Опись дел постоянного хранения – образец составления. Предисловие к описи дел Опись дел в архиве

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

Для определения оптимального состава описей следует проконсультироваться в соответствующем архиве, так как при описании документов следует учитывать сложившуюся систему научно-справочного аппарата архива. Если документы организации ранее описывались, следует продолжать имеющиеся описи и нумерацию дел в них.

Чаще всего заголовки в описи располагаются по хронологически - функциональному или хронологически - номинальному признакам, т.е. первоначально документы располагаются по году их создания, а затем - в следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
трудовые договоры (контракты), не вошедшие в состав личных дел;
карточки формы № Т-2;
личные дела;
лицевые счета рабочих и служащих;
невостребованные трудовые книжки;
акты о несчастных случаях.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, полностью указывается заголовок первого дела, а остальные могут обозначаться словами "То же". При переносе на новую страницу заголовок дела повторяется полностью. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в дело сформированы документы за несколько лет, такое дело включается в опись по дате заведения. При этом следует неукоснительно соблюдать следующее требование: в годовые разделы за последующие годы заголовок такого дела вносится без номера и делается ссылка «см. дело № ___».

Даты и количество листов переносятся в опись с обложки дел.

Итоговая запись к описи составляется обязательно.

Следует обратить внимание на правильное оформление грифов утверждения и согласования.

К описи составляется титульный лист. На титульном листе указывается название архива, в который передаются документы, название фонда и его номер, а также номер и название описи, которое включает указание категории документов (постоянного хранения, по личному составу) и может дополняться указанием вида документов (личные дела уволенных, карточки формы № Т-2 и т.д.).

Кроме того, указываются крайние даты дел, включенных в данную опись. Если имеются незадокументированные периоды, это должно найти отражение в дате 1986 - 1998, 1980,1993 - 2010 гг.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела. В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме № Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их Сохранности и выдачу необходимых сведений.

Описи оформляются на стандартной бумаге формата А-4. Необходимо соблюдать следующие требования ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации": верхнее и нижнее поля - не менее 20 мм, левое - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм. Шрифт выбирается максимально приближенный к машинописному (Times New Roman обычный, 14 размера). При оформлении описи на двух г и более листах, второй и последующие листы нумеруются посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, черточек и других знаков.

Начиная со второй страницы, на каждой последующей воспроизводится графление описи с цифровым обозначением граф. Текст печатается на одной стороне листа. Не допускается оформление грифов утверждения и согласования на отдельных от текста листах. Следует либо перенести на следующий лист последний заголовок документа, либо расположить грифы на оборотной стороне листа. Не следует допускать переноса части заголовка с одной страницы на другую, то есть заголовок должен располагаться на одной странице.

Описи дел делятся на 2 вида :

Опись дел постоянного хранения,

Опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет).

Опись дел постоянного хранения - это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.

В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений.

Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации среди большого количества документации.

Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей».

Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты:

Порядковый номер дела по описи,

Индекс дела,

Заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела,

Дату дела,

Число листов в деле,

Примечание (если таковое существует).

В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив.

При необходимости передачи описи в государственный архив, она составляется в четырех экземплярах. Для её передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной комиссией.

Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым, нормативно-закрепленным, процессом.

Опись дел временного хранения - учетный документ, который содержит перечень документов дел с временным сроком хранением с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.

Она включает в себя :

наименование организации
номер фонда
порядковый номер
индекс дела (при наличии номенклатуры дел)
заголовок дела
крайние даты дела
сроки хранения
число листов в деле
примечание (если есть)

Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением.

Работа с архивом требует соблюдения определённых правил.

В архиве хранится документация предприятия, которую законом запрещено уничтожать в течение определённого срока.

Некоторые документы должны храниться в архиве весь срок существования организации - это так называемые дела постоянного хранения.

Заполнение архива и учёт бумаг

Самостоятельно подразделения и службы компании не имеют права уничтожать документацию. Отработанные документы, то есть те, которые потеряли актуальность, но содержат важную информацию, подлежат сдаче в архив.

В каждом отделе из документов, подлежащих сдаче на хранение, составляются так называемые дела, то есть папки с однотипными документами, систематизированные по принятым параметрам. Каждое дело содержит опись входящих в него документов. Все отделы, в установленные руководителем сроки, обязаны сдавать дела в архив. Работники архива, в свою очередь принимают документацию и составляют собственные документы, подтверждающие принятие того или иного дела на хранение и обеспечивают надлежащую сохранность документов.

Дела постоянного хранения

Постоянному хранению - хранению дел весь срок существования фирмы, подлежат определённые, в основном финансовые, документы. Финансовую деятельность коммерческих компаний контролируют государственные службы, и в любое время, для проверки фактов нарушений закона, дела могут быть затребованы из архива.

