Система диадок что это – www diadoc ru. Диадок – сервис ЭДО Особенности работы системы ЭДО Контур.Диадок

Система электронного документооборота - это инновационное решение для ведения юридически значимого электронного документооборота.

О системе

Это среда безбумажного юридически значимого электронного документооборота между организациями и их филиалами, обеспечивающая быструю и надежную передачу документов с возможностью их автоматической обработки.

Согласно изменениям в п. 1 статьи 169 НК РФ, организации могут обмениваться электронными документами по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур. Список передаваемых типов документов

Возможности

Обмен бухгалтерскими документами (акты выполненных работ, товарные накладные и пр., а также электронные счета-фактуры ) в полном соответствии с требованиями Министерства финансов и Федеральной налоговой службы.
Обмен любыми другими документами между компанией и ее контрагентами.
Обмен внутренними документами между подразделениями компании.

Электронные счета-фактуры

В 2010 году произошёл ряд изменений в законодательстве, который привел к возможности использования на законных основаниях электронных счетов-фактур . В частности возможны операции обмена электронными счетами-фактурами с контрагентами, что было закреплено поправками, внесенными федеральным законом №229-ФЗ в Налоговый Кодекс. Эти поправки предоставляют право пользования электронными счетами-фактурами наряду с бумажным вариантом.

В настоящий момент нормативная база для ввода в действие электронных счетов-фактур практически сформирована. В результате российский бизнес получил возможность обмениваться с бизнес-партнёрами электронными счетами-фактурами, которые приобрели юридическую силу.

Процесс взаимообмена электронными счетами-фактурами должен проходить в соответствии с требованиями, предъявляемыми Министерством финансов РФ, через специальные программные средства и при согласии обменивающихся контрагентов. Для придания электронному документообороту юридической значимости, электронные счета-фактуры сопровождаются электронно-цифровой подписью.

В системе обмена электронных счетов-фактур предполагается наличие оператора электронного документооборота, который гарантирует доставку электронных счетов-фактур контрагенту, с которым осуществляется обмен.

Система Диадок предоставляет своим клиентам возможности обмениваться с партнёрами электронными счетами-фактурами в соответствии с порядком, утверждённым Министерством финансов РФ согласно приказа № 50 н от 25.04.2011.

Преимущества

Гарантия быстрой доставки
Документы моментально передаются адресату, не покидая сервера системы Диадок
Юридическая значимость
Каждый документ подписывается электронно-цифровой подписью
Защита информации
Работа в системе осуществляется по защищённым каналам связи с использованием средств криптографической защиты, что обеспечивает надёжную защиту от несанкционированного доступа
Простота использования
Отправлять документы через Диадок так же просто как отправлять письма по электронной почте: в системе реализован простой и интуитивно понятный интерфейс
Надёжность
Для обеспечения сохранности данных применяется трёхкратное резервное копирование и хранение информации на разных серверах
Доступност ь
Система Диадок функционирует 24 часа в сутки, 7 дней в неделю
Популярность
Уже сейчас с системой работает более 1 400 000 Ваших потенциальных партнеров и их число постоянно растёт
Интеграция
Система Диадок постоянно совершенствуется а также интегрируется с другими информационными системами
Экономия на почтовых расходах
Вы экономите не только время, но и деньги
Экономия места
Нет необходимости хранить документы в бумажном виде

Ключевые характеристики

Работа в режиме 24/7.
Диадок позволяет мгновенно обмениваться электронными юридически значимыми документами (как внутренними, так и внешними) без необходимости дублирования на бумаге.
Разработан в строгом соответствии с федеральными законами № 1-ФЗ; №149-ФЗ; №129-ФЗ; № 229-ФЗ, а также другими нормативно-правовыми актами РФ.
При отправке бумажных документов каждая компания подвержена рискам кражи или утечки информации. Диадок позволяет минимизировать эти риски и несет юридическую ответственность за безопасность передаваемых документов.

