Регистрация приказов в организации. Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме Учет приказов по кадрам

В статье расскажем, как составить и вести журнал регистрации приказов по личному составу. Поделимся образцами и важными нюансами, которые важно учитывать ответственному за ведение документа.

Скачайте образец

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу

Приказы по личному составу - это документы, которыми оформляют трудовые отношения: прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки. Учет кадровой документации, к которой относятся приказы по личному составу, регулирует ст. 358 Постановления Росархива от 6 сентября 2000 года. В частности, в этом Постановлении есть пункт, который предписывает вести учет кадровой документации отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть специальный журнал регистрации приказов по личному составу. Унифицированной формы приказа нет. Это значит, что вы можете сами разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант документа.

Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения документа строго регламентируются. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться - от 5 до 75 лет.

В данном случае целесообразно вести несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.

В первом журнале фиксируйте приказы, которые нужно харнить 75 лет. Это приказы о:

приеме на работу;
перемещении;
совмещении;
переводе;
увольнении;
аттестации, повышении квалификации;
изменении фамилии;
поощрении, награждении;
оплате труда, премировании, различных выплатах;
всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
отпусках по уходу за ребенком;
отпусках без сохранения содержания;
дежурстве по профилю основной деятельности;
длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Во втором журнале фиксироваться приказы со сроком хранения 5 лет. Это приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодном оплачиваемом отпуске, учебных отпусках, дежурствах, краткосрочных командировках.

Если в компании большой объем документооборота, лучше завести несколько журналов учета приказов, каждый из которых соответствует определенному сроку хранения.

Как правильно оформить и вести книгу приказов

Свободная форма ведения журнала регистрации приказов по личному составу не отменят необходимость строго соблюдать базовые правила оформления документации подобного рода. В частности, обложка документа должна содержать даты, когда его начали и окончили. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, данная информация должна быть на обложке журнала.

Обложка журнала учета приказов по личному составу: образец

Скачать образец

Есть три общепринятых способа указывать информацию о работнике, который отвечает за ведение и хранение книги учета. Первый вариант - разместить данные о нем на титульном листе журнала или на его обороте. Второй вариант - указать данные об ответственном лице в самом конце журнала, на последней странице. Третий вариант - расположить данные внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то внести эту информацию можно в нижний колонтитул страницы

Образец данных об ответственном за ведение журнала

Скачать образец журнала

Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. Поэтому существуют особые правила оформления, которые предотвращают возможность извлечь, переместить или вставить новые страницы.

Документы регистрируют в тот же день, когда они подписаны, утверждены (п. 3.2.1.2 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33, п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Дата документа должна соответствовать дате его подписания или дате события, зафиксированного в документе.
Записи, которые внесли неправильно, запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами. Неверный текст можно аккуратно перечеркнуть. Корректные данные внести в ту же графу. В графе «Примечания» сразу же отметить, что в текст внесли исправления
Нужно полностью указывать фамилии, имена и отчества всех лиц, которые упоминаются в содержательной части документа. Штатное расписание компании - стандарт, согласно которому нужно указывать должность, специальность или профессию сотрудников, упоминаемых в журнале.

Электронный журнал учета приказов по личному составу: образец

Как использовать, чтобы вносить сведения задним числом

Журнал учета приказов по личному составу относится к документации внутреннего пользования. Это значит, что доступ к нему есть только у работников отдела кадров или сотрудников, ответственных за ведение этого журнала. Передавать книгу работникам других отделов внутри предприятия можно только после специального распоряжения руководителя отдела кадров. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, которое отвечает за ведение документа.

Лицо, ответственное за ведение журнала, отвечает и за его хранение. На лицевой стороне титульного листа его запись, которая удостоверяет, что его закрыли.

Как вести журнал регистрации приказов по личному составу

Выше мы уже отмечали, что единого стандартного порядка вносить записи в журнал нет. Но на практике есть типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены, что оформляете книгу правильно.

Шаг 1. Внесите в журнал номер приказа. Как правило, его присваивают документу в момент регистрации. Номер состоит из цифр и букв. Порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Когда объем кадровый документов велик, сразу разработайте систему индексации приказов по личному составу и добавьте к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров - прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность, - к индексу добавляйте букву «к» (кадровый) или «лс» (личный состав). Если приказ связан с отпусками, то добавляйте отметку «о», с командировками - «км», поощрениями -«п», взысканиями - «в».

Шаг 2. Проставьте дату. Дата издания документа - это число, когда он его подписал генеральный директор фирмы.

