Как получить трудовую книжку впервые. Правила заполнения трудовых книжек

Трудовая книжка - документ учета рабочего стажа гражданина РФ. Ее оформление, последующее заполнение и сохранение происходит в кадровом отделе организации, при отсутствии такового обязанность возлагается на руководителя или уполномоченное им лицо. Вопрос оформления важен, так как это влияет на получение пенсии сотрудником при достижении определенного возраста.

При найме нового работника на вакантную должность в организации может возникнуть вопрос, как оформить трудовую впервые.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу и перевод на другую должность

Этот документ содержит в себе три параграфа. Первоначально заполняют титульный лист на основании предоставленного паспорта сотрудником:

полная дата рождения;
специализация;
образование;
дата оформления книги;
сопутствующие подписи и пояснения;
заверение печатью компании.

Далее впервые заполняется параграф, который содержит данные о трудоустройстве. Все записи делают одним типом чернил одного цвета. Для указания дат используют арабские цифры. Исключены сокращения, данные фиксируют в полном объеме и разборчивым почерком.

Правила оформления трудовых книжек

Как правильно оформить трудовую, должен знать каждый ответственный сотрудник кадрового отдела. Графы заполняются с предельной внимательностью и аккуратностью.

Обязательно отметить страницу данных о работе штампом, содержащим полное название и адрес предприятия. Если штампа нет, необходимая информация вносится вручную.

Обозначается дата и порядковый номер записи о трудоустройстве. Сама отметка содержит полную формулировку. Правомерность сведений подтверждает подпись сотрудника и уполномоченного лица.

В книжку также вносят отметки о наградах и регалиях, которые подтверждены соответствующими документами и свидетельствами. Отмечают, кем было произведено награждение. Денежные премиальные выплаты не указываются.

Оформление трудовой книжки образец

При полном заполнении сведений о трудоустройстве вклеивают специальный вкладыш. Запрещено делать записи о работе на других листах.

Как вносятся изменения в трудовую книжку

Ошибочно внесенные данные нельзя закрашивать или стирать. Пометка «исправленному верить» также исключена. Возможна , которая производится на последнем месте работы.

Оформление титульного листа - очень важный момент. Если он подлежит корректировке, неактуальную информацию аккуратно зачеркивают одной чертой, например, фамилию. Новые данные вносят сверху. На обратной стороне обложки указывают документацию, послужившую основанием для изменений. Сноски заверяются печатью организации и подписью руководителя. Дальнейшие корректировки производят с указанием правильной отметки ниже, не зачеркивая предыдущую запись.

Правильное оформление трудовой книжки напрямую связано с начислением в дальнейшем пенсии гражданам.

Если на предыдущем месте работы при внесении информации в трудовую была сделана ошибка, то для исправления потребуется письменное подтверждение прежнего нанимателя. Любую корректировку данных производят только после того, как предыдущая запись признана недействительной.

Правила оформления вкладышей

Иногда возникает вопрос, что делать, если один из параграфов полностью заполнен. В этом случае берут и вклеивают в определенный раздел или в конец. После подобных манипуляций в книжке делается отметка, которая информирует о добавлении вкладыша, указывают его серийный номер. Пример оформления показывает, что вкладыш, предъявленный отдельно, недействителен.

Если произошла утеря трудовой, недостаточно просто выдать новую. Необходимо оформить дубликат, о чем сотрудник должен подать заявление. Отдел кадров подготавливает документ в течение 15 дней. В дубликате указывают суммарный стаж работника, до текущего момента трудоустройства. Переносят особые отметки, например, о награждении.

Как оформляется совместительство и увольнение в трудовой книжке

Где оформить трудовую книжку, работая в двух местах? Запись, указывающую на занятость по совместительству, делают на основном месте трудоустройства. Часто подработка оформляется в виде соглашения.

Данные, информирующие о переводе сотрудника, увольнении, совместительстве и прочих изменениях, вносят в третью графу параграфа сведений о работе. Также указывают нюансы, связанные с изменением трудовых отношений.

В день увольнения работнику выдают его трудовую книжку. Если сотрудник не забрал ее, отправляют уведомление о том, что нужно получить документы или дать согласие на их почтовую пересылку.