Обеспечение юридической значимости

Как подключиться

Прислать на адрес [email protected] следующую информацию:

Название, ИНН и КПП организации.
Сертификаты ЭЦП(если у Вас уже есть ЭЦП), с которыми необходимо разрешить вход в Диадок (файлы с зеленым значком и расширением.cer).
В течение 14 дней прислать оригинал Заявления о присоединении к Регламенту по адресу: 620017, Екатеринбург, Космонавтов 56, «СКБ Контур» с пометкой Диадок.

О системе

Возможности

Обмен бухгалтерскими документами (акты выполненных работ, товарные накладные и пр., а также электронные счета-фактуры ) в полном соответствии с требованиями Министерства финансов и Федеральной налоговой службы.
Обмен любыми другими документами между компанией и ее контрагентами.
Обмен внутренними документами между подразделениями компании.

Электронные счета-фактуры

Преимущества

Гарантия быстрой доставки
Документы моментально передаются адресату, не покидая сервера системы Диадок
Юридическая значимость
Каждый документ подписывается электронно-цифровой подписью
Защита информации
Работа в системе осуществляется по защищённым каналам связи с использованием средств криптографической защиты, что обеспечивает надёжную защиту от несанкционированного доступа
Простота использования
Отправлять документы через Диадок так же просто как отправлять письма по электронной почте: в системе реализован простой и интуитивно понятный интерфейс
Надёжность
Для обеспечения сохранности данных применяется трёхкратное резервное копирование и хранение информации на разных серверах
Доступност ь
Система Диадок функционирует 24 часа в сутки, 7 дней в неделю
Популярность
Уже сейчас с системой работает более 1 400 000 Ваших потенциальных партнеров и их число постоянно растёт
Интеграция
Система Диадок постоянно совершенствуется а также интегрируется с другими информационными системами
Экономия на почтовых расходах
Вы экономите не только время, но и деньги
Экономия места
Нет необходимости хранить документы в бумажном виде

Ключевые характеристики

Работа в режиме 24/7.
Диадок позволяет мгновенно обмениваться электронными юридически значимыми документами (как внутренними, так и внешними) без необходимости дублирования на бумаге.
Разработан в строгом соответствии с федеральными законами № 1-ФЗ; №149-ФЗ; №129-ФЗ; № 229-ФЗ, а также другими нормативно-правовыми актами РФ.
При отправке бумажных документов каждая компания подвержена рискам кражи или утечки информации. Диадок позволяет минимизировать эти риски и несет юридическую ответственность за безопасность передаваемых документов.

Обеспечение юридической значимости

Как подключиться

Прислать на адрес [email protected] следующую информацию:

Название, ИНН и КПП организации.
Сертификаты ЭЦП(если у Вас уже есть ЭЦП), с которыми необходимо разрешить вход в Диадок (файлы с зеленым значком и расширением.cer).
В течение 14 дней прислать оригинал Заявления о присоединении к Регламенту по адресу: 620017, Екатеринбург, Космонавтов 56, «СКБ Контур» с пометкой Диадок.

Диадок - помощник для бухгалтеров, руководителей и менеджеров компаний по онлайн-обмену юридически значимыми документами. Управление входящими документами бесплатно.

Диадок - это одна из наиболее удобных систем для юридически значимого электронного документооборота между различными предприятиями. Система включает полный набор функций для масштабной работы с бумагами в вашей организации. Для всех клиентов создана простая веб-версия, для владельцев «1С» есть специальное коробочное издание. Пользователи других учётных систем (SAP, MS Dynamics, Oracle) могут интегрировать их с ЭДО при помощи API Диадока.

Основные функции и преимущества системы:

Создание и отправка документов.
Приём документов с уведомлениями по электронной почте.
Подпись документов квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Безопасное хранение документов
Соответствие электронных документов требованиям законодательства.
Поиск контрагентов
Согласование документов.
Интеграция с любыми учетными системами
Роуминг с другими операторами ЭДО.
Массовые действия с документами (действия с большим количеством документов «в один клик»).

