Что такое выписка из приказа — образец и пример оформления. Предназначение и правила составления выписки из приказа Выписка из приказа пример оформления

При подготовке документации для обращения в суд, Пенсионный фонд или другую инстанцию порой целесообразно делать не копии распорядительных актов предприятия, а выписки, затрагивающие информацию только о конкретном сотруднике либо определенном распоряжении.

В каких случаях может понадобиться выписка из приказа

Любые изменения, происходящие в учреждении ( , премирование, наказание за недобросовестное выполнение обязанностей), регламентируются приказами. Часто документы получаются довольно объемными по содержанию, могут одновременно затрагивать нескольких сотрудников. При запросе информации об отдельном гражданине или конкретном аспекте производственного процесса делают справку с выдержкой из распорядительной документации. Это чаще всего происходит по требованию надзорных, социальных служб, судебных инстанций, а также по внутреннему запросу от подразделений хозяйствующего субъекта.

ВНИМАНИЕ! Цель составления таких документов – не только экономия времени и ресурсов, но и защита личных данных остальных работников, указанных в исходном документе. Кроме того, распорядительный акт может содержать сведения, имеющие гриф секретности, что не допускает полного копирования. В остальных случаях удобнее подготовить копию необходимого акта.

Какие существуют выписки из приказа

Справки классифицируются подобно приказам и бывают:

Кадровые – представляют собой выдержки из распоряжений, касающихся персонала: прием на работу, перевод, увольнение, премирование, направление в командировку, предоставление отпуска и т.д. Могут понадобиться для подтверждения трудоустройства, стажа в определенной должности, начисления пенсии, зарплаты, решения трудовых споров, восстановления трудовой книжки, формирования личных дел работников.
По основной деятельности – могут содержать сведения об учетной политике, реорганизации учреждения, ликвидации, изменении структуры и т.д. Используются для анализа производственных и финансово-хозяйственных процессов учреждения, а также для разработки мер, направленных на их улучшение.

Как правило, документ небольшой по объему. Основной текст включает одно положение, касающееся конкретного вопроса.

Срок действия выписки

На законодательном уровне не разработано положений относительно срока действия выписок. Подобно копии документа, эта справка не имеет ограничений по сроку действия. Время хранения определяется актуальностью и сроком давности исходного распорядительного акта: например, подобные бумаги из личного дела могут быть уничтожены сразу после увольнения подчиненного. Но это актуально только в отношении кадровых выписок, а справки с выдержками из распорядительных документов по основной деятельности хранятся в течение пяти лет, как и остальная документация.

К кому обращаться за получением выписки из приказа

Широко распространена практика, когда на крупных хозяйствующих субъектах создается специальное подразделение, ответственное за выпуск, учет и хранение служебной документации: например, канцелярия или секретариат. Если речь идет о запросе выписок для внутренних целей, то руководитель подразделения обращается с заявлением о выдаче справки непосредственно в канцелярию.

Если в учреждении нет такого отдела, то работодатель назначает ответственного за делопроизводство. Эту функцию может выполнять секретарь или специалист кадровой службы.

Запросы от сторонних организаций поступают на имя руководителя.

ВАЖНО! Работодатель не имеет права отказать в предоставлении выдержек из приказов по запросу от государственных и социальных служб. Нельзя также отказать в составлении выдержки из кадровой документации по письменному заявлению сотрудника.

Порядок составления документа

На законодательном уровне не закреплена четкая форма справки: она составляется с учетом действующих на положении предприятий. Однако документ должен строиться в соответствии с принципами исходника и отвечать определённым требованиям:

оформляется на фирменном бланке учреждения, в обязательном порядке указываются его реквизиты и полное наименование;
регистрационный номер должен совпадать с номером приказа;
дата составления соответствует дате исходника;
вместо слова «приказ» в качестве наименования – «выписка из приказа»;
делается выдержка констатирующей части исходника;
распорядительная часть в случае справки из кадрового распорядительного акта должна содержать положение, затрагивающее только конкретного подчиненного с указанием Ф. И. О. и должности, а в случае составления выдержки из исходника по основной деятельности – включает только требуемую часть текста;
визируется форма подписью работника, подписавшего исходный документ, с указанием фамилии и должности;
заключительной строчкой в документе может быть указано, для каких целей он составлен.

