За единицу учета документооборота принимается. Учет документооборота

Правила учета и анализа объемов документооборота, которые обязана осуществлять служба делопроизводства:

устанавливались Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), Государственной системой документационного обеспечения управления (М., 1991),
а в настоящее время предусматриваются Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Кроме того, Методические рекомендации предусматривают, что соответствующий раздел об учете объемов документооборота должен быть включен в состав инструкции по делопроизводству организации.

Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за месяц и далее нарастающим итогом за год . Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов. Для сбора объективных данных об объеме документооборота должна быть хорошо организована система регистрации получаемых, отправляемых и внутренних документов.

За единицу учета принимается единственный экземпляр документа, т.е. подлинник (оригинал) документа или копия (если она является единственным экземпляром). Копии, создаваемые при сканировании и ксерокопировании документов, подсчитываются раздельно в пределах тех же документопотоков. При учете поступающих и отправляемых документов сопроводительное письмо и документы-приложения к нему принимаются за одну единицу учета, т.е. за один документ. Отдельно учитываются (но включаются в общий объем документооборота) предложения, заявления и жалобы граждан, а также претензии клиентов и контрагентов, обращения граждан через портал «Электронное правительство» за электронными услугами, обращения на сайт, обращения по официальному адресу электронной почты, указанному на бланке организации. Это необходимо для проведения соответствующей аналитики по вопросам деятельности организации во «внешней» среде, контроля репутационных рисков и т.п.

Итак, формула для подсчета объема документооборота следующая:

В числителе обозначается общее количество документов как единиц учета, т.е. объем документооборота, необходимый для анализа процессов документирования и рациональной организации всех бизнес-процессов и делопроизводства, в знаменателе - количество копий документов, необходимое для расчета численности сотрудников, анализа соблюдения норм выработки при работе с документами и разработки новых норм, обоснования процессов автоматизации, внедрения новых технологий и т.п.

Форма представления справки или сводки об объеме документооборота может быть следующей (пример самой простой формы):

Пример

Самая простая форма справки об объеме документооборота

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 24) предусматривают, что служба делопроизводства обобщает и анализирует данные о количестве документов и представляет их руководителю в установленном им порядке. Рекомендуем в связи с этим в инструкции по делопроизводству или в отдельном приказе организации (приказ по административно-хозяйственной деятельности с пятилетним сроком хранения) особо оговорить соответствующие сроки или график, а также формы представления справок об объеме документооборота.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

входящий
внутренний
исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

оригинал документа
копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

использовать современное ПО
перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

составьте первичное положение и документов в организации
пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов и принятых решений - неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля - содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой - за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую - делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы - контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

3. Важным условием эффективности контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить в одном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Контрольные функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, - в должностной инструкции.

4. В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфические документы, свойственные данной системе управления. Перечень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизводству или утверждается руководителем учреждения.

5. Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству учреждения, хотя группа может входить в состав канцелярии, а последняя - в состав секретариата данного учреждения.

6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполнительской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответственного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим образом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа - 1 месяц со дня поступления документа в организацию.

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министерства образования РФ поступило в организацию 20.01.2008, но в письме указано: представить информацию 15.03.2008, значит, срок исполнения - 1 месяц 15 дней.

3. В резолюции указан срок исполнения.

Например:

Г.В. Иванову

Дать информацию в течение трех дней.

Подпись руководителя

На контрольные документы ведется картотека по срокам и исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов могут только руководители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнительный контроль.

Согласно ГОСТу на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле - знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке - карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, новые сроки исполнения которых по тем или иным причинам своевременно не установлены. Указанный порядок размещения карточек в картотеке используется в большинстве учреждений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Карточки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответствующие не исполненным документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».

Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей.

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

_____________________________________________________________

Наименование организации

по состоянию на ___________________________ 2008 г.

Всего передано документов	Всего поставлено на контроль			Находятся на исполнении	В том числе		Всего отправлено документов
		Исполнено сначала года	В т.ч. с нарушением срока		С нарушением срока	На дополнительном контроле

По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.

Подсчет объема документооборота производиться на основе данных учета документов на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации, так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (протоколы, переписка, приказы, отчеты, обращения граждан и др.).