Компания Контур известна как поставщик широкого спектра продуктов для организации учета и документооборота на предприятии. К числу наиболее востребованных можно отнести решение для электронного документооборота Контур.Диадок - систему ЭДО, эффективную как внутри предприятия, так и при осуществлении межкорпоративного документооборота. Система умеет организовывать работу с унифицированными и «свободными» электронными документами. Контур.Диадок также представляет собой удобный инструмент для отправки отчетности хозяйствующего субъекта (включая отчетность по НДС) в государственные органы. Ознакомимся с его особенностями и преимуществами подробнее.

Что представляет собой система электронного документооборота Контур.Диадок

Разумеется - прежде всего, выполнять типичные для современного электронного документооборота функции , такие как:

создание, отправка и получение электронных документов;
заверение всех или выбранных документов ЭЦП в целях обеспечения их юридической значимости;
проверка унифицированных документов - таких как счет-фактура, акт, накладная, в рамках форматно-логического контроля (что сводит к минимуму ошибки в заполнении данных документов и вероятность отказа в их приеме со стороны налоговиков);
распределение документов по категориям в целях повышения эффективности управления объектами ЭДО.

Электронный документооборот в Контур.Диадок фактически осуществляется на нескольких уровнях:

внутри предприятия (между подразделениями);
между хозяйствующими субъектами (фирмой-пользователем Контур.Диадок и ее контрагентами);
между фирмой-пользователем и государственными органами.

Многое во взаимодействии пользователя Контур.Диадок и государственных органов автоматизировано. Например, система позволяет фирме быстро ответить на требование, пришедшее из ФНС - и подготовить необходимые документы с описью.

Отметим, что постепенно фирма Контур развивает направление международного ЭДО, и в системе Контур.Диадок предусмотрена принципиальная возможность приема-передачи юридически значимых документов между резидентами разных государств.

Система Контур.Диадок позиционирует себя как первая в России, адаптированная к трансграничному электронному документообороту. По мере развития нормативной базы (скорее всего, для начала - на уровне ближайших к России территориальных коммуникаций - прежде всего, в пределах рынка ЕАЭС) такие опции будут становиться все более востребованными.

Обеспечивать локализацию компетенций в части приема-передачи документов (и доступа работников к интерфейсам для обработки объектов ЭДО).

Например, можно настроить межкорпоративный электронный документооборот так, чтобы контрагент мог выбирать, в какое подразделение фирмы направлять те или иные документы. В свою очередь, данное подразделение (отдельных его сотрудников) можно наделить определенными компетенциями по приему документации от конкретного контрагента. Можно также настроить автоматическое перенаправление документов - если они будут переданы не тем специалистам, по идентификаторам отправителя (например, КПП).

Кроме того, по каждому из подразделений можно дифференцировать компетенции по работе с ЭДО в целом: директор или его заместитель могут иметь полный доступ к электронной документации, а рядовой сотрудник может быть наделен правомочиями на просмотр объектов ЭДО только по конкретному подразделению.

Интегрироваться с 1С , благодаря чему обработка документов становится возможной непосредственно с помощью средств учетной системы.

Отправка документов на заверение с помощью ЭЦП или на согласование при этом возможна как из браузерной версии Контур.Диадок, так и из программы 1С.

Находить контрагентов, уже подключенных к системе Контур.Диадок, по ИНН (в том числе и при использовании 1С).

Найденным контрагентам можно направлять приглашения на регистрацию в системе. Если она у них уже есть, то ЭДО хозяйствующим субъектам можно организовывать немедленно - не заключая каких-либо дополнительных соглашений.

Обеспечивать хранение документов при условии их дублирования и распределения по разным серверам.

Таким образом, практически исключена утеря документа из-за технического сбоя. При этом, доступ к ним сохраняется даже по окончании периода коммерческого использования программы: действующий пользователь в любой момент может загрузить когда-то записанные на сервера Контура файлы.

Быстро находить нужные документы по фильтрам, ключевым словам, выборкам.

Можно сформировать перечень документов, найденных поисковой системы Контур.Диадок, и скачать его как Excel-файл.

Обеспечивать прием-передачу документа с участием контрагентов, подключенных к другим системам ЭДО .

