Излишне выплаченная зарплата: последствия для работника и работодателя. Переплатили зарплату могут ли удержать Если бухгалтер переплатил зарплату что делать

Ошибиться может каждый и бухгалтер исключением не является. Что делать если работнику по ошибке бухгалтера выплатили зарплату больше, чем положено? Можно ли ее взыскать с работника? В статье разберемся как вернуть переплату по зарплате по вине бухгалтера.

Порядок действий для удержания переплаты

Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):

  • Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
  • Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.

Ошибки бухгалтера

Счетные ошибки Несчетные ошибки
В бухгалтерскую программу были введены неверные исходные данные, например, оклад, дату трудоустройства, дату увольнения, процент для начисления премии и др.;

Сбой бухгалтерской программы, в результате чего заработная плата была рассчитана неверно;

При расчете зарплаты к учету были принятые большие показатели по объему выполненной работы

 За один расчетный период зарплата была перечислена дважды;

Работнику перечислили зарплату на карту, а он ее получил в кассе;

Работнику предоставили вычет по НДФЛ необоснованно;

При расчете средней зарплаты были учтены исключаемые выплаты;

Для расчета пособий или больничных в программу был введен неверный алгоритм;

При расчете пособия был неверно рассчитан страховой стаж работника;

Зарплату перечислили работнику, который в прошлом месяце уволился;

По указанию трудинспекции работнику доначислили зарплату, а после суд признал указание незаконным

Порядок возмещения переплаты

В зависимости от ситуации по которой возникла переплата будет различаться и алгоритм ее возмещения:

  1. Работник получил выплату в размере более, чем положена из-за своих же махинаций (например, представленные документы содержали заведомо ложные данные) или переплата возникла из-за того, что работник не отчитался по авансу, либо не отработал его. В этом случае сначала нужно определить согласен ли работник на удержание, а также выяснить не прошло ли более одного месяца с даты установления переплаты. В том случае если работник не согласен на удержание переплаты, работодатель имеет право только обратиться в суд. Если работник дает свое согласие, то с его заработной платы нужно удержать переплату. При этом необходимо соблюдать правило 20% удержания, то есть с заработной платы за раз можно удержать не более 20% (138 ТК РФ).
  2. Переплата произошла в следствие ошибки бухгалтерии. В этом случае необходимо выяснить является ли бухгалтерская ошибка счетной. Если это та, то с зарплаты работника удерживается переплата, но не более 20% от зарплаты за раз. Если ошибка несчетная, то удержать переплату работодатель может только в том случае, если работник сделает это самостоятельно.

Доказательства счетной ошибки

Условия по удержанию переплаты

Для того, чтобы удержать переплату из зарплаты работника, должны соблюдаться следующие условия:

  • Работник на удержание согласен;
  • Должно пройти не менее одного месяца с даты, которая была установлена для возврата аванса, либо для погашения долга.

Выполняться условия должны одновременно оба. Если хотя бы одно из них не выполняется, взыскать деньги можно только в суде. В суд также потребуется обратиться и в том случае, если работником были предоставлены ложные сведения, либо какие-то сведения, влияющие на зарплату были скрыты.

Как вернуть переплату по зарплате по вине бухгалтера

Что делать если работник уволился

Удержать переплату работодатель может только из зарплаты работника (137 ТК РФ). Однако если работник уже уволился, сделать это невозможно. В том случае если добровольно вернуть переплату работник не хочет, работодатель имеет право обратиться в суд. При этом следует подготовить доказательства того, что ошибка по которой перешла переплата была счетной.

Корректировка бухучета, НДФЛ и страховых взносов

При возникновении ошибки в выплате зарплаты потребуется пересчитать НДФЛ, взносы, а также исправить бухгалтерские записи. Проводки будут следующими:

Хозяйственная операция Проводка
Д К
Работнику перечислен аванс 70 51
Сторнирована излишне переплаченная сумма 20 70
Работнику начислена зарплата 20 70
Начислены на зарплату страховые взносы 20 69
Выплачена основная зарплата за вычетом удерживаемых сумм 70 51
Удержан НДФЛ 70 68
03.02.2016

Чаще всего переплата зарплаты вызвана перерасходом отпуска или неотработанными авансами. В первом случае работнику был предоставлен отпуск за неотработанный период. На момент увольнения период, за который были выплачены отпускные, остался неотработанным, а отпускные стали излишне выданной зарплатой. Второй случай - когда работник в середине месяца получил деньги, после чего уволился, а фактически начисленная зарплата за данный месяц оказалась меньше полученного аванса. Подробнее об этом читайте в нашей статье, подготовленной экспертами Бератора.

Выйти из ситуации с переплатой зарплаты можно тремя путями.