ВНИМАНИЕ! При подготовке выдержки из приказа о приеме на работу требуется дополнительное заверение: в нижней части листа проставляется отметка «Верно» и подпись с расшифровкой руководителя службы кадрового учета.

Порядок составления акта включает несколько этапов:

Поступление на имя руководителя организации письменного заявления о выдаче выписки с требуемой информацией из распорядительного акта.
Распоряжение на имя кадровика о составлении документа.
Поиск и подготовка исходника, ознакомление с текстом.
Заполнение бланка с освещением требуемых сведений.
Подпись лица, составившего исходник.
Подпись руководителя в случае необходимости.
Доведение документации до запрашивающей стороны по месту требования (допустимо заказным письмом).

При подготовке документации для сторонних организаций в обязательном порядке акт заверяется печатью хозяйствующего субъекта.

Документ должен быть подготовлен в течение трехдневного срока с момента поступления запроса.

Образец выписки из приказа

На практике наиболее часто требуются выдержки из кадровых приказов, т.к. исходные акты имеют большой объем и затрагивают данные других людей.

Пример документа, сформированного на основе приказа о приеме на работу, можно .

Справка с выдержкой из распорядительной документации обладает той же юридической силой, что и копия, создается с целью удобства использования и требует грамотного подхода к оформлению.

Нередко возникают такие ситуации, когда должностному, физическому лицу или какой-либо сторонней организации для работы нужен определенный документ, к примеру, приказ. Оригинал обычно в таких случаях не предоставляется, так как полностью первоисточник может содержать сугубо составляющую А иногда это просто нецелесообразно по причине того, что он имеет слишком большой объем и просто не нужен для работы целиком. В таком случае из него (приказа) берут выдержку и оформляют соответствующим образом. Новый документ будет называться «выписка из приказа».

Где может потребоваться выписка

Различные службы предприятия обычно взаимосвязаны между собой. Именно поэтому документы одного подразделения могут пригодиться другому для работы. Например, бухгалтерии для начисления заработной платы работникам обязательно нужен Или отделу кадров для оформления необходима выписка из приказа о Также в кадры может обратиться бывший сотрудник, который утерял трудовую книжку. Для подтверждения своей трудовой деятельности он может затребовать копии документов о приеме, всевозможных переводах и увольнении с работы. В этом случае специалист безотлагательно должен предоставить ему в трехдневный срок все необходимые документы. По каждому факту составляется отдельная выписка из приказа. Иногда выписки нужны для другой организации: вышестоящей или контролирующей организации, либо в органы соцзащиты для работнику. Часто такие документы готовятся для предоставления в суд или органы милиции в случае утери документов. Выписка из приказа дает возможность получить нужную информацию соответствующего образца. Вариантов множество.

Как должен выглядеть документ

Получив запрос о предоставлении информации, молодые работники начинают спрашивать, как оформить выписку из приказа. Оказывается, это совсем не сложно. По сути, выписка - это обычная копия части основного документа. Для ее составления не существует жестких норм и правил. Однако исполнителю следует придерживаться определенной формы. Выписка оформляется на чистом листе формата А4 в угловом варианте методом «флага». В ней должны быть последовательно отражены 4 момента:

1. Реквизиты. Начальная часть документа полностью копирует оригинал, только вместо слова «приказ» необходимо писать» выписка из приказа».

3. Подпись. Обязательно указывается полное наименование должности, а также инициалы лица, подписавшего приказ. Сама подпись не ставится.

4. Заверение. Так как выписка приравнивается к копии документа, то ее непременно надо заверить. В низу листа необходимо написать «Верно», а еще чуть ниже указать должность, фамилию с инициалами и подпись сотрудника, который ее составил. Здесь же должна присутствовать дата заверки документа. Если выписка предоставляется по запросу другой организации, то подпись исполнителя необходимо подтвердить печатью.

Общепринятый порядок составления выписки из документа

Выписка может быть составлена из любого документа (приказа, протокола, распоряжения). Она делается по запросу заинтересованного лица (организации) и содержит в себе ту часть информации, содержащейся в основном документе, которая нужна ему для дальнейшей работы. Любое ведомство или отрасль хозяйства может установить свой образец выписки, утвердить его соответствующим нормативным актом и в дальнейшем использовать, соблюдая все установленные правила. Бумаги могут составляться как для внутреннего использования, так и для предоставления другим организациям по официальным запросам.