Это происходит за счет роуминга - который функционирует и поддерживается компанией Контур как одним из сильнейших игроков в сегменте роуминговых сервисов.

Обеспечивать документооборот с применением зашифрованных каналов .

Благодаря этому сводится к минимуму вероятностью перехвата или несанкционированного изменения данных, составляющих электронный документооборот.

Обеспечивать двухфакторную идентификацию пользователя , входящего в аккаунт:

парольную;
основанную на получении SMS-подтверждения.

Разумеется, в части подписывания файлов с помощью ЭЦП задействуются классические аппаратные идентификаторы - ключи типа «токен».

Готовить различные формы документов к распечатке на принтере .

Данная опция может пригодиться на случай, если ЭЦП по каким-либо причинам задействована быть не может (например, если истек срок сертификата - в том числе и у контрагента), а документ - относительно срочный. Можно оперативно распечатать его и отправить контрагенту по почте. То же самое - с налоговой отчетностью (в тех случаях, когда ее допустимо предоставлять в бумажном виде).

Поддерживается подготовка в том числе печатных форм счетов-фактур и дополняющих их служебных документов.

Осуществлять оборот не только юридически значимых объектов ЭДО, но также и документов - как унифицированных, так и тех, что составляются в свободной форме, без проставления на них электронных подписей .

Документы, не заверенные с помощью ЭЦП, в номенклатуре Контур.Диадок именуются шаблонами. Они могут оказаться полезными, к примеру, на различных стадиях согласования проектов соглашений с контрагентами - когда нужно внимательно проработать все детали предстоящего договора. Любой шаблон может быть преобразован в юридически значимый документ, и инициировано такое преобразование может быть любой стороной ЭДО.

Отправлять в ФНС заявления об участии хозяйствующего субъекта в электронном документообороте счетов-фактур .

Такое заявление субъектам ЭДО, которые являются плательщиками НДС, необходимо направлять налоговикам в соответствии с требованиями, установленными приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н.

Благодаря данной функции Контур.Диадок, фирме необязательно связываться с налоговиками какими-либо сторонними способами: все производится в «режиме одного окна».

Обеспечивать электронный документооборот в рамках многопользовательского режима .

Данный режим предполагает доступ к функциям платформы со стороны сразу нескольких ответственных работников организации. При этом, их полномочия в части использования функций сервиса Контур.Диадок будут распределены исходя из наличия у кого-либо из них статуса администратора. При его наличии у работника будут правомочия на управление правами доступа других пользователей к функциям сервиса.

Строить маршруты согласования документов внутри хозяйствующего субъекта .

Данная опция полезна для организаций с развитой вертикальной моделью управления производственными процессами. Документ, подготовленный в самом низу «вертикали», впоследствии автоматически передается системой на дальнейшее согласование - в соответствии с заданным маршрутом. На каждом этапе движения документа при этом система фиксирует, кто именно осуществляет его обработку, а также отображает подсказки - о том, какие действия с документом необходимо произвести.

Видео — как строится схема согласования документов в Контур.Диадок и Коннектор.Бизнес-Процесс:

Важный нюанс: функция маршрутизации документов в общем случае является дополняющей основной функционал сервиса Контур.Диадок. Чтобы начать ее задействовать, необходимо направить предварительную заявку разработчикам платформы.

Законно аннулировать и отзывать документы , составленные (отправленные) в рамках ЭДО с контрагентами.

В случае, если хозяйствующий субъект обнаруживает в отправленном документе ошибку, то предполагается его аннулирование и последующее составление нового - без ошибок. В случае, если документ, содержащий ошибку и подлежащий аннулированию, отправлен, но еще не утвержден (не подписан) контрагентом, то отправитель вправе аннулировать его с помощью сервиса Контур.Диадок без согласования с другой стороной.

А если другая сторона уже подписала документ (и он считается вступившим в силу), то оба партнера должны подписать дополнительное соглашение на отмену документа. Сервис Контур.Диадок автоматизирует данную процедуру: все, что необходимо сделать сторонам, так это задействовать специальный интерфейс отправки и подтверждения запроса на аннулирование вступившего в силу документа.