Стандартная методика подсчета документооборота представлена в выражении его объема дробью, где в числителе указывается количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Как бы то ни было полученный исход будет некорректным - так как многие документы оформлены на нескольких страницах, что при таком методе не отразится в общем результате. Главный принцип подсчета документов - однократность.

Служба делопроизводства циклично (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных производиться анализ объема документооборота. Такие данные дают возможность установить определенные закономерности состояния и роста документооборота, а так же его изменений. Как показывает практика, плотность документооборота значительно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков сильно возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Более того, учет документооборота позволяет:

Измерить загрузку организации в целом, в том числе ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

Установить соответствие маршрутов движения тех или иных документов функциям и задачам структурных подразделений или должностных лиц;

Разработать планы по совершенствованию процессов обработки документов или их отдельных операций;

Определить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для работы аппарата управления;

При организации документооборота в определенной организации необходимо учесть ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (децентрализованная, централизованная, смешанная), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации, структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота).

Централизованная форма делопроизводства подразумевает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе документационного обеспечения и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации, учета документов, хранения дел и др.).

Децентрализованная форма подразумевает, что в структурных подразделениях учреждения ведется отдельное делопроизводство (прием, регистрация, обработка, и др.). Как правило, такая методика делопроизводства резонна только в случае территориальной раздробленности компании, удаленные от центрального офиса подразделения. Тем не менее, при смешанной форме часть делопроизводственных функций осуществляет служба документационного аппарата управления, часть - подразделения компании. В целом, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе документационного аппарата управления (чаще это документы, исходящие от руководства и поступающие руководству), а другая часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (документы по вопросам, решение которых в компетенции подразделений).

В основном движение исходящих документов заключает следующие этапы:

Подготавливание исполнителем проекта документа.

Согласование (визирование) проекта документа.

Доработка проекта документа по замечаниям.

Повторное согласование документа.

Подписание документа руководителем.

Регистрация документа.

Передача документа в службу документационного аппарата управления (если документ подписан руководителем подразделения учреждения).

Отправка документа адресату и передача копии в дело.

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или на следующий день, но не позже.

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Учет объема документооборота

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов , учет объема документооборота.

Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация и контроль за исполнением документов.

СОСТАВ И УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Как производится учет объема документооборота

Учет объема документооборота. Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Документооборот включает следующие этапы прием и обработка документов распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация документов контроль за исполнением документов формирование дел передача дел на архивное хранение уничтожение документов.

Учет объема документооборота. Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов . В учреждении должны учитываться все документы независимо от их авторства, содержания, объема, копий-ности.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота - до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности.

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета в зависимости от целей может приниматься как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения) в этом случае количество выражается простой дробью, числитель которой обозначает количество документов, а знаменатель - количество его копий.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала , а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала , так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях . Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Подразделение по приему и отправке корреспонденции принимает, отправляет и доставляет получателю корреспонденцию готовит сводки для руководства учреждения об объеме документооборота при ежедневном учете документов.

Доставка документов курьерами фиксируется в графике доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В учреждениях I категории - с крупными структурными подразделениями и большим объемом документооборота - за каждым курьером закрепляются два и более маршрутов. График в учреждениях II и III категории составляют с учетом кольцевой курьерской связи, чтобы курьер смог доставлять документы в структурные подразделения и забирать их в один маршрут.

Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения.

Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все его структурные подразделения . Количество доставок документов в течение дня зависит от объема документооборота и оперативности деятельности учреждения, в среднем три раза в день. Маршрут курьерской связи и графики доставки документов разрабатываются с учетом общего числа подразделений и служб учреждения, их расположения по этажам, протяженности линии. Экспедиция, как правило, является начальным и конечным пунктом каждого маршрута. В крупных учреждениях может быть организован кольцевой маршрут.

Для своевременного получения первичных документов по движению материальных ценностей и основных фондов (средств), документов по начислению заработной платы и работе транспортных средств , строительных машин и механизмов, актов и ведомостей объемов выполненных строительно-монтажных работ и др. главным (старшим) бухгалтером строительной организации с участием главного инженера и других начальников отделов разрабатывается график документооборота . Этим графиком предусматривается равномерное поступление в бухгалтерию и другие отделы первичных документов в течение всего месяца, что способствует своевременному отражению в учете хозяйственных операций строительных организаций и составлению в срок установленной отчетности.