Попросить добровольно возвратить долг

Предположим, бывший работник возвратил переплаченные деньги.

Если возвращен аванс, корректировок по страховым взносам делать не придется, поскольку с сумм аванса страховые взносы не начисляются. То же и с НДФЛ, если работодатель не удерживает налог с выплаченных авансов. Если удерживает, то перечисленный налог придется возвращать на расчетный счет или засчитывать в счет будущих платежей в бюджет, а по сотруднику делать уточненную справку 2-НДФЛ, если налоговый период, в котором произошла переплата, истек.


Обратите внимание!

При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых НДФЛ уже удержан, то есть за минусом налога.


При возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.

Образуется переплата по страховым взносам. В отчетности в ФСС за текущий период нужно учесть корректировки по их начислению, а переплату отрегулировать дальнейшими платежами.

Если в связи со снятием начисления отпускных в персонифицированном учете в ПФР по сотруднику образуются отрицательные значения, отчет у компании не примут. Поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период.

Образуется переплата по НДФЛ, удержанного из суммы отпускных и перечисленного в бюджет. Если Справка 2-НДФЛ за соответствующий год сдана, нужно сделать уточненную справку – текущей датой со старым номером.

Проводка по начислению НДФЛ с отпускных сторнируется. Образовавшуюся переплату по налогу можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.



Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 17 400 руб. - отпускные выданы Белову.

Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные были возвращены в кассу.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. - сторнированы отпускные Белова;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – 2600 руб. - сторнировано начисление НДФЛ;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 70 – 17 400 руб. - возвращены Беловым излишне выплаченные отпускные.

В налоговом учете расходы по заработной плате в сумме 20 000 руб. аннулированы. Переплата НДФЛ в размере 2600 руб. будет зачтена в счет предстоящих платежей в бюджет после принятия налоговой инспекцией соответствующего решения на основании заявления налогового агента.

Подать судебный иск

Если вопрос возврата переплаченных сумм решается через суд, эти суммы (без НДФЛ) нужно со счета 70 перевести на счет 73. В случае успешного исхода для работодателя и возврата денег бывшим работником сумму следует списать в корреспонденции со счетами 50 или 51. Если выиграет работник, сумму нужно будет вернуть со счета 73 на счет 70.

В случае победы работника расходы в виде отпускных нужно отразить на счете 91, в налоговом учете эти расходы аннулировать. Если победит работодатель, расходы следует аннулировать и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Что касается страховых взносов, они будут считаться правомерно уплаченными в случае победы бывшего работника и невозврата переплаченной суммы. Корректировки в учете не потребуются.

При победе бывшего работодателя и возврате долга взносы будут являться переплатой, и их нужно будет отразить в текущей отчетности как задолженность фонда.

По НДФЛ – в случае победы компании учетное решение аналогично случаю добровольного возврата денег работником. В случае победы работника налог считается удержанным и уплаченным правомерно, и корректировки не нужны



В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. х 13%) удержана и перечислена в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. - 2300 руб.).

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. - начислены отпускные Белову;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – 2600 руб. - начислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51 – 2600 руб. - перечислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 17 400 руб. - выплачены отпускные Белову.

Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные возвращать отказался. Компания подала иск в суд.

Бухгалтер сделал проводку:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 70 – 17 400 руб.(20 000 руб. - 2 600 руб.) - отражена претензия по излишне выплаченным отпускным.

Вариант 1

Суд выиграл Белов.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 – 17 400 руб. - отражен отказ по претензии;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. - отпускные Белова списаны на прочие расходы;

Вариант 2

Суд выиграла компания.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73 – 17 400 руб. – отпускные возвращены Беловым по решению суда;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 70 – 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ.

В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.

Простить долг

Это самый простой выход. Если долг возник из-за неотработанного аванса, дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до моменты списания. Если долг возник из-за перерасхода отпуска, нужно сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 также останется «висеть» до момента списания.

Страховые взносы с суммы отпускных являются правомерно уплаченными. Никакие корректировки в учете и отчетности не нужны.

НДФЛ с суммы отпускных удержан и перечислен в бюджет обоснованно. Корректировки тоже не нужны. Если же с неотработанного аванса компания не удержала НДФЛ, нужно после списания долга сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог, предоставив справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».


Обратите внимание!

Списать задолженность нужно по истечении трехгодичного срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ).


При списании бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70

Списана задолженность в связи с истечением срока давности.

Лучшее решение для бухгалтера

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» - это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов

Нередко случается так, что из зарплаты работника необходимо удержать некоторые суммы. Это может случиться по разным причинам, например после выплаты зарплаты обнаруживается ошибка в начислениях или работник стал должен по причине нанесения ущерба предприятию. Подскажите какие суммы правомерно удерживать из зарплаты работника по российскому законодательству? Как правильно удерживать такие суммы?