Видео — функциональность Диадока и новые возможности для бизнес-процессов:

Рассматриваемый сервис имеет ряд нюансов, характеризующих его работу - полезно будет ознакомиться с ними подробнее.

Особенности работы системы ЭДО Контур.Диадок

Сервис ЭДО Контур.Диадок примечателен тем, что:

Документооборот в его интерфейсах осуществляется по схемам, достаточно близким по ряду принципов работы к тем, что характеризуют обмен почтовыми сообщениями через веб-интерфейс почтовой службы - и это довольно удобно, поскольку не предполагается выгрузки документов на ПК. Но, безусловно, технических отличий между типичным веб-интерфейсом почты и средствами Контур.Диадок очень много (и все они отражают специфику организации управления объектами ЭДО в решении от Контура).

Разработчики Контур.Диадок выделяют особую единицу маршрутизации документооборота — «ящик». Стороны ЭДО - отправитель и получатель, имеют свои «ящики» (каждый из которых, как правило, соответствует одному хозяйствующему субъекту). Между ними и осуществляется циркуляция данных: причем не самих файлов (и в этом отличие «ящиков» от папок типичного почтового клиента), а специальных записей со ссылками на файлы. Доступ к «ящику» может быть разграничен соотносительно с уровнем полномочий сотрудника предприятия, которое участвует в электронном документообороте.

В свою очередь, формирование цепочек ЭДО осуществляется с помощью отдельных элементов - сообщений. По существу, «ящик» выполняет роль логического контейнера для их размещения. В «ящике» могут быть отображены списки сообщений, классифицированных различным образом. Возможно как их обособление друг от друга, так и объединение в группы по тем или иным признакам.

Так, например, возможно формирование цепочки ЭДО, в состав которой входят сообщения со ссылками на документы, связанные одной хозяйственной операцией (например, это могут быть счет-фактура и акт приемки работ). Могут быть логически связаны первичный и корректирующий счет-фактура, основной договор и дополнительное соглашение к нему.

Таким образом, сводится к минимуму вероятность того, что какой-либо документ - из числа однажды «проведенных» в системе Контур.Диадок, потеряется или пропадет из виду. Он в любом случае будет связан, если не с другим документом, то с тем или иным сообщением, которое обязательно найдется в «ящике».

При необходимости в «ящиках» можно размещать черновики сообщений - в которых есть ссылки на те документы, которые подготовлены, но еще не переданы в подписанном виде получателю. Данная опция может быть востребована в организациях, где подготовку документов осуществляет один работник, а подписывает - в силу наличия доступа к ЭЦП и необходимых правомочий, другой человек.

Документы, находящиеся в «ящиках», можно просматривать, используя различные механизмы их фильтрации. Например, можно формировать списки документов в определенной разновидности (например, актов) от конкретного контрагента за установленный период.

Документооборот унифицированных документов - счетов-фактур, актов, накладных, УПД, реализован в соответствии со стандартами, утвержденными законодательно .

Так, например, оборот счетов-фактур регулируется приказом № 174н, о котором мы сказали выше. Пользователю нет необходимости думать об обеспечении соответствия ЭДО требованиям, которые отражены в данном нормативном акте. В системе реализованы все ключевые операции со счетами-фактурами в рамках их типичного оборота с участием плательщиков НДС. В полном соответствии с законом осуществляется оборот первичных счетов-фактур, исправленных, корректировочных.

Так, типичные процедуры в рамках ЭДО с применением счетов-фактур, осуществляемого в системе Контур.Диадок (с учетом требований приказа № 174н), будут следующими:

отправка от продавца к покупателю первичного счета-фактуры, подписанного ЭЦП;
формирование системой Контур.Диадок подтверждения оператора о получении счета, подписание данного подтверждения и отправка продавцу;
формирование системой Контур.Диадок подтверждения об отправке счета, подписание данного подтверждения и отправка (вместе со счетом) покупателю;
получение продавцом подтверждения оператора и отправление извещения о приеме подтверждения;
получение покупателем счета и подтверждения оператора, а также последующая отправка подписанного извещения о приеме счета, а также извещения о приеме подтверждения;
формирование системой Контур.Диадок подтверждения оператора об отправке извещения о приеме счета, подписание данного извещения и отправка покупателю;
получение покупателем подтверждения оператора и последующая отправка извещения о приеме подтверждения.

