Понятие документооборота в логистических операциях

Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации принято называть документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими работами, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представления и обработки. Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др.
Размещено на реф.рф
Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всœеми работниками бухгалтерии.

Как говорилось, информационный поток сонаправлен материальному, ᴛ.ᴇ. информация сопровождает любое передвижение ресурсов. При этом материальный поток сопровождается следующими документами.

1. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания пришедших в негодность базовых средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

Платежное поручение или платежное требование-поручение в двух экземплярах (один непосредственно покупателю, другой - через банк);

Товарно-транспортные накладные;

Квитанции с желœезнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

2. В отделœе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объёма, ассортимента͵ сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Вместе с тем, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделœе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа͵ номер, дату и сумму счета͵ род, груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса 6 розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массы. В случае обнаружения недостачи мест или массы, .повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам. Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на один определœенный вид материала, во втором записывают всœе принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают экспедитор и заведующий складом. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными приходовать материалы разрешается без выписки приходного ордера. В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, их приемку осуществляет комиссия и оформляет ее актом о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

В случае если материал перевозят автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй - для оприходования материалов получателœем, третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей, четвертый - основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

3. Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателœем и сдатчиком, составляют группировочную ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

4. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Οʜᴎ выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчёты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целœесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. В случае если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя у кладовщика.

5.Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счёт или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии, в котором излагают содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены.

6. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. В случае если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателœей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета͵ которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объём учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

На предприятиях малого бизнеса отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг можно осуществлять упрощенными способами. Фактически израсходованные материалы по, их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске готовой продукции. Акты составляются, как правило, -подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителœем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

Понятие документооборота в логистических операциях - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Понятие документооборота в логистических операциях" 2017, 2018.

Основы документооборота

Документооборот при закупке

Документооборот при контроле запасов

Документооборот при складировании

Документооборот при распределении

Документооборот – это движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График учета включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением форм документов и инструкций по их составлению.

По каждому документу в графике указывают:

исполнителя (составителя);

адресат (службу, куда поступает документ);

сроки представления и обработки.

Графики имеют форму таблиц, диаграмм и др. Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всеми работниками бухгалтерии.

Документооборот при закупке. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания основных средств и МБП, а также из собственного производства. Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

платежное требование-поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законодательством);

товарно-транспортные накладные;

квитанции с железнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

Документооборот в отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и т.д. В результате проверки делают отметку о полном или частичном акцепте (согласие на оплату). Отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов , в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы, в случае недостачи, порчи составляют коммерческий акт для предъявления претензий поставщикам или транспортной организации. Затем экспедитор сдает материалы на склад по приходным ордерам.

Документооборот в производстве . Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателем и сдатчиком, составляют ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

Документооборот при контроле запасов. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Они выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют требованиями . Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя у кладовщика.

Документооборот при складировании. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют накладными на внутреннее перемещение материалов , которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. При приобретении подотчетными лицами материалов за наличные деньги оформляют товарный счет или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии (в нем излагают содержание хозяйственной операции о указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены).

Документооборот при распределении. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и служит основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

Документационное обеспечение логистических процессов

Методические указания

По изучению и выполнению практической работы

по специальности 38.02.03 Операционная деятельность в логистике

Форма обучения: заочная

Москва, 2016

Составитель:

А.В. Бутримов, преподаватель специальных дисциплин ГБПОУ ТМБ №67

Теоретический аспект дисциплины

Тема 7. Документационное сопровождение логистических процессов

При осуществлении перевозок необходимо, чтобы документационное сопровождение груза отвечало требованиям законодательства, информация о грузе была достаточна для проверки соответствия заказа и поставки. Должна быть возможность отразить расхождения заказа и поставки, поставки и отправки (поскольку в процессе перевозки груз может испортиться, быть утерян и т.д.).

Для перевозок внутри страны основными документами являются:

товарно-транспортная накладная, товарная накладная;

перевозочный счет-фактура - инструмент, посредством которого перевозчик взимает плату;

грузовой манифест - в нем указываются все остановки в случае, на одном транспортном средстве перевозятся смешанные грузовые отправки;

Международные перевозки предъявляют более высокие требования к документации. Общие формы международной логистической документации:

* экспортный безотрывной аккредитив. Кредитный договор между импортером и банком о передаче обязательств по оплате импортером полученных от экспортера товаров банку импортера (который по умолчанию считается более кредитоспособным);

* банковский чек (переводной вексель). Средство платежа в экспортно-импортных сделках. Существуют два типа подобных сделок: по предъявлении надлежащих документов (предъявительский переводной вексель) прошествии определенного времени после акцептования надлежащих документов (срочный переводной вексель). Банковский чек, к которому прилагаются сопроводительные инструкции и другие документы (но не аккредитив), называется документарным переводным векселем;

* коносамент (bill of lading) - документ, выдаваемый перевозчиком отправителю в удостоверение принятия груза к перевозке морским транспортом с обязательством доставить груз в порт назначения и выдать законному держателю коносамента. Коносамент является одним из основных документов, применяемых при таможенном оформлении и таможенным контроле товаров, перемещаемых морским транспортом.

* сквозной коносамент. Документ, заменяющий коносамент пни транспортную накладную, если товары перевозятся воздушным транспортом (авиагрузовая накладная) или несколькими видами транспорта;

* коммерческий счет-фактура. Документ, который выдается экспортером и содержит описание товаров и условия продажи (аналогичен счет-фактуре во внутренних перевозках);

* страховое свидетельство (страховой сертификат). Документ, содержащий краткий перечень рисков, покрываемых страховым полисом (например, ущерб от огня, воды, кражи), наименование страхователя и описание застрахованного имущества экспортера;

* сертификат происхождения. Документ, в котором указывают страну, где произведены товары, чтобы определить применяемые к ним таможенные пошлины и другие государственные таможенные ограничения.

Перевозочная документация при приеме первоначальных грузов

Заявка грузоотправителя. Грузоотправитель по прибытии на грузовой терминал оформляет заявку грузоотправителя, в которой указывается наименование аэропорта отправления и назначения, полное название организации отправителя и получателя, их почтовые адреса и номера телефонов, полное наименование груза, характер упаковки, количество мест, размеры, особые свойства груза, отметки о наличии пломб и оттиски.

Пропуск на въезд/выезд автотранспортных средстви вывоз материальных ценностей с территории грузового терминала . Пропуск выдается диспетчером Группы информационного обеспечения перевозок.

Маркировка . Приемосдатчик склада при приеме груза на склад: взвешивает груз, маркирует каждое место груза грузовой биркой, в которой указаны аэропорт назначения, номер грузовой авианакладной и общее количество мест.

Грузовая авианакладная . Старший диспетчер Отдела продажи грузовых перевозок оформляет грузовую авианакладную согласно действующим правилам, производит расчеты в соответствии с « Правилами применения тарифов на воздушных линиях», тарифам авиакомпаний и «Сборника прейскурантов аэропортовых сборов, тарифов за наземное обслуживание.

Авиационная (авиагрузовая) накладная, авианакладная - документ, подтверждающий наличие договора между авиаперевозчиком и грузоотправителем (не является товарораспорядительным документом.

Авианакладная заполняется грузоотправителем в 12 экземплярах, три из которых являются оригиналами:

Экземпляр перевозчика - подписывается грузоотправителем;

Экземпляр грузополучателя - подписывается грузоотправителем и перевозчиком, следует вместе с грузом;

Экземпляр грузоотправителя - подписывается перевозчиком и возвращается грузоотправителю после того, как груз принят.