Могут быть разными: по просьбе самого работника, по исполнительным документам, по распоряжению работодателя. Последние, в свою очередь, могут иметь место в случае:

(или) причинения работником материального ущерба работодателю;

(или) выплаты работнику лишних сумм в рамках трудовых отношений (далее - излишние выплаты) (Статья 137 ТК РФ).

Порядок удержания излишних выплат отличается от порядка удержания сумм возмещения ущерба. Посмотрим, что же относится к излишним выплатам, как их можно удержать с работника и что делать, если это не удалось.

Виды излишних выплат

Из зарплаты (Статья 129 ТК РФ) работника разрешено удерживать:

  • отпускные за неотработанные дни отпуска . Такая задолженность может возникнуть при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил . Вы можете удержать долг работника из причитающихся ему "увольнительных" выплат. Правда, при увольнении по некоторым основаниям переплаченные отпускные удерживать нельзя. Например, при увольнении:
  • в связи с сокращением штата или численности работников (Пункт 2 ст. 81 ТК РФ);
  • отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему по медицинскому заключению, или отсутствием у работодателя соответствующей работы (Пункт 8 ст. 77 ТК РФ);
  • призывом на военную службу (Пункт 1 ст. 83 ТК РФ);
  • восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (Пункт 2 ст. 83 ТК РФ);
  • неотработанные авансы в счет зарплаты . Этот долг может появиться, например, когда работнику в начале месяца был выплачен аванс по зарплате за этот месяц, а работник, не отработав его, ушел до конца месяца в отпуск за свой счет или на больничный;
  • неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы , в том числе выданные при направлении в служебную командировку (Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1144-ТЗ);
  • (Статьи 155, 157 ТК РФ). Такая задолженность возникнет, если вы оплатите работнику простой или недоработку исходя из того, что они произошли по вашей вине либо по причинам, не зависящим от обеих сторон, а потом выяснится, что виноват был работник. Удержать в этом случае излишние выплаты можно только после того, как вы обратитесь в суд и суд установит вину работника в простое или недоработке (Определение Московского облсуда от 15.12.2011 N 33-25895);
  • суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки . Причем это необязательно зарплата. Сюда же относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними. Так же считают и специалисты Роструда.

Из авторитетных источников
Шкловец Иван Иванович, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
"Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель может удержать из заработной платы работника (с соблюдением предусмотренного данной статьей порядка) задолженность этого работника в виде сумм, излишне выплаченных ему вследствие счетных ошибок. Круг этих сумм указанной статьей не ограничен. Поэтому удерживать из зарплаты можно любые излишне выплаченные работнику вследствие счетной ошибки выплаты и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации, коллективным или трудовым договором, например пособия, материальную помощь, оплату проезда к месту обучения, компенсацию за использование личного имущества работника, страховое обеспечение по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и т.д.
Производить же удержания можно только из заработной платы. Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата - это вознаграждение за труд (оклад, должностной оклад, тарифная ставка), а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)".

Определения счетной ошибки в Трудовом кодексе нет. Суды и Роструд считают, что счетными являются только арифметические ошибки в подсчетах, то есть ошибки, допущенные в результате неверного применения правил математики (Письмо Роструда от 01.10.2012 N 1286-6-1). Поэтому суды, как правило, не признают счетными следующие ошибки:

  • одна и та же сумма из-за технической ошибки перечислена дважды (Определение ВС РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17);
  • при расчете не учтена ранее выплаченная сумма (Определение Свердловского облсуда от 16.02.2012 N 33-2365/2012; Кассационное определение Краснодарского краевого суда от 14.02.2012 N 33-3340/12);
  • в расчете использованы неверные исходные данные (например, не тот тариф или коэффициент (Апелляционное определение Орловского облсуда от 20.06.2012 N 33-1068), не то количество дней (Кассационное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2012 N 33-847/2012));
  • зарплата в программе начислена в двойном размере из-за ошибки в алгоритме расчета (Апелляционное определение Брянского облсуда от 03.05.2012 N 33-1077/12);
  • при расчете неправильно применены нормы локального нормативного акта организации (Апелляционное определение Московского горсуда от 16.07.2012 N 11-13827/12).

Иные выводы у судов встречаются крайне редко. Так, например, Самарский областной суд указал, что к счетным ошибкам относятся не только арифметические ошибки, но и сбои в программном обеспечении (Определение Самарского облсуда от 18.01.2012 N 33-302/2012).

А Ростовский областной суд, пересматривая дело, в котором уволенному работнику по ошибке были повторно перечислены "увольнительные" выплаты, пришел к выводу, что имела место именно счетная ошибка. Поскольку общая сумма перечислений превышала начисленную в пользу работника сумму (Кассационное определение Ростовского облсуда от 12.09.2011 N 33-12413).