Большинство действий работников регулируют приказы. В некоторых случаях нужны выписки из соответствующих приказов. Они отражают суть распоряжений руководства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Но как составить выписку из приказа верно? Выписка из приказа это краткая выдержка из наиболее важной части основного документа.

В нем отображаются самые существенные распоряжения, касающиеся деяний ответственных работников. Выписка может потребоваться для предоставления в пенсионный фонд либо другие инстанции.

Необходимые сведения

На практике выписка из приказа готовится, когда основной документ обладает большим объемом. При этом требуемые сведения занимают только небольшую часть.

Также выписка составляется, когда требуется частично сохранить конфиденциальность приказа. Издаваемые по организации приказы могут относиться к основной деятельности либо касаться личного состава.

Точно также различаются и выписки из приказов. Основными отличиями при этом становятся следующие моменты:

Приказы по предприятию могут быть весьма пространными. Это не удивительно, поскольку нужно детально рассмотреть все нюансы и подробно регламентировать каждую мелочь.

Это необходимо для предотвращения возникновения в будущем недопонимания, претензий и неясностей со стороны причастных работников.

Иногда работнику требуется официальный документ, чтобы подтвердить сведения из приказа в сторонних инстанциях. При этом предоставление копии приказа не всегда целесообразно.

Во-первых, нужная информация может содержаться всего в паре предложений и изучение нескольких листов приказа не требуется.

Во-вторых, в приказе может содержаться конфиденциальная информация, не предназначенная для третьих лиц. Потому наиболее рациональным считается составление выписки из приказа.

Что это такое

Выписка из приказа является официальным документом, который выдается по поступлении запроса. Он содержит информационный фрагмент из функционирующего приказа.

Например, субъекту может понадобиться выписка для доказательства стажа в процессе исчисления органами соцзащиты положенной трудовой .

Также потребоваться выписка может для предъявления оной в вышестоящие структуры либо при информировании государственных органов.

Документ дозволяет частично передать сведения из приказа, сохранив недоступность прочей части распоряжения. Выписка это акт, который содержит лишь те тезы приказа, каковые непосредственно требуются адресату.

В основном такой документ состоит из единственного пункта. Например, о назначении лица на должность, предоставлении отпускного периода или об увольнении.

Выписка является полноценным подтверждающим документом. Независимо от того как пишется текст документа, выписка обладает такой же юридической силой как и сам приказ.

С какой целью делается

Важнейшим предназначением выписки из приказа является сохранность служебной конфиденциальной информации.

Документ должен отражать только те пункты основного документа, какие прямо относятся к решению конкретных вопросов. Выписка содержит сведения о конкретном сотруднике.

Таковые могут потребоваться для предоставления в государственные или муниципальные органы. Выписки могут потребоваться для разных служб организации, которые связаны процессами деятельности.

К примеру, для начисления сотруднику зарплаты бухгалтерскому отделу требуется .

Отделу кадровой службы, для оформления личного дела, надобна выписка из . Может в кадровый отдел обратиться работник, утерявший трудовую книжку.

В доказательство своей трудовой деятельности ему могут понадобиться выписки из приказов о приеме на работу и .

Выписка из приказа должна быть представлена в трехдневный срок после запроса. Довольно часто выписки требуются для предоставления в контролирующие или вышестоящие организации.

При потере документов могут потребоваться выписки для представления в органы МВД или в . Выписки из приказов позволяют получить надобную информацию, подходящую по случаю.

Для чего бы ни понадобилась выписка из приказа, главной целью документа становится предоставление необходимых сведений относительно конкретного работника.

Из приказа берется определенная цитата и оформляется надлежащим образом. Новый документ получает название «выписка из приказа».

Правовая база

Но поскольку такой документ может включать сведения о других работниках, то сотрудник может получить только выписку.

Работодатель должен выдавать документы по требованию работника, если таковые хранят его индивидуальные данные.

В зависимости от предназначения различается оформление основной части документа. Для бухгалтерского учета потребуется указание таких данных как:

фактической себестоимости поступивших средств и материальных ценностей;
затрат на ремонт и обслуживание производственного оборудование;
общепроизводственных и общехозяйственных расходов организации;
объем незавершенного производства;
количество готовой продукции.