Объем информации, необходимой для организации производства и управления им, зависит от объемов выпуска и номенклатуры изделий , структуры и организации управления предприятием , системы подготовки, планирования и учета производства, системы документооборота и отчетности, форм документации и технического оснащения всех видов работ по управлению производством.

Основанием для отражения в оперативном учете Заказчика выполненных объемов строительных и монтажных работ , затрат на приобретение оборудования, прочих работ и затрат служат первичные учетные документы , которые в порядке и сроки, установленные Агентским договором между Обществами и ОАО ЦУП Стройнефть, должны быть переданы Заказчику в составе отчета Агента . Отделы и службы Заказчика, контролирующие и курирующие в рамках документооборота затраты и работы, связанные со строительством объектов (акты проведения экспертизы , документы по отводу земель и др.), в срок не позднее 2-х дней с момента подписания направляют их службу капитального строительства для проверки, формирования отчета и передачи в бухгалтерию.

Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов , по документопото-кам, по структурным подразделениям и т.п.

Предположим, аудитор планирует получить доказательства правильности отражения в операций по расчетному счету . Проще всего сделать это, проверив сплошным методом или выборочно все операции по этому счету на предмет правильности их отражения в учетных регистрах . Возможен и другой вариант. Аудитор выясняет, что контировкой операций занимается достаточно опытный сотрудник. Существуют специально разработанные письменные указания, регламентирующие порядок действий сотрудника. Ежемесячно (например, при перенесении данных из журнала-ордера № 2 в Главную книгу) происходит сверка расчетов , что подтверждается подписью уполномоченного проверяющего сотрудника. Если аудитор считает более эффективным опереться на данные средства контроля и при анализе системы бухгалтерского учета и документооборота оценивает надежность этих средств контроля как высокую или среднюю, он должен кратко описать эти средства контроля в бланке (приложение 3.8, п. 7.1) и указать, каким образом возможно проверить данные средства. Кроме того, для подтверждения средней оценки аудитор выборочно проверяет последовательность выполнения трех операций из данного раздела учета в разные периоды. Он должен оценить, что при отражении отобранных операций в регистрах бухгалтерского учета применялись все средства контроля, на которые планируется полагаться при формировании выводов. Объективность выводов, полученных по результатам изучения документов, может быть подкреплена визуальными наблюдениями и результатами устных опросов сотрудников экономического субъекта . Если при проведении сквозных тестов ошибки не обнаружены, то можно считать средний уровень надежности подтвержденным. Если же были обнаружены ошибки, то надежность полагается низкой. Поэтому при описании средств контроля целесообразно указывать оценку надежности до и после тестирования. Такая информация может быть полезна при планировании последующих аудитов. Полученные результаты рисков1 средств контроля можно подставить в бланки приложений 2.10 и 2.11 к главе 2 при определении объема аудиторских выборок.

Внедрение ЕГСД в конкретном учреждении обусловливало необходимость учета его специфики, функций, масштаба деятельности, объема внешних связей, общей численности служащих , объема документооборота и др.

Как показывает сложившаяся при ручной обработке практика, система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях на складе, в отделе сбыта , бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами . Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов , каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

Подсчет документооборота целесообразно (особенно при больших объемах документов) проводить раздельно по каждому структурному подразделению , а внутри подразделений - по системам (группам) документации, как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики подсчета документооборота, учетных и итоговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.

Методы обеспечения адаптивности автоматизированных систем управления в принципе применимы к любым системам (АСУП, ОАСУ, АСУНО, АСПР, системам программирования , пакетам прикладных программ , системам автоматизации проектирования и др.), однако на практике в достаточно полном объеме они обычно реализуются в системах длительного и многократного пользования, таких, как операционные системы , системы управления базами данных, системы автоматизации проектирования АСУ и др. Обычно в АСУ разного назначения адаптивность отчасти обеспечивается за счет. использования элементов проектирования АСУ. Как правило, специфических адаптивных свойств при разработке АСУ не предусматривается. Они связаны со спецификой объекта управления . -К таким свойствам относятся структура объекта управления , система документооборота, объемы информации, используемые методы планирования , учета я анализа, сложность выпускаемой продукции, взаимоотношения с поставщиками и потребителями продукции, характер производства, длительность