В случае, если покупатель находит ошибки в том счете-фактуре, что получен от продавца, то он направляет ему уведомление об уточнении документа - подписав данное уведомление ЭЦП. В ответ продавец отправляет извещение о приеме такого уведомления.

Аналогичным образом - в соответствии с регулирующими нормами, в системе ЭДО Контур.Диадок реализован оборот других унифицированных документов:

накладных;
актов;
универсальных передаточных документов.

При этом, на уровне внутренней инфраструктуры электронного документооборота, реализованной на платформе Контур.Диадок, внедрены различные механизмы, дополняющие порядок оборота счетов-фактур, утвержденный приказом № 174н (как и правила обработки прочих унифицированных форм). То есть, на практике программа эффективным образом сочетает официальные стандарты и внутренние алгоритмы. Как результат, возможно полноценное включение счетов-фактур (и иных унифицированных документов) в «фирменные» цепочки объектов ЭДО, которые выстраиваются с помощью сообщений, о которых мы сказали выше. При необходимости к счетам-фактурам в рамках ЭДО могут добавляться различные служебные документы, применяемые на конкретном этапе оборота основного первичного документа по НДС.

В целях оптимизации электронного документооборота с контрагентами в системе Контур.Диадок осуществляется их классификация по различным спискам .

В их числе - перечень активных контрагентов (с которыми фирма осуществляет обмен документами чаще всего). Система позволяет использовать данный перечень как самостоятельную опцию или же как инструмент, доступный в рамках различных диалоговых операций.

Контрагенты могут быть классифицированы по группам - как вариант, с учетом распределения полномочий между имеющимися подразделениями контрагентов-юрлиц в части приема-передачи электронных документов. Возможно разграничение доступа к функционалу приема-передачи документов исходя из наличия или отсутствия у определенных групп контрагентов правомочий на осуществление электронного документооборота. Так, может выясниться, что подразделение бухгалтерии на стороне контрагента не наделено правомочиями по ЭДО - поскольку они переданы финансовому директору (и наоборот). В этом случае отправка документации может быть разрешена только в бухгалтерию (или, наоборот, запрещена, если она не управомочена на ведение ЭДО).

Главная особенность интерфейса для классификации контрагентов Контур.Диадок - в том, что он может быть задействован не только через браузер, но и как результат интеграции системы с внешними инфраструктурами электронного документооборота. Данная возможность может оказаться исключительно полезной для крупных организаций, использующих серверные ЭДО со сложной системой организации совместного доступа к их функциям: управлять списками контрагентов (которые могут характеризоваться при этом не только большим количеством позиций, но и изменчивостью) через веб-интерфейс может быть в таких случаях не слишком эффективно.

В системе предусмотрена функция запроса подписи получателя документа .

В рамках электронного документооборота с участием двух пользователей платформы Контур.Диадок у сторон может возникать регулярная потребность в задействовании документов, которые подлежат заверению каждой из сторон (например, если это договор или акт). В этих целях в системе реализована функция запроса подписи со стороны получателя. При этом, получатель вправе отказаться удовлетворить такой запрос (и отразить это установленным способом в системе) - с пояснением причин отказа, если посчитает нужным.

В свою очередь, те документы, по которым подпись не требуется - выделяются в отдельную категорию с особым статусом (чуть позже мы ознакомимся с особенности классификации входящих и исходящих документов с использованием подобных статусов подробнее).

Начало взаимодействия с контрагентом в рамках электронного документооборота возможно только после отправки в его адрес приглашения с помощью системы Контур.Диадок .

При этом, в тех интерфейсах, с помощью которых осуществляется работа с приглашениями, пользователь системы может посмотреть не только то, какие из приглашений присланы фактически, но и ознакомиться со сведениями о том, какие из сторонних организаций интересовались пользователем (например, задав подходящие для него реквизиты в поисковой системе Контур.Диадок).

По каждому контрагенту ведется отдельная карточка .

В ней предполагается указание довольно широкого спектра сведений по хозяйствующему субъекту (регистрационные, контактные данные - в том числе сотрудников, управомоченных на ведение электронного документооборота, вид деятельности). При этом, пользователь может отразить в карточке только те сведения, которые посчитает нужными там отражать.

В системе реализована массовая проверка хозяйствующих субъектов на предмет наличия подключения к системе Контур.Диадок .

В этих целях предполагается предварительная подготовка XLS-таблицы с перечнями ИНН проверяемых хозяйствующих субъектов. Интерфейс для массовой проверки также позволяет оперативно отправить всем подключенным к системе организациям приглашения.

В систему Контур.Диадок можно импортировать списки контрагентов из 1С .

Данная процедура осуществляется буквально в несколько кликов мышкой. Нужно зайти в программу 1С, открыть имеющийся список контрагентов, затем выбрать пункт «Вывести список», настроить его отображение в виде таблицы, а затем сохранить список в файл - который впоследствии может быть загружен в аккаунт Контур.Диадок.

В системе присутствует классификация документов по статусам .

Это очевидным образом способствует повышению качества документооборота. В соответствии с данной классификацией, возможно установление:

а) для входящих документов - статусов:

«получен» (когда документ принят, и при этом не требует ответного подписывания с помощью ЭЦП);
«требуется подпись» (когда документ принят, и при этом, в свою очередь, требует ответного подписывания);
«подписан» (здесь все понятно);
«не прочитан» (аналогично);
«в подписи отказано» (если контрагенту направлен отказ в удостоверении документа с помощью ЭЦП).

б) для исходящих документов :

«доставлен» (когда документ принят контрагентом, и при этом не требуется его подписывания);
«требуется подписать и отправить» (когда документ готов к отправке - но нужно удостоверить его с помощью ЭЦП);
«ожидается подпись», «подписан контрагентом», «контрагент отказал в подписи» (здесь все понятно);
«на согласовании» (когда документ передан сотруднику предприятия либо отдельного подразделения на согласование);
«согласован», «отказано в согласовании» (здесь все понятно);
«на подписании» (документ передан компетентному сотруднику на удостоверение с помощью ЭЦП);
«отказано в запросе подписи» (компетентный сотрудник решил не удостоверять документ).

Также предусмотрен ряд особых статусов:

«требуется аннулирование» (когда отзыв документа осуществляется в рамках процедуры аннулирования - с получением согласия со стороны контрагента);
«ожидается аннулирование» (когда документ, подлежащий аннулированию, ожидает, пока контрагент даст согласие);
«отказано в аннулировании» (здесь все понятно).

В случае, если ЭЦП, использующаяся в момент заверения какого-либо документа, окажется просроченной или возникнет техническая ошибка, не позволяющая задействовать электронную подпись, то в отношении подписываемого документа будет установлен статус «ошибка в подписи». Также будет указано ФИО работника, который пытался использовать подпись.

Предполагается при этом указание причины ошибки. Нужно зафиксировать ее и обратиться за разъяснениями в техническую поддержку Контура.

В случае, если в рамках электронного документооборота используется роуминг (передача данных между Контур.Диадоком и сторонней системой ЭДО с помощью партнерских сервисов, обеспечивающих интеграцию двух систем), и во время приема или передачи документа возникает сбой, то по документу выставляется статус «ошибка доставки». Также показывается описание конкретной ошибки - о ней, опять же, нужно сообщать в техническую поддержку.

Отдельные статусы устанавливаются системой Контур.Диадок для счетов-фактур и иных унифицированных документов.

В системе Контур.Диадок реализован особый интерфейс, дополняющий основной функционал для документооборота, а именно - предназначенный для приема и отправки сообщений между работниками предприятия и его контрагентов .

При этом, один сотрудник может вести несколько диалогов. В рамках каждого из них наглядно отображаются непрочитанные сообщения.

Функционал приема-отправки сообщений контрагенту также доступен и из интерфейсов, предназначенных для просмотра документов, используемых в рамках ЭДО. Необходимо открыть документ, после - выбрать пункт «Написать контрагенту», если нужно отправить сообщение.

В интерфейсах для приема-отправки сообщений показываются:

списки работников контрагентов, с которыми велась переписка (с указанием статуса собеседника - онлайн или офлайн);
точное время приема и отправки сообщения.

Начать диалог с работником организации-контрагента можно, даже изначально не зная его имени. Для этого нужно в поисковой строке ввести наименование или ИНН хозяйствующего субъекта - после чего сервис отобразит ФИО всех работников, у которых есть правомочия на ведение переписки в Контур.Диадоке. Можно написать любому из них.

Если сотрудник, которому адресовано сообщение, находится офлайн, то уведомление о том, что ему отправлено сообщение через Контур.Диадок, придет ему на электронную почту (при условии, что в настройках аккаунта данного пользователя указано, что такие уведомления необходимы).

Теперь - о том, сколько стоит пользование данным сервисом ЭДО.

Тарифы

Главные особенности ценовой политики Контура в части установления платы за пользования системой Контур.Диадок заключаются в том, что:

регистрация в системе - бесплатна;
абонентская плата - не вносится;
«входящие» операции (прием, подписание принятых документов, запрос на корректировку, аннулирование) - не тарифицируются (бесплатны).

Оплата производится только за «исходящие» операции - по установленным тарифам. Плата за каждый исходящий документ зависит от общего количества документов по тарифному пакету и варьируется в интервале между 5 рублями 70 копейками и 9 рублями:

Пакет исходящих документов на год	Цена за отправленный документ (рублей)	Суммарная стоимость в год (рублей)
100 (минимальный)	9	900
600	7	4200
1200	6,5	7800
3000	6,2	18600
6000	6	36000
12000	5,7	68400
Больше чем 12000	Индивидуальные условия

Дополнительно оплачиваются аппаратный носитель ключа для ЭЦП, необходимые услуги по настройке и интеграции сервиса - например, с программами линейки 1С.

Официальный сайт Контур.Диадок и другие контакты

Круглосуточный бесплатный телефон техподдержки Контур.Диадок: 8-800-500-10-18.

Электронная почта техподдержки: [email protected].

Адрес головного офиса компании СКБ Контур: 620017, г. Екатеринбург, Космонавтов, д. 56, 4-й этаж.

Резюме

Сервис ЭДО Контур.Диадок - решение для электронного документооборота на предприятии (и между предприятиями, в том числе относящимися к разным государствам), которое может быть задействовано через браузер или через учетную программу, с которой сервис может быть установленным образом интегрирован. С помощью Контур.Диадок возможен обмен, в принципе, любыми документами, но особый акцент сделан на обеспечении оборота различными унифицированными формами - счетов-фактур, актов, накладных, УПД, в полном соответствии с законодательством. Таким образом, систему ЭДО Контур.Диадок можно назвать одним из самых эффективных решений для малых и средних предприятий, которые являются плательщиками НДС.

К числу самых сильных сторон продукта можно отнести:

эффективную систему классификации объектов ЭДО - самих документов, контактов, сообщений;
наличие системы статусов по каждому из сообщений;
возможность выстраивать логические цепочки сообщений - отражающих пути следования документов;
возможность обеспечения эффективного согласования документов в вертикально ориентированных организациях;
возможность интеграции с 1С.

Отдельно следует отметить совместимость сервиса с ЭЦП, выданными любыми удостоверяющими центрами. Также поддерживаются различные варианты роуминга систем электронного документооборота - с отслеживанием статусов отправляемых и передаваемых сообщений между разными системами.

Видео — возможно использование дополнительной подписи в Контур.Диадок в случае необходимости: