Что входит личное дело ученика. Положение о ведении и проверке личных дел учащихся

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

Мининская средняя общеобразовательная школа

СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДАЮ:

Председатель ПК: Приказ от « 30 » августа 201 6 г. № 57

_________ /Л.А. Непомнящая/ Директор школы:

« 30 » августа 201 6 г. __________ Павленко Т.В.

Положение о личных делах обучающихся .

1.1. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с данной документацией.

1.2. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.

1.3. Личное дело учащегося является обязательным документом, которое оформляется на каждого ученика с момента поступления в школу и ведется до её окончания.

1.4. Личные дела учащихся ведутся классными руководителями.

II . Содержание личных дел обучающихся.

2.1. Личное дело учащегося представляет собой индивидуальную папку с файлами, в которой находится личная карта учащегося (типографский бланк личного дела), и вложенные другие файлы с иными документами, в соответствии с настоящим положением.

2.2. В личном деле находятся следующие

обязательнее документы

заявление от родителей (законных представителей) установленного образовательным учреждением образца с просьбой о принятии в школу

копия свидетельства о рождении ребенка или паспорт

документ о регистрации по месту жительства

договор между образовательным учреждением и родителями (законными представителями)

(при необходимости) документы о социальном статусе учащегося (копии справки МСЭ об установлении инвалидности, распоряжения о лишении родительских прав, об опеке, рекомендации РПМК и др.)

другие документы

заявления родителей и учащихся о выборе предметов и курсов по выбору из школьного компонента учебного плана

характеристики обучающихся по ступеням обучения

документы из учреждения, где учащийся обучался ранее

(при необходимости) лист достижений

III . Порядок оформления личных дел.

3.1. При поступлении ученика в 1 класс классный руководитель

заполняет личную карту учащегося (типографский бланк личного дела) согласно свидетельства о рождении.

записывает номер соответственно алфавитной книге записи учащихся (например, К-25 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 25). Если ученик прибыл из другой школы, номер личного дела аккуратно зачеркивается и рядом с ним пишется новый номер.

наклеивает на первую страницу фотографию учащегося,

располагает документы в файлы согласно настоящего положения.

3.2. Если ученик прибыл из другого образовательного учреждения классный руководитель проверяет наличие всех печатей и оценок, выставленных в предыдущем учебном заведении, вклеивает фотографию учащегося в личную карту, если её нет; располагает документы в личном деле в соответствии с данным положением; проверяет личное дело на наличие всех документов в соответствии с данным положением. При отсутствии необходимых в личном деле документов, принимает меры к их восполнению.

3.3. Для учащихся 10-11 классов - заявление родителей (законных представителей), копия аттестата об основном образовании

3.4. Все сведения об обучающемся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

3.5. При изменении названия школы в свободном месте титульного листа вписывается разборчивым почерком новое название школы согласно Уставу, без сокращений. Старое название аккуратно зачеркивается (с возможностью прочтения).

IV . Порядок ведения личных дел

4.1. Общая папка с личными делами класса на торцевой стороне имеет надпись: класс и учебный год. Внутри папки на обложке располагается список класса в алфавитном порядке (может использоваться список из программы КИАСОУ), при выбытии ученика в списке делается отметка о выбытии

4.2. Записи в личной карте необходимо вести четко, аккуратно. В случае ошибочных записей исправления заверяются подписью и печатью директора образовательного учреждения.

4.3 Классный руководитель ежегодно заносит сведения о наградах, поощрениях обучающихся, достижениях ученика. Достижения ученика по отдельным предметам могут вноситься учителем – предметником под руководством классного руководителя

4.4. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле учащегося, обязательная проверка осуществляется классным руководителем 2 раза в год (сентябрь, май)

4.5. В конце учебного года классный руководитель вносит годовые (итоговые) отметки по предметам учебного плана, записывает итоги года (Например, переведен в 3 класс, оставлен в 1 классе, выпущен из 11 класса), ставит свою подпись, проставляет печать школы

4.6. Если наименования предметов учебного плана нет в печатном (типографском) бланке классный руководитель вписывает их в пустые строки бланка в строгом соответствии с названием предмета в учебном плане.

4.7. В случае выбытия ученика в другое образовательное учреждение в личном деле делается запись о выбытии с указанием будущего образовательного учреждения, даты выбытия и заверяется печатью школы.

V . Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из школы

5.1. Личное дело выдается на руки родителям (законным представителям) учащегося по их личному заявлению.

5.2. При выдаче личного дела делается запись в алфавитной книге о выбытии

5.3. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл учащийся

5.4. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.

5.5. При окончании обучения личные дела учащихся 11-х классов передаются в архив школы, где хранятся в течение З лет.

5.6. По окончании 9 класса и с переходом учащегося в другую школу, личное дело (по заявлению) выдается ему на руки вместе с аттестатом об основном образовании.

VI . Порядок хранения и контроля за ведением личных дел

6.1.Все личные дела класса в течение обучения хранятся в общей папке, в кабинете завуча.

6.2 Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение З лет со дня выбытия учащегося из школы.

6.3. Контроль за ведением личных дел осуществляется классным руководителем, завучем по учебно-воспитательной работе и директором школы.

6.4.Проверка личных дел обучающихся проверяется завучем по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год (в начале учебного года и по окончанию учебного года). В случае необходимости проверка осуществляется внепланово.

ПОЛОЖЕНИЕ

о ведении личных дел обучающихся

I. Общие положения

1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Федеральным законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ с целью регламентации работы с личными делами обучающихся и определяет порядок действий всех категорий работников гимназии, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

1.2. Положение утверждается и вводится в действие приказом директора и является обязательным для исполнения всеми категориями педагогических и административных работников гимназии. Нарушение настоящего порядка рассматривается в соответствии с ТК РФ.

1.3. Личное дело обучающегося – номенклатурный документ установленного образца, куда наряду с анкетными данными вносятся итоговые оценки успеваемости обучающегося по годам обучения.

1.4. Личное дело обучающегося представляет собой личную карту (типографский бланк личного дела) и вложенные в личную карту обучающегося иные документы.

1.5. Личное дело обучающегося является обязательным документом, которое оформляется классным руководителем на каждого обучающегося с момента поступления в гимназию и ведётся до её окончания.

II. Порядок формирования личных дел обучающихся при поступлении

в гимназию

2.1. Для оформления личного дела первоклассника должны быть представлены следующие документы:

для детей, проживающих на закрепленной территории :

Копия свидетельства о рождении

Свидетельство о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории или документ, содержащий сведения о регистрации ребенка по месту жительства или по месту пребывания на закрепленной территории

для детей, не проживающих на закрепленной территории :

Заявление родителей (законных представителей) о приеме

Копия свидетельства о рождении (заверенная: «копия верна, подпись, расшифровка подписи, дата»).

для детей, р одители (законные представители) которых являю т ся иностранными гражданами или лицами без гражданства :

Заявление родителей (законных представителей) о приеме

Копия свидетельства о рождении (заверенная: «копия верна, подпись, расшифровка подписи, дата»)

Копия документа, подтверждающего право заявителя на пребывание в Российской Федерации.

2.2. Родители (законные представители) детей имеют право по своему усмотрению представлять другие документы.

2.3. Копии предъявляемых при приеме документов хранятся в гимназии на время обучения ребенка.

2.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру алфавитной книги записи обучающихся (например, № К - 5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

2.5. Классный руководитель заполняет титульную сторону личного дела и общие сведения об обучающемся и родителях (законных представителях).

2.6. На титульной стороне директор гимназии ставит свою подпись и печать.

2.7. При приеме в 1-ый класс в течение учебного года или во 2-ой и последующий классы родители (законные представители) обучающегося дополнительно представляют личное дело обучающегося, выданное учреждением, в котором он обучался ранее.

2.8. При приеме в гимназию для получения среднего общего образования (в 10-ый класс) представляется аттестат об основном общем образовании установленного образца : гимназия принимает аттестат об основном общем образовании (подлинник), или гимназия берет копии аттестата и аттестат (подлинник) остается у родителей (законных представителей). На каждого ребенка, зачисленного в гимназию, заводится личное дело, в котором хранятся все сданные при приеме и иные документы.

III. Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся

3.1. Классный руководитель следит за актуальным состоянием документов в личном деле обучающегося на всём протяжении учёбы ученика.

3.2. С целью обеспечения надлежащей сохранности личных дел и удобства в обращении с ними личные дела помещаются в алфавитном порядке в отдельную подписанную папку и хранятся в канцелярии директора в строго отведённом месте.

3.3. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием в алфавитном порядке фамилии, имени, отчества, номера личных дел, домашний адрес (адрес фактического проживания) и номер контактного телефона, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список обновляется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указываются дата и номер приказа.

3.4. Записи в личном деле ведутся чётко, аккуратно и только чернилами.

3.5. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

3.6. По окончании каждого учебного года в личное дело ученика заносятся: итоговые отметки успеваемости, количество пропущенных уроков, заверенные подписью классного руководителя. Под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать гимназии.

3.7. При исправлении отметки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.

3.8. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

IV. Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из ОУ

4.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится делопроизводителем (секретарем учебной части) гимназии на основании письменного заявления родителя (законного представителя) при наличии подтверждающего документа, выданного другим ОУ, куда выбывает обучающийся.

4.2. При выдаче личного дела делопроизводитель (секретарь учебной части) вносит запись в алфавитную книгу о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».

4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период. Выписка заверяется печатью гимназии.

4.4. При выбытии обучающихся 10-ых, 11-ых классов родителям (законным представителям) выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.

4.5. Директор делает отметку на обложке личного дела о дате и месте выбытия, скрепляет свою подпись печатью. Личное дело может быть отправлено по почте при наличии письменного запроса из образовательного учреждения, в которое выбыл обучающийся.

4.6. Личные дела, не затребованные родителями (законными представителями), передаются в архив гимназии, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия обучающегося из гимназии.

V. Контроль за состоянием личных дел

5.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется делопроизводителем (секретарем учебной части), заместителем директора по учебной работе и директором гимназии.

5.2. Заместитель директора не реже двух раз в год (в начале учебного года и в конце) проверяет состояние включенных в личные дела документов и своевременное заполнение. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно. Цели и объект контроля – правильность и своевременность оформления личных дел обучающихся. По итогам проверки заместитель директора, осуществляющий проверку, готовит справку с указанием ФИО классного руководителя, замечаний.

5.3. По итогам проверки классный руководитель обязан предоставить объяснительную о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся и исправлении замечаний.

5.4. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами обучающихся директор гимназии вправе объявить классному руководителю замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.

ПОЛОЖЕНИЕ

муниципального бюджетного

общеобразовательного учреждения

г.Мегион, пгт.Высокий

Положение

о порядке ведения личных дел обучающихся

муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения

«Средняя общеобразовательная школа №6»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Федеральным Законом от 29.12.2012 года № 273- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 января 2014 г. N 32 «Об утверждении Порядка приема граждан на обучение по общеобразовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2014 г. N 177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности»; Уставом МБОУ «СОШ №6».

1.2. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №6» (далее – Учреждение) и определяет порядок действий всех категорий работников учреждения, участвующих в работе с вышеназванной документацией и утверждается приказом по образовательному учреждению и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников учреждения.

2. Требования к оформлению личных дел обучающихся

2.1. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью Учреждения.

2.2. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, и отчество; пол; число, месяц и год рождения ; серия и номер документа, удостоверяющего личность; национальность (при наличии данных в документе); дошкольное образовательное учреждение, которое ребенок посещал до поступления в школу; сведения о переходе из одной школы в другую, выбытии и окончании школы, домашний адрес обучающегося (фактический по листу регистрации);

2.3. В конце каждого учебного года со 2 по 9 класс классный руководитель выставляет в графу «сведения об успеваемости» годовые оценки обучающегося, согласно классному журналу по всем предметам, количество пропущенных уроков и в том числе по болезни, запись о переводе в следующий класс , заполняет графу «сведения об изучении факультативных курсов», «награды и поощрения»; ставится подпись классного руководителя и заверяется круглой печатью школы.

2.5. При изменении персональных данных обучающегося необходимо аккуратно внести изменения и заверить круглой печатью и подписью руководителя Учреждения.

2.4. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.

2.5. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.

2.6. Карандашные записи в личном деле запрещаются.

2.7. Правильность заполнения личных дел проверяется заместителем директора по УВР образовательного учреждения, который сверяет соответствие оценок в журнале и личном деле.

3. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.

3.1. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

Заявление;

Копия свидетельства о рождении;

Справка о регистрации с места жительства;

3.2. Для поступления во 2-9 классы предоставляются следующие документы:

Заявление ;

Личное дело обучающегося;

Документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

Для обучающихся, достигших 14 – летнего возраста, обязательным является предоставление копии паспорта.

3.3. Для поступления в 10-11 классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:

Заявление;

Аттестат об основном общем образовании (оригинал);

Копия паспорта обучающегося.

Если обучающийся продолжает обучение после 9 класса в той же образовательном учреждении, то ведется его прежнее личное дело.

Если обучающийся будет получать среднее общее образование в другом образовательном учреждении, то личное дело передается в архив, а лицу, получившему основное общее образование, образовательное учреждение выдает аттестат об основном общем образовании.

3.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

4. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.

4.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в Учреждение и ведутся классными руководителями до ее окончания.

4.2. Личные дела обучающихся хранятся в папках с указанием класса и его литеры.

4.3. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке, согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем. Список меняется ежегодно.

4.4. При исправлении оценки дается пояснение, ставится круглая печать Учреждения и подпись директора.

4.5. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.6. При достижении ребенком 14- летнего возраста вносится копия паспорта обучающегося.

5. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Учреждения.

5.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится секретарем Учреждения, при наличии заявления от родителей. Издается приказ «О выбытии обучающегося».

5.2. При выдаче личного дела секретарь вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».

5.3 . В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель предоставляет документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

5.4. Личные дела хранятся в Учреждении в течение всего обучения ребенка и в течение трех лет после окончания обучающимися Учреждения .

1. Общие положения

2. Требования к оформлению личных дел обучающихся

2.2. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, и отчество; пол; число, месяц и год рождения; серия и номер документа, удостоверяющего личность; национальность (при наличии данных в документе); дошкольное образовательное учреждение, которое ребенок посещал до поступления в школу; сведения о переходе из одной школы в другую, выбытии и окончании школы, домашний адрес обучающегося (фактический по листу регистрации);

2.3. В конце каждого учебного года со 2 по 9 класс классный руководитель выставляет в графу «сведения об успеваемости» годовые оценки обучающегося, согласно классному журналу по всем предметам, количество пропущенных уроков и в том числе по болезни, запись о переводе в следующий класс, заполняет графу «сведения об изучении факультативных курсов», «награды и поощрения»; ставится подпись классного руководителя и заверяется круглой печатью школы.

2.5. При изменении персональных данных обучающегося необходимо аккуратно внести изменения и заверитькруглой печатью и подписью руководителя Учреждения.

2.4. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.

2.5. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.

2.6. Карандашные записи в личном деле запрещаются.

3. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.

Заявление;

Копия свидетельства о рождении;

Справка о регистрации с места жительства;

3.2. Для поступления во 2-9 классы предоставляются следующие документы:

Заявление;

Личное дело обучающегося;

Для обучающихся, достигших 14 – летнего возраста, обязательным является предоставление копии паспорта.

Заявление;

Аттестат об основном общем образовании (оригинал);

Копия паспорта обучающегося.

4. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.

4.2. Личные дела обучающихся хранятся в папках с указанием класса и его литеры.

4.4. При исправлении оценки дается пояснение, ставится круглая печать Учреждения и подпись директора.

4.5. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.6. При достижении ребенком 14- летнего возраста вносится копия паспорта обучающегося.

5. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Учреждения.