Для целей налогового учета потребуются такие сведения как:

распоряжение руководства об утверждении учетной политики;
указание методов и способов начисления;
учетные цены материально-производственных запасов;
оценка сырья и материалов;
порядок оценки незавершенного производства;
расходы на ремонт основных средств, страхование имущества;
начисленные по долговым обязательствам проценты.

О командировке

В выписке из указывается констатирующая часть основного документа. То есть излагается пункт, который непосредственно начинается со слова «Приказываю».

Например, «Приказываю направить в командировку Ф.И.О. (название должности) в г. ______ сроком на __ календарных дней, с 00.00.00 г. по 00.00.00 г. для исполнения служебного поручения». Оформляется выписка в обычном порядке.

Об отпуске

Любой отпуск предоставляется работнику на основании надлежащего приказа. При этом основанием становится:

составленный .

В отдельных случаях отпуск работнику может предоставляться на основании предъявления:

При составлении выписки из приказа об отпуске следует указать не только распоряжение относительно ухода работника в отпуск.

Следует изложить и ту часть приказа, которая содержит основания для предоставления и перечень сопутствующих документов.

Например, «приказываю, предоставить Ф.И.О. (должность) отпуск с 00.00.00 г. по 00.00.00. г. Отпуск предоставляется в соответствии с утвержденным графиком отпусков».

По основной деятельности

Приказ организации по основной деятельности издается в целях совершенствования работы на предприятии.

В нем содержится информация о том, каким образом следует осуществлять трудовую деятельность и чем при этом руководствоваться.

Выписка из приказа может потребоваться как для сторонних организаций в качестве подтверждения основной деятельности предприятия, так и для структурных подразделений как изложение основных принципов работы.

Как составить выписку из приказа об увольнении

Выписка из приказа об увольнении составляется на основании самого приказа, который в соответствии с ТК РФ имеет унифицированную форму (№ Т-8).

Согласно условиям ст. 62 ТК РФ работодатель по заявлению сотрудника в течение 3 дней обязуется выдать ему копии документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. Как указано в определении Московского городского суда от 08.09.2011 по делу № 33-28750, с подобным требованием может также обращаться и уволенное лицо. А значит, вполне допускается выдача выписки из приказа об увольнении.

Унифицированной формы этого документа нет, однако она содержит в себе все сведения, прописанные в приказе об увольнении, но в сжатой форме.

Обычно в выписке нет части, описывающей причины увольнения. Указываются только итоговые сведения, то есть распорядительная часть приказа. Но по требованию сотрудника может быть воспроизведена и другая информация, содержащаяся в приказе об увольнении.

Необходимость в составлении подобной выписки может возникнуть при предъявлении документов в Пенсионный фонд или иные организации.

Основное назначение вышеуказанного документа — сокрытие конфиденциальной информации, т. к. сведения, содержащиеся в приказе об увольнении, относятся к персональным данным (ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Образец выписки приказа об увольнении

Выписка из приказа об увольнении оформляется на фирменном бланке предприятия.

Для того чтобы этот документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти следующие требования по его содержанию:

Документ обязательно должен содержать наименование «Выписка» и дату.
Обязательно указание сведений о приказе, на основании которого составляется выписка, а именно даты и номера, а также Ф.И.О. уволенного сотрудника.
Текст выписки должен включать те сведения, которые необходимы лицу. Следует учесть тот факт, что если необходим полный текст приказа, выдается его копия. Необходимости в составлении выписки в этом случае нет.
Под текстом необходимо указать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего приказ об увольнении. Необходимости в проставлении на выписке подписи этого лица нет.
Выписку из приказа обязательно необходимо заверить, причем делать это нужно в том же порядке, что и заверение копии — по правилам ГОСТ Р 6.30-2003. То есть проставить надпись «Верно», должность лица, составившего документ, его подпись, фамилию и инициалы, а также дату. Далее на документе ставится печать предприятия. Однако допустимо, что это будет печать отдела кадров.

Выписка из приказа об увольнении составляется на бланке предприятия и содержит краткие сведения. Заверяется этот документ подписью лица, уполномоченного на подписание подобного рода документов, а также печатью предприятия. Выдать выписку необходимо в течение 3 дней с момента поступления соответствующего запроса.