Предупреждаем руководителя
Если работнику были излишне выплачены суммы в результате несчетной ошибки и он отказался возвращать эти суммы добровольно, взыскать их с него можно будет только в судебном порядке как неосновательное обогащение (Статья 1102, п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

То, что при исчислении выплат в пользу работника была допущена счетная ошибка, нужно документально зафиксировать. Например, бухгалтер может написать докладную записку на имя руководителя. Либо пусть специально созданная комиссия из числа сотрудников компании составит акт об обнаружении счетной ошибки.

Порядок удержания излишних выплат

Он различается в зависимости от того, какие суммы вы излишне выплатили работнику.

Удержание отпускных за неотработанные дни отпуска

Здесь все просто. Согласия работника не требуется. Нужно лишь посчитать переплаченные отпускные, издать приказ (распоряжение) об удержании в произвольной форме, ознакомить с ним работника под роспись (Статьи 22, 130, 137 ТК РФ). А затем удержать задолженность из "увольнительных" выплат. Но максимум, что можно вычесть, - 20% от причитающихся работнику сумм (после удержания НДФЛ, ведь сумма налога работнику не причитается), если это единственное удержание (Статья 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).
Также не забудьте выдать работнику расчетный листок с указанием вида и размера удержания (Статья 136 ТК РФ).

Удержание иных излишних выплат

Их можно удерживать из зарплаты работника, только если соблюдаются следующие условия (Статья 137 ТК РФ).

Условие 1. Истек срок, установленный для возврата излишних выплат

Излишние выплаты работник должен вернуть в следующие сроки:

  • неизрасходованные подотчетные суммы (Пункт 4.4 Положения, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) - на следующий рабочий день по истечении срока, на который выдавались деньги для приобретения чего-либо, или в день выхода на работу после командировки или после болезни. А если руководителем установлен срок проведения окончательных расчетов по утвержденным авансовым отчетам, то тогда - в этот срок;
  • выплаты при невыполнении норм труда или простое в случае установления судом вины работника - в день вступления в силу решения суда;
  • суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки, и неотработанные авансы в счет зарплаты - в срок, установленный в локальных нормативных актах компании. Если же он не установлен, то работнику следует вручить (направить по почте) уведомление, в котором нужно указать, какая возникла задолженность, в какой сумме и в какой срок ее нужно погасить. Срок вы устанавливаете по вашему усмотрению. Оформить уведомление можно, к примеру, так.

Условие 2. Получено согласие работника на удержание

Работодатель вправе принять решение об удержании излишних выплат из зарплаты работника, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Статья 137 ТК РФ).

Из этого можно сделать вывод, что достаточно уведомить работника о предстоящем удержании, назначив ему срок для представления возражений. И если возражения от него в этот срок не поступят, то можно спокойно издавать приказ (распоряжение) об удержании.

Но нет. По мнению Роструда, высказанному в 2007 г., и судов, этого мало, и в знак отсутствия возражений со стороны работника от него нужно получить письменное согласие на удержание (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0; Кассационные определения ВС Удмуртской Республики от 22.08.2011 N 33-2856, ВС Республики Татарстан от 14.03.2011 N 33-2570/2011). Такого же мнения специалисты Роструда придерживаются и сейчас.

Из авторитетных источников
Шкловец И.И., Роструд
"При удержании из зарплаты работника предусмотренных ст. 137 ТК РФ сумм (за исключением отпускных за неотработанные дни отпуска) следует получить от работника письменное согласие. Это подтверждается и судебной практикой".

Оформить свое согласие на удержание работник может так.

Условие 3. Своевременно издан приказ об удержании

Приказ (распоряжение) об удержании нужно издать не позднее месяца со дня истечения срока для возврата излишних выплат. А непосредственно удержать деньги из зарплаты работника можно и позже (Статья 137 ТК РФ; Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 03.10.2011 N 33-3519/11), то есть при выплате зарплаты работнику. Причем удержание, с учетом ограничений по его сумме, может растянуться на несколько месяцев.

В приказе укажите основание и сумму удержания. И ознакомьте с ним работника под роспись (Статья 22 ТК РФ).

Условие 4. Сумма удержаний при каждой выплате не превышает 20%

При каждой выплате зарплаты (то есть из сумм после вычета НДФЛ) вы можете удержать не более 20% (Статья 138 ТК РФ). Основание и сумму удержания не забывайте указывать в выдаваемом работнику расчетном листке (Статья 136 ТК РФ).