Невостребованные книги учета трудового стажа хранятся в кадровом отделе 2 года, после чего передаются в архив компании.

Во избежание недоразумений следует очень внимательно относиться к манипуляциям с трудовыми книжками граждан.

Трудовая книжка для каждого работающего человека - самый важный регистр, в котором фиксируются основные вехи его деятельности. И пока государство не перевело ведение этой части кадрового делопроизводства в электронный формат, вопрос получения на руки этого документа остаётся актуальным для обеих сторон. Здесь много деталей и скользких моментов, которые стоит учитывать.

Как получить трудовую книжку, кто её оплачивает

Основной нормативный акт, регламентирующий сроки и схему выдачи трудового регистра человеку, который в первый раз устраивается на работу, - Постановление Правительства № 225 от 25.03.2003. В пункте 8 прямо указано, что открытие трудового документа для сотрудника возложено на нанимателя. Причём есть определённый срок для этой процедуры - не более пяти рабочих дней. Работодатель не имеет права никуда отправлять самого сотрудника за трудовой - именно он должен обеспечить её наличие. Для этого и крупные, и малые предприятия заранее закупают бланки трудовых у Гознака и ведут реестр этих документов, отчитываясь ежемесячно по их использованию. Отражается это в Книге учёта трудовых книжек.

За оформление книжки плата не берётся, а вот за сам бланк должен заплатить работник, это его собственность (смотри пункт 47 указанного постановления). Исключения здесь составляют только случаи, когда документ испорчен или утерян по вине работодателя. Стоимость бланка трудовой книжки (как и вкладыша к ней) варьируется от 180 до 250 ₽ в зависимости от региона. В Москве и Петербурге она может доходить до 400 ₽.

Грамотный кадровик никогда не предложит человеку вычесть стоимость бланка из первой зарплаты, это незаконно. Взять деньги за книжку нужно сразу при её оформлении и лучше через приходник наличными средствами. Допускается даже дать в долг человеку, если у него нет на это средств в данный момент.

Как получить трудовую книжку впервые

Есть всего 3 способа приобретения (получения) трудовой книжки:

У первого работодателя (это может быть юр. лицо или индивидуальный предприниматель, но только не физ. лицо).
Самостоятельно в отделениях Роспечати, в книжных, канцелярских магазинах или на почте (но это право, а не обязанность человека).
Некоторые вузы сейчас проводят своего рода PR-акции, когда вместе с дипломом выдают своим выпускникам чистые бланки. Но это ни к чему не обязывает.

В любом варианте запрещено заполнять титул-лист самостоятельно, это может быть сделано только первым работодателем. Иначе трудовой регистр будет признан недействительным.

Документы для оформления

При оформлении на работу и для заполнения трудового регистра нужен следующий пакет документов:

паспорт гражданина РФ (заменяющий его документ);
документ, удостоверяющий информацию об образовании (диплом, аттестат и пр.), свидетельство о получении специальных знаний и навыков, если того требует специфика работы;
для военнообязанных граждан - военный билет;
страховое пенсионное свидетельство - СНИЛС (если оно ещё не получено, оформляется работодателем);
сертификаты о доп. обучении или дипломы с курсов повышения квалификации (если есть, подаются по желанию нового сотрудника);
при трудоустройстве на определённые должности - справка об отсутствии судимости либо бумага о том, что человек не привлекался к ответственности за употребление наркотических и психотропных веществ.

На основании первых двух документов заполняется титульник трудовой, остальное понадобится для внесения персональной информации в личную карточку сотрудника.

Кадровый служащий не имеет права вносить какие-либо данные в трудовой регистр без знакомства с документами, которые их подтверждают. Заполнение бланка со слов работника запрещено трудовым правом. Это же касается и исправлений.

Основанием для внесения любой записи в книжку могут быть только оригиналы документов работника. Это обусловлено тем, что информация на титул-странице должна быть на 100% корректной, без грамматических ошибок. Ведь ошибка хотя бы в одной букве Ф. И. О. может привести к аннулированию всего документа.

