленные мне обвинения

похоже теперь придется в судебном порядке

как доказывать, что названная в телефонограмме дата и время была неверной
и в этой связи я не имела возможности присутствовать и защищать свои права?

ранее, при бумажном делопроизводстве, исходящая телефонограмма регистрировалась
и можно было увидеть по журналу ее текст

иск подам после получения по почте постановления комиссии
с момента узнавания

меня смущает, примет ли суд иск к рассмотрению если я не присутствовала на комиссии, приняв телефонограмму надлежащим уведомлением, которое я, якобы, проигнорировала.

Да ничего не будет.
1. Официально Вас не вызывали
2. Наказать могут только за совершенное правонарушение
3. Можно оспорить сроки.

не поняла, сорри

еще о телефонограмме

в Протоколе о правонарушении от службы заказчика, присланном мне почтой
указано, что я вызывалась телефонограммой
для объяснений

чего в действительности не было

стоит мне в иске оспаривать протокол
если у меня достаточно доказательств того
что я я не совершала правонарушения
которое мне вменяют

или кашу маслом не испортишь?

Официально сроки оспариваются на основании уведомления Вас.
Телефонограмма — не является уведомлением, т.к. в ней отсутствует текст.
Я так позвонить могу вам и сказать «Привет. Как дела? А ну пока. » А потом заявить, что это был звонок телефонограмма вызова вас.

Поэтому официально вас никто никуда не вызывал.

возвращаемся на исходную позицию

передавший телефонограмму должен подтвердить, что не поздравил с 8 марта
или ему на слово поверят?

получается неравноправие сторон

если я утверждаю, что текст был обратный заявленному
в моем случае я была приглашена на другое число

суд в подтверждение почтовой отправки уведомления просит квитанцию
не принимая на веру и честное слово
значит и отправка телефонограммы должна быть чем то подтверждена
чем?

распечатка от оператора связи? что звонок исходил с рабочего номера должностного уполномоченного лица? а кто заверит что номер рабочий?
и потом этим будет подтвержден только факт связи
а с текстом как быть?

мой случай
когда телефонограммой были передана
неверная или не точная информация

и почему ответственность за это возлагается в одностороннем порядке на меня

[Сообщение изменено пользователем 17.06.2016 14:35]

[Сообщение изменено пользователем 17.06.2016 14:39]

обеспечивающих фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату.

Интересно как это подтвердят?
По телефону паспорт не покажешь

Ваше заявление не подтверждается материалами дела и направлено на уход от ответственности, поэтому суд относится к нему критически.

а как же презумпция невиновности
до тех пор пока не доказано обратного
и равные права?

я как раз на 100% уверена в своей невиновности
и собираюсь доказать это предъявив надлежащие доказательства

Телефонограмма это документ для оперативной экстренной связи для юридических лиц, передаваемый устно по каналу телефонной связи, который записывается получателем.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Это правила делопроизводства.

Как это может касаться физических лиц?

я понимаю что оспаривать норму права бесперспективно
но попытаюсь, вдруг суд сочтет мои доказательства убедительными
тем более свою защиту строю на другом, оспаривая предъявляемое мне обвинение
а там у меня железобетонно

телефонограмма это так, до кучи

Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом)

Телефонограммы

—
—
—

Из чего следует:

Телефонограмма исходящий документ имеющий юридическую силу при наличии всех требований предъявляемых к данному виду документов.

Телефонограмма переданная физическому лицу не соответствует требованиям предъявляемым к данному виду документов, т.к. нет фиксации текста (регистрации с присвоением входящего номера),
не ведется записи передаваемого текста, не указываются должности передающего и принимающего телефонограмму.

Ответственное за оповещение и уведомление лицо обязано соблюдать и следовать требованиям предъявляемым к документам данного вида.

В случае, когда невозможно соблюсти требования юридической силы документа, ответственным лицом должен выбираться иной способ уведомления.

Телефонограмма вид экстренной связи.