Ну а если работник согласен, чтобы с него удерживали больше 20%, то вы можете вычесть из его зарплаты любую указанную им в его письменном заявлении сумму. Ведь в этом случае задолженность погашается работником добровольно, а не по распоряжению работодателя. Поэтому ограничения по сумме удержаний не действуют (Статьи 130, 138 ТК РФ). И приказ на такое удержание издавать не нужно, достаточно лишь одного заявления работника.

Условие 5. Соблюдена очередность удержаний

В первую очередь, как вы знаете, из зарплаты нужно удержать НДФЛ (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).

Из оставшейся суммы вы удерживаете задолженность работника по исполнительным документам (исполнительным листам, судебным приказам и др.) (Статья 138 ТК РФ).

И только если исполнительных документов в отношении работника у вас нет либо удержания по ним составили менее 20% зарплаты работника, вы можете удержать из нее его задолженность перед вашей компанией, конечно, с соблюдением общего размера всех удержаний - не более 20% зарплаты.

Совет
Соблюдайте при удержании все перечисленные условия. Ведь при несоблюдении любого из них работник может через суд признать удержание незаконным. И тогда удержанные с него суммы будут взысканы с вашей организации обратно - в его пользу (Определения Санкт-Петербургского горсуда от 07.03.2012 N 33-2718, от 16.01.2012 N 33-238; Камчатского краевого суда от 22.01.2009 N 33-38/2009; Кассационные определения ВС Удмуртской Республики от 19.10.2009 N 33-2803; Калининградского облсуда от 03.08.2011 N 33-3553/2011).

Если удержать излишние выплаты не удалось

Например, работник не дал согласия на удержание или при его увольнении 20% "увольнительных" выплат не хватило для погашения всего долга. Тогда взыскать с работника зарплату и приравненные к ней платежи в судебном порядке можно лишь в трех случаях (Статья 137 ТК РФ; п. 3 ст. 1109 ГК РФ; Определение Приморского краевого суда от 20.12.2011 N 33-12174; Определения ВС РФ от 28.05.2010 N 18-В10-16; ВАС РФ от 08.10.2008 N 12227/08):

(или) была допущена счетная ошибка;

(или) имели место недобросовестные действия работника (например, работник неправомерно начислял себе зарплату, злоупотребляя служебным положением (Определение Свердловского облсуда от 12.07.2012 N 33-8492/2012), неправомерно получал зарплату после увольнения (Кассационное определение Забайкальского краевого суда от 27.12.2011 N 33-4545-2011), представил ложные сведения, повлиявшие на размер зарплаты, или сфабриковал документы для начисления зарплаты в большем размере (Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 28.08.2012 N 33-17581/2012));

(или) суд признает вину работника в невыполнении норм труда или простое (если с работника взыскиваются излишние выплаты за простой и недоработку).

При отсутствии подобных обстоятельств суды в большинстве своем отказывают работодателям во взыскании с работников излишних выплат (Определения ВС Республики Коми от 23.07.2012 N 33-2899АП/2012, Санкт-Петербургского горсуда от 03.11.2011 N 33-16437/2011; Апелляционные определения Волгоградского облсуда от 15.03.2012 N 33-2387/2012; Московского горсуда от 06.08.2012 N 11-16329; Ярославского облсуда от 05.07.2012 N 33-3460; Псковского облсуда от 15.05.2012 N 33-749/2012).

Противоположные решения единичны (Апелляционное определение Суда Еврейской АО от 27.07.2012 N 33-366/2012; Кассационное определение Брянского облсуда от 24.02.2011 N 33-507/11). Причем иногда излишние выплаты удается взыскать с работника как материальный ущерб (Кассационное определение ВС Республики Татарстан от 24.10.2011 N 33-12920/11).

Если речь идет не об излишних выплатах работнику в рамках трудовых отношений, а о его задолженности по другим основаниям, то возможность ее взыскания с работника, конечно же, есть. Например, если:

(или) работник причинил материальный ущерб компании (в частности, не вернул при увольнении вверенное ему имущество, спецодежду, перерасходовал рабочий интернет-трафик на личные нужды, повредил имущество компании) (Статьи 248, 392 ТК РФ). Причем если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то ее можно удержать из его зарплаты без его согласия (Статья 248 ТК РФ);

(или) работник не исполнил обязательство по гражданско-правовому договору (к примеру, не вернул заем) (Статья 15, п. п. 1, 2 ст. 393 ГК РФ) или вы переплатили работнику суммы также по гражданско-правовому договору (Пункт 1 ст. 1102 ГК РФ).

Итак, с вами случилась приятная неожиданность: на вашей банковской карте вдруг оказалась сумма, превышающая ожидаемую. Иными словами, вы обоснованно подозреваете, что самое маловероятное событие во Вселенной все-таки случилось - бухгалтерия ошиблась в вашу пользу.