Примеры заявлений на получение трудового регистра - нового и дубликата

Есть несколько жизненных ситуаций, когда трудящемуся приходится писать заявление на выдачу ему трудовой книжки:

Первое место работы - в этом варианте законодательным основанием для её выдачи является пункт 4 статьи 65 ТК РФ.
Заявлением на выдачу трудовой книжки сотрудник подтверждает, что это его первое место трудоустройства
Утрата существующей книжки, её повреждение, которое не позволяет прочесть данные. Здесь нужно сослаться на пункт 5 указанной статьи. Но законодательство предусматривает обязательное указание причины.
При утрате книжки будет восстановлен только тот стаж, который подтверждён документами

Восстановление трудовой книжки

При утрате книжки работнику надо учитывать требования пункта 31 Постановления № 225, где сказано, что нужно сразу сообщить об этом нанимателю по последнему месту работы. Он должен в течение 15 дней с момента поступления к нему заявления выдать заявителю дубликат трудовой. Причём все записи с предыдущих мест работы могут быть восстановлены только в случае, если на это есть подтверждающие документы, которые должен представить работник, к примеру:

оригиналы трудовых соглашений;
справки 2-НДФЛ, выданные человеку за годы работы;
распоряжения по трудовой деятельности (приём, увольнение и пр.);
ежемесячные расчётные квитки по зарплате и т. д.

Полный перечень удостоверяющих стаж документов установлен в пункте 11 Постановления Правительства РФ № 1015.

Если вдруг утерянная книжка находится, когда уже готов её дубликат, необходимо уничтожить именно дублирующий документ. Приоритет устанавливается для первичной трудовой книжки.

При утрате трудовой по вине нанимателя он самостоятельно с помощью специальной комиссии и, естественно, за свой счёт восстанавливает документ. Заявления от работника в этом случае не требуется.

Разберём вкратце ещё один момент: на практике случается, что работник пытается завести вторую книжку, заведомо вводя в заблуждение своего нынешнего работодателя. На то есть несколько причин, как правило, человек хочет:

ликвидировать данные о предыдущих местах трудоустройства (увольнение «по статье», несоответствующую должность и т. п.);
кардинально изменить сферу деятельности;
трудоустроиться в два места одновременно.

Всё это - наказуемые деяния, обеим сторонам нужно знать, что предусмотрена следующая ответственность:

Нарушителя можно уволить по статье за предоставление ложных сведений при поступлении на работу.
Если трудовая была сделана для двойного трудоустройства, работодатель имеет право взыскать через суд с нерадивого сотрудника НДФЛ и взносы, которые были уплачены за него.
Стаж, указанный в несанкционированной трудовой, не будет засчитан при формировании пенсии.
Если во время работы человек брал 2 листка нетрудоспособности и получал по обоим больничным компенсацию, это может быть расценено как незаконное обогащение.
Подделка документов может преследоваться и по УК РФ (статьи 159 и 327).

Во сколько лет можно получить трудовую книжку

Главный документ, который регулирует вопрос возраста для получения трудового регистра, - статья 63 ТК РФ. В ней указано, что есть вариации:

16 лет - первый срок, который устанавливает законодательство. После его исполнения нет никаких ограничений и условий для выдачи молодому человеку, который хочет работать, трудовой книжки.
В 15 лет для получения трудового регистра нужно, чтобы человек:
- либо уже прекратил своё образование, либо учился по заочной форме (дневное обучение не предполагает трудоустройства);
- устраивался только на лёгкий труд и только в случае, если работа не мешает получать образование.
14 лет - возраст, когда также можно начинать работать, но:
- нужно, чтобы выполнялись ограничивающие условия для пятнадцатилетних;
- потребуется письменное разрешение от родителей соискателя.
Возможно официальное трудоустройство несовершеннолетних детей, принимающих участие в съёмках кино, концертных или спортивных программах, шоу и т. п. В этом варианте трудовая книжка заводится работодателем, а трудовой контракт подписывает один из родителей. В нём обязательно должны быть указаны следующие моменты:
- максимальная допустимая продолжительность каждодневной работы (у каждого возраста она своя);
- условие, что трудовая деятельность не должна наносить ущерб нравственному или психологическому состоянию ребёнка.