Архивные работники, принимая дела на постоянное хранение, делают собственную опись дел постоянного хранения, она делается на основании описей, составленных в отделах и службах предприятия, сдающих документы в архив. Обычно, такая опись делается на определенный промежуток времени, чаще всего - годовая опись. То есть в течение года в неё вносятся поступающие в архив данные о делах постоянного хранения, в конце года создаётся комиссия или лично руководитель проверяет наличие и состояние дел в архиве согласно такой описи.

Помимо контрольных функций, с помощью описи можно довольно быстро разыскать требуемый документ, просмотрев сведения о дате поступления и месте хранения требуемой бумаги.

Помимо этого, по такой описи можно передавать архив на хранение, для некоторых предприятий предусмотрена передача архива государственным структурам, опись в таком случае, будет служить передаточным документом, по которому как принимающая, так и передающая сторона могут убедиться в правильности передачи документации и наличии всех закреплённых в описи дел.

Ниже расположен типовой бланк и образец описи дел постоянного хранения вариант которого можно скачать бесплатно.

Опись дел временного хранения - учетный документ, который содержит перечень с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивных организаций.

Она включает в себя:

наименование организации
номер фонда
порядковый номер
индекс дела (при наличии номенклатуры дел)
заголовок дела
крайние даты дела
сроки хранения
число листов в деле
примечание (если есть)

Правила заполнения описи

Наименование организации

Необходимо указать то наименование организации, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Фонд №

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Порядковый номер

Каждое дело вносится в опись под определенным порядковым номером, который является уникальным. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый должен быть внесен в опись под самостоятельным номером.

Индекс дела

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.

Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

Крайние даты

В данной графе указываются крайние даты дел.

Сроки хранения

Для документов временного срока хранения законодательно установлены сроки хранения, которые нужно учитывать в данной графе.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Итоговая запись

В конце описи после последней статьи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, первый и последний номера дел согласно описи. Кроме того, должны быть оговорены особенности нумерации дел в описи, например, наличие литерных и пропущенных номеров.

Важно: согласно правилам работы архивов разрешено вносить изменения в опись заголовков дел, обнаруженных дополнительно. Их нужно включать в опись документов временного хранения под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец годового раздела.

Дела постоянного хранения формируются из тех документов, которые должны храниться весь тот период пока существует организация. Чтобы облегчить поиск и идентификацию, оформление дела постоянного хранения производится в строго установленном порядке.

Из статьи вы узнаете:

Как формируются дела постоянного хранения

Все документы, сопровождающие деятельность компании, должны какое-то время храниться, поскольку могут потребоваться в практической работе. Конечно, все они имеют разные сроки хранения, определяющиеся в зависимости от практической значимости того или иного документа. Поэтому одним из основных классификационных признаков является срок хранения. В соответствии с ним все документы подразделяются на те, что хранятся временно и те, что хранятся постоянно.

Основным регламентом, в соответствии с которым устанавливаются сроки хранения документов, является Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (далее - Перечень). Данный Перечень был утвержден приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 №558.

Согласно Основным правилам работы архивов и Типовой инструкции по делопроизводству, в начале каждого нового календарного года все документы за прошлый год формируются в дела в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. При этом в дела постоянного срока хранения, как правило, подшивают только те документы, которые должны храниться постоянно . Некоторые из таких документов, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, приведены в таблице.

Наименование документа	Вид документа
Положения о структурных подразделениях и подразделениях в составе структурных подразделений
Доверенности	Выданные руководителем, подтверждающие полномочия представлять интересы организации, генеральные доверенности на право управления имуществом
Структурные схемы организации управления и пояснительные записки к ним	Разработанные и утвержденные в организации
Штатные расписания	Разработанные и утвержденные в организации
Номенклатуры дел (типовые и примерные) и должностей, классификаторы дел и документов	Разработанные и утвержденные в организации
Акты приема-передачи с приложениями	Составленные в случае смены руководителя
Справки, сводки, информационные и докладные записки	Касающиеся основной (профильной) деятельности организации
Положения о лицензировании отдельных видов деятельности и перечни видов лицензируемой деятельности	Разработанные и утвержденные в организации
Реестры акционеров, выписки из реестров акционеров, реестры владельцев ценных бумаг	Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
Докладные записки, справки, акты отчеты по проверкам организации	По профильным направлениям деятельности компании
Обращения граждан	Жалобы на серьезные недостатки и случаи коррупции, предложения творческого характера
Описи дел	Постоянного хранения, утвержденные

Кроме этих документов в отдельные дела постоянного срока хранения также подшиваются, например:

учредительные, уставные и регистрационные документы организации;

распорядительные документы предприятия;

годовые программы и отчеты, в том числе сводные, отчеты в ФНС и внебюджетные фонды, а также бухгалтерские балансы.