С одной стороны, хочется немедленно порадовать себя маленькими приятностями (бухгалтер, может, и ошибается, но Вселенная-то в курсе, как вам нужны эти деньги!). С другой стороны, мысль, что все придется вернуть, отравляет всю радость. А, может, не придется? Разбираемся!

Излишне выплаченная зарплата может быть взыскана с вас только в случаях, описанных статье 137 ТК РФ. К таким случаям относятся:

    счетная ошибка бухгалтера;

    доказанная вина работника в невыполнении норм труда или простое;

    неправомерные действия работника, направленные на получение «лишних» денег, что должно быть установлено судом.

Если вы хакер, взломавший сайт родной бухгалтерии, то все с вами ясно. А вот что такое «счетная ошибка бухгалтера» и «доказанная вина в невыполнении норм труда»?

Какая ошибка считается счетной?

Возможно, вы удивитесь, но в законодательстве нигде не указано, что такое «счетная ошибка». Приходится ориентироваться на Определение Верховного суда от 20.01.2012 г. N 59-В11-17, которое гласит, что «счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях, то есть в действиях, связанных с подсчетом». Но при этом технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, не относятся к счетным!

” Таким образом, если бухгалтер, подсчитывая зарплату на бумажке в столбик (так еще бывает?), начислил вам не 10, а 100 тысяч рублей, деньги придется вернуть.

” Но если ту же самую ошибку допустила бухгалтерская программа, либо в ведомость механически ввели не ту цифру, если в финансовом документе была опечатка или описка, наконец, если неправильно применили законодательные или нормативно-правовые акты - то это уже не счетная ошибка, и деньги можно не возвращать!

Примеры? Пожалуйста!

    Вам положен отпуск продолжительностью 28 дней, но бухгалтер по ошибке «приплюсовал» к ним предыдущие выходные рассчитал отпускные за 30 дней.

    За время отпуска вам выплатили и отпускные, и зарплату.

    Вам выплатили премию, хотя в приказе вашей фамилии среди сотрудников не было.

    Из-за сбоя программы вам дважды выплатили зарплату.

    Вам начислили надбавку, которая не соответствует вашим условиям труда (например, вы работали только днем, а расплатились с вами как за ночные смены).

Что такое «невыполнение норм труда»?

Вы получили очередную зарплату и после этого выяснилось, что вы выполнили не все пункты, включенные в ваши рабочие обязанности. К примеру, должны были сшить 30 пальто, а сшили 25, или 30, но очень криво и их придется распарывать. Или залили свой ноутбук вишневым вареньем и не вносили в базу заказы клиентов, пока техслужба не реанимировала вашу технику.

” Но учтите, просто недовольства работодателя (кто так шьет?!) в этом случае недостаточно! Ваши промахи должны быть задокументированы и признаны существенными комиссией по трудовым спорам либо судом.

Что упало, то пропало…

Даже если деньги по закону вы должны вернуть, работодатель тоже должен подсуетиться: приказ об удержании неправомерно выплаченной суммы должен быть издан в течение месяца!

Да, да, именно таков срок давности согласно все той же статье 137 ТК РФ:

«работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока принятия решения об удержании излишне выплаченной зарплаты».

Не успели издать приказ - можете спокойно оставить все деньги себе.

Вместо заключения

Конечно, стоит понимать, что работодатель найдет, как именно возместить свои потери. Лишит, к примеру, всю бухгалтерию или отдел контроля качества годовой премии. А такое, знаете ли, никому настроения не улучшает, хотя, вроде бы и за дело. Да и за вами закрепится репутация жадного и не очень порядочного человека - хотя вы-то вроде совсем не причем.

Если вы не особенно чувствительны и уже давно собирались искать более перспективную работу - то решать, что делать с «дармовыми» деньгами, только вам. Но если вы намерены и дальше работать в этой организации, то не лучше ли поступить не по закону, а по совести и вернуть излишки?

Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:

  • излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);
  • доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
  • ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

Такие правила установлены статьей 137 Трудового кодекса РФ.

Когда нельзя произвести удержания

В остальных случаях ошибочно выданную зарплату удержать с сотрудника нельзя - он может возместить ее только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). В частности, нельзя взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если переплата произошла в результате технической ошибки (определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).

Ситуация: можно ли провести удержания, если зарплата сотруднику ошибочно выплачена два раза: по карточке и через кассу?

Ответ: нет, нельзя.

Предложите сотруднику вернуть излишне полученные деньги. Если он откажется, обратитесь в суд.

Законодательство разрешает удерживать ошибочно выплаченную зарплату в случае счетной ошибки бухгалтера (ст. 137 ТК РФ). Однако под счетной ошибкой понимается ошибка при расчете размера зарплаты (т. е. арифметическая ошибка в расчетах) (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).