То есть наниматель при заключении трудового соглашения должен выдавать трудовую книжку всем, вне зависимости от возраста сотрудника. Главное здесь - не сам факт выдачи трудовой, а грамотные формулировки в контракте.

Когда трудовая книжка может быть выдана работнику на руки

В период, когда работник числится на предприятии по основному месту работы, трудовая хранится в службе управления персоналом (в кадрах). Совместители оформляют трудовую по основному месту.

Фактически есть только один вариант, когда трудовой регистр выдаётся работнику, - увольнение. Во всех других жизненных ситуациях, как правило, готовится официальная выписка (заверяется печатью работодателя) либо нотариально заверенная копия оригинала. Один из этих документов должен быть предоставлен сотруднику в течение трёх дней после его письменного заявления.

Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на выдачу трудовых книжек сотрудникам. Но рассматривая этот вопрос, нужно опираться на Постановление № 225, которое определяет, что пока человек числится на предприятии, полную ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учёту и выдаче трудовых книжек несёт наниматель. Вернее, должностное лицо, назначенное приказом по предприятию. Поэтому, если трудовая будет утеряна или повреждена в этот период, вся ответственность будет возложена на кадровика. Даже если сотрудник расписался в журнале учёта, что он её получил. То есть кадровик может выдать книжку, но безопаснее сделать всё-таки её копию (смотри уведомление Роструда № 656–6-0).

Для ПФР нужно сделать полную копию трудового регистра. А для других учреждений будет достаточно простой выписки из трудовой, она может понадобиться:

при обращении в кредитную организацию;
для представления в ФССП, например, приставы могут потребовать её при назначении алиментов;
при получении загранпаспорта или визы;
если работнику нужно подтвердить квалификацию.

Способы передачи трудовой книжки работнику

Работодатель должен передать из рук в руки сотруднику его трудовую книжку только в последний день его работы на предприятии с внесённой в неё записью об увольнении. Исключение здесь - когда работник сначала уходит в отпуск, и не выходя на работу, увольняется. Тогда трудовая выдаётся в первый день оформленного отпуска.

И работодателю, и работнику стоит помнить, что если трудовой регистр выдаётся несвоевременно, уволенный человек имеет право на компенсацию. Трудовое право расценивает такую задержку как препятствование трудоустройству человека. Компенсация будет рассчитываться за каждый день задержки.

Оформление трудовой книжки предусматривает постановку оттиска печати только в случае увольнения (или реорганизации). При приёме на работу печать не ставится.

Второй способ выдачи трудового документа, когда человек ушёл и не приходит за документом, - направить на адрес, который указан в личном деле, уведомление, что он должен получить свой трудовой регистр. В нём указываются исходящий номер письма по документообороту, дата отправки, далее излагается суть дела. Визируется документ гендиректором предприятия.

Уведомление составляется в свободной форме, нужны реквизиты компании и изложение сути

Здесь можно отметить, что бывший сотрудник может дать согласие на отправку его документа почтовым отправлением, но только заявив об этом в письменном виде (с указанием точного адреса). Отправить регистр нужно заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Работник кадровой службы имеет право проставить все предусмотренные законодательством отметки и записи в книге учёта движения трудовых книжек. Факт фиксируется почтовым квитком об отправке и последующим уведомлением о вручении. Соответственно, во всех записях даётся ссылка на почтовые документы.

Заметьте: при трудовом споре суд встаёт на сторону работодателя, если во внутренних регламентах компании указано, что работник обязан своевременно (с указанием, в какой срок) сообщить кадровику, ответственному за документооборот, сведения при изменении адреса проживания. Тогда любой аргумент (типа «я не получал уведомление, так как там не проживаю») не имеет силы.

Часто у кадровиков возникает вопрос: можно ли выдать документ человеку, который пришёл с доверенностью, выданной владельцем книжки. ТК РФ, а также другими нормативными актами трудового права такая процедура не предусмотрена. И это логично, так как пока между работодателем и сотрудником действуют трудовые взаимоотношения, трудовой регистр должен находиться в компании, и выдан на руки может быть только в день увольнения. Это регламентировано статьёй 841 ТК РФ. Но на следующий день после увольнения все отношения с бывшим работником регулируются не трудовым, а гражданским правом. А из этого следует, что основываясь на статье 185 ГК РФ, человек имеет право определить доверенное лицо для получения документа. Бывший наниматель должен выдать ему трудовую книжку, но только если соблюдены все условия:

доверенность заверена у нотариуса (согласно статье 185 ГК РФ);
в доверенности содержится полная информация об обеих сторонах - Ф. И. О., паспортные данные и адрес места жительства;
доверенное лицо представило оригинал паспорта для идентификации личности;
в доверенности указаны конкретные действия, на совершение которых она выдана (в нашем случае - получить в конкретной компании трудовую, расписаться в получении в журнале, карточке Т-2, удостовериться, что она правильно оформлена и пр.);
в доверенности стоят дата выдачи и срок её действия. Без первого реквизита бумага недействительна (смотри статью 186 ГК РФ). Если же конкретный период не указан, она легитимна в течение одного года (максимальный срок действия доверенности - 3 года).

Главное, чтобы доверенность была правильно оформлена

Плюс в этом случае с получателя необходимо взять расписку в получении трудового документа, где должно быть отмечено, что претензий по оформлению книжки с его стороны нет.

Работник кадров должен проверить все документы у получателя, зафиксировать его паспортные данные и завизировать расписку

Действия, когда работник отказывается забирать трудовую книжку

Алгоритм шагов в случае, когда сотрудник не хочет забирать свою трудовую книжку, может быть следующим:

Если человек в последний рабочий день наотрез отказывается от визирования бланков кадрового документооборота и получения трудовой, об этом составляется акт. Достаточно двух свидетелей, которые подтвердят своими подписями данный факт.
Акт должен быть подписан инициатором и засвидетельствован двумя работниками
Кадровик должен всё-таки направить в адрес сотрудника уведомление с напоминанием, что ТК РФ обязывает работодателя выдать ему трудовую книжку и что он имеет право забрать документ как лично, так и с помощью почтового отправления, но на это нужно его согласие. Стоит отметить, что после данного уведомления требования о выплатах за задержку книжки будут неправомочны.
Уведомляя работника о необходимости получения книжки, дайте ему варианты
После этого во внутренних документах ставятся отметки об отказе.

Видеоинструкция: выдача трудовой при увольнении

Правила и сроки хранения трудовых книжек

Понятно, что главный трудовой документ человека должен храниться в недоступном для постороннего вмешательства месте. Желательно, чтобы это был несгораемый шкаф или сейф. Восстановление стажа даже одного сотрудника, поверьте, очень непростой процесс.

Если трудовая не была востребована в ближайшее после увольнения сотрудника время, она должна находиться в архиве предприятия до её истребования, и только по прошествии 50 лет может быть утилизирована.

Как и кому выдаётся трудовая книжка в случае смерти работника

Выдача трудовой родственникам умершего работника - вопрос важный, так как на этом завязаны компенсационные выплаты от предприятия, получение родственниками части накопительной пенсии и пр.

Здесь следует опираться на Трудовой кодекс, где в статье 83 указано, что кончина сотрудника является одним из оснований одностороннего прекращения трудового контракта. Для издания соответствующего приказа нужно свидетельство о смерти человека или решение суда, согласно которому он признан безвестно отсутствующим или умершим. Приняты могут быть только оригиналы документов.

Для приказа используется только форма № Т-8, скачать документ можно по гиперссылке . Распоряжение должно содержать данные:

Название предприятия (полное).
Порядковый номер распоряжения (по нумерации, принятой в компании) и дату его составления.
Период действия трудового контракта - с момента заключения по день, указанный в свидетельстве о смерти.
Отметку, о том, что это именно прекращение трудового договора. Формулировку «уволить» в этом случае нужно зачеркнуть тонкой чертой.
Основные данные бывшего работника - Ф. И. О., табельный номер, отдел, где он числился, должность и пр.
Основание для прекращения контракта - пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ.
Реквизиты свидетельства о смерти человека.
Визу директора с расшифровкой.

Приказ по форме Т-8 немного отличается от стандартного распоряжения об увольнении

После издания и регистрации приказа кадровый работник приступает к оформлению трудовой книжки, перенеся его реквизиты и формулировки в регистр. Запись формулируется следующим образом: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника».

Нормативный регламент выдачи трудовой книжки умершего работника закреплён в части 37 раздела IV Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках». Здесь указано, что трудовая может быть выдана только родственнику ушедшего из жизни работника. Его личность должна быть идентифицирована. К примеру, если трудовую получает жена, помимо паспорта, должно быть предъявлено свидетельство о регистрации брака. Для детей, родителей, сестёр или братьев понадобятся паспорт и свидетельство о рождении. Эта норма конкретизируется и инструкцией Минтруда, которая регулирует правила заполнения и хранения трудовых регистров.

Здесь действуют те же способы выдачи:

Заметьте, что передача трудового регистра родственнику должна проходить с соблюдением всех остальных процедурных моментов, включающих:

ознакомление с приказом о прекращении контракта (с умершим);
визирование факта получения книжки в журнале учёта;
предоставление расписки в получении.

Если на трудовую книжку (и компенсации) претендует несколько родственников, нужно отметить, что кадровик не обязан разбираться в степенях родства. Рекомендуется просто выдать регистр первому, кто пришёл и соответствующим образом оформил своё право. Последующим претендентам на получение трудовой просто выдаётся справка, где указываются: дата, Ф. И. О. лица, получившего документ, и основания, по которым трудовая книжка была ему выдана.

Когда составляется акт приёма-передачи трудовых книжек

Акт приёма-передачи нужен, когда передаются дела от одного работника к другому. Просто так отдать такие важные документы нельзя. Должен быть составлен полноценный акт с указанием реестра трудовых документов с номерами и описанием их состояния. По возможности рекомендуется именно в это время проверить правильность оформления личных трудовых регистров. Фиксируется факт передачи документов специально созданной комиссией в составе трёх человек.

Правила оформления, ведения и выдачи трудовой книжки жёстко регламентированы трудовым правом. Но не на каждый вопрос и жизненную ситуацию в нём есть ответ. Кадровику по этому вопросу, помимо основных нормативных актов, регламентирующих ведение и ответственность по трудовым регистрам, нужно знать несколько стыковок с Гражданским кодексом РФ, а также учитывать комментарии Минтруда.

В России у каждого человека есть определенный пакет документов, который считается самым важным и обязательным. Это, безусловно, паспорт, свидетельство о рождении, СНИЛС, медицинский полис. Вместе с трудоустройством человек получает еще он важный документ, который отражает весь его стаж – трудовую книжку.

Многих выпускников ВУЗов волнует вопрос, где получить трудовую книжку перед трудоустройством. Однако на самом деле переживать не о чем. Оформление книжки – это несложный и очень быстрый процесс, который формально не требует даже особых заверений вроде печати или подписи кого-нибудь из государственных служащих. Но обо всем по порядку.

Трудовая книжка – это официальный документ, однако для его оформления и заполнения не нужно посещать какие-либо особые инстанции. Это не паспорт, чтобы обращаться в миграционную службу, и оформление трудовой книжки занимает значительно меньше времени.

Однако вопросом о получении трудовой книжки задаются не только безработные граждане, которые только-только закончили образовательное учреждение и теперь ищут первое место работы. Даже сотрудники организаций иногда хотят знать, где им получить трудовую книжку.

Порядок получения этого документа, а также его оформления, хранения и так далее определяется Трудовым кодексом России. Именно к этому законодательству мы будем обращаться, рассказывая о порядке получения трудовой книжки.

В нашей статье мы расскажем:

как получить трудовую книжку в первый раз;
можно ли повторно получить ее;
когда работодатель должен вернуть сотруднику ее;
может ли работодатель отказать в оформлении трудовой книжки и многое другое.

Статья будет полезны как молодым выпускникам, так и более опытным гражданам, ведь далеко не все знают нормативные акты, связанные с трудовой книжкой, и не пользуются своими возможностями.

Где в России можно получить трудовую книжку

Согласно трудовому законодательству нашей страны, есть всего три способа, которые позволят гражданину РФ получить официальный документ. Ниже мы их перечислим и подробно обсудим.

При первом трудоустройстве работодатель обязан предоставить своему сотруднику новый и оформленный бланк. При этом он не должен взимать никакую дополнительную плату за это. Таким образом, если вы раньше нигде не работали, то вам не нужно обращаться ни в какие специальные инстанции – просто скажите своему будущему начальнику, что это ваше первое место работы. После оформления книжка сразу будет предоставлена в местный отдел кадров, и до увольнения вы ее не увидите. Фактически этот способ можно использовать не только при первом трудоустройстве, но об этом поговорим несколько позднее.
В некоторых высших учебных заведениях России выпускникам дарят этот документ во время выдачи дипломов. Формально это не является обязательным и никаких особых преимуществ не дает. Это ровно такой же безобидный бонус, как фирменная ручка. Тем не менее подобные акции становятся все популярнее, и многие выпускники покидают альма-матер с трудовой книжкой и дипломом в руках.
Законодательство не запрещает также самостоятельно приобрести трудовую книжку. Вы можете купить этот документ в канцелярском магазине или в специальных отделениях Роспечати. Тем не менее заполнять ее самостоятельно не следует – это повлечет административную ответственность. Приобретая такой бланк, вы ничего особенного не сделаете – работодатель все равно, скорее всего, оформит вас на своих бланках. В любом случае приобретение пустой трудовой может быть полезным в некоторых случаях.

Как видите, получить книжку можно без особой мороки просто при трудоустройстве. Работодатель не вправе вам отказать в вакансии, если у вас нет этого документа, поэтому не бойтесь говорить о его отсутствии открыто. Обратите внимание, что все вышеперечисленные способы предназначены для получения абсолютно пустого бланка, то есть без какого-либо трудового стажа внутри. О том, как получить уже заполненную книжку, мы расскажем позднее.

Сейчас давайте поговорим о деталях, связанных с получением этого бланка, в частности – как с ним обращаться и где его хранить.

Правила обращения с трудовой книжкой

Как нетрудно догадаться, в этом документе содержатся доказательства вашего трудового стажа. Поэтому если вы дорожите своим опытом, то обращайтесь с книжкой бережно и аккуратно. При каких-нибудь несчастных случаях заменить ее с сохранением всех данных можно, но это будет значительно сложнее, чем получить новую. Вам придется обратиться на все старые места работы, чтобы восстановить все данные.

Когда вы трудоустроены, документ хранится у вашего начальника или в отделе кадров. Вы получаете его на руки только после увольнения. Если же вам по какой-либо причине нужны выдержки из вашей трудовой, то просто обратитесь к начальнику или в отдел кадров и попросите ксерокопию. Отказать вам не имеют права.

Трудовая книжка традиционно выдается работодателем на первом месте работы параллельно с заключением трудового договора. Поэтому о том, где взять трудовую книжку, работнику переживать не нужно. Она должна быть заполнена в соответствии со всеми требованиями и стандартами, чтобы в случае смены места трудоустройства у будущего начальства не возникало никаких вопросов относительно качества оформления документа.

Трудовая книжка хранится у работодателя до тех пор, пока сотрудник по каким-либо причинам не покинет предприятие или организацию. Работодатель обязан вернуть трудовую книжку независимо от того, найдет ли человек себе новое место трудоустройства или останется на какое-то время безработным. В случае невозврата документа работник имеет право потребовать материальную компенсацию.

Другие способы получить трудовую книжку легально

Некоторые высшие учебные заведения оформляют и выдают своим выпускникам трудовые книжки вместе с дипломами. Это делается с целью ускорения процедуры приема на работу. Но нельзя сказать, что у такого выпускника увеличиваются шансы на трудоустройство.

Если по какой-то причине вам понадобится новая незаполненная трудовая книжка, то ее всегда можно приобрести в киоске «Роспечати» или в ближайшем канцелярском магазине.

Бывают случаи, когда работник не желает, чтобы будущий работодатель узнал о причине увольнения на предыдущем месте трудоустройства. Всегда есть возможность начать «с чистого листа». Но в таком случае у работодателя могут возникнуть вопросы. Его будет интересовать, почему вы не устроились на работу сразу после окончания учебного заведения и чем вы занимались все это время. Будьте готовы предоставить убедительные ответы.