Шаг 3. Укажите вид документа. Вид приказа определяется вопросом, по которому его издали - прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность.

Шаг 4. Занесите данные сотрудника, которого касается приказ: укажите его ФИО, должность, в каком подразделении он работает.

Шаг 5. Дайте краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Например, «О приеме на работу 18.05.2018»

Шаг 6. Укажите основание документа. Основание приказа - инициативный документ, который послужил причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.

Образец журнала регистрации по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу используется в целях оптимизации и систематизации кадрового документооборота в организации. Он позволяет избежать путаницы в порядковой нумерации нормативных актов и отследить хронологию их издания. Образец заполнения журнала приказов по личному составу вы найдете в нашей статье.

Какие документы нужно регистрировать

К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:

сотрудников;
о переводах;
о предоставлении отпусков;
о поощрении и т. д.

С целью систематизации работы с этими документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, журналов, которые ведутся в организации. Обычно их несколько, и каждая ведется в соответствии с имеющейся номенклатурой дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.

Порядок ведения

Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

работников компании, ответственных за хранение и ведение;
замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;
периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.

Срок хранения журналов составляет 75 лет.

Книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.

Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.

Обязательно ли в организации должна быть книга учета приказов, решает персонально генеральный директор. Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих журналов в коммерческих организациях не существует. Однако рекомендуется вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

о приеме на работу;
о предоставлении отпусков;
о поощрениях;
об увольнениях.

Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают. У кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов. Когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.

Юридическая консультация Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, зарегистрировать приказы - для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство. Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу. Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации.

Как правильно вести журнал регистрации приказов

Есть ли необходимость в ведении? Журналы хранятся 5 или 75 лет Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.
Письменно или в электронном виде? Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении.

Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку. В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу?

Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С. Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации.
В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Порядок учета приказов в организации + образец журнала учета

Вам понадобится

— приказы;
— журнал учета;
— инструкция по кадровому делопроизводству;
— 2 или 3 скоросшивателя.

Инструкция 1 Форма регистрации приказов жестко не регламентирована законодательством. Существует типовая инструкция, изданная Росархивом 27 ноября 2000 года, где указано, что нумерация приказов по личному составу и основной деятельности должна вестись раздельно в пределах календарного года.

Если вы работаете в небольшой фирме, где секретарь выполняет и работу делопроизводителя – заведите 3 скоросшивателя и 3 журнала регистрации. 2 Составьте инструкцию по делопроизводству. Она может состоять всего из нескольких пунктов. Укажите, какие приказы должны храниться 5 лет, а какие – 75.

Напишите, на какие массивы делятся приказы по вашему предприятию и как вы решили их обозначать.

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Закладку мы понимаем одинаково).Номер документа проставляется автоматически как следующий порядковый, даже после измененного вручную. Но нумерация приемов/увольнений в программе одна, а отпусков — другая.

Вот почему приходится менять вручную № в закладке. А перед печатью я меняю номер (убираю префикс) потому как все бумажные приказы у меня идут без префиксов. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Ollga Российская Федерация #13 28 мая 2010, 6:55 Девочки, есть ли норматив, обязывающий проставлять дату и регистрационный номер приказа вручную? Нас так учили на курсах по КД, в литературе тоже часто встречала такую рекомендацию, а здесь мои коллеги говорят, что все это ерунда, ничто не запрещает делать регистрацию на компьютере…

Как оформить и как вести журнал регистрации приказов

Инфо

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. luiza (гость) #1 21 октября 2008, 11:28 Оценок нет Кто работает по 1С кадры! Каждый вид приказа начинается с первых номеров: например приказы о приеме с №1, приказы об отпусках опять с №1, приказы о командировании вновь с №1. Что их каждый вид индексировать что ли? Как в других организациях — поделитесьопытом.

У меня получается, что каждый вид приказа приходится регистрировать отдельно.Да еще и номера у них 0000000001 (десятизначные)….. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Слава В 1С-ке может ставиться автоматически одна регистрация, в таком случае надо исправлять номер документа. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Журнал регистрации в 1с 8.3

Внимание

В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя. Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями.

К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование. С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал: Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам. Расскажите друзьям! Поделитесь с друзьями! Напишите об этом материале в социальной сети с помощью кнопок ниже.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

Кто несет ответственность? Ответственность за ведение журнала несет определенный работник Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов. Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

Приказы по основной работе предприятия.
Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
Приказы по работе администрации.
Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения.

Голосование:

В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху. Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок. А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении. Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней. Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.

Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Рубрика «Вопрос – ответ» Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде? Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами. Вопрос №2.
Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации.
В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
номенклатура дел.
Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия.

Как вести регистрацию приказов в журнале и в 1с 8

Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров. Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета. Специалисту отдела кадров достаточно завести 2 книги и 2 папки, разделив документы по срокам хранения. Однако при очень большом документообороте нередко каждую папку делят по видам приказов.

Если у вас на предприятии принята раздельная система хранения – все равно нумеруйте приказы по порядку в пределах общего массива и регистрируйте их в одном журнале. 5 Приказы по основной деятельности могут касаться не только всей фирмы, но и отдельных подразделений. Разработайте код для каждого отдела или управления. Это может быть литера или цифра.

Не забудьте, что обозначение приказов по основной деятельности должно отличаться от того, которое принято в кадровом делопроизводстве вашей фирмы.

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона. Журналы, относящиеся к кадровой работе, являются по своей сути фундаментом всего кадрового делопроизводства.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В связи с этим обозначенные журналы могут быть предметом системных проверок со стороны разных контролирующих органов. Кроме того, правильное оформление кадровой документации, оказывает прямое влияние на ее юридическую значимость, а также персонально касается каждого сотрудника организации. Можно сказать, что до тех пор, пока документ не пройдет надлежащую регистрацию, он фактически не существует.

Слово законодательства

Как правило, кадровые работники оформляют несколько разных журналов, в которых проводят регистрацию приказов разных видов. Например, один журнал может содержать распоряжения исключительно по персоналу. Другой журнал может отображать приказы деятельности предприятия. Существует также практика оформления журналов только по отпускам или увольнениям.

Общепризнанная форма журнала регистрации приказов содержит в себе все ключевые в кадровой практике колонки. В качестве резервных колонок, могут быть пустые столбцы, которые при необходимости будут заполняться ответственными лицами по их усмотрению

Единой формы журнала регистрации распоряжений, которая была бы утверждена законом, не существует.

В связи с этим, образец журнала регистрации приказов о приеме на работу будет показан ниже по тексту. Кроме того, организации может разрабатывать собственный проект формы журнала.

В зависимости от сложившейся ситуации, работодатели помимо общепринятых столбцов, вправе добавлять дополнительные колонки. Например, «Ф.И.О. или должность сотрудника, по которому издается распоряжение», «кем удостоверяется распоряжение», «основание приказа», «табельный номер сотрудника», «исполнитель распоряжения», «куда передается приказ», «должность и Ф.И.О. лица, которое внесло соответствующую запись».

Регуляторная политика

Согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень документов, что образовываются в процессе деятельности предприятия. Одним из ключевых положений этого нормативного акта является установление сроков их хранения. Таким образом, в отношении журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией в отношении личного состава, были предусмотрены два разных срока, в 5 и 75 лет.

Порядок нумерации распоряжений законом или Перечнем не предусмотрен. Тогда как, согласно Типовой инструкции по делопроизводству, которая утверждена приказом Росархива от 27.11.00 № 68, распоряжения нумеруются порядковой нумерацией, но в рамках календарного года. Дополнительно в инструкции указывается на необходимость отдельной нумерации распоряжений по основной деятельности, а также приказов в отношении рабочего персонала.

Обязательно ли вести?

Как уже ранее говорилось, приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 был утвержден срок сохранения журналов регистрации, которые связаны с распорядительной документацией.

Отсюда следует, что ведение регистрационных журналов является обязательным.

Как насчёт электронной формы?

В законодательстве отсутствуют положения по обязательному ведению журналов на бумажном носителе, в том числе с особыми условиями его оформления. Под особыми условиями подразумевается нумерация, удостоверение печатью, прошивание журналов.

По этой причине допускается ведение журнала регистрации в электронном виде.

Кроме того, если согласно процедуре, номера распоряжений присваиваются автоматически во время их формировании в программе 1С, тогда ведение такого журнала в бумажном варианте необязательно.

Виды журналов регистрации приказов с образцами

Сегодня различными отделами кадров, используются следующие формы журналов регистрации:

О приеме, переводе, расчете персонала.
О предоставлении отпусков.
О командировке персонала.
О поощрении и наложении дисциплинарных взысканий.

Образец журнала регистрации распоряжений о приеме на работу:

Методика ведения

Основными этапами по организации делопроизводства выступает:

Организация документооборота, т. е. оптимального движения подготовленной документации внутри предприятия.
Документирование хозяйственно-распорядительной деятельности.
Обеспечение сохранения документации.