5.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель предоставляет документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

Личное дело учащегося - список документов, который в обязательном порядке составляют, оформляют, пополняют и хранят в образовательном учреждении на протяжении всего периода обучения ребенка. Полномочия ОУ в отношении личных дел учеников регламентированы приказом Минобрнауки РФ, определяющим порядок приема граждан на обучение. К ведению и формированию личной документации школьника должно соответствовать нормам организации документооборота:

личные дела учащихся ведутся с момента приема ребенка в школу до непосредственного выпуска (перевода) из образовательного учреждения;
принципы ведения, изменения и хранения регламентированы Положением о ведении личных дел учащихся - школьным локальным актом;
уполномоченные работники школы (классные руководители, секретарь учебной части и директор) несут ответственность за сохранность бумаг, неразглашение информации личных дел.

Документы в личном деле ученика

Личное дело школьника служит показателем успешности преодоления им всех этапов школьного учебно-воспитательного процесса, состояния его здоровья, индивидуальных особенностей, образовательных достижений и воспитательных проблем. Перечень документов личных дел учащихся школы российское законодательство не определяет, а порядок оформления и структуру ответственный работник школы вправе выбирать самостоятельно, ориентируясь на действующие нормы делопроизводства.

Наименование	Пояснение
Заявление о зачислении учащегося в ОУ.	Пишется на имя руководителя учреждения с обязательным указанием ФИО, даты и места рождения ребенка, домашнего адреса и контактных данных родителей.
Копия свидетельства о рождении.	Допускается подача другого документа, подтверждающего право на получение образования - например, документ, выданный органом попечительства о назначении опекуна, бумаги, выданные консульствами и диппредставительствами. В случае, если фамилия школьника не совпадает с фамилией хотя бы одного из родителей, дополнительно следует запросить свидетельство о заключении брака или иные документы, подтверждающие родство.
Копия свидетельства о регистрации по месту жительства.	Передача копии данного документа актуальна для всех граждан РФ. При принятии в ОУ ребенка иностранного гражданина необходимо запросить документальное подтверждение о законности пребывания семьи на территории страны.
Согласие на обработку персональных данных.	Ввиду того, что документация личного дела содержит персональные данные, во избежание штрафных санкций (взимание до 75 тыс. руб. с учреждения, до 20 тыс. руб. - с руководителя ОУ) необходимо получение соответствующего разрешения от родителей согласно требованиям Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Аттестат об основном общем образовании и заявление	Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы является обязательным для приема учащегося в 10 класс. Вместе с ней учащиеся самостоятельно пишут заявление о приеме в школу, которое после прилагается к делу.
Медицинская документация.	Является не обязательной, но рекомендуемой частью личного дела ввиду важности контроля вакцинации, прохождения медосмотров, целесообразности учета отклонений в состоянии здоровья при разработке индивидуальных образовательных маршрутов, корректирующих программ и учете успеваемости.
Справка с ПМПК, письменное согласие родителей на обучение по адаптированным образовательным программам (для детей с ОВЗ).	С целью обеспечения максимального отображения учебного прогресса ребенка в школе целесообразно подшивать в личное дело копии всех последующих заключений ПМПК, школьного психолога, ответственного врача и других специалистов, курирующих психофизические особенности развития школьника с особыми образовательными потребностями.

Для детей с ОВЗ перечень документов в личном деле расширен также за счет документов о социальном статусе, заявления родителей на обучение ребенка по адаптивной программе, копия индивидуальной программы развития (индивидуального образовательного маршрута), справки с работы и места жительства родителей.

Таким образом, личное дело учащихся школы содержит перечень документов , предоставляющих исчерпывающую личную информацию и данные относительно академических успехов ученика и течения воспитательного процесса. Первым документом, который попадает в личное дело, становится карточка учащегося: ее оформляют параллельно с папкой дела. Затем в личное дело вносят документы, необходимые для приема ребенка в первый класс: приказ о зачислении в ОУ, оригинал заявления родителей, согласие родителей на обработку персональных данных и договор с ними. В отдельных регламентированных законом случаях оригинальны бумаг могут быть заменены копиями (свидетельство о регистрации, свидетельство о рождении и аналогичные документы подаются в копиях).