Наименования сторон;

Сведения о грузе;

Наименование аэропортов отправления и прибытия;

Прилагаемые к накладной документы;

Объявленная ценность и сумма платежа за перевозку.

Диспетчер по продаже авиаперевозок Группы продажи услуг принимает оплату, передает грузоотправителю экземпляр №1 (для грузоотправителя) выдает счет и чек об уплате. При обслуживании юридических лиц выдается счет фактура и акт выполненных работ за оказанные услуги.

Грузовой манифест . Диспетчер Группы документационного обеспечения перевозок производит подборку грузовых авианакладных по направлениям, соблюдая сроки бронирования и приоритеты отправки, согласно перечню накладных оформляется грузовой манифест или грузовая ведомость.

Перевозочная документация при приеме прибывших грузов

Грузовая ведомость . Грузовая ведомость передается вместе с прибывшим на ВС грузом. Приемосдатчик, сверяя наличие грузовых авианакладных с грузовой ведомостью.

Грузовая авианакладная . Приемосдатчик отмечает в грузовой авианакладной место складирования грузов, дату прибытия, номер рейса. Количество мест и вес.

Акт о неисправностях при авиаперевозке грузов оформляется приемосдатчиком, если фактическое количество мест и фактический вес принятого груза отличается от указанного в грузовой авианакладной.

Счет за оказанные услуги и чек об оплате. Диспетчер Группы продажи услуг принимает оплату, выдает грузополучателю счет и чек об уплате. При обслуживании юридических лиц выдается счет фактура и акт выполненных работ за оказанные услуги.

Порядок оформления документов

Коммерческий акт.

"Коммерческий акт" составляется при выдаче получателю грузов для удостоверения следующих обстоятельств:

Несоответствия наименования, массы и количества мест груза данным, указанным в "Грузовой накладной";

Повреждения или порчи грузов;

Обнаружения грузов без документов или документов без груза;

В аэропорту отправления "Коммерческий акт" составляется в случае полной утраты/повреждения груза.

"Коммерческий акт" не составляется, если утрата, недостача или повреждение произошли вследствие:

Действий или упущений отправителя или получателя;

Недостатков тары или упаковки, которые не могли быть определены по наружному виду при приеме груза;

Сдачи груза к перевозке без указаний в "Грузовой накладной" его особых свойств, требующих специальных условий или мер предосторожности при перевозке и хранении;

Обстоятельств связанных с погрузкой или выгрузкой груза средствами отправителя или получателя;

Непринятия необходимых мер к сохранности груза уполномоченными отправителем или получателем лицами, которые сопровождали груз;

Естественной убыли груза при перевозке в пределах установленных норм;

Обнаружении недостачи груза, прибывшего в исправной таре, упаковке или контейнере с исправной пломбой отправителя.

"Коммерческий акт" может составляться на основании предварительно составленного "Акта о неисправностях при перевозках" под бортом самолета при приеме груза от бортпроводника или при приеме на склад при приеме груза от грузчика.

Сменный начальник производства обязан систематически контролировать правильность составления "Коммерческих актов" и их учет в "Книге учета коммерческих актов", а также обеспечивать своевременное проведение по ним расследований и принятие мер по недопущению неисправности перевозок.

Порядок составления "Коммерческого акта ".

"Коммерческий акт" составляется в присутствии:

Сменного начальника производства;

Диспетчера по приему и выдаче (старшего диспетчера по приему и выдаче грузов);

Грузополучателя.

"Коммерческий акт" составляется в двух экземплярах:

Первый экземпляр прилагается к грузовой авианакладной и выдается грузополучателю;

Второй экземпляр остается в аэропорту, составивший акт.

Подписывают "Коммерческий акт" сменный начальник производства, диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузополучатель.

Составленный "Коммерческий акт" диспетчер по приему и выдаче регистрирует в "Книге учета коммерческих актов".

"Книга учета коммерческих актов" хранится в отделе документации производственной службы. Предусматривается ведение отдельных "Книг учета коммерческих актов", с различной индексацией и нумерацией на складе выдачи и складе временного хранения. "Книга учета коммерческих актов" должны быть пронумерована, прошнурована и подписана начальником производственной службы. На титульном листе должна быть указана дата начала и окончания ведения книги. Подчистки и исправления в "Книге учета" не допускаются.

"Коммерческий акт" составляется и регистрируется только в день выдачи груза.

При составлении "Коммерческого акта" запрещается делать выводы о возможности дальнейшего использования груза по назначению.

В случае составления "Коммерческого акта", без предварительно составленного "Акта о неисправностях при перевозке", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) оформляет служебную записку на имя начальника производственной службы, с указанием причин приведших к выдаче груза клиенту с составление "Коммерческого акта". В случае, отказа грузополучателя от составления "Коммерческого акта", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов) должен потребовать от - грузополучателя вписать на обратной стороне "Грузовой накладной", запись, "груз получен полностью, претензий не имею". Запись грузоотправитель заверяет росписью. В этом случае "Коммерческий акт" не составляется, диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) регистрирует данный факт в "Книге учета коммерческих актов".

Диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче груза) фиксирует в "Книге учета коммерческих актов" номер не составленного "Коммерческого акта", номер "Грузовой накладной", дату выдачи груза и вписывает запись, "клиент от акта отказался" (при отказе от "Коммерческого акта" составленного без "Акта о неисправностях при перевозке", диспетчер по приему и выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов) дополнительно вписывает номер и дату "Акта о неисправностях при перевозке").

Акт о неисправностях.

Порядок оформления "Акта о неисправностях".

Все случаи нарушений правил перевозки грузов должны быть своевременно оформлены соответствующими актами для принятия по ним надлежащих мер. Нарушения правил перевозки грузов, влекущих за собой имущественную ответственность, оформляются "Актами о неисправностях" (в дальнейшем Акт).

Эти Акты являются внутренними документами и составляются в целях удостоверения нарушений правил перевозки грузов, проведения по ним расследований и принятия, соответствующих мер.

Порядок составления " Акта о неисправностях " при перевозке грузов.

"Акт о неисправностях" составляется при сдаче прибывшего груза на склад, при выдаче груза со склада для комплектования на рейс и хранении груза на складе.

"Акт о неисправностях" составляется в следующих случаях:

При неправильно оформленной "Грузовой накладной", если это обнаружено в трансферном аэропорту или в аэропорту назначения;

Несоответствии наименования, массы или количества мест груза, данным указанным в "Грузовой накладной";

При повреждении или порче грузов, повреждении упаковки;

При обнаружении грузов без документов или документов без грузов;

При вскрытии или пломбировании мест груза из-за обнаружения неисправности;

В случае, если в "Почтово-грузовой ведомости", указан номер "Грузовой накладной", а в результате раскомплектации выяснилось, что ни груз, ни документ не прибыл;

При поступлении груза без транспортной маркировки.

"Акт о неисправностях" составляется в момент обнаружения нарушений и подписывается лицами, в присутствии которых обнаружено нарушение: диспетчером по приему выдаче (старший диспетчер по приему и выдаче грузов), грузчиком, диспетчером по комплектации и старшим смены производственно - диспетчерского отдела.

"Акт о неисправностях" составляется в трех экземплярах (бортпроводнику, аэропорту отправления и аэропорту, составляющий акт)

В случае составления Акта на нарушение упаковки груза, производится обязательный подсчет количества вложений грузового места. В этом случае к составлению Акта в обязательном порядке привлекается сотрудник службы безопасности, который обязан присутствовать при вскрытии места груза и просчете количества вложений.