Постановление Администрации г.Екатеринбург от 16.11.2011 № 4812 «О создании Административных комиссий муниципального образования город Екатеринбург»

22. Заседания административной комиссии проводятся с периодичностью, обеспечивающей соблюдение установленных законом сроков рассмотрения дел об административных правонарушениях, но не реже одного раза в две недели.

Двухнедельный срок достаточный для почтового уведомления в пределах муниципального образования.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях не содержит ограничений относительно использования различных средств связи для извещения лиц, участвующих в деле, однако, исходя из требований ч.2 ст.25.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, во всех случаях извещение должно быть произведено способом, позволяющим субъекту административной юрисдикции контролировать получение информации лицом, которому оно направлено.

В случае извещения почтовым заказным отправлением, суд требует подтверждение в виде квитанции.

Соответственно к телефонограмме должны предъявляться те же меры контроля: наличие присутствия всех требуемых реквизитов данного вида документа.

В их отсутствие телефонограмма не может быть допустимым доказательством извещения.

[Сообщение изменено пользователем 20.06.2016 07:51]

Телефонограмма: пережиток или реальность?

Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Основная задача телефонограммы

С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:

приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания,
информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий,
просьбы направить представителей на выездные работы,
короткие отчеты,
запросы информации, не требующие приложений, и т.п.

Главная цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».

Требования к оформлению

В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

(Левая сторона разворота Журнала)

(Правая сторона разворота Журнала)

Принимаем телефонограмму

Итак, что делать, если вы сняли трубку и услышали в ней «примите телефонограмму»?

Затем нужно выяснить у звонящего:

исходящий номер телефонограммы,
сведения о лице, от чьего имени передается телефонограмма (должность и Ф.И.О.),
кто отправил сообщение (должность и Ф.И.О.).

о себе (принявшем телефонограмму лице) те же самые данные (должность и Ф.И.О.), а также
входящий номер телефонограммы (если в вашей организации учитывается / регистрируется этот вид документов).

Во-первых, юридическая сила поступившей телефонограмм ы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Во-вторых, обратите внимание на состав подписей . Телефонограмма – это такой оригинальный документ, который составляется и его автором, и получателем сообщения (т.е. оригинал документа автор в бумажном виде адресату не направляет и обратно документ с подписью о его получении не возвращается). Поэтому на телефонограмме, которую составляет отправитель, возможно проставить только личные росчерки:

лица, от имени которого передается сообщение (автора), и
лица, технически его передавшего (например, секретаря).

Телефонограмма, которую оформляет отправитель сообщения (курсивом набрана информация, которая позже вписывается от руки на отпечатанный и подписанный документ)

Телефонограмма, которую оформляет получатель сообщения

Журнал входящих телефонограмм

Даем ход поступившей телефонограмме

А мы расскажем, как это может быть.

Например, Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах предписывает входящую телефонограмму оформить в 2 экземплярах, один из которых будет передан адресату, а второй – подшит в дело входящих телефонограмм. Первый же экземпляр, получив резолюцию, отправится к исполнителю и пройдет полный круг обычного входящего письма, вернувшись затем в канцелярию. Он будет подшит в дело по вопросному принципу 2 .

Мы рекомендуем работать с таким «произведением» как с входящей телефонограммой, просто «по иронии судьбы» полученной по факсу или электронной почте. Возможно, отправитель просто хотел избавить вас от необходимости «набивать» этот документ на компьютере, а себя – от ваших возможных ошибок, искажений. Свою подпись о получении, дату и время получения, входящий номер вы можете проставить прямо на этой присланной телефонограмме.

Хранение телефонограмм

Где регламентировать?

Телефонограмма хоть и нечасто встречающийся, но и не совсем забытый способ передачи оперативной информации. Пользоваться им или обходиться устным общением, а в особо важных случаях оперативно пересылать письмо по факсу либо электронной почте – ваша организация должна решить сама. Но вот принять телефонограмму и направить ее в работу вы должны уметь. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в этом нехитром деле.