Требовать от родителей подачи дополнительных документов запрещено, поскольку другие бумаги могут не входить в правовое действие Положения об обработке персональных данных. Если бумаги оформлены на иностранном языке, они должны подаваться в школу с нотариально заверенным переводом.

Личное дело ученика заводят с момента поступления ребенка в школу и наполняют по мере его обучения и взросления. Личное дело оформляет и ведет сперва учитель начальных классов, а после - классный руководитель среднего и старшего звена. Согласно утвержденным в образовательном учреждении требованиям, с течением времени перечень бумаг пополняется:

табелями успеваемости;
справками о состоянии здоровья ребенка;
обновленными сведениями о месте проживания, фамилии, социального статуса;
результатами академических успехов (промежуточных и итоговых аттестаций);
особыми достижениями (похвальными листами, дипломами, грамотами, наградами) и фактами дисциплинарных взысканий;
договорами на оказание дополнительных учебно-воспитательных услуг.

При переводе в следующий класс в личное дело обучающегося в школе включают приказы, адресованные школьникам, обращения и заявления родителей с официальными ответами на них, в том числе и письма об антиобщественном поведении или из комиссии по делам правонарушений несовершеннолетних. В конце каждого учебного года классный руководитель делает соответствующую пометку в документе об отчислении, оставлении на второй год, переводе ребенка в следующий класс, обязательно заполняет графу пропусков уроков, указывая причину отсутствия школьника на занятиях. Он подкрепляет эти сведения табелем успеваемости ученика (изредка - творческими работами, характеристикой учащегося), собственной подписью и штампом школьной печати.

Принципы заполнения и хранения личных дел учеников

Каждое образовательное учреждение самостоятельно решает, как будут оформляться личные дела школьников: в электронном или бумажном виде, прошитыми нитками или скрепленными степлером, что находит отражение в соответствующих локальных актах, с которыми знакомят представителей педколлектива. Если личные дела ведутся в бумажном формате и заполняются в письменном виде от руки, для ведения перечня документов в личном деле учащегося классный руководитель должен использовать только ручки с синими чернилами. На титульный лист папки личного дела, которое хранится в бумажном формате, приклеивают фотографию учащегося (новоприбывшие ученики должны предоставить ее в течение двух недель после зачисления в ОУ), для папок с личной документацией, оформленных в электронном виде, используются цифровые фотографии, которые должны присутствовать в каждом деле. Педагогам важно не путать личное дело с портфолио ученика, в которое вносят сведения о дополнительном образовании, творческих и внешкольных достижениях.

Директор школы приказом назначает ответственного за ведение личных дел школьников работника (в образовательных учреждениях с большим количеством учащихся их может быть несколько). Уполномоченный работник (работники) должен под роспись ознакомиться с приказом и делегированными ним обязанностями.

Ответственному за ведение личных дел учащихся необходимо:

оформлять перечни бумаг, учитывая порядковый номер папки, который зачастую соответствует аналогичному номеру записи в книге учащихся;
следить за аккуратностью заполнения документов, и если допускается помарка, она исправляется с обязательной пометкой и подписью руководителя (уполномоченный секретарь учебной части, делопроизводитель или другой работник школы должен помочь классруку правильно исправить допущенную в личном деле школьника неточность, действуя согласно с принципами делопроизводства и локальными нормативными актами);
оперативно вносить актуальные данные в перечень (если ученик сменил фамилию, место регистрации);
подшивать бумаги, соблюдая хронологию их предоставления (для каждого класса создается отдельная папка, в которой хранятся перечни документов учащихся у школьной администрации).

Чтобы упростить организацию хранения личных дел, каждому из них присваивается порядковый номер с кодом, который соответствует аналогичной записи в алфавитной книге школьников (классный руководитель регистрирует новоприбывших учеников в соответствующей книге у секретаря). Согласно Положению о ведении личных дел обучающихся , личная документация школьников хранится в сейфе или запирающемся шкафу в канцелярии или кабинете директора. Папки с документами под роспись могут получить родители, если они планируют перевести ребенка в другое учебное учреждение, или классные руководители, работающие с перечнем бумаг учеников. Доступ к личным делам, как правило, ограничивается директором школы, его заместителем по УВР, медицинским работником и классным руководителем. Список лиц, которые могут получать личные дела учащихся, определяется приказом директора.