"Акты о неисправностях" нумеруются и регистрируются диспетчером по приему и выдаче (старшим диспетчером по приему и выдаче грузов) в "Книге учета актов о неисправностях перевозки грузов".

"Книга учета Актов о неисправностях" должна быть пронумерована и прошнурована, подписана начальником производственной службы ДТК. На титульном листе должна быть указана дата начала и окончания ведения книги. В "Книге учета Актов о неисправностях" не допускаются подчистки и исправления. В случае внесения изменений предшествующая запись зачеркивается, и вся информация переписывается заново.

Предусматривается ведение отдельных "Книг учета Актов о неисправностях", с различной индексацией и нумерацией на складе выдачи и складе временного хранения.

Книги регистрации хранятся в отделе документации производственной службы. Оформленные и зарегистрированные Акты передаются в группу претензий по окончании смены, для проведения мероприятий по розыску груза и установления причин возникновения неисправностей при перевозках.

Сменный начальник производства обязан ежедневно контролировать учет "Актов о неисправностях" и правильность их составления, принимать своевременные меры по ликвидации отмеченных в них нарушений правил перевозки грузов и инструктировать работников производственной службы о порядке оформления Актов.

Тема 11. Документационное оформление железнодорожных перевозок

Принятие железной дорогой от грузоотправителя наклад­ной вместе с грузом удостоверяет заключение конкретного договора перевозки. По этому договору у железной дороги возникает обязательство перевезти груз своевременно и в со­хранности на станцию назначения и выдать его грузополуча­телю, указанному в накладной. У грузоотправителя возника­ет обязательство уплатить железной дороге установленную провозную плату за перевозку груза.

На перевозку грузов заполняется комплект транспорт­ных перевозочных документов, состоящий из транспорт­ной железнодорожной накладной (ТЖДН), дорожной ве­домости (ДВ), корешка дорожной ведомости и квитанции приема груза к перевозке. На железнодорожном транспорте уже дав­но используется принцип сопроизводимой матрицы при за­полнении документов методом однократной записи на базе проформы накладной.

Накладная представляется на каждую отправку груза. На перевозку массовых грузов в постоянных направлениях до­пускается составление одной накладной на перевозку целого маршрута или группы вагонов. По одной накладной принимаются к перевозке грузы, отгружаемые прямыми отправи­тельскими маршрутами (каменный уголь, руда, шебень и др.).

Накладная сопровождает груз на всем пути его следова­ния. Железная дорога обязана выдать накладную вместе с гру­зом. С правовой точки зрения, прием накладной вместе с гру­зом является фактом признания железной дорогой наклад­ной в качестве доказательства договора перевозки; передача накладной вместе с грузом грузополучателю подтверждает факт передачи ему прав, которые создаются для него и предо­ставляются ему по договору перевозки, заключенному между грузоотправителем и железной дорогой.

Дорожная ведомость является пере­возочным документом. Она следует с грузом и является доку­ментом, на основании которого проводятся расчеты между железными дорогами по провозной плате; расчеты по про­возной плате с грузополучателем, по штрафам за просрочку доставки груза железной дорогой и по другим сборам. Дорож­ная ведомость с распиской в ней грузополучателя в получе­нии груза является документом, удостоверяющим, что дого­вор перевозки железной дорогой выполнен.

Оформление перевозки дорожной ведомостью имеет прак­тическое значение для определения даты суток, в которые была произведена погрузка вагонов и контейнеров.

В удостоверение приема груза к перевозке на основании накладной грузоотправителю выдается грузовая квитанция . Для него она является доказательством факта заключения договора перевозки и наличия определенных прав, возника­ющих из этого договора. Имея на руках грузовую квитанцию, грузополучатель может узнать на станции назначения о при­бытии груза, предъявить ее для получения груза (квитанция доставляется грузополучателю банком по условиям аккреди­тива/инкассо).

Если у грузополучателя, указанного в накладной, нет кви­танции, железная дорога обязана выдать ему груз, поскольку все отправки именные. Отправка груза на предъявителя не допускается. Грузовая квитанция дает право на предъявление претензии к железной дороге на несохранность груза, право на указание о переадресовке груза.

В подтверждение приема груза для перевозки железная дорога обязана проставить на ТЖДН календарный штемпель станции отправления. Квитанция о приеме груза выдается грузоотправителю под роспись в соответствующей графе ко­решка дорожной ведомости.

Вместе с накладной грузоотправитель должен обязатель­но предъявить документы, предусмотренные Правилами пе­ревозок грузов для соблюдения санитарных, ветеринарных или других административных правил. При перевозке внеш­неторговых грузов требуется представление также таможен­ных документов для упрощения выпуска экспортных товаров за границу и таможенного оформления ввозимых грузов в пун­ктах назначения.

Тема 12. Документационное оформление перевозок водным транспортом

Основным документом морской перевозки товара является коносамент (Bill of Lading), который выступает в качестве товарораспорядительного документа. Держатель (обладатель) коносамента имеет право на владение товаром, поскольку перевозчик товара может выдать его только при предъявлении коносамента. Другим основным документом, применяемым в морских торговых перевозках, служит морская накладная (Seaway Bill), которая представляет собой необоротный транспортный документ и не является ценной бумагой. В основном этот транспортный документ применяется в тех случаях, когда в сделках не участвуют документарные аккредитивы, а торговые партнеры давно знают друг друга.

Коносамент (Bill of Lading)

Как отмечено выше, коносамент - это документ, олицетворяющий собой наличие титула, то есть права собственности на товар, вследствие чего он является полноценным документом для продажи товара в пути. Существуют различные виды коносаментов, например бортовые (on board), небортовые (received for shipment), сквозные (through), портовые и т.п. Каждый из этих видов не меняет сути документа, а только детализирует в каждом из вариантов особенности приема груза или его выдачи.

Примечание. Коносаменты выписывают на стандартных бланках, разработанных и применяемых отдельными объединениями судовладельцев, линейными судоходными компаниями. Большинство форм коносаментов созданы под эгидой BIMCO (The Baltic and International Maritime Council).