Если же за один и тот же период зарплата сотруднику была выдана дважды, то такая ошибка счетной не считается. Ведь никаких искажений в определении размера зарплаты не было.

В подобной ситуации организации придется доказать в суде, что действия ее сотрудника были направлены на получение не полагающихся ему сумм. В качестве доказательств могут быть использованы:

  • справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена ранее, чем в кассе организации;
  • ведомость (расходный кассовый ордер) на получение той же суммы зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
  • документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).

Предельный размер удержаний

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов причитающейся ему к выплате суммы (ст. 138 ТК РФ).

Документальное оформление

О взыскании излишне выданной зарплаты руководитель организации должен издать приказ (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Издать приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Если такой срок сотруднику не устанавливали, приказ нужно выпустить не позднее месяца после обнаружения излишней выплаты зарплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой вывод следует из статьи 137 Трудового кодекса РФ. Кроме того, чтобы избежать споров с трудовой инспекцией, оформите докладную записку с обоснованием причины удержания переплаты.

Бухучет

Если в текущем периоде переплата сотруднику возникла из-за ошибочного начисления ему зарплаты в большем размере, то в бухучете корректировку излишне начисленных сумм отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 29...) Кредит 70

- сторнирована излишне начисленная зарплата.

Переплату по зарплате спишите на расчеты с персоналом по прочим операциям:

- излишне выплаченная зарплата списана на расчеты с персоналом по прочим операциям.

Аналогичные проводки делают, если ошибочно начислена производственная премия (связанная с трудовыми достижениями).

Пример удержания с сотрудника ошибочно выплаченной ему зарплаты

В середине мая бухгалтер ООО «Альфа» обнаружил, что в расчете зарплаты за апрель была допущена счетная ошибка, из-за которой менеджеру организации А.С. Кондратьеву была начислена излишняя сумма в размере 10 100 руб.

Организация применяет общую систему налогообложения и платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы начисляет по общим тарифам. Сумма облагаемых взносами выплат в пользу Кондратьева не превысила с начала года лимит по взносам.

Месячный оклад Кондратьева - 27 000 руб. Зарплата выплачивается в последний день месяца. Детей у сотрудника нет, поэтому соответствующий стандартный налоговый вычет ему не предоставляется.

Максимальная сумма, которую можно удержать с месячной зарплаты, составляет:
(27 000 руб. - 27 000 руб. × 13%) × 20% = 4698 руб.

Сумма излишне выплаченной Кондратьеву зарплаты равна:
10 100 руб. - 10 100 руб. × 13% = 8787 руб.

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие записи.

В мае:

Дебет 26 Кредит 70
- 10 100 руб. - сторнирована излишне начисленная зарплата Кондратьева;


- 1313 руб. (10 100 руб. × 13%) - сторнирован излишне удержанный НДФЛ с взыскиваемых сумм;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
- 293 руб. (10 100 руб. × 2,9%) - сторнированы излишне начисленные взносы в ФСС России;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
- 2222 руб. (10 100 руб. × 22%) - сторнированы излишне начисленные пенсионные взносы;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
- 515 руб. (10 100 руб. × 5,1%) - сторнированы излишне начисленные взносы в ФФОМС России;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
- 20 руб. (10 100 руб. × 0,2%) - сторнированы излишне начисленные взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата» Кредит 70
- 8787 руб. - излишне выплаченная зарплата списана на расчеты с персоналом по прочим операциям;

Дебет 26 Кредит 70
- 27 000 руб. - начислена зарплата Кондратьеву за май;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 3510 руб. (27 000 руб. × 13%) - удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за май;


- 4698 руб. - удержана с зарплаты Кондратьева за май часть излишне выплаченной зарплаты за апрель;

Дебет 70 Кредит 50
- 18 792 руб. (27 000 руб. - 3510 руб. - 4698 руб.) - выплачена Кондратьеву зарплата за май за вычетом удержаний.

В июне:

Дебет 26 Кредит 70
- 27 000 руб. - начислена зарплата Кондратьеву за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 3510 руб. (27 000 руб. × 13%) - удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за июнь;

Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата»
- 4089 руб. (8787 руб. - 4698 руб.) - удержана с зарплаты Кондратьева за июнь часть излишне выплаченной зарплаты за апрель;

Дебет 70 Кредит 50
- 19 401 руб. (27 000 руб. - 3510 руб. - 4089 руб.) - выплачена Кондратьеву зарплата за июнь за вычетом удержаний.

Ситуация: нужно ли оформить удержание излишне начисленной зарплаты бухгалтерской справкой?

Ответ: нет, не нужно.