Для чего составляется опись дел постоянного хранения

До того, как они будут переданы в общий архив организации, сформированные в папки дела могут оставаться на хранении в структурных подразделениях. После того, как практическая надобность в документах отпадет, дела передаются в архив по сдаточным описям структурных подразделений. Образец сдаточной описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения предприятия приведен ниже.

На основе этих описей, после того, как дела систематизированы и подшиты в твердые обложки, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Дела в архиве располагаются на специальных стеллажах и полках вертикально, так, чтобы на корешке каждой папки был виден индекс дела, присваиваемый ему в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Естественно, искать нужное в работе дело только по индексу - затруднительно, для оперативного поиска как раз и используется опись дел постоянного хранения, содержащая перечень единиц хранения, которыми являются дела.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения можно .

Следует учитывать, что многие документы, имеющие электронный формат, также имеют постоянный срок хранения . В архиве они учитываются также по отдельной описи электронных документов постоянного хранения. Ее образец представлен ниже.

Составление описей дел постоянного хранения производится по определенным правилам. Дела постоянного хранения включаются в них в порядке валовой нумерации, при этом для контроля правильности внесения используется и Перечень и номенклатура дел,используемая на предприятии. Опись ведется несколько лет и, при необходимости внесения очередного закрытого дела в один из прошлых годов, это дело нумеруется с использованием литеры.

Обратите внимание: Все дела постоянного хранения имеют уникальные номера. Если дело состоит из нескольких томов, каждому из них присваивается свой номер с добавлением индекса «т.1», «т.2» и т.д..

Графы описи дел постоянного хранения заполняются на основании той информации, которая указана на его обложке. Ответственное лицо - составитель описи также должен написать к ней предисловие, в котором должны быть:

представлены основные сведения о сфере деятельности предприятия;

Документы систематизируются по дате подписания, при этом самый ранний из них должен быть первым в стопке.

Простым карандашом производится сквозная нумерация листов дела, на листе-заверителе и внутренней описи номера не ставятся. Номер проставляется в правом верхнем углу лицевой стороны листа, если на нем уже стоял номер, его необходимо зачеркнуть и проставить новый.

Оформление листа-заверителя и составление внутренней описи дела постоянного хранения.

Оформление обложки дела постоянного хранения.

Документы дела переплетаются или прошиваются в твердую обложку, обычно, картонную.

После полного оформления дело считается подготовленным к архивному хранению и к последующей передаче в государственный или муниципальный архив, если предприятие является источником формирования государственного архива.

Обложка дела постоянного хранения

Каждое дело должно иметь установленным образом оформленную обложку. Обложка дела постоянного хранения выглядит так, как показано ниже.

Верхняя часть обложки до наименования организации заполняется только в том случае, когда дело подлежит передаче в государственный или муниципальный архив. Индекс и заголовок дела постоянного хранения заполняются в соответствии с номенклатурой. Крайние даты - это даты подписания первого и последнего документа, подшитых в данном деле.

И как они составляются. Но опись это не просто папка с набором разрозненных файлов. В таком виде она не хранится. Опись сама по себе является документом постоянного хранения, а значит, и требования к ее оформлению предъявляются довольно строгие. Нужно оформить титульный лист, предисловие к описи дел, может быть – список сокращений или предметный указатель… Если с титульным листом проблем не возникнет, то над предисловием предстоит поработать.

Что говорят правила работы архивов

Вместо того, чтобы страдать перед чистым вордовским файлом, на котором должен появиться стройный текст предисловия к описи дел, нужно заглянуть в нормативный и методический документы по архивному делу. В них, по крайней мере, написано, что должно быть в предисловии.

Нормативный документ: Правила работы архивов-2015

Правила работы архивов от 2015 года гласят следующее (п. 5.5.):

«В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, графический).

Состав справочного аппарата к описи зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.

К описям дел, документов постоянного хранения и по личному составу составляются , предисловие, оглавление, при необходимости – список сокращений, указатели.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления».

Методический документ: Основные правила работы архивов организаций (п. 3.7.11.):

«В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив)».

Делаем выводы:

1. Предисловие составляется только к описям дел постоянного хранения и описям дел по личному составу.

2. Предисловие представляет собой всего лишь справочную информацию о компании в период, к которому относятся дела, включенные в опись. Если было переименование – пишем о переименовании. Коротко описываем основные направления деятельности, описываем оргструктуру. Затем даем характеристику документам, включенным в эту опись (к какой системе документации принадлежат, как и на основании чего они скомпонованы).

Предисловие к описи дел: скачать образец

Предлагаю ознакомиться с примером предисловия. Только не нужно бездумно переписывать его: у каждой компании своя история и структура. Но в качестве образца это предисловие к описи дел вполне годится.