Так, бортовой коносамент оформляется только непосредственно после погрузки товара на борт судна. Этот тип коносамента рассматривается покупателем и банком как наиболее безопасный тип документа, так как он ясно указывает, когда и на какое судно отгружен товар. Небортовой тип документа подтверждает только сам факт принятия транспортно-экспедиторской компанией груза для доставки, и на нем отсутствует дата отгрузки. До фактической отгрузки груз может находиться на хранении на складе (специальном контейнерном складе, который расположен не у самого причала) этой компании в порту отгрузки. При контейнерных перевозках применяется именно такая форма коносамента. Срок нахождения товара в порту отгрузки до момента его фактической погрузки на борт судна, конечно, ограничен в силу многих факторов (время стоянки судна в порту, дата выхода в море по расписанию, сроки и платежные условия контракта).
Сквозной коносамент применяется при смешанной перевозке (например, морским и железнодорожным транспортом). В связи с появлением контейнерной перевозки грузов и в условиях транспортировки смешанным сообщением возникла необходимость разработки нового документа - экспедиторского коносамента, соответствующего этим реалиям. Данный документ был впервые разработан FIATA в 1968 г., а в 1974 г. МТП приняла унифицированные правила, относящиеся к документу на смешанную перевозку. В настоящее время действуют Правила для транспортных документов на смешанную перевозку ЮНКТАД/МТП (UNCTAD/ICC Rules for Multimodal Transport Documents) (публикация МТП N 298, 1974 г.), в соответствии с которыми введена применяемая в международной торговой практике форма коносамента (на его лицевой стороне указан логотип МТП).
Портовый коносамент применяется в тех случаях, когда товар уже принят к отгрузке, но по различным причинам еще не прибыл в порт. Оформление портовой администрацией или экспедиторской компанией такого товарораспорядительного документа обусловлено в основном причинами, вызванными необходимостью предоставления подобного документа представителям покупателя или его банку-кредитору.
В зависимости от того, на судах каких линий осуществляются грузовые перевозки, коносаменты подразделяются на линейные, или рейсовые (Liner Bill of Lading), и чартерные (фрахтовые) (Chartered Bill of Lading). Уже из названия документа ясно, что первый тип коносамента применяется при регулярных рейсах на действующих судоходных линиях, а второй тип применяется при трамповых перевозках грузов. Линейный коносамент отвечает всем необходимым требованиям оформления подобного документа и содержит все существенные условия договора о перевозке груза, то есть является товарораспорядительным документом. Что касается чартерного (фрахтового) коносамента, то в этот документ вносятся ссылки на условия чартера - договора о перевозке груза, заключенного между фрахтователем (грузоотправителем) и фрахтовщиком (перевозчиком). Этот документ не может рассматриваться в качестве документа, удостоверяющего факт перевозки конкретного груза, и не является товарораспорядительным документом. В силу этой причины банки не рассматривают чартерный коносамент в качестве документа, соответствующего условиям аккредитива. То есть если изначально в условиях аккредитива имелось указание в отношении применяемого коносамента как чартерного, то этот документ сразу рассматривается участниками сделки не как документ, подтверждающий договор на поставку конкретного товара, а как документ, подтверждающий только наличие договора чартера, или, другими словами, свидетельствующий о наличии зафрахтованного пространства (объема площади) на судне.

Примечание. Чартерный коносамент содержит только данные о грузе и фрахте. В этот документ инкорпорируются путем ссылки отдельные из условий чартер-партии.

Основные позиции современного коносамента: местом получения экспедитором груза является место его происхождения в качестве такового, то есть место его фактической отгрузки, под которым понимается порт; для доставки груза в место его выдачи экспедитор использует услуги фактического перевозчика груза. Для владельца коносамента экспедитор остается договорным перевозчиком от места погрузки до места выдачи груза. Если фактический перевозчик повредит или утратит груз, то ответственность перед владельцем коносамента несет экспедитор.
Коносамент оформляется в нескольких оригиналах (как правило, не менее трех) и копиях. Все оригиналы коносамента вместе называются полным комплектом (full set). Согласно международным правилам предъявление одного оригинала коносамента для получения товара с борта судна делает остальные имеющиеся на руках экземпляры оригинала недействительными. Однако банки требуют в соответствии с условиями аккредитива предъявления полного комплекта коносаментов, если в условиях аккредитива не содержится иного указания.
Унифицированные правила и обычаи для документарных аккредитивов (публикация МТП N 600) достаточно подробно освещают требования к оформлению и проверке банками коносаментов (ст. 20). Следует дать краткий перечень тех моментов, которые требуют особого внимания со стороны банка:

Соответствие условий и адресата доставки груза данным, приведенным в условиях аккредитива;

Соответствие адресата уведомления об отгрузке данным, содержащимся в условиях аккредитива;

Тип коносамента и его соответствие условиям аккредитива (бортовой, небортовой; имеется ли отметка "на борту" или отметка об ином способе доставки товара судном, например на палубе);

Соответствие портов отгрузки и доставки товара указанным в аккредитиве;

Соответствие наименования груза, его весовых и прочих характеристик указанным в других сопроводительных документах;

Соответствие сведений об оплате фрахта данным, содержащимся в условиях поставки груза в аккредитиве и коммерческом счете;

Соответствие даты погрузки товара на борт судна требованиям аккредитива по сроку его действия;

Факт представления оригинала коносамента вместе со всеми остальными должным образом подписанными оригиналами.

Следует отметить, что в деловом обороте морских перевозок применяется и краткая форма коносамента. Это документ, признанный МТП и банковским сообществом, в котором некоторые или даже все условия перевозки указаны путем отсылки к какому-либо источнику или документу, не являющемуся коносаментом. Этот документ появился в целях упрощения коммерческой документации и также является полноценным товарораспорядительным документом. Применяется он в основном при транспортировке контейнерных грузов, генеральных грузов (грузов в упаковке) и как коносамент на сгруппированные грузы.

Примечание. В отличие от остальных документов, сопровождающих морскую перевозку товаров, только коносамент обладает свойствами оборотного документа и ценной бумаги, что признано в международном деловом обороте.

Документы FIATA

Следует сказать несколько слов о той работе, которую на протяжении многих лет проводила FIATA (Federation Internationale des Associations de Transitaires et Assimiles) в области стандартизации экспедиторских документов. Эта международная организация осуществила разработку ряда стандартных экспедиторских документов на основе рекомендаций ООН. Считается, что все эти документы носят универсальный характер, то есть должны применяться при любых видах экспедирования грузов, включая и морскую перевозку. К этим документам относятся Поручение на экспедирование грузов (FIATA Forwarding Instruction - FFI), Экспедиторский сертификат получения груза (Forwarders Certificate of Receipt - FIATA FCR), Экспедиторская складская расписка (Forwarders Warehouse Receipt), Экспедиторский сертификат перевозки груза (Forwarders Certificate of Transport - FCT), Экспедиторский коносамент перевозки груза в смешанном сообщении (Negotiable FIATA Multimodal Transport Bill of Lading - FBL), Экспедиторская накладная перевозки грузов в смешанном сообщении (Non-Negotiable FIATA Multimodal Transport Waybill - FWB).
Из всех вышеперечисленных документов в международной банковской практике укоренился только экспедиторский коносамент перевозки груза в смешанном сообщении. Объясняется это тем, что разработка данного документа была основана на Унифицированных правилах МТП для документов на смешанную перевозку грузов (публикация МТП N 298). Указанный коносамент относится к товарораспорядительным документам и обладает свойствами ценной бумаги (на лицевой стороне такого коносамента имеется логотип МТП). В отношении остальных стандартов FIATA в рекомендациях МТП прямо указано, что они неприемлемы при расчетах в форме аккредитива, если только в его условиях не будет прямо указано на их применение.

Термины морской перевозки Инкотермс

Выше сказано о том, что в Инкотермс существует особая группа терминов, относящихся исключительно к перевозке грузов морем и (в последней редакции 2010 г.) внутренними водными путями. В Инкотермс-2010 к этой группе относятся четыре термина. Не вдаваясь детально в описание всех аспектов применения специальной терминологии, что явилось бы предметом отдельного разговора с учетом широкого использования этих терминов в операциях морской перевозки товаров, следует все-таки вкратце рассказать о каждом из них:

- FAS - Free Alongside Ship - "свободно вдоль борта судна" (с указанием порта отгрузки). Этот термин означает, что продавец считается выполнившим свое обязательство по поставке, когда товар размещен вдоль борта судна в согласованном порту отгрузки. С этого момента покупатель должен нести все расходы и риски утраты или повреждения товара;

- FOB - Free on Board - "свободно на борту" (с указанием порта отгрузки). Данный термин означает, что продавец поставляет товар на борт судна, номинированного покупателем в поименованном порту отгрузки. С этого момента покупатель несет все риски утраты или повреждения товара;

- CFR - Cost and Freight - "стоимость и фрахт" (с указанием порта назначения). Термин означает, что продавец осуществляет поставку с момента размещения товара на судне в порту отгрузки. Продавец обязан оплатить все расходы и фрахт, а также выполнить таможенные формальности. Вместе с тем риск случайной гибели или повреждения товара, а также последующие непредвиденные расходы переносятся на покупателя;

- CIF - Cost, Insurance and Freight - "стоимость, страхование и фрахт" (с указанием порта назначения). Данный термин означает, что продавец осуществляет поставку с момента размещения товара на судне в порту отгрузки. Продавец обязан, как и в предыдущем случае, оплачивать все расходы и фрахт, а также выполнить таможенные формальности. Риски также переносятся на покупателя, но, в отличие от предыдущего термина, продавец обязан обеспечить морское страхование товара от риска покупателя в связи со случайной гибелью или повреждением товара во время перевозки.
Указанные термины, относящиеся исключительно к морской перевозке товаров или перевозке внутренними водными путями, как и другие термины Инкотермс, предназначены для четкого и ясного распределения обязанностей сторон торгового контракта, в данном случае связанных непосредственно с перевозкой товара, его страхованием, обеспечением его надлежащей сохранности, выполнением таможенных формальностей. Правильное применение сторонами сделки этих терминов позволяет на ранней стадии оценить ее расходные параметры и пределы ответственности каждого из участников, помогая избежать в будущем каких-либо спорных ситуаций или конфликтов.

В заключение следует сказать, что морская перевозка, в особенности контейнерная перевозка грузов, остается в настоящее время одним из наиболее распространенных и востребованных способов доставки товаров покупателям в международной торговле. В организации и обслуживании этой индустрии задействовано, как было отмечено выше, большое число специализированных организаций и посредников. Документальное оформление транспортировки торговых грузов потребовало многих лет для выработки определенных единых стандартов, основанных на обычаях торгового мореплавания. В результате развития этой отрасли в практике делового оборота в настоящее время применяется целая группа документов, связанных с морской перевозкой. С учетом их широкого распространения в международной торговле знакомство с основами в этой области для банковского специалиста является хорошим подспорьем.

Тема 13. Документационное оформление международных перевозок

Для документального оформления международных перевозок используются документы, определяющие взаимоотношения сторон и сопровождающие груз.

Документы, определяющие взаимоотношения сторон. Основой юридических отношений между участниками международной перевозки является договор перевозки, который заключается в письменной форме и подтверждается выдачей перевозчиком отправителю транспортного документа. Договор международной перевозки - документ, согласно которому грузоотправитель принимает на себя обязательство предоставить груз и оплатить транспортные услуги, а перевозчик - доставить груз в определенное место за определенную плату.

Существуют два типа договоров международной перевозки.

Первый тип - генеральное соглашение. Фиксирует желание сторон строить свои взаимоотношения на долгосрочной основе. Нередко такие соглашения именуют рамочными, т.е. определяющими основные рамки взаимоотношений сторон.

Логистика: конспект лекций Мишина Лариса Александровна

6. Складская документация

6. Складская документация

Оформление, учет и перемещение товаров должны осуществляться в соответствии с нормативными актами.

Поступление, передвижение и выдача товарно-материальных ценностей сопровождается оформлением первичных документов, которые содержат количественные и качественные показатели.

Первичные документы оформляются на основании требований «Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской федерации».

В некоторых случаях в первичные документы включаются дополнительные реквизиты.

Ответственность за срочное и точное оформление, предоставление их в оговоренные сроки для составления бухгалтерского учета, за правдивость данных, указанных в документе, несут лица, сформировавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, сопровождающие операцию приема, складирования и отпуска товара на предприятиях торговли после окончания ревизии хранятся три года на основании нормативного списка.

Если появляются споры или разногласия и возбуждения судебных дел, документы сохраняются до принятия конечного судебного решения.

Перемещение заказа от поставщика к потребителю сопровождается товаросопроводительными документами, которые оформляются согласно правилам перемещения груза, накладными – товарно-транспортной, железнодорожной, счетом.

Накладная выписывается материально ответственным лицом при оформлении отпуска товара со склада, при принятии товаров в торговой организации и выступает как приходный ордер, или расходно-товарный документ.

Для накладной обязательно указание номера и даты выписки, также указывают сведения о наименовании поставщика и покупателя, обязательно наименование и краткое описание товара, его количество и вся сумма выпуска товара. Накладная обязательно подписывается материально ответственным лицом, которое сдает или принимает товар, и заверяется круглой печатью организации.

Количество экземпляров накладной находится во взаимосвязи с видом организации, местом передачи товара и условиями получения товара.

Принятие (оприходование) пришедших товаров оформляется путем наложения штампов на сопровождающем его документе: товарно-транспортной накладной, счете и других документах.

При условии, что товар получает материально ответственное лицо не на складе у покупателя, нужным документом выступает доверенность, которая является подтверждением права получения товара этим материально ответственным лицом.

Сертификат соответствия на закупаемый товар необходим при закупке или приемке товара, поэтому необходимо следить за его наличием.

Журнал поступления товара ведется в произвольной форме и служит для учета первичных документов по приходу товаров материально ответственными лицами, содержит название приходного документа, его дату и номер, краткое описание документа, дату регистрации документа и сведения о поступивших товарах.

Основанием для расчетов с поставщиками являются оформленные документы на приемку товара, и их данные не могут пересматриваться после приемки товара в организации (за исключением естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары ставятся на приход в день завершения приемки по реальному количеству и сумме.

Для оформления права выступать доверенным лицом организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению, применяется доверенность. Доверенность выписывается в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю.

Форму М-2а используют предприятия, где получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. В заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выдачи доверенностей регистрируют выданные доверенности. Доверенности лицам, не работающим в организации, не выдаются. Доверенность полностью заполняется и должна иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности, как правило, 15 дней. На получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей доверенность возможно выписать на месяц.

Приходный ордер (форма М-4) выписывается для учета материалов, поступающих от поставщиков для переработки. В день поступления ценностей на склад приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо.

Он отражает реальное количество принятых материальных ценностей. Графа «номер паспорта» заполняется при условии принятия материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Для движения материала на складе по каждому конкретному сорту, виду и размеру применяется карточка учета материалов (форма М-17), заполняется на каждый номер материала и ведется материально ответственным лицом. Записи в карточке ведутся в день прохождения операции, на основании первичных приходно-расходных документов.

При наличии лимита применяется лимитно-заборная карта (форма М-8) для отпуска и оформления материалов, периодически используемых при изготовлении продукции, и для текущего контроля за соблюдением принятых лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Она играет роль оправдательного документа при списании материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта оформляется в двух экземплярах на один вид товара (номенклатурный номер). Первый экземпляр до начала месяца отдается структурному подразделению (потребителю материалов), второй экземпляр выписывается для склада.

При предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты осуществляется отпуск материалов со склада в производство.

Кладовщик должен отметить в обоих документах дату и количество отпущенных материалов, после чего подсчитывается остаток лимита по номенклатурному номеру материала. Лимитно-заборная карта визируется кладовщиком, а в экземпляре, который остается на складе, расписывается сотрудник структурного подразделения.

Для уменьшения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформление отпуска материалов непосредственно в карточках учета материалов (М-17). При такой форме расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция проходит на основании лимитных карт, которые оформляются в одном экземпляре и не имеют значения бухгалтерских документов.

Лимит отпуска возможно указать в самой карточке. Сотрудник структурного подразделения при получении заказа расписывается именно в карточке учета материалов, в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

Лимитно-заборная карта применяется для учета материалов, которые не были использованы в производстве. При этом оформление дополнительных документов не требуется.

Выдача материала сверх нормы и замена одного вида материала другим возможны при разрешении руководства или лиц, на это уполномоченных.

Изменить лимит может тот человек, который его установил.

Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые указаны в лимитно-заборной карте.

Кладовщик ставит дату и количество отпущенных материалов, после этого подводится итог лимита по каждому номенклатурному номеру материалов.

После использования лимита производится сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию.

При помощи средств вычислительной техники можно получить бланк лимитно-заборной карты с реквизитами.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, применяется требование-накладная (Форма М-11).

Материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающее материальные ценности, составляет накладную в двух экземплярах. Один экземпляр является основанием для сдающего склада для списания ценностей, а второй необходим принимающему складу для постановки в приход полученных ценностей.

Такими же накладными сопровождаются процессы по сдаче на склад или в кладовую остатков производства, неиспользованных материалов, если они были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Этот вид накладных визируют материально ответственные лица, сдатчик и получатель.

Потом накладные сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Для учета отпуска материальных ценностей структурам своей организации, расположенным за ее территорией, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма М-15).

Работник структурного подразделения выписывает накладную в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и других документов по предъявлении получателем доверенности, заполненной в установленном порядке, на получение материальных ценностей.

Первый экземпляр отдают складу как основание для отпуска материалов, второй находится у получателя материалов.

Возврат товара поставщику при нахождении дефекта или брака в ходе реализации товара или при несоответствии товара стандартным требованиям и оговоренному образцу по качеству, если выявлена некомплектность товаров, осуществляется оформлением накладной на отпуск товаров на сторону (форма М-15). Условия возврата товара поставщику различны и специально оговариваются в договоре поставки.

Учет и оформление отпускаемого товара на сторону зависит от способа оплаты за приобретаемый товар между покупателем и продавцом. Стороны при заключении договора могут выбрать любую форму расчетов.

Обычно в комплекте товаросопроводительных документов находятся: счет либо счет-фактура с указанием распределения товара по грузовым местам, отгрузочная спецификация на все грузовые места, комплект упаковочных листов, сертификат соответствия или сертификат качества, транспортная накладная, страховой полис.

При доставке товара автомобильным транспортом выписывается транспортная накладная, которая состоит их двух отделов, товарного и транспортного. К товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, сопровождающие груз, в зависимости от особенностей товаров.

При использовании для доставки железнодорожного транспорта в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная.

Документооборот
- движение документов в организации с
момента их создания или получения до
завершения исполнения или
отправления (ГОСТ Р 51141-98);
- комплекс работ с документами: прием,
регистрация, рассылка, контроль
исполнения, формирование дел,
хранение и повторное использование
документации, справочная работа.

Проблемы документооборота

Исполнители документы (бумажные):
не оформляют
оформляют с ошибками
ошибки не выявляют, не
исправляют
не возвращают, не передают
возвращают (передают) после
установленных сроков

Исполнители допускают ошибки
При внесении данных в электронную
базу,
ошибки не выявляют и не исправляют
При сверке данных электронной базы
и бумажного документа вносят
ошибки, не выявляют, не исправляют
При сверке физических данных и
данных в документах. Даже при
наличии WMS складом (данные 1с,
физические единицы, данные WMS)
А ГДЕ ЖЕ РУКОВОДИТЕЛИ???

Документы - термины и определения

Реквизит документа - Обязательный элемент
оформления официального документа
Оформление документа - проставление
необходимых реквизитов, установленных
правилами документирования
Текст документа - информация, зафиксированная
любым типом письма или любой системой
звукозаписи, заключающая в себе всю или
основную часть речевой информации документа
Дата документа - реквизит документа,
содержащий указанное на документе время его
создания и/или подписания, утверждения,
принятия, согласования, опубликования
Подпись - реквизит документа, представляющий
собой собственноручную роспись полномочного
лица.

Основные документы, используемые при работе с ТМЦ.

Внешние:
ТТН (N 1-Т), CMR
ТН(ТОРГ-12), ГТД
Спецификация, упаковочный лист
Счет-фактура, инвойс
Заявка на прием (отгрузку) товаров
Сбор-лист (лист комплектации)
Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение (МХ-1),
о возврате ТМЦ, сданных на хранение (МХ-3)

Доверенность на получение ТМЦ со
склада
Инвентаризационная опись
Сводная инвентаризационная опись
Сличительная ведомость
Таблица несоответствий
Акт инвентаризации
Акт о выборочной проверке наличия
ТМЦ в местах хранения (МХ-14)

Внутренние документы:
Приходная
накладная
Расходная накладная
Журнал регистрации ТС
Акт приема ТМЦ с таблицей
обнаруженных повреждений
Лист осмотра товара
Пропуска на въезд и выезд с
территории склада

Документооборот при закупке.
Сырье и материалы поступают на предприятие от
поставщиков, подотчетных лиц, закупивших
материальные ценности за наличные, в результате
списания основных средств и МБП, а также из
собственного производства.
Одновременно с отгрузкой продукции поставщик
высылает покупателю расчетные и другие
сопроводительные документы:
платежное требование-поручение (когда данная
форма расчетов была предусмотрена действующим
законодательством);
товарно-транспортные накладные;
квитанции с железнодорожной накладной.
Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где
проверяют правильность их оформления и после
этого передают ответственному исполнителю по
снабжению.

Документооборот в отделе снабжения
По поступающим документам производят проверку
соответствия объема, ассортимента, сроков поставки,
цен, качества материалов и т.д. В результате проверки
делают отметку о полном или частичном акцепте
(согласие на оплату).
Отдел снабжения осуществляет контроль за
поступлением грузов и их розыск. С этой целью в
отделе снабжения ведут журнал учета поступающих
грузов, в котором указывают: регистрационный
номер, дату записи, наименование поставщика, дату и
номер транспортного документа, номер, дату и сумму
счета, род груза, номер и дату приходного ордера или
акта о приемке, запроса о розыске груза. В
примечаниях делают отметку об оплате счета или
отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из
отдела снабжения передают в бухгалтерию, а
квитанции транспортных организаций -
экспедитору для получения и доставки
материалов.
Экспедитор принимает на станции
прибывшие материалы, в случае недостачи,
порчи составляют коммерческий акт для
предъявления претензий поставщикам или
транспортной организации. Затем экспедитор
сдает материалы на склад по приходным
ордерам.

Документооборот в
производстве.
Перемещение материалов из одной
производственной единицы (цеха,
отдела) данного предприятия в другие
оформляют накладной на внутреннее
перемещение. По данным накладных,
подписанных получателем и сдатчиком,
составляют ведомость учета движения
материалов внутри предприятия.

Расход материалов, ежедневно отпускаемых в
производство и на другие нужды, оформляют лимитнозаборными картами. Они выписываются службой, на
которую возложено лимитирование, в двух экземплярах
на один или несколько видов материалов и, как правило,
сроком на один месяц. Могут применяться квартальные
и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными
месячными талонами на фактический отпуск.
В них указывают: вид операций, номер склада,
отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат,
номенклатурный номер и наименование отпускаемых
материалов, единицу измерения и лимит месячного
расхода материалов, который исчисляется в
соответствии с производственной программой на месяц
и действующими нормами расхода. Один экземпляр
лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю,
другой - складу.

Применение лимитно-заборных карт
значительно сокращает количество разовых
документов. При наличии современной
вычислительной техники расчеты лимитов и
выписку лимитно-заборных карт
целесообразно осуществлять на машинах,
что позволит повысить обоснованность
исчисляемых лимитов и уменьшить
трудоемкость составления карт.
Если материалы со склада отпускаются
нечасто, то отпуск оформляют
требованиями. Требования выписывают
цехи-получатели в двух экземплярах. Один из
них с распиской кладовщика остается в цехе,
второй - с распиской получателя у
кладовщика.