Хранят папки с делами согласно следующему порядку:

дела выпускников 9 классов, которые переходят в 10, остаются на хранении в школьной канцелярии;
папки с документами выпускников 11 классов хранятся в течение трех лет от даты выпуска, а после подлежат утилизации в установленном локальными актами порядке (аналогичные правила действуют для дел подростков, отчисленных из школы);
алфавитные книги записи учащихся подлежат хранению в образовательном учреждении в течение 50 лет.

При этом ежегодно проводится опись и проверка документов в архиве, после чего выдается справка о проверке личных дел обучающихся. Проверка состояния личной документации осуществляется в мае и сентябре, что позволяет контролировать наличие бумаг в начале и конце учебного года. Каждая выдача личного дела фиксируется в соответствующем журнале (учителя-предметники ни при каких обстоятельствах не допускаются к бумагам из личных дел школьников).

В случае перевода ученика в другую школу, прежнее образовательное учреждение передает в новое личную документацию ребенка, на основании которой классный руководитель заново создает личное дело, которому присваивается соответствующий порядковый номер и код, а после - в алфавитном порядке помещается в архив. Обязательным условием является заявление от родителей с письменным согласием на перевод учащегося, а также выписка приказа о зачислении в образовательное учреждение. При этом составляется приказ об отчислении ребенка, делается соответствующая пометка в алфавитной книге и только затем личное дело выдается родителям школьника.

Если образовательное учреждение реструктуризируют или оно прекращает свою деятельность, учреждение-преемник посредством типового акта приема-передачи оформляет массовый прием личных дел учащихся. В этом случае ответственность за правильность оформления и точно передачи документов лежит на стороне, предоставляющей дела. Администрация школы-преемницы проверяет состояние личных дел и наличие в них всех необходимых документов, а в случае отсутствия выписок, справок или сводок - подают в прежнюю школу запрос с указанием отсутствующих бумаг и сопроводительным письмом. Только после проведения сверки и описи в личных делах учащихся акт приема передается в школьную канцелярию на хранение.

Ответственность лиц за оформление и хранение личных дел учеников

Несмотря на наличие приказа Минобрнауки от 15.02.12 № 107 «Об утверждении порядка приема граждан в общеобразовательные учреждения», федеральное законодательство не регламентирует перечень документов, что входят в личное дело школьника . В контексте этого школы локальными актами вправе определять и закреплять порядок оформления и перечень бумаг в личных делах. При этом важно наполнять личные дела информацией, позволяющей соблюдать и защищать права детей, в особенности детей, оставшихся без попечения родителей, и детей-сирот. Поскольку личные дела являются конфиденциальной информацией, выдача личной тайны детей классифицируется как уголовное преступление нарушения неприкосновенности частной жизни. Ответственность должностных лиц распределяется следующим образом:

На директоре школы лежит ответственность не только за регулярный контроль корректности заполнения личных дел, но и за организацию их хранения.
Классрук отвечает за аккуратность, точность и своевременность ведения записей, полноту данных о школьниках, за сохранность папок и своевременное ознакомление родителей с внесенными в дела изменениями.
Медицинские работники школы, по согласованию с руководством центральной районной больницы, заполняют амбулаторную медицинскую карту, отвечая за точность данных в ней.
Уполномоченный работник, действия или бездействие которого привели к утере личного дела, привлекается к дисциплинарной ответственности директором школы или начальником управления образования, в обязательном порядке проводится расследование причин потери.

Заместитель директора по УВР контролирует комплектацию и правильность заполнения личных дел, чтобы по итогам проверки составить справку с замечаниями ответственности лицу. На основании этой справки директор может издать приказ:

о присвоении благодарности за добросовестное и ответственное ведение дел;
о назначении повторной проверки после исправления ошибок;
постановке недобросовестного классрука на индивидуальный контроль;
об объявлении классному руководителю административного взыскания, если был выявлен факт систематических нарушений правил ведения документации.