Новая трудовая книжка: где ее можно получить?

Трудовая книжка – это официальный документ, и относиться к нему нужно со всей серьезностью. Необходимо предпринимать все возможные меры, чтобы избежать ее утери или порчи. Работодатель должен хранить трудовые книжки сотрудников в специально отведенном месте. Например, в сейфе или шкафу, который скрыт от посторонних.

Утеря или порча этого документа может привести к неприятным последствиям. Например, если в вашей пропавшей трудовой было множество отметок о награждениях от предыдущих работодателей, то доказать свой высокий уровень квалификации и дисциплинированность новому работодателю будет непросто.

Работодатель обязан оформить сотруднику трудовую книжку в случае приема на работу, если книжки у него не имеется. Работник не может потребовать этот документ на руки до тех пор, пока не будет расторгнут трудовой договор. Если сотруднику по каким-то причинам понадобится информация о содержании его трудовой (например, для оформления заграничного паспорта), то работодатель обязан выдать копию трудовой книжки. Для этого необходимо предоставить начальнику соответствующее письменное заявление. Работодатель обязан рассмотреть заявление в течение трех дней с момента его подачи и отреагировать должным образом.

В случае смерти сотрудника трудовая книжка может быть выдана его родственникам под расписку. После прекращения действия трудового договора она выдается на руки или высылается почтой. Если умерший не имел родных или они по каким-то причинам не желают забирать книжку, то она остается у работодателя на срок до 50 лет.

Где получить трудовую книжку в России?

Итак, можно выделить три основных способа получения трудовой книжки:

Трудовая выдается работодателем при первом трудоустройстве. Это наиболее распространенный способ получения данного документа, который закреплен на законодательном уровне и считается наиболее правильным. В случае отказа работодателя оформить вам трудовую книжку, несмотря на то, что вы официально были приняты на работу, у вас есть полное право обратиться в судебные инстанции.
Трудовая выдается по окончанию высшего учебного заведения. Этот способ, по сути, ничем не хуже предыдущего. Однако далеко не все вузы предоставляют подобную услугу, поскольку это не считается обязательным. Оформление трудовой вместе с выдачей диплома – это всего лишь небольшой бонус от вашего института или университета. При трудоустройстве необходимо будет поставить работодателя в известность, что трудовая у вас уже есть, после чего этот документ сдается ему на хранение.
Можно купить чистую трудовую в магазинах канцтоваров. Этот способ не рекомендуется, но в некоторых случаях может быть полезен (например, чтобы избавиться от нежелательных записей от предыдущих работодателей при поступлении на новое место). Работодатель не имеет права брать у соискателя такой документ. Он обязан выдать новый бланк, закупленный у лицензированных поставщиков. Попытки каким-то образом заполнить или дополнить трудовую самостоятельно могут привести к самым нежелательным последствиям, вплоть до административной ответственности.

Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника . Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному , а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС. Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до 2006 года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.

Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Основным документом, регламентирующим этот порядок, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, которое утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, и она может быть:

административной по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц; от 30 до 50 тысяч рублей на организации; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
дисциплинарной (дисквалификация руководителя на срок от года до трех лет);
материальной, если работнику нанесен материальный ущерб из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки.

В каких случаях надо вести трудовые книжки

Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по . Если это , то записи в трудовой книжке не делают.

Что касается записей о работе по , то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии - юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее - запись о принятии на работу по совместительству.

Трудовая книжка - это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по . Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом. В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может. Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.

Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.

Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС. Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку. Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.

Действующие формы трудовых книжек

Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:

постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 "О введении трудовых книжек";
постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих";
постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 "О трудовых книжках колхозников";

Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по можно применять только бланки нового образца.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают "Запись за номером таким-то недействительна", а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили , уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

Трудовые книжки и вкладыши в них - это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Выдача трудовой книжки работнику при увольнении

Выдать трудовую книжку работнику нужно в день прекращения . Если это сделать невозможно, т.к. работник отказывается от ее получения или вообще отсутствует на рабочем месте, работодатель должен направить письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Такое уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При выдаче трудовой книжки на руки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжки, вкладыши и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до востребования, а невостребованные - 75 лет.