Документооборот при
складировании.
Поступление на склад материалов собственного
изготовления, отходов производства оформляют
накладными на внутреннее перемещение
материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в
двух экземплярах. Один из них служит основанием
для списания материалов с цеха-сдатчика, второй
направляется на склад и используется в качестве
приходного документа.
При приобретении подотчетными лицами
материалов за наличные деньги оформляют
товарный счет или акт (справка), составляемый в
порядке, установленном на предприятии (в нем
излагают содержание хозяйственной операции о
указанием даты, места покупки, наименования и
количества материалов и цены).

Вместо первичных документов по расходу
материала можно использовать карточки
складского учета. С этой целью
представители цехов-получателей
расписываются в получении материалов в
самих карточках складского учета, которые
становятся в связи с этим оправдательным
документом.
При этом в карточках проставляют шифр
производственных затрат с целью
последующей группировки записей по
объектам калькуляции и статьям затрат. Такое
совмещение расходных документов и карточек
складского учета уменьшает объем учетной
работы и усиливает контроль за соблюдением
норм складских запасов.

Документооборот при
распределении.
Отпуск материалов сторонним
организациям или хозяйствам своего
предприятия, расположенным за его
пределами, оформляют накладными на отпуск
материалов на сторону. Их выписывают в
двух экземплярах на основании нарядов,
договоров и других документов.
Первый экземпляр накладной остается на
складе и служит основанием для
аналитического и синтетического учета
материалов, второй передается получателю
материала. Если материалы отпускаются с
последующей оплатой, то первый экземпляр
служит также основанием для выписки
бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Примеры недостатков при оформлении
документов:
Отчет, служебная записка, ТН, ТТН,
сбор-лист:
- информационная часть – дата, период,
которому соответствуют данные –
отсутствуют; цена – без указания ее
формата (с НДС или без)
- реквизиты – отсутствие даты, подписи и
реквизитов исполнителя, исправления
неподтвержденные, неразборчивые
подписи и реквизиты (ТН, ТТН, сбор-лист)

Документооборот в транспортной логистике

Документов на грузоперевозки
целесообразно разбить их на 4 блока:
1. Документы на груз (со стороны
заказчика/грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя
для осуществления грузоперевозки (со
стороны транспортной компании).
3. Документы для оформления
грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на
грузоперевозку с учетом погрузки и
выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской
Федерации необходимы следующие
сопроводительные документы:
Товарно-транспортная накладная – главный
документ перевозки, выписывается
грузоотправителем. В транспортном разделе
указывается маршрут, данные автомашины и
водителя. В товарном разделе – перечень,
количество, вес и стоимость перевозимого груза, а
также перечень дополнительных документов на груз.
ТТН должны быть заверены оригинальными
печатями и выписывается в 4 экземплярах (один
остается на загрузке у грузоотправителя, второй для
грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый
является основанием для расчета оплаты за
перевозку и прилагается транспортной компанией к
счету на оплату заказчику).

Путевой лист. Необходимый документ со
стороны перевозчика. Выписывается
автопредприятием.
Договор между грузоотправителем
(грузополучателем) и перевозчиком
(экспедитором). Или копия договора,
заверенная одной из сторон. Договор
является основанием для транспортировки
груза данным перевозчиком. Может быть
заменен Доверенностью на перевозку груза,
выписанную на водителя
грузоотправителем/грузополучателем, также с
оригинальными печатями.

Дополнительными документами могут
быть:
Товарная накладная, прилагается, в
случае, если в товарном разделе ТТН не
указан полный перечень перевозимого
груза
Сертификат соответствия и качества,
паспорт (прилагаются в зависимости от
характера груза)
Счета-фактуры и договор между
поставщиком и покупателем (не являются
обязательными, но часто делаются в
дорогу, для избегания недоразумений с
сотрудниками ГИБДД).

Электронный документооборот

Электронный документ (ЭД)
- документ, созданный с
помощью средств компьютерной
обработки информации, который
может быть подписан
электронной цифровой подписью
(ЭЦП) и сохранён на машинном
носителе в виде файла
соответствующего формата

Система электронного документооборота (СЭД)

- это автоматизированная
многопользовательская система,
сопровождающая процесс управления
работой иерархической организации с целью
обеспечения выполнения этой организацией
своих функций. При этом предполагается,
что процесс управления опирается на
человеко-читаемые документы, содержащие
в слабоформализованной форме инструкции
для сотрудников организации, необходимые
к исполнению.

Электронный документооборот (ЭДО, EDI)

- это единый механизм по работе
с документами, представленными
в электронном виде, с
реализацией концепции
«безбумажного
делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно
идентифицировать документ в любой инсталляции данной
системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая
сократить время движения документов и повышения
оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая
идентифицировать ответственного за исполнение документа
(задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной
информации, позволяющая исключить возможность дублирования
документов.
Эффективно организованная система поиска документа,
позволяющая находить документ, обладая минимальной
информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам
документов, позволяющая контролировать движение документов
по процессам документооборота и принимать управленческие
решения, основываясь на данных из отчётов.

Внедрение электронного документооборота обеспечивает:

регистрацию, учет и хранение документов;
оперативный доступ к документам и
отчетной информации;
эффективное управление процессами
движения документов;
сокращение времени процедур
согласования документов и принятия
решений;
повышение исполнительской дисциплины;
снижение финансовых затрат на
документооборот и делопроизводство.

Основные задачи электронного документооборота:

автоматизация канцелярии;
электронный архив документов;
корпоративный электронный
документооборот (workflow).
управление договорным процессом;
автоматизация работы с документацией СМК
(системы менеджмента качества);
автоматизация обращений граждан.

Система электронного документооборота предназначена для
построения эффективной системы управления бизнеспроцессами и документами компании.
Инструментарий, входящий в систему электронного
документооборота, позволяет реализовать технологии
электронного документооборота в любой компании, независимо
от ее численности и формы собственности.
Система электронного документооборота рассчитана на работу
как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии,
отдела, департамента или локальной организации в целом, так
и в рамках территориально-распределенной организации со
сложной схемой информационных потоков.

Преимущества электронного документооборота.

возникает возможность полностью отказаться от
бумажных документов при условии, что это не
противоречит действующему законодательству
(некоторые типы документов требуется иметь в
бумажном виде). Это позволяет избежать
дублирования информации на различных носителях,
обеспечивает надежное хранение данных и
предотвращает утечку конфиденциальной
информации;
отпадает надобность в физической передаче
сотрудникам бумажных документов, что многократно
ускоряет процессы принятия решений по документам
и доведения решений руководства до сотрудников.

Portable Document Format (PDF):

Portable Document Format (PDF)-это
переносимый платформонезависимый
портативный формат электронных
документов.

Использование Portable Document Format:

Portable Document Format могут быть
использованы для подготовки
различных документов, таких как
новости, пресс-релизы, служебные
записки, контракты, электронные книги,
электронные учебники и многое другое.