Стандартная процедура оформления документов предусматривает участие многих сотрудников предприятия. Делопроизводство и его организация находится в зоне ответственности службы делопроизводства. К тому же это название носит условный характер, и в зависимости от размера предприятия или возложенных на нее функций может быть как общим отделом, так и канцелярией.

В небольших организациях эта функция, как правило, возлагается на секретаря. На начальном этапе необходимо установить единые правила работы с документацией. Для решения этой задачи отличным решением будет их закрепление в инструкции. Не следует забывать, что современная канцелярская работа в большей степени определяется самим предприятием, тогда как нормативные акты носят больше рекомендационный характер.

Поэтому для становления делопроизводства необходимо разработать два базовых документа:

Инструкция по делопроизводству. В указанном локальном акте должны быть отображены все внутри организационные правила работы и обращения с документацией. На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.
Номенклатура дел. Указанный систематизированный перечень документов отображает их учет по срокам хранения, и используется с целью последующей передачи в архив или для уничтожения.

Смотрите видео, как составить инструкцию по делопроизводству:

Необходимо отметить, что в журнале фиксируются все распоряжения связанные с личным составом. Титульный лист журнала используется для написания полного наименования документа. Следует отметить, что наименование пишется заглавными буквами. После этого указывается название предприятия.

В крупных организациях предпочтительнее заводить количество журналов соразмерное с количеством соответственных служб или отделов.

На титульном листе также указывается дата фактического оформления документа. Журнал нумеруется и прошивается, после чего скрепляется подписью директора и печатью предприятия. Идеально, если журнал регистрации будет опломбирован номерной пломбой. Но в таком случае ее номер необходимо вписать в журнал, иначе без этого невозможно считать журнал опломбированным.

Ответственные лица

В отношении основной деятельности предприятия, распоряжения готовятся по поручению директора руководителями отделов подразделений. Если стоит вопрос по решению комплексной задачи, тогда руководитель может создать специальную комиссию, которая будет состоять из разнопрофильных специалистов. Но, так как задачи бывают не только основными, но и оперативными, то распоряжения необходимо классифицировать.

Можно предложить такой вариант:

Распоряжения по основной деятельности. Подобные приказы издаются в рамках реализации организационных задач.
Распоряжения по административной деятельности.

Распоряжения по вышеуказанным направлениям подлежат раздельной регистрации. Другими словами, необходимо производить раздельное хранение этой документации. Это связано с тем, что период хранения документации связанной с административными задачами — 5 лет. Тогда как документы по основной деятельности должны сохраняться постоянно. Журнал регистрации относится к категории документов предназначенных исключительно для внутреннего пользования.

Процедура ознакомления с журналом регистрации происходит исключительно в присутствии лица, которое отвечает за его оформление. К тому же, журналы регулярно должны предоставляться руководителю отдела. Это нужно для проведения проверки принимаемых решений, а также для оценки кадровой работы отдела.

В период оформления, журнал регистрации хранится у лица, которое отвечает за его ведение. Если журнал заканчивается, то на титульной стороне об этом делается отметка.

Обязательные графы

Как уже ранее говорилось, утвержденной законом формы журнала регистрации не существует, что позволяет организации разрабатывать ее самостоятельно. Поэтому допускается использование граф, рекомендованных специалистами.

В частности:

№ п/п (номер записи),
дата распоряжения;
номер приказа;
вид распоряжения, краткое его содержание;
Ф.И.О. сотрудника;
табельный номер;
основание выдачи приказа.

К числу дополнительных колонок можно отнести, в частности:

кем подписан приказ,
кто исполнитель распоряжения;
куда передано распоряжение;
расписка в получении (подпись, дата);
отметка о направлении в дело;
должность, Ф.И.О. лица, вносящего запись (регистрирующего приказ);
примечание.

Бывает так, что колонка «Примечание» в журнале не предусмотрена. В этом случае нужно сделать отметку, подобной той, что отображается в трудовой книжке («запись № ___ в столбце №___ недействительна»), после чего указать новые данные.

Пример заполнения

Рассмотрим образец по заполнению основного раздела журнала на примере приказов по личному составу:

№ п/п	Дата распоряжения	Номер приказа	Вид распоряжения	Ф.И.О. сотрудника	Таб. номер	Основание
			Прием на работу	Полозова Татьяна Викторовна		Трудовое соглашение № 14 от 13.07.2014
	16.07.2014	118-лс	Увольнение	Кузин Андрей Сергевич		Доп. соглашение № 2 от 12.07.2014 к трудовому договору № 11 от 10.03.2012
	18.07.2014	119-лс	Перевод на другую работу	Сорокина Мария Александровна		Заявление, доп. соглашение № 2 от 12.07.2014 к трудовому договору № 11 от 10.03.2012

Сроки хранения

Следует напомнить, что в силу приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 определен период сохранения журнала регистрации, который составляет 75 лет.