При удержании с сотрудника излишне начисленной зарплаты оформлять бухгалтерскую справку не требуется.

Все факты хозяйственной жизни быть подтверждены первичными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). О взыскании излишне выплаченной зарплаты руководитель организации должен издать приказ (ст. 137 ТК РФ). Если этот документ содержит все обязательные реквизиты первичной учетной документации, он и будет основанием для бухгалтерских записей. Обязательные реквизиты первичных документов перечислены в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Пересчет налогов

Ответ на этот вопрос зависит от того, по какой причине произошла излишняя выплата.

Если излишняя выплата зарплаты не связана со счетной ошибкой, то налоги не пересчитывайте и уточненные декларации не представляйте. Так поступайте, если:

  • сотрудник не выполнял нормы труда или находился в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
  • ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).

В этих случаях уменьшение заработка сотрудника на излишние выплаты - это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки уточненных деклараций. Это одно из удержаний по инициативе администрации, которое организация произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ). Сумму выплат сотруднику в месяце корректировки включите в расчет зарплатных налогов и взносов с учетом удержаний.

Если излишняя выплата зарплаты связана со счетной ошибкой в прошлых отчетных (налоговых) периодах, налоговую базу за прошлые периоды нужно скорректировать (ст. 54 НК РФ). Также поступайте, если сотрудник по собственному желанию возместил организации излишне выплаченную зарплату. Так как в рассматриваемом случае к моменту обнаружения ошибки отчетность по налогу на прибыль уже сдана, в инспекцию подайте уточненные декларации, поскольку в связи с излишней выплатой зарплаты по этому налогу образуется недоимка (п. 1 ст. 81 НК РФ). По НДФЛ в результате исправления ошибки возникнет переплата. Если производится перерасчет за прошлые налоговые периоды, когда форма 2-НДФЛ уже сдана, необходимо еще раз подать ее в инспекцию.

В отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование необходимо учитывать следующее. Если в каком-либо отчетном периоде была излишне начислена зарплата, то корректировать облагаемую базу по взносам за этот период не нужно. Это объясняется тем, что база для начисления взносов формируется на дату начисления выплат (ч. 1 ст. 11 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому оснований для корректировки базы за тот отчетный период, в котором зарплата была излишне начислена, нет. Следовательно, предоставлять уточненный расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19.

Пример пересчета налоговых обязательств при удержании с сотрудника излишне выплаченной зарплаты. Излишняя выплата зарплаты произошла в связи со счетной ошибкой бухгалтера в прошлом отчетном (налоговом) периоде. Организация применяет общую систему налогообложения

В середине августа бухгалтер ООО «Альфа» обнаружил, что при расчете зарплаты за май была допущена счетная ошибка, из-за которой менеджеру организации А.С. Кондратьеву была начислена излишняя сумма в размере 10 100 руб. Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по общим тарифам. Сумма облагаемых взносами выплат в пользу Кондратьева не превысила с начала года лимит по взносам.

В августе бухгалтер «Альфы» пересчитал налоги с суммы излишне выплаченной зарплаты. За май были излишне начислены:

  • пенсионные взносы - 2222 руб. (10 100 руб. × 22%);
  • взносы в ФСС России - 293 руб. (10 100 руб. × 2,9%);
  • взносы в ФФОМС России - 515 руб. (10 100 руб. × 5,1%);
  • взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний - 20 руб. (10 100 руб. × 0,2%).

Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1313 руб. (10 100 руб. × 13%).

Отчетным периодом по налогу на прибыль в «Альфе» является квартал. Организация применяет метод начисления. По итогам первого полугодия авансовый платеж по налогу на прибыль был рассчитан к доплате. Поэтому из-за счетной ошибки при выплате зарплаты по налогу на прибыль образовалась недоимка за первое полугодие. Сумма недоимки составила 2630 руб. ((10 100 руб. + 2222 руб. + 293 руб. + 515 руб. + 20 руб.) × 20%).

«Альфа» перечислила в бюджет налог на прибыль (2630 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.

Если удержание произвести невозможно

Если ошибочно выданную зарплату удержать или взыскать с сотрудника невозможно, то она признается долгом, нереальным для взыскания. Сумму безнадежной дебиторской задолженности по излишне выплаченной зарплате:

  • спишите за счет резерва по сомнительным долгам (если он создавался);
  • отнесите на финансовый результат деятельности организации, включив ее в состав прочих расходов (п. 11, 14.3 ПБУ 10/99) (если резерв не создавался).

Списание задолженности по зарплате отразите проводками:

Дебет 76 Кредит 73

- списана излишне выплаченная зарплата;

Дебет 91-2 (63) Кредит 76

- списана безнадежная дебиторская задолженность.