История:

Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией
Adobe.
В первые дни существования данный формат был
крайне непопулярен:
Программное обеспечение от Adobe для чтения и
создания PDF было платным;
В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что
делало его практически бесполезным во всемирной
паутине;
PDF-документы были большего размера по сравнению
с обычным текстом, что означало более длительную
загрузку на медленных модемах, широко
использующихся в те времена;
На слабых машинах отображение PDF-документов
осуществлялось с заметными задержками;

Преимущества (PDF):

удобная навигация, позволяющая быстро найти
нужную страницу;
простота пользования;
Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме
самого файла и бесплатной программы Adobe
Reader;
Формат PDF позволяет внедрять необходимые
шрифты (построчный текст), векторные и растровые
изображения, формы и мультимедиа-вставки;
Включает механизм электронных подписей для
защиты и проверки подлинности документов.

Преимущества (PDF):

Известность и популярность. Основным
преимуществом PDF перед DjVu является его
популярность и широкоизвестность. Формат PDF
популярен в мировом масштабе.
Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован
международным комитетом по стандартам ISO.
Обилие программ по работе с форматом. Для работы
с форматом PDF существует великое множество
всевозможных программ - как коммерческих, так и
бесплатных.

Недостатки (PDF):

даже при заметном сокращении
объема, файлы PDF невероятно
громоздки.
защита, которую применяют для
кодирования файла, если не применять
специальных для этого программ –
знающим программистом
преодолевается за несколько секунд.

Недостатки (PDF):

Завышенная сложность внутреннего устройства
формата. Формат PDF довольно сложен по своей
внутренней структуре. Одна лишь его спецификация
занимает более тысячи страниц.
Ориентированность на бумажную печать, а не на
электронный вид. Формат ориентирован в основном на
создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не
является электронно-ориентированным форматом. Он
плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге
(как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет
открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его
требуется всегда полностью скачать, поскольку
заголовок PDF находится в конце файла.

Преимущества DjVu:

Специализированность для электронизации
бумажных текстов. DjVu всегда использует 3-слойную
сегментацию контента, обеспечивающую
оптимальное сжатие.
Ориентированность на электронный вид документа.
Низкие ресурсные требования.
Малый размер файла. DjVu обеспечивает
минимально возможный размер файла.
Простота и оптимальность внутреннего устройства
формата.

Недостатки DjVu:

Закрытость стандарта. Стандарт DjVu
не подавался в ISO для утверждения.
Относительная неразвитость
программного обеспечения для работы
с форматом.

- это реквизит электронного документа,
позволяющий установить отсутствие
искажения информации в электронном
документе с момента формирования ЭЦП и
проверить принадлежность подписи
владельцу сертификата ключа ЭЦП.
Значение реквизита получается в результате
криптографического преобразования
информации с использованием закрытого
ключа ЭЦП.

Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП)

ЭЦП - это аналог собственноручной подписи
человека, применяемый в электронных
документах. Электронно-цифровая подпись
создается с помощью закрытого ключа -
уникальной последовательности символов,
которая известна его владельцу и
предназначена для создания ЭЦП в
электронных документах с использованием
соответствующих средств.

История возникновения ЭЦП:

В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было
впервые предложено понятие «электронная цифровая подпись
В 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман
разработали криптографический алгоритм RSA, который без
дополнительных модификаций можно использовать для создания
примитивных цифровых подписей.
Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как
алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.
В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест
первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам
цифровой подписи.
В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального
агентства правительственной связи и информации при Президенте
Российской Федерации был разработан первый российский стандарт
ЭЦП - ГОСТ Р 34.10-94, основанный на вычислениях в группе
точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р
34.11-94.
В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма
взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001.
В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая
подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.

Назначение и применение ЭЦП

Назначение и применение
ЭЦПЦифровая подпись предназначена для аутентификации лица,
подписавшего электронный документ.
Контроль целостности передаваемого документа: при любом
случайном или преднамеренном изменении документа подпись
станет недействительной, потому что вычислена она на основании
исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления
подделки при контроле целостности делает подделывание
нецелесообразным в большинстве случаев.
Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную
подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть
известен только владельцу, то владелец не может отказаться от
своей подписи под документом.
Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать
корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен
быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может
доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от
деталей определения документа могут быть подписаны такие поля,
как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Характеристики электронного документа с ЭЦП:

подлинность - подтверждение
авторства документа;
целостность - документ не может быть
изменен после подписания;
неотрицание авторства
(неотрекаемость) - автор
впоследствии не сможет отказаться от
своей подписи.

Основные схемы использования ЭЦП:

подписание электронного сообщения при его передаче
и проверка подписи отправителя после получения, то
есть защищенная передача документа. Часто подобную
схему воспринимают как юридически значимый
документооборот, что является глубоким
заблуждением. Защита электронного сообщения
посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и
нужная, но для обеспечения полноценного
документооборота совершенно недостаточная;
использование ЭЦП во всем жизненном цикле
электронного документа - при его создании,
согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д.
Только в том случае, когда автоматизируется полный
жизненный цикл документа и ЭЦП является его
неотъемлемой частью, можно говорить об
использовании полноценной, т. е. юридически значимой
системы электронного документооборота.

Пример ЭЦП.

Источники:

PDF Specifications, including the PDF Reference for
PDF 1.7, PDF 1.6 (ISBN 0-321-30474-8), PDF 1.5, PDF
1.4 (ISBN 0-201-75839-3), PDF 1.3 (ISBN 0-201-615886)
Adobe PDF 101: Quick overview of PDF - pdfдокумент с описанием основных возможностей
формата.
@ http://www.compute-rs.com
PC Week\RE 19 сентября 2006 г. Сергей Силин,
специалист компании "Аплана Софтвер" по ЭЦП
ГОСТ Р 34.10-2001 Информационная технология.
Криптографическая защита информации. Процессы
формирования и проверки электронной цифровой
подписи.

Источники:

ГОСТ Р 34.10-94 Информационная
технология. Криптографическая защита
информации. Процедуры выработки и
проверки электронной цифровой подписи на
базе асимметричного криптографического
алгоритма.
Электронная цифровая подпись - Термин Энциклопедический Фонд
Электронная цифровая подпись - Компания
«Криптомаш»

Технология ввода и обработки бумажных документов в САД

Документ
на бумаге
Сканирование и
получение графического образа
документа
Оптическое
распознавание
символов
Поиск и
просмотр
текстов
документов
Информация
в электронном
виде
Пример безбумажного ДО

Системы электронного документооборота на современном этапе:

Система «ДЕЛО»
Система «Евфрат»
Система «Directum»
Система «Босс референт»
Система «1С Документооборот»

Система «ДЕЛО»

- регистрация документов;
- работа с файлами (электронными
документами);
- работа с поручениями;
- работа с проектами документов;
- прием и внешняя рассылка документов;
- движение документов внутри организации;
- формирование дел;
- информационно-справочная работа.

Система «Евфрат»

Система «Евфрат»
- автоматизация процессов
делопроизводства;
- создание электронных архивов
документов;
- организация корпоративного
документооборота.

Система «Directum»

Система «Directum»
Обеспечивает эффективную организацию
и контроль деловых процессов:
- согласование документов;
- обработка сложных заказов;
- подготовка и проведение совещаний,
поддержка
цикла продаж и других процессов
взаимодействия.

Система «Босс референт»

Система «Босс референт»
- организация эффективной работы с договорами;
- сделать внутрикорпоративный документооборот
максимально безбумажным;
- автоматизация документооборота органов власти
федерального или регионального уровня;
- обеспечение качественного контроля исполнения
поручений руководителей, повышение
эффективности работы с заявками;
- реализация проектного документооборота и
возможность коллективной работы;
- наладить управление документами в рамках системы
менеджмента качества.

Система «1С Документооборот»

- позволяет автоматизировать различные
виды деятельности, используя единую
технологическую платформу.