Прим. ред.: в данном примере, видимо, допущена ошибка в дате телефонограммы и дате ее приема. Но мы решили процитировать приказ Ростехнадзора в «первозданном» виде, без своих редакторских правок.

См. п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 №160. Вернуться назад

Это интересно:

Приказ Министерства здравоохранения РФ от 15 ноября 2012 г. № 926н "Об утверждении Порядка оказания медицинской помощи взрослому населению при заболеваниях нервной системы" (не вступил в силу) В соответствии со статьей 37 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ "Об основах […]
Приказом минспорта россии от 17032018 227 Приказ Министерства спорта РФ от 28 сентября 2015 г. № 907 «О внесении изменений в Положение о Единой всероссийской спортивной классификации, утвержденное приказом Министерства спорта Российской Федерации от 17.03.2015 № 227” (не вступил в […]
Какую ставку налога на прибыль применять к различным доходам сельхозпроизводителей Мы благодарим за предложенную тему статьи главного бухгалтера ООО «Зарево» Светлану Остроухову. Сельхозтоваропроизводители, не перешедшие на уплату ЕСХН, могут применять ставку 0% по налогу на прибыль в […]
Приказ Министерства здравоохранения РФ от 24 декабря 2012 г. N 1498н "Об утверждении стандарта первичной медико-санитарной помощи при гонартрозе и сходных с ним клинических состояниях" Приказ Министерства здравоохранения РФ от 24 декабря 2012 г. N 1498н"Об утверждении стандарта первичной […]
Приказ Федеральной антимонопольной службы от 10 февраля 2010 г. N 67 "О порядке проведения конкурсов или аукционов на право заключения договоров аренды, договоров безвозмездного пользования, договоров доверительного управления имуществом, иных договоров, предусматривающих переход прав в […] Дело № 22-344/2013 Республики северная осетия-алания г. Владикавказ 9 августа 2013 года Верховный Суд Республики Северная Осетия-Алания в составе председательствующего судьи Качмазова О.Х. при секретаре Ряшко Е.М., с участием прокурора Калагова А.А., рассмотрел в судебном заседании дело […]

Выводы суда:

В силу ч. 1 ст. 1.6 КоАП , привлекаемое к административной ответственности, не может быть подвергнуто административному наказанию иначе как по основаниям и в порядке, установленном законом.

Согласно части 2 статьи 25.1 КоАП дело об административном правонарушении рассматривается с участием лица, в отношении которого ведется такое дело. В отсутствие указанного лица дело может быть рассмотрено в случаях, если имеются о надлежащем извещении лица о месте и времени рассмотрения дела и если от лица не поступило ходатайство об отложении рассмотрения дела либо если такое ходатайство оставлено без удовлетворения.

Таким образом, в отношении которого возбуждено административное производство, считается надлежащим образом извещенным о дате и времени рассмотрения административного дела, если к началу рассмотрения дела административного органа располагает сведениями о получении лицом, привлекаемым к административной ответственности, извещения или копии процессуального документа, содержащего информацию о месте и времени рассмотрения дела. К числу таких сведений относится уведомление о вручении извещения или процессуального документа, расписка в получении или иные доказательства, бесспорно подтверждающие передачу информации о месте и времени рассмотрения дела.

Суды первой и апелляционной инстанций установили, что административное дело рассмотрено инспекцией в отсутствие представителя райпо. Доказательств надлежащего уведомления его о рассмотрении административного дела не представлено.

Суды обсудили ссылку инспекции на то, что о месте и времени рассмотрения дела райпо было уведомлено телефонограммой. При этом не признали телефонограммы надлежащим доказательством соблюдения административной процедуры, так как секретарь Д., указанная в качестве принимавшего телефонограмму лица, согласно представленным в дело доказательствам (заявления секретаря райпо Д., справки-вызова N 179, приказов от 26.02.06 N 34лс и от 09.03.06 N 42-лс) с 26.02.06 (день уведомления телефонограммой) находилась в отпуске без сохранения заработной платы, а с 09.03.06 по 31.03.06 - в учебном отпуске. В связи с чем суды признали сомнительным

Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма - это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален. Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение?

Что это такое?

Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу.

Информация, которую может содержать телефонограмма, - это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации). Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма - это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Какую информацию можно передать телефонограммой?

Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия. К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.
Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.

Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Как отправить телефонограмму?

Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:

Подготовка черновика. Потребуется составить текст будущего телефонного сообщения. Его нужно писать доступным, лаконичным языком, избегая сложных, сленговых или явно простонародных речевых оборотов, двусмысленностей, труднопроизносимых словосочетаний. Объем текста не должен содержать более 50 слов. При необходимости телефонограмма согласовывается с лицом, от имени которого передается информация.
Телефонное сообщение оформляется в соответствии с установленными в организации правилами документооборота: на бумажном носителе с присвоением даты и порядкового индивидуального номера. Лицу, от имени которого направляется сообщение, следует ознакомиться и подписать телефонограмму.
В ситуации, когда сообщение рассылается нескольким абонентам, дополнительно к телефонограмме составляется список-приложение с указанием наименования и телефонного номера каждой организации.

Телефонограмма проходит регистрацию в специальном журнале (если такой ведется в организации) или исходящей корреспонденции.
Передача телефонного сообщения: дозвониться абоненту, попросить принять телефонограмму, сообщить Ф.И.О. и должность свои и лица, от имени которого передается информация, свой номер телефона.
Четко и разборчиво продиктовать текст телефонного сообщения. Попросить абонента перечитать записанное, чтобы избежать ошибок при передаче.
Узнать и записать входящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма в организации абонента.

Как принять?

Каким образом принимается телефонограмма? Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.

Получив по телефону просьбу принять телефонограмму, прежде всего потребуется составить черновик, то есть дословно, без изменений записать или набрать на компьютере передаваемый текст.
Сверить правильность записанного сообщения, то есть перечитать текст сотруднику, передающему телефонограмму.
Узнать у звонящего Ф.И.О., должность лица, от имени которого передается сообщение, исходящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма и сведения о сотруднике, передающем информацию (должность и Ф.И.О.).
Сообщить входящий номер, под которым телефонное сообщение регистрируется в принимающей организации, а также должность и Ф.И.О. сотрудника, принявшего телефонограмму.
После этого необходимо оформить полученные сведения в виде документа и зарегистрировать (пример телефонограммы приведен ниже).

Общие требования к оформлению

В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:

Полученное послание оформляется либо на отдельном чистом листе, либо на специальном бланке, утвержденном в организации. Допускается иметь в принимающей организации утвержденный инструкцией «Журнал приема телефонограмм», содержащий разделы для фиксации всех необходимых реквизитов этого вида информирования. В журнал вносится непосредственно сама телефонограмма, образец которой можно видеть в статье, при этом дополнительное оформление в виде бланка не требуется.
Юридическая сила документа подтверждается обязательными реквизитами: входящий и исходящий регистрационные номера, сведения о лице, передавшем телефонограмму и принявшем ее (должность, Ф.И.О., личная подпись). Помимо этого, следует указать наименование организации, откуда передано телефонное сообщение, и дату приема.
Конкретное время приема информации можно также указать в бланке.
Датой телефонограммы считается день, когда сообщение было получено абонентом (если иное не утверждено инструкцией по делопроизводству организации).

Кто должен ставить подпись?

Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте. В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация?

При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:

передавшего сообщение.
принявшего сообщение;
должностного лица, от имени которого производится рассылка телефонограммы.

При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник.

Регистрация

При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:

Самый доступный и распространенный способ - регистрировать полученные телефонограммы в общем журнале входящей корреспонденции. Допускается вместе с порядковым регистрационным номером присвоение буквенного индекса, указывающего на этот тип корреспонденции.
Завести в организации отдельный журнал, в котором регистрация телефонограмм будет проводиться отдельно.

Как и сколько хранятся телефонограммы?

Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.