Этот вид журнала, как правило, отображает следующие распоряжения:

о приеме на работу;
о переводе;
о дежурстве;
об оплате труда;
о совмещении профессий;
об увольнении сотрудника;
о повышении квалификации;
о поощрении персонала;
обо всех видах отпусков;
о смене фамилии сотрудника;
о продолжительных командировках.

Другой журнал регистрации, у которого период хранения 5 лет, как правило, отображает следующие распоряжения:

о дисциплинарных взысканиях;
о ежегодных и учебных отпусках;
о дежурстве;
о непродолжительных командировках.

Заболевший в командировке может рассчитывать на компенсацию. Читайте о

В какие сроки происходит возмещение НДС из бюджета? Вся информация

Текст коммерческого предложения на поставку товара должен быть продуман до мелочей. Примерный образец найдёте в этой

Приказы задним числом: способы регистрации

Из-за того, что журнал регистрации прошивается и нумеруется, после чего подписывается директором, скрепляется печатью предприятия, то внесение приказа задним числом в такой журнал исключено. Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка.

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом. Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами. Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.

Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями. Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц.

Касательного искусственного исправления ошибок, то единственное, что здесь можно порекомендовать, это совершать замену только тех документов, которые не пересекаются с другими распоряжениями, особенно теми, которые нельзя заменить.

Хронология событий, прежде всего, нужна для самого работодателя. Например, на тот случай, если с сотрудником, который находится за пределами территории предприятия, произойдет несчастный случай. При подобных обстоятельствах «Последовательное распоряжение» с подписью сотрудника о том, что он ознакомлен с приказом, является фундаментальным способом по устранению проблем. На случай расследования несчастного случая, лучшей превентивной меры не придумаешь, особенно когда это касается опасных видов деятельности.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2020 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.

Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится , проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.

Что нужно знать

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?

Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.

Основные термины

В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.

Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.

Назначение документа

Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам:

В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

Законодательная база

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена .

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу

Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:

О приеме сотрудника в компанию.
О расторжении соглашения с сотрудником.
О на иную работу.
О совмещении должностей.
О направлении сотрудника в .
О и т. д.

Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.

Кто заполняет бланк

Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.

Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.

Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в специалистов по кадрам.

Документ ведется такими лицами:

сотрудником отдела кадров;
менеджером по персоналу;
секретарем
делопроизводителями;
руководителем.

Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.

Порядок составления

Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.

Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.

Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.

Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.

Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.

Последняя страница должна содержать сведения такого плана:

количество страниц;
подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
печать.

Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.

Проверяется:

есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
есть ли заголовок и текст, подпись;
есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.

Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.

Обычно он содержит:

титульный лист;
раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.

На титульной странице пишут:

название компании;
название документы;
дату, с которой начали вести журнал;
дату, когда заполнение прекращается.

Второй раздел содержит:

ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
данные о документации, что является основанием для назначения работников ;
подписи каждого такого лица;
данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.

Основной раздел отражает такие сведения:

номер записи о регистрации приказа;
дату, номер приказа, что был утвержден;
разновидность приказа;
ФИО, табельный номер работника;
документы, что послужили основанием для издания приказа.

Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.

Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.

Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.

Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:

кто будет ответственным лицом;
кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
какой период ведения и где документ будет храниться.

Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:

Каждый приказ стоит	Регистрировать в день, когда его издали
Регистрируют любое распоряжение	Руководителя относительно работника
Если приказ не зарегистрирован	Он не будет иметь юридической силы
Обычно журнал ведут за текущий год	С начала следующего года нумерация начинается сначала
Все приказы имеют уникальные коды	Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать
Журнал могут вести в бумажном или электронном формате	Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля)

Стоит рассмотреть и такие нюансы:

Сведения о сотруднике	Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе
Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения	Поэтому журнал прошивают
Отражение ФИО должно быть полным,	А название должности, специальностей и профессий – согласно
Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше)	При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация
Журнал регистрации – внутренний документ	Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства
Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании	Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение
Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил	Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу
Порядок индексации разрабатывается в компании	—

Образец заполнения

Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.

Видео: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить

Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.

Какой срок хранения

Сроки хранения приказов сильно отличаются:

Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).